2024-911515 Rvs Toestemming toetreding gemeenschappelijke regeling Belastingsamenwerking Rivierenland

Raadsvoorstel: Z/24/769526/D-911515 Onderwerp: Toetreding gemeenschappelijke regeling Belastingsamenwerking Rivierenland

Datum: 26 maart 2024 Portefeuillehouder: Marjo Molengraaf I&O: Raadsvergadering: Opsteller: Steegwijk, Romy Geeft voorstel begrotingswijziging: Ja

Onderwerp: Toetreding gemeenschappelijke regeling Belastingsamenwerking Rivierenland Voorstel: Wij stellen u voor: 1. Het college toestemming te geven toe te treden tot de gemeenschappelijk regeling Belastingsamenwerking Rivierenland. 2. Het budget van team belastingen over de periode 2025 t/m 2027 bij te stellen van € 949.000 naar € 805.000. Vanaf 2028 het budget structureel bij te stellen naar € 1.059.000. 3. Eenmalig voor het jaar 2024 een budget van € 235.000 beschikbaar te stellen voor eenmalige projectkosten. 4. De financiële consequenties te verrekenen met het begrotingssaldo en deze te verwerken in een begrotingswijziging. Aanleiding: De gemeente staat voor uitdagingen binnen het belastingteam van de gemeente Gorinchem, gekenmerkt door een complexe structuur en afhankelijkheid van externe medewerkers voor activiteiten zoals WOZ, BAG, inning en kwijtscheldingen. De operationele kwetsbaarheden, hoge werkdruk en beperkte vervangbaarheid binnen het team vragen om een heroverweging van de werkwijze. Na onderzoek naar verschillende scenario's, waaronder behoud van werkzaamheden binnen de gemeente (scenario 1), gedeeltelijke uitbesteding (scenario 2) en volledige uitbesteding (scenario 3), stellen we voor om de belastingwerkzaamheden volledig uit te besteden aan de Belastingsamenwerking Rivierenland (BSR).

Dit impliceert de toetreding van de gemeente als deelnemer tot deze gemeenschappelijke regeling, bestaande uit acht gemeenten, het waterschap Rivierenland en de afvalinzamelingsregeling in de regio Rivierenland. Voor meer details over de verschillende scenario’s verwijzen we naar bijlage 1 bij dit voorstel. Beoogd effect: De volledige uitbesteding van belastingdiensten aan de BSR beoogt de efficiëntie van deze diensten te verbeteren door gebruik te maken van de expertise en schaalvoordelen van de BSR. Hierdoor kunnen belastingtaken efficiënter worden uitgevoerd. Tegelijkertijd vermindert dit de afhankelijkheid van de krappe arbeidsmarkt, omdat de BSR de benodigde capaciteit en kennis kan leveren voor een stabiele en consistente dienstverlening. Argumenten: 1.1 We verbeteren de dienstverlening voor onze inwoners Door de uitbesteding van belastingdiensten aan de BSR kunnen we een gecombineerd aanslagbiljet aanbieden voor zowel de waterschapsbelasting als de gemeentelijke belastingen. Dit resulteert in een vereenvoudiging van het administratieve proces voor onze inwoners, waardoor zij slechts één keer een aanslagbiljet ontvangen en één keer betaling hoeven te regelen.

Daarnaast kunnen inwoners bij uitbesteding van de belastingdiensten aan de BSR gebruikmaken van een portaal om het aantal afvalledigingen die zij gedurende het jaar doen, als gevolg van het nieuwe Diftarsysteem, in te zien. Dit draagt bij aan een verbeterde gebruikservaring en tevredenheid onder inwoners. 1.2 We verbeteren de efficiëntie en uniformiteit van de dienstverlening Het uitbesteden van belastingdiensten aan de BSR biedt de mogelijkheid om te profiteren van de gespecialiseerde expertise en infrastructuur van deze externe partij. Door centralisatie van de

Stadhuisplein 1 Postbus 108 4200AC Gorinchem

T 140183 F 0183-630540

E gemeente@gorinchem.nl I www.gorinchem.nl

dienstverlening wordt een hogere mate van efficiëntie en uniformiteit bereikt. Dit resulteert in gestroomlijnde processen en een consistente, kwalitatief hoogwaardige dienstverlening. 1.3 Expertise van de externe partij garandeert kwaliteitsdienstverlening De BSR beschikt over specialistische kennis en ervaring op het gebied van belastingdiensten, wat garant staat voor een hoog niveau van kwaliteitsdienstverlening. Het uitbesteden van deze taken aan een externe partij verzekert de gemeente Gorinchem van professionele ondersteuning en nauwkeurige uitvoering van belastingprocessen. Dit vermindert het risico op fouten en verhoogt de betrouwbaarheid van de belastingafhandeling. 1.4 Verwachting van kostendalingen door schaalgrootte bij de BSR Uit de analyse van de jaarrekeningen van de afgelopen jaren blijkt dat de gerealiseerde kosten circa 6,5% lager liggen dan de begrote kosten. Dit suggereert dat de BSR in staat is om efficiënter te opereren en kosten te besparen. Daarnaast zullen de overheadkosten niet recht evenredig toenemen met de toename van belastingwerk dat de BSR uitvoert voor de gemeente. Door de schaalvoordelen kan de BSR de extra werklast effectief absorberen zonder dat dit resulteert in aanzienlijke stijgingen van de overheadkosten.

1.5 We dragen alleen uitvoeringstaken over, geen beleidstaken De uit te besteden taken betreffen voornamelijk uitvoerende en operationele taken. Door te kiezen voor uitbesteding aan de BSR blijft de gemeente Gorinchem zich concentreren op haar kerntaken, met name de beleidsmatige aspecten van belastingheffing en -inning. De BSR fungeert als een gespecialiseerde uitvoeringsorganisatie die verantwoordelijk is voor de operationele taken op het gebied van belastingen. Dit zorgt voor een duidelijke scheiding tussen beleidsvorming en uitvoering. 1.6 Bredere marktverkenning De voorgestelde keuze voor de BSR is tot stand gekomen na een afweging van verschillende scenario's en potentiële partners, waarbij specifiek is gekeken naar de haalbaarheid, kosten, kwaliteit van dienstverlening en de mogelijkheid tot behoud van controle over de uitgevoerde werkzaamheden. 1.7 Het college mag pas toetreden na toestemming van de gemeenteraad De Wet gemeenschappelijke regelingen bepaalt dat het college mag pas toetreden tot een gemeenschappelijke regeling na toestemming van de gemeenteraad. De wet bepaalt daarbij dat toestemming slechts kan worden onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang. 2.1 Positieve businesscase voor scenario 3 In de huidige begroting 2024 is er een totaalbedrag van € 949.000 gereserveerd voor het team belastingen.

Het onderzoek concludeert dat scenario 3 structureel voordeliger is dan de andere scenario's. Bij scenario 1 en 2 is het nodig om vanaf 2025 het budget structureel te herzien, terwijl voor scenario 3 dit pas vanaf 2028 het geval zou zijn. Ondanks de efficiëntie verbetering bij scenario 3 zal uiteindelijk in 2028 toch het budget moeten worden bijgesteld. Dit is onvermijdelijk als we gestroomlijnde processen en een consistente, kwalitatief hoogwaardige dienstverlening willen bereiken. Uiteindelijk is de verwachting dat er weer kostendalingen zullen zijn door schaalgrootte bij de BSR. Voor meer financiële details verwijzen we naar de paragraaf financiën. 3.1 In 2024 hebben we al ondersteuning van de BSR nodig De BSR zal de herwaardering van WOZ-woningen en niet-woningen uitvoeren. De BSR zal een DVO opstellen waarin enerzijds de dienstverlening wordt opgenomen en anderzijds wordt gesteld dat de gemeente voornemens is toe te treden tot de GR BSR per 1 januari 2025. Bij het uitvoeren van de herwaardering, zal de BSR ook onze bestanden opschonen. Openstaande bezwaren en beroepszaken met

betrekking tot de WOZ moeten worden overgedragen. Daarnaast is het noodzakelijk om gegevens vanuit onze systemen over te dragen naar de systemen van de BSR. Het tijdig uitvoeren van deze stappen is van cruciaal belang om een soepele overgang naar de BSR te waarborgen en ervoor te zorgen dat de dienstverlening aan inwoners ononderbroken blijft, terwijl tegelijkertijd wordt voldaan aan de wettelijke vereisten en de kwaliteit van de belastingheffing wordt gewaarborgd. Risico’s: 1.1 Uitbesteden van werkzaamheden zorgt voor minder directe controle Het uitbesteden van belastingwerkzaamheden zorgt voor minder controle over de werkzaamheden dan wanneer de werkzaamheden in de eigen organisatie belegd zijn. Aangezien het hier om uitvoeringswerkzaamheden gaat en niet om beleidsvorming zijn we van mening dat dit risico niet opweegt tegen de voordelen van uitbesteding van de werkzaamheden. We zullen in nauw contact blijven met de BSR over de uitvoering van de werkzaamheden. 1.2 Samenwerking vraagt om gezamenlijke besluitvorming Samenwerking betekent afhankelijkheid van besluitvorming die plaatsvindt samen met andere deelnemers van de BSR. Dat betekent dus minder directe grip. Aangezien het hier om uitvoeringswerkzaamheden gaat, is het college van mening dat dit een acceptabel risico is.

Het college zal na toetreding tot de GR dan ook actief deel moeten nemen aan de besluitvormingsprocessen in de regeling, onder meer door het leveren van een AB-lid. De huidige deelnemers van de GR geven aan tevreden te zijn over de dienstverlening van de BSR. 1.3 Communicatie en coördinatie tussen BSR en gemeentelijke afdelingen moet worden georganiseerd Een operationeel risico bij het uitbesteden van belastingwerkzaamheden aan de BSR is het potentieel voor communicatieproblemen en coördinatie-uitdagingen tussen de BSR en verschillende gemeentelijke afdelingen. Doordat belastingzaken vaak verband houden met verschillende aspecten van gemeentelijke dienstverlening, zoals financiën, juridische zaken en klantenservice, is een effectieve communicatie en coördinatie essentieel. Onvoldoende communicatie en coördinatie kunnen leiden tot misverstanden, vertragingen en inefficiënties in de uitvoering van belastingtaken. Om dit risico te vermijden stellen we een contactfunctionaris aan die de contacten met de BSR doet en organiseren we communicatieprotocollen. 1.4 Kwaliteit en nauwkeurigheid van dienstverlening kan tegenvallen Een ander operationeel risico is het behoud van de kwaliteit en nauwkeurigheid van de dienstverlening door de BSR.

Hoewel de BSR gespecialiseerd is in belastingwerkzaamheden, blijft het belangrijk om ervoor te zorgen dat de dienstverlening voldoet aan de verwachtingen en vereisten van de gemeente. Onnauwkeurigheden, fouten of inconsistente prestaties kunnen leiden tot klachten van burgers, juridische geschillen en reputatieschade voor de gemeente. 1.5 Onvoldoende capaciteitsbeheer en schaalbaarheid Een derde operationeel risico betreft het capaciteitsbeheer en de schaalbaarheid van de dienstverlening door de BSR. De vraag naar belastingdiensten kan fluctueren als gevolg van toe- of afname van aantallen, beleidswijzigingen of externe factoren. Het is belangrijk dat de BSR in staat is om flexibel en snel te reageren op veranderingen in de vraag, zodat de dienstverlening consistent en efficiënt blijft, zelfs tijdens piekperiodes of onverwachte gebeurtenissen. 1.6 Naleving van Wet- en Regelgeving Een operationeel risico bij het uitbesteden van belastingdiensten aan de Belastingsamenwerking Rivierenland (BSR) is het waarborgen van de naleving van relevante wet- en regelgeving. Hoewel de BSR hiertoe in staat is, ontslaat het uitbesteden van diensten de gemeente niet van haar verantwoordelijkheid. De gemeente blijft aansprakelijk voor de naleving van wet- en regelgeving en zal passende maatregelen moeten treffen in het geval van niet-naleving door de BSR.

Om dit risico te beperken, worden duidelijke afspraken

vastgelegd tussen de BSR en de gemeente, inclusief expliciete verantwoordelijkheden en verwachtingen met betrekking tot naleving. Daarnaast in het SLA afspraken maken over een monitoringssysteem op het naleven van wet- en regelgeving door de BSR nauwlettend te volgen, waardoor de gemeente proactief kan ingrijpen en haar aansprakelijkheid kan beheren indien nodig. Financiën: In onderstaande tabel zijn de verschillende scenario's met financiële gevolgen weergegeven. Het scenario dat wordt voorgesteld (scenario 3) is omlijnd.

Toelichting op de tabel: - In de tabel is te zien dat bij alle drie de scenario’s de structurele kosten hoger liggen dan de huidige begroting van € 949.000. Om de uitvoering van taken te versterken en de afhankelijkheid van externe inhuur te verminderen, is een formatie bij het in eigen huis blijven uitvoeren van alle taken van 8,0 fte nodig. Het structurele budget vanaf 2025 komt uit op € 1.140.100 bij behoud van de huidige situatie. Bij volledige uitbesteding komt het structurele budget op € 1.058.600, wat resulteert in lagere kosten van totaal € 81.500 in vergelijking met scenario 1. - Voor een reële vergelijking hebben we een periode van 5 jaar genomen. Scenario 3 is over deze periode het voordeligst. - Bij volledige uitbesteding blijven een aantal taken achter bij de gemeente, waaronder het opstellen van belastingverordeningen, de evaluatie van de toeristenbelasting, invordering van marktgelden en precarioheffing, parkeerbelastingen, verzekeringen en ingebrekestellingen. Hiervoor wordt in totaal 1,7 fte aan formatie gereserveerd. Voor de taken die achter blijven bij de gemeente is een budget nodig van € 216.600. De geoffreerde kosten voor uitbesteding zijn vastgesteld op € 842.000 euro per jaar, wat resulteert in een totaal van € 1.058.600 per jaar aan structurele kosten vanaf 2028.

- Voor de transitie naar de BSR is een eenmalig bedrag van € 235.000 nodig, dat zal worden opgenomen als eenmalige projectkosten in 2024. Bovendien biedt de BSR een korting van € 810.000 in totaal over de eerste drie jaar (€ 270 duizend per jaar). - Op langer termijn verwachten we verdere kostenbesparingen door efficiëntieverbeteringen als gevolg van de samenwerking met de gespecialiseerde BSR. Deze besparingen zijn enerzijds te danken aan de verbeterde efficiëntie in processen, en anderzijds aan het feit dat er een bewaarplicht van historische data geldt van 5 jaar. Dit impliceert dat vanaf 2030 ook de kosten voor applicatiebeheer en licenties komen te vervallen, wat naar schatting neerkomt op circa € 61.000 op jaarbasis. Participatie: Externe participatie is niet van toepassing, aangezien dit besluit een organisatorische wijziging betreft. Binnen de organisatie is het normale participatietraject voor organisatiewijzigingen doorlopen, waaronder gesprekken met betrokken medewerkers en toestemming van de Ondernemingsraad. Communicatie: Toetreding tot de BSR betekent ook veranderingen voor inwoners. Zij ontvangen in de toekomst een belastingaanslag van de BSR. Inwoners zullen hierover via verschillende kanalen zoals de gemeentelijke website, sociale media en lokale kranten worden geïnformeerd.

Hierbij worden de voordelen van uitbesteding gecommuniceerd en wordt een FAQ-sectie opgesteld om eventuele vragen te beantwoorden, in samenwerking met de BSR. Duurzaamheid: Niet van toepassing. Vervolgproces: Het is de planning om de aansluiting bij de BSR vanaf 1 januari 2025 afgerond te hebben, zodat de BSR de belastinginzameling voor het jaar 2025 kan uitvoeren. Nadat de gemeenteraad toestemming heeft gegeven, zal het college de BSR officieel verzoeken om toe te treden tot de GR. Hierover moet vervolgens besluitvorming plaatsvinden binnen de GR. Daarnaast moeten de huidige deelnemers van de GR instemmen met de wijziging van de regeling die de toetreding van Gorinchem regelt. Hierover heeft al afstemming plaatsgevonden met de BSR, zodat dit proces soepel kan verlopen. Bijlagen: Bijlage 1 Strategische Heroriëntatie Team Belastingen

Burgemeester en wethouders van Gorinchem, de secretaris, de burgemeester,

Raadsbesluit De gemeenteraad van Gorinchem, Gelet op het raadsvoorstel van het college d.d. 2 april 2024 Gelet op de wettelijke bepalingen

Besluit: 1. Het college toestemming te geven toe te treden tot de gemeenschappelijk regeling Belastingsamenwerking Rivierenland. 2. Het budget van team belastingen over de periode 2025 t/m 2027 bij te stellen van € 949.000 naar € 805.000. Vanaf 2028 het budget structureel bij te stellen naar € 1.059.000. 3. Eenmalig voor het jaar 2024 een budget van € 235.000 beschikbaar te stellen voor eenmalige projectkosten. 4. De financiële consequenties te verrekenen met het begrotingssaldo en deze te verwerken in een begrotingswijziging. Aldus besloten in de raadsvergadering van 4 juli 2024

Griffier,

Voorzitter,