20240523 Concept verslag Parallelsessie IO Uitbesteding belastingtaken GR BSR

Parallelsessie Informatie en Ontmoeting 23 mei 2024 Uitbesteding belastingtaken GR BSR Samenvattend verslag Aanwezigen Voorzitter: Griffie: Notulist: Raadsleden/ fractieassistenten: Stadsbelang: Democraten Gorinchem: PvdA: VVD: ChristenUnie/SGP: Gorcum Actief: D66: CDA: SP:

de heer M. de Pagter mevrouw J. den Uyl mevrouw R. Leeuwenburgh Vendrig de heer D. van Veen mevrouw L. Pellikaan de heer A. Koçak de heer N. van Santen de heer A. de Jong mevrouw E. Hamann --de heer P. Kuijten de heer P. van Andel

Portefeuillehouder: Ambtelijke ondersteuning:

mevrouw M. Molengraaf de heer R. Roovers en mevrouw B. Vera

Opening De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen hartelijk welkom. Uitbesteding belastingtaken GR BSR De gemeente staat voor uitdagingen binnen het belastingteam van de gemeente Gorinchem, gekenmerkt door een complexe structuur en afhankelijkheid van externe medewerkers. Deze uitdagingen vragen om een heroverweging van de werkwijze. De oplossingsrichting die wordt voorgesteld heeft als gevolg de toetreding tot de GR BSR. Tijdens de I&O wordt de gemeenteraad door middel van een PowerPoint presentatie geïnformeerd en in de gelegenheid gesteld om technische vragen te stellen. De heer Roovers geeft een presentatie (beschikbaar op iBabs). Aanleiding voor het voorstel is de toenemende werkdruk op het onderdeel belastingen, o.a. door het vertrek van ervaren medewerkers. Er is weinig personeelsaanbod op het gebied van belastingspecialisten. De afgelopen jaren heeft de gemeente veel beroep gedaan op externe deskundigen. De workload neemt nog steeds toe, onder andere door het toenemende aantal bezwaarschriften dat met name door adviesbureaus wordt ingediend. De heer Koçak informeert naar het aantal bezwaarschriften. De heer Roovers zegt dat hij het exacte aantal later zal beantwoorden; hij schat in dat er 800 bezwaren zijn ingediend in een jaar waarvan er 600 zijn toegekend. Veelal betroffen de toegekende zaken bezwaren van adviesbureaus.

De heer Van Andel begrijpt dat er nogal wat commentaar is op de bureaus die reclame maken met no cure no pay. Er zou een beroep op hen gedaan worden om hiermee te stoppen.

Parallelsessie I&O Uitbesteding belastingtaken GR BSR, 23 mei 2024

De heer Roovers heeft dat ook gehoord maar er is blijkbaar nog steeds een enorme markt voor. Hij vervolgt zijn presentatie. Geconstateerd is dat er iets aan gedaan moet worden aan de workload op het gebied van de belastingen. De heer Van Santen merkt op dat er ook taken weggevallen zijn zoals hondenbelasting en vraagt naar het effect hiervan. De heer Roovers antwoordt dat dat een relatief kleine belasting is. Gekeken is naar de personele bezetting die aanwezig is en die nodig is. Mevrouw Pellikaan merkt op dat als inwoners een vraag hebben over de belasting zij nu te maken hebben met de gemeente en straks met een andere partij. Wordt dat als positief gezien of als nadeel? De heer Roovers zegt dat ervoor gezorgd wordt dat de burger er niets van gaat merken. Er zal geen nadeel zijn voor de inwoners. Mevrouw Pellikaan zegt dat in de aanbesteding ook kpi’s meegenomen kunnen worden. De heer Roovers geeft aan dat er ook service level agreements (sla’s) genoemd zijn. Hier zal zeker aandacht aan besteed worden. De dienstverlening voor de burger moet gecontinueerd en verbeterd worden. De heer Roovers licht toe dat onderzoek is gedaan naar drie scenario’s: • Behoud van werkzaamheden binnen de gemeente • Gedeeltelijke uitbesteding • Volledige uitbesteding Voorgesteld wordt om de belasting werkzaamheden volledig uit te besteden. Een aantal taken blijft overigens nog wel in de organisatie.

Verwezen wordt naar de bijlagen bij de stukken waarin de weging van de scenario’s is weergegeven. Toegelicht wordt wat scenario 3 inhoudt. De heer Kuijten merkt op dat als de gemeente toetreedt tot een gemeenschappelijke regeling de aanbestedingswet ontlopen wordt. Hij vraagt in hoeverre er sprake is van concurrerende partijen. De heer Roovers antwoordt dat het voorstel is om toe te treden tot de gemeenschappelijke regeling. Daarmee worden inderdaad andere marktpartijen omzeild. Overigens kunnen andere partijen niet leveren en bovendien zijn zij kwetsbaar. De heer De Jong vraagt naar de bestuurlijke organisatie van de BSR. Maakt de gemeente hier al deel van uit vanwege de waterschapsbelasting? De heer Roovers antwoordt dat de gemeente nu niet in het bestuur zit maar als de gemeente toetreedt zal een van de bestuurders van de gemeente deel gaan uitmaken van het algemeen bestuur van de BSR. De heer De Jong informeert naar de kwetsbaarheid van de gemeente als de formatie van 8 naar 1,7 fte gaat op belastingzaken. De heer Roovers antwoordt dat 8 fte nodig zou zijn bij scenario 1. Op dit moment is er 5 fte en er zijn ingehuurde specialisten. De taken die de gemeente overhoudt kunnen met 1,7 fte uitgevoerd worden. Mocht dit ontoereikend blijken te zijn dan komt men terug naar de raad. Een en ander wordt overigens ook gemonitord en geëvalueerd.

De heer Van Santen informeert of er ook andere samenwerkingsverbanden op dit gebied zijn in de regio. De heer Roovers bevestigt dit. Met de SVHW is er geen contact geweest, maar wel met Drechtsteden en daar waren geen mogelijkheden tot aansluiting. Mevrouw Hamann merkt op dat BSR bekend is vanwege het waterschap. Zij vraagt of ook andere diensten afgenomen worden en informeert welke andere gemeenten zijn aangesloten bij de BSR.

Parallelsessie I&O Uitbesteding belastingtaken GR BSR, 23 mei 2024

De heer Roovers antwoordt dat er geen andere diensten worden afgenomen. Hij licht toe dat de BSR nu een gecombineerde aanslag kan opleggen aan de inwoners en dat is zeer service verlenend. Wethouder Molengraaf vult aan dat het één aanslag wordt maar wel gespecificeerd. De heer Koçak vraagt aandacht voor een zorgvuldige overgangsperiode en een goed communicatieplan, met name waar het gaat om de gemeentelijke kwijtschelding. De gemeente hanteert andere vermogensgrenzen en inkomensgrenzen dan de BSR. Hoe gaat men daarmee om? De heer Roovers antwoordt dat dit zeker rechtgetrokken moet worden. Dat maakt deel uit van het plan van aanpak. Knelpunten zullen opgelost worden en het beleid van de gemeente is bepalend voor de uitvoering door de BSR. De heer Koçak merkt op dat evaluatie over een jaar wezenlijk is. Wethouder Molengraaf neemt hier kennis van. De heer De Jong vraagt aandacht voor het aantal betalingstermijnen dat mogelijk verhoogd moet worden. Hij vraagt ook hoe ermee omgegaan zal worden als mensen betalingsachterstanden hebben. De heer Roovers neemt de suggestie over de termijnen mee. Er zullen afspraken gemaakt worden over de kwaliteit van de dienstverlening. De BSR is een praktisch ingestelde organisatie. De heer Van Andel merkt op dat de kosten worden gespecificeerd maar er zijn nog geen sla’s afgesproken.

In hoeverre staan die in het kostenoverzicht? De heer Roovers licht toe dat de kosten niet verbijzonderd zijn. Er zijn wel aanloopkosten. Het biedt wel ruimte om praktische zaken op te lossen. Er is al rekening gehouden met mogelijke extra kosten. Als de budgetten ontoereikend zijn moeten we een goede oplossing zoeken of terug naar de raad. De heer Van Veen vraagt om eerst de presentatie af te maken en pas daarna vragen te stellen. De heer Kuijten vraagt naar de onderhandelingen met de BSR die nog moeten plaatsvinden. We kennen in Gorinchem een bepaald niveau en dat moet als uitgangspunt genomen worden. De heer Roovers geeft aan dat er al een concreet voorstel ligt. Op uitvoeringsniveau moeten nog afspraken gemaakt worden in de projectgroep en stuurgroep. De heer Koçak merkt op dat enkele duizenden inwoners jaarlijks kwijtschelding aanvragen. De toetreding tot de gemeenschappelijke regeling is vanaf 1-1-2025. Is de BSR toereikend aan personeel om de uitvoering zorgvuldig te doen? De heer Roovers antwoordt dat de aanvragen van 2024 door de gemeente afgehandeld worden. In 2025 is het aan de BSR en die heeft voldoende capaciteit. Desgevraagd zegt hij niet te weten hoeveel kwijtscheldingen er per jaar aangevraagd worden. Hij verwijst naar de jaarrekening 2023 waar dat in staat bij lokale heffingen. De heer Roovers vervolgt de presentatie.

In scenario 3 gaat het om de continuïteit van dienstverlening en kwaliteit. De BSR doet deze werkzaamheden al vele jaren voor andere gemeenten. Hij toont de financiële opbouw van de verschillende scenario’s. In financiële zin is de optie voor de BSR het meest gunstig.

Parallelsessie I&O Uitbesteding belastingtaken GR BSR, 23 mei 2024

De heer Van Santen noemt de korting voor de eerste drie jaar. Wordt het een contract voor vijf jaar en als het afloopt dan gaan de kosten omhoog? De heer Roovers antwoordt dat het geen contract wordt. De gemeente treedt toe tot de gemeenschappelijke regeling. De kosten gaan na het derde jaar zeker omhoog en er komen ook indexeringen. Hij verwacht geen extra kosten op basis van taken die nu al uitgevoerd worden. De heer Van Santen vraagt waarom er nu een korting wordt gegeven waarom er niet een contract voor een lange termijn wordt afgesloten. De heer Roovers moet het antwoord schuldig blijven en zal dit later geven. De heer Kuijten heeft dezelfde vraag over de korting. De korting verdampt na drie jaar en dan is er geen voordeel meer om aan te sluiten bij de BSR. Dan zijn we duurder uit. De heer Roovers verwijst naar het raadsvoorstel. Na 2027 kost het meer geld en dat zouden we ook kwijt zijn in scenario 1. Dan zouden we 8 fte nodig hebben. Hetzelfde geldt ook voor scenario 2. De heer De Jong vraagt of BAG/WOZ alleen bij de gemeente aan de orde is en niet bij BSR. De heer Roovers zegt dit later te zullen beantwoorden. De heer Roovers schetst het vervolgproces. B&A op 20 juni, raadsvergadering op 4 juli, vervolgens het verzoek tot toetreding, besluitvorming binnen de gemeenschappelijke regeling en aansluiting voorzien per 1-1-2025.

De gemeente is al in gesprek met de BSR en er moet nog veel informatie uitgewisseld worden. Er moet nog een plan van aanpak gemaakt worden en een communicatieplan. Gezamenlijk is er ook aandacht voor het personeel want mogelijk gaat één medewerker over van de gemeente naar de BSR. Dat zal volgens een zorgvuldig traject gebeuren. De heer Van Veen merkt op dat de besluitvorming bij de gemeente blijft en de uitvoering gaat naar de BSR. In hoeverre zit dat elkaar in de weg? De heer Roovers zegt dat dit elkaar niet hoeft te bijten. De raad bepaalt de tarieven en de BSR voert uit. Mevrouw Pellikaan merkt op dat de stukken vrij recent zijn toegevoegd aan iBabs. Haar vragen over de dienstverlening zijn beantwoord. Zij neemt aan dat de besluitvorming in de gemeenschappelijke regeling een formaliteit zal zijn. De heer Roovers zegt dat inderdaad zo in te schatten. De heer Kuijten begrijpt dat er straks een medewerker boventallig is en dat mens werk volgt. Hij vraagt betrokkene maximaal te faciliteren op het gebied van vorming, opleiding en training. De voorzitter merkt op dat dit een opmerking voor de B&A is. De heer Koçak vindt de transitie een belangrijk aandachtspunt. Met name digitaal. Enkele aspecten nog niet duidelijk. Is het mogelijk dat BSR met een verklaring komt over de transitie? Het zou fijn zijn als dat voor de B&A kan.

De heer Roovers stelt voor hierop een reactie aan de BSR te vragen aangezien er mensen van de BSR aanwezig zijn. De heer De Jong vraagt voor de B&A duidelijkheid over wanneer de evaluatie plaatsvindt, over het communicatieplan en aandacht voor de kwetsbaren en kwijtschelding. De heer Roovers zegt dat over een evaluatie zeker nagedacht wordt. Het communicatieplan zal nog niet beschikbaar zijn op 20 juni want dat is onderdeel van het plan van aanpak.

Parallelsessie I&O Uitbesteding belastingtaken GR BSR, 23 mei 2024

Mevrouw M. Scholtens, directeur van de BSR geeft desgevraagd een reactie. Zij heeft veel gehoord over het belang voor de burgers. Zij licht toe dat de BSR de aanslagen namens het waterschap oplegt en dat men daar ook de kwijtschelding voor behandelt. De voordelen zijn dat er voor de burgers maar één loket zal zijn. Voor de communicatie zal een plan opgesteld worden. Met drie andere gemeenten heeft de BSR de afgelopen 9 jaar altijd eerst meer zorg gehoord dan de inwoners ervaren. De inwoners kennen de BSR al. De BSR heeft ook elk jaar een inloopavond en dat is dan in het gemeentehuis. De BSR hanteert het sociaal invorderen en heeft eigen deurwaarders. Wat betreft het aantal termijnen zegt dat zij in de aanbieding gesproken wordt over acht termijnen. Hierover kan men nog in gesprek gaan. De heer Koçak informeert of de transitie in de ruimste zin van het woord lukt voor 1 januari 2025. Mevrouw Scholtens zegt dat men al bezig is met de voorbereiding. Dat gaat lukken. De voorzitter vat samen dat de raadsleden aandacht hebben gevraagd voor een evaluatie, betalingstermijnen, kwetsbaren, communicatieplan en of BAG/WOZ alleen bij de gemeente aan de orde is en niet bij de BSR. Sluiting De voorzitter bedankt de aanwezigen voor hun inbreng en sluit de vergadering.

Toezeggingen: • Aantal bezwaarschriften. • Wethouder neemt kennis van de wens inzake evaluatie na een jaar. • Suggestie inzake aantal betalingstermijnen wordt meegenomen. • Antwoord op waarom nu een korting en niet een lange termijn contract. • Antwoord op de vraag of BAG/WOZ alleen bij de gemeente aan de orde is en niet bij BSR.

Parallelsessie I&O Uitbesteding belastingtaken GR BSR, 23 mei 2024