2024-764256 Rvs Raadscommunicatie

.

RAADSVOORSTEL Datum vergadering: donderdag 30 mei 2024 Nummer raadsvoorstel: D-895009 Z/23/764256 Opsteller: Erna van Bekhoven Indiener(s): Werkgeverscommissie Gorinchem

Onderwerp: Raadscommunicatie gemeenteraad Gorinchem VOORSTEL 1. Inwoners actief te informeren over de beleid- en besluitvorming van de raad 2. Die activiteit onder te brengen bij de griffie Daarvoor: 3. Communicatie met en naar inwoners planmatig (volgens een communicatieagenda) uit te voeren 4. Een raadscommunicatieadviseur (0,6 FTE) aan te trekken 5. Dit te doen als pilot voor 2 jaar met een evaluatie na anderhalf jaar 6. Het college de opdracht te geven om € 67.500 vanaf 2025 tot einde pilotperiode op te nemen in de gemeentebegroting: loonkosten p.j. plus IKB inclusief werkgeverslasten gebaseerd op het maximum van uitloopschaal 11 en 0,6 fte 7. De loonkosten over 2024 eenmalig te dekken uit het raadsbudget 8. Een werkbudget van € 15.000 per jaar structureel te dekken uit het raadsbudget INLEIDING Naast de besprekingen in het fractievoorzittersoverleg hebben we op 4 september 2023 en 15 februari 2024 in de Q-sessies gesproken over raadscommunicatie. Raadscommunicatie is een manier om op een niet-politieke manier als gemeenteraad over politieke onderwerpen te communiceren. Uitkomst van de gesprekken in de Q-sessies was dat raadscommunicatie meer aandacht verdient. De werkgeverscommissie is toen gevraagd om te onderzoeken hoe de gemeenteraad zijn communicatie kan versterken en hiervoor een voorstel de raad voor te leggen.

ARGUMENTEN 1.1 Op deze manier vergroot de raad zijn zichtbaarheid De rol van de gemeenteraad en het werk van raadsleden is bij veel inwoners onbekend. En ‘onbekend maakt onbemind’ zegt het spreekwoord. Zichtbaarheid vergroten begint met bekendheid, door inwoners te informeren over de taken, bevoegdheden en werkwijze van de gemeenteraad. Inwoners krijgen inzicht in wat de gemeenteraad precies doet voor de gemeente, en hoe zij in contact komen met de gemeenteraad. 1.2 Hiermee vergroten we de interesse in de lokale democratie De raad betrekt inwoners zo veel mogelijk bij zijn werkzaamheden. Als inwoners weten hoe en waarmee zij de gemeenteraad kunnen bereiken, neemt de kans toe dat ze dat ook gaan doen. Die toenemende interesse kan er zelfs toe leiden dat inwoners actief worden in de lokale politiek. Bovendien past dit voorstel in lijn met de motie ‘We overbruggen de kloof’.

1.3 Dat biedt ons de kans het vertrouwen in de politiek te vergroten Uit verschillende onderzoeken blijkt dat bestuurders zich zorgen maken over de huidige conditie van de lokale democratie. Men is vooral bezorgd over toekomstige ontwikkelingen. In de komende jaren staan lokale overheden voor een groot aantal uitdagingen, zoals de transformatie in het sociaal domein, de implementatie van de Omgevingswet, de klimaatadaptie en de energietransitie. Allerlei opgaven die inwoners direct raken. Meer kennis van of invloed op die besluitvorming sterkt het vertrouwen. 1.4 Het draagt bij aan het gezag van de raad Zichtbaarheid draagt bij aan het gezag van de gemeenteraad. Alle raadsleden zijn inwoners, maar niet alle inwoners zijn raadsleden. Het is belangrijk om inwoners te laten zien wat de gemeenteraad voor zijn inwoners doet en wat de rol van raadsleden is. Daardoor zien inwoners ook wat hun eigen rol kan zijn in het besluitvormingsproces. 2.1 Met deze aanpak wordt raadscommunicatie van de hele raad De griffie voert die communicatie uit voor de hele raad. Daarvoor hanteert de griffie drie uitgangspunten: -

-

Eén gremium: de griffie communiceert vanuit de raad als geheel. Niet vanuit afzonderlijke fracties. Dat betekent dat die raadsvergadering het centrale punt van die communicatie is. Daarin komt de raad namelijk samen. Tweerichtingsverkeer: raadscommunicatie is zenden, maar ook het ophalen van informatie. Driedimensionaal. De communicatie-uiting zelf hangen we op aan drie pijlers: doel, doelgroep en (communicatie)kanaal.

3.1 Dit helpt om doelgericht te communiceren Door je communicatie nauwkeurig en doelgericht te plannen, zorg je ervoor dat je inwoners en andere stakeholders op het juiste moment actuele en juiste informatie krijgen over de raad, zijn besluiten en plannen. Dat betekent dat per uiting onder andere duidelijk is: wat het doel is, voor wie de communicatie bedoeld is en via welk kanaal je het uitvoert. De communicatieadviseur adviseert u over de visie. U stelt de visie vast. 3.2 Dit vergroot de kans dat je een groter en representatiever publiek bereikt Door de communicatie te richten op een specifieke doelgroep, en vooraf na te denken over de kanalen die je gebruikt, vergroot je de kans dat je de juiste mensen bereikt. Als je inwoners dan ook nog het gevoel hebben dat hun ideeën en meningen gehoord en overwogen worden, zullen ze meer geneigd zijn om genomen beslissingen te steunen (en opnieuw deel te nemen in de toekomst). 4.1 Een communicatieadviseur voegt specifieke kennis en ervaring toe De griffie beschikt niet over kennis of tijd voor raadscommunicatie. Denk daarbij aan kennis op het gebied opzetten, uitvoeren en evalueren van communicatieprojecten of de manier waarop je zulke projecten opbouwt. Met een raadscommunicatieadviseur kan de griffie strategischer te werk gaan bij het informeren en betrekken van inwoners.

2

4.2 Een raadscommunicatieadviseur kan zich volledig concentreren op communicatie Daarmee garanderen we dat raadscommunicatie de aandacht krijgen die het verdient en niet overschaduwd wordt door andere activiteiten en verantwoordelijkheden. Een communicatieadviseur heeft een duidelijke focus. Zij/hij initieert communicatieprojecten of participatietrajecten, zij/hij deelt informatie en haalt informatie op uit de stad. 5.1 Dit geeft u de mogelijkheid de functie en invulling ervan te toetsen op haar waarde De functie van communicatieadviseur is nieuw binnen de griffie en zelfs redelijk nieuw in zijn algemeenheid. Niet gek om na een poosje eens na te gaan of de het toevoegen van die functie brengt wat de raad ervan verwacht. Dit geeft u de mogelijkheid om de functie of manier waarop zij uitgevoerd wordt bij te sturen. 6.1 Zo kunnen verschillende zaken voor de raad en zijn voorzitter betaald blijven worden De griffier betaalt vanuit het griffiebudget de kosten die niet gerelateerd zijn aan vergaderingen en sessies. Bijvoorbeeld promotie van verkiezingen, kosten voor opleiding, huur van/vervoer naar externe locaties of kosten die gepaard gaan met de (her)benoeming van de burgemeester. Door de kosten voor communicatieadviseur op te nemen in de begroting voorkomen we dat het budget hiervoor niet toereikend is.

7.1 In de begroting 2024 is geen ruimte meer voor de dekking van deze kosten De begroting 2024 is al vastgesteld. Daarin is geen rekening gehouden met deze kosten. De verwachting is dat het deel dat nog bekostigd moet worden, gedekt kan worden uit het resterende raadsbudget. 8.1 Hiermee onderschrijven we het belang van raadscommunicatie Door deze bijdrage laten we zien dat we bereid zijn om minder te besteden aan kosten specifiek voor onszelf zoals opleidingen, raadsuitjes en excursies. Bovendien verlagen we de druk op de begroting. KANTTEKENINGEN 1.1 Raadscommunicatie vraagt wat van de raadsleden zelf Raadscommunicatie vraagt ook van raadsleden een investering. Zo zou het kunnen dat raadsleden wordt uitgenodigd voor ontmoetingen met inwoners, zowel in het stadhuis als door het afleggen van bezoeken. 4.1 Ook de agenda van een raadscommunicatieadviseur is soms vol Het spreekt voor zich dat een extra medewerker op de griffie meer onderwerpen kan aanpakken. Maar communicatie draait niet altijd om meer projecten; als je grotere, meer omvattende projecten organiseert, kan het een goed idee zijn om het aantal initiatieven te verminderen. VERVOLGPROCES - zomer 2024 - voorjaar 2026

werving start na positieve besluitvorming evaluatie functie en invulling 3

BIJLAGE Plan van Aanpak voor raadscommunicatie De griffier

De werkgeverscommissie, namens deze, de voorzitter,

4

De gemeenteraad van Gorinchem, gelezen het voorstel van de werkgeverscommissie Gorinchem d.d. 15 januari 2024; Besluit: 1. Inwoners actief te informeren over de beleid- en besluitvorming van de raad 2. Die activiteit onder te brengen bij de griffie 3.

Daarvoor:

4. Communicatie met en naar inwoners planmatig (volgens een communicatieagenda) uit te voeren 5. Dit te doen als pilot voor 2 jaar met een evaluatie na anderhalf jaar 6. Het college de opdracht te geven om € 67.500 vanaf 2025 tot einde pilotperiode op te nemen in de gemeentebegroting: loonkosten p.j. plus IKB inclusief werkgeverslasten gebaseerd op het maximum van uitloopschaal 11 en 0,6 fte 7. De loonkosten over 2024 eenmalig te dekken uit het raadsbudget 8. Een werkbudget van € 15.000 per jaar structureel te dekken uit het raadsbudget Aldus besloten in de raadsvergadering van 30 mei 2024.

griffier,

voorzitter,

5

Bijlage I: Raadsvoorstel - Plan van Aanpak voor Raadscommunicatie Geachte raadsleden, Hierbij presenteren wij als Werkgeverscommissie op verzoek het plan van aanpak voor raadscommunicatie, zoals besproken tijdens het fractievoorzittersoverleg. Dit plan draagt bij aan het verfijnen van de doelstellingen voor raadscommunicatie, met bijbehorende acties en een monitoringssysteem voor evaluatie. 1. Uitgangspunten:  Neutraal: Raadscommunicatie zal altijd neutraal zijn en geen partijdige standpunten innemen.  In balans: Een evenwichtige weergave geven van verschillende perspectieven binnen de raad en de gemeenschap.  Relevant en inclusief: Zorgen voor communicatie die relevant is voor alle inwoners en inclusief is in taalgebruik en uitingen.  Toegankelijk: Raadscommunicatie moet toegankelijk zijn voor iedereen, ongeacht achtergrond of niveau van kennis. 2. Doelstellingen: Positieve Perceptie:  Acties: Organiseer regelmatig openbare bijeenkomsten, lanceer een campagne ter bevordering van politieke betrokkenheid, en stimuleer de opkomst bij lokale verkiezingen.  Meetbaar: Toename van de aanwezigheid bij openbare bijeenkomsten, stijging van politieke betrokkenheid onder inwoners, vergelijking van lokale verkiezingsopkomst met landelijk percentage. Bekendheid en Begrip:  Acties: Organiseer educatieve workshops en ontwikkel informatiemateriaal over de rol van de raad.

 Meetbaar: Toename van bekendheid met de raad en begrip van haar rol. Kennisverdieping en Nuance:  Acties: Ontwikkel educatief materiaal over de rol van de gemeenteraad en publiceer regelmatig informatie over actuele gemeentelijke thema's.  Meetbaar: Toename van begrip over de rol van de gemeenteraad en kennis van actuele gemeentelijke thema's. Betrokkenheid bij Thema's/Besluitvorming:  Acties: Vereenvoudig het inspraakproces, lanceer een online platform voor gemeenschapsforums, en promoot het gebruik van de "zeepkist". 6

 Meetbaar: Toename van inspraakverzoeken, aantal actieve deelnemers aan online forums, en aanvragen voor inspraak via de zeepkist. 3. Monitoring: Voer een 0-meting uit om de huidige stand van zaken te bepalen en voer regelmatige vervolgmetingen uit om de voortgang te evalueren. Wij zijn ervan overtuigd dat dit plan zal bijdragen aan een effectieve raadscommunicatie die de betrokkenheid van inwoners vergroot en de lokale democratie versterkt. ---

7