2023-864290 Rvs Budget landelijke Sinterklaasintocht.pdf

Raadsvoorstel: Z/23/753931 / 864290 Onderwerp: Budget landelijke Sinterklaasintocht

Datum: 1 juni 2023 Portefeuillehouder: Reinie Melissant - Briene I&O: B&A / Raadsvergadering: 29 juni 2023 Opsteller: Dieleman, Jurjen Geeft voorstel begrotingswijziging: Ja

Onderwerp: Budget landelijke Sinterklaasintocht Voorstel: Wij stellen u voor: 1. Voor de organisatie van de landelijke intocht van Sinterklaas een budget beschikbaar te stellen van € 500.000; 2. De lasten te dekken vanuit het begrotingssaldo 2023; 3. De financiële consequenties te verwerken in een begrotingswijziging. Aanleiding: Op 18 november 2023 komt Sinterklaas aan in Nederland en zet hij voet aan wal in Gorinchem. Dat betekent dat onze gemeente dit jaar de landelijke intocht van Sinterklaas mag organiseren. Deze landelijke intocht is een mooi feest voor inwoners van Gorinchem en een kans om onze stad te laten zien en nog meer mensen kennis te laten maken met de mooiste vesting van Nederland. Het organiseren van de landelijke intocht is natuurlijk ook veel werk. Op dit moment zijn we begonnen met de eerste voorbereidingen voor de organisatie van de intocht. Dat doen we samen met de NTR, met een productiebureau dat ervaring heeft met de organisatie van de intocht en natuurlijk met ondernemers en maatschappelijke organisaties in onze stad. De ervaring in andere gemeenten leert dat een grondige voorbereiding van de intocht noodzakelijk is. De intocht brengt veel belangstellenden op de been die onze stad zullen bezoeken. Dit vraagt om inzet van diverse organisaties en dus ook van de gemeente.

Daarom wordt de gemeenteraad voorgesteld om een budget beschikbaar te stellen voor de organisatie van de intocht, zodat hieruit de kosten kunnen worden gedekt die door de gemeente moeten worden gemaakt. Beoogd effect: Met het voorgestelde budget beschikken we over voldoende middelen om de kosten te dekken die door de gemeente moeten worden gemaakt voor de organisatie van de intocht. De organisatie van de intocht levert veel aandacht voor onze stad op. Tijdens de intocht zelf bij bezoekers en mensen die de intocht live volgen, tijdens uitzendingen van het Sinterklaasjournaal en bij berichtgeving rondom de intocht. De organisatie van de intocht biedt daarmee een economische impuls voor ondernemers en het recreatie en toerisme in Gorinchem. Met het beschikbaar stellen van dit budget ontstaat de mogelijkheid om een mooi familiefeest te organiseren voor een groot publiek en dit op een veilige en goed georganiseerde wijze te doen. Argumenten: 1.1 De verwachting is dat we een budget van € 500.000 nodig hebben voor de gemeentelijke kosten voor de organisatie van de intocht. In de voorbereidingen op het binnenhalen van de intocht hebben we al contact gehad met gemeenten die in het verleden de landelijke intocht hebben georganiseerd, in het bijzonder de gemeente Hellevoetsluis waar Sinterklaas vorig jaar is aangekomen. Daar bleek een budget van ongeveer € 500.000 nodig te zijn

Stadhuisplein 1 Postbus 108 4200AC Gorinchem

T 140183 F 0183-630540

E gemeente@gorinchem.nl I www.gorinchem.nl

voor de organisatie van de intocht. Wij verwachten dit bedrag ook nodig te hebben voor de organisatie in onze stad. 1.2 Indirect levert dit de lokale economie een veelvoud op van de kosten voor de landelijke intocht Hoewel de intocht plaatsvindt op zaterdag 18 november, biedt deze unieke gelegenheid de kans om Gorinchem en de regio in de weken voor én na de intocht extra op de kaart te zetten als de Sinterklaasstad (en Mooiste Vestingstad) van Nederland. Naast de duizenden bezoekers op de dag zelf, leert de ervaring van voorgaande gemeenten dat zowel de aanloop als nasleep van het evenement veel positiefs kan brengen. Door vanuit het oogpunt van marketing een aantrekkelijk beeld van de stad, regio en provincie neer te zetten, zal (herhaal) bezoek worden bevorderd en indirect levert dit de lokale economie een veelvoud op van de kosten. 1.3 Ambtelijke uren van de gemeente worden niet in rekening gebracht Voor de organisatie van de Sinterklaasintocht is ook ambtelijke inzet van medewerkers van de gemeente nodig. Deze uren worden niet in rekening gebracht, maar opgevangen binnen de teams. Dit budget is dus ook niet bedoeld voor de inzet van medewerkers van de gemeente, met uitzondering van het overnemen van de reguliere werkzaamheden van de medewerker die de rol van projectleider van de intocht vervult. 2.1 Het begrotingssaldo voor 2023 is toereikend om deze kosten te dekken.

Tijdens de raadsvergadering van 29 juni staat een maandwijziging van de begroting op de agenda. In deze maandwijziging is een positief bedrag opgenomen. Hiermee is het begrotingssaldo toereikend om dit bedrag te kunnen dekken. Risico’s: 1.1 Mogelijk is het bedrag ontoereikend voor de kosten die we als gemeente moeten maken. Het zou kunnen dat tijdens de voorbereidingen van de intocht blijkt dat een budget van € 500.000 onvoldoende is om de kosten te dekken die we als gemeente moeten maken. Op dit moment gaan we daar niet van uit, op basis van de ervaringen zoals we die bij andere gemeenten hebben gehoord en de eerste gesprekken die we met de NTR hebben gevoerd. Uiteraard zullen we er ook op sturen om de kosten binnen het beschikbare budget te houden. Mocht onverhoopt blijken dat het budget toch onvoldoende is, dan zal dit met de gemeenteraad worden gedeeld. Daarbij zal dan allereerst worden gekeken naar mogelijkheden om zaken te dekken binnen onze begroting. Financiën: Zoals aangegeven is het voorgestelde bedrag van € 500.000 gebaseerd op ervaringen van andere gemeenten. De eerste verkenningen maken duidelijk dat er een flink budget nodig is om de landelijke intocht te kunnen organiseren, met name op het gebied van veiligheid. De toenemende bezoekersaantallen (we verwachten in Gorinchem ca.

30.000 bezoekers), maatschappelijke discussie rondom het Sinterklaasfeest en strenge veiligheidseisen, maken dat er steeds meer veiligheidsmaatregelen nodig zijn om er een fantastisch en veilig kinderfeest van te maken. Daarnaast hebben we het budget onder andere nodig voor de volgende zaken: • Organisatiekosten en (technische) productie; • Productie voorbereiding en uitvoering; • Inzet extern evenementenbureau (op advies van de NTR); • Veiligheids- en bereikbaarheidsmaatregelen; • Marketing en communicatie; • Faciliteren opnames Sinterklaasjournaal. De kosten voor de organisatie van de landelijke intocht van Sinterklaas waren niet voorzien in de begroting 2023. Daarom wordt voorgesteld om de benodigde € 500.000 te dekken ten laste van het begrotingssaldo 2023. Het begrotingssaldo bedraagt na besluitvorming door de raad op 29 juni 2023 € 842.000

Subsidies/sponsoring Voorgaande organiserende gemeenten hebben een verzoek ingediend bij de provincie om aanspraak te maken op subsidiemogelijkheden. Zo ontvingen Dokkum, Zaanstad en Hellevoetsluis een provinciale bijdrage van € 50.000. Het is aan ons om die mogelijkheid te gebruiken en een verzoek in te dienen voor een provinciale bijdrage. Ook zal er inspanning verricht worden om een financiële bijdrage te verkrijgen door sponsoring van derden, maar ervaring van de voorgaande steden is dat het binnenhalen van sponsorbijdragen tegenvalt. Lokale partijen sponsoren jaarlijks vaak al veel evenementen/activiteiten, daarnaast is (landelijke) publiciteit voor potentiële sponsoren vrij beperkt vanwege de strenge reclameregels waar de publieke omroep mee te maken heeft. Participatie: Er zijn veel mensen betrokken bij dit spektakel. Niet alleen de gemeente en veiligheidsregio, maar ook ondernemers, verenigingen en de inwoners. Wij verbinden en maken al deze organisaties deel van het feest en werken met hen samen. Denk bijvoorbeeld aan Stichting Sint & Piet die onder andere de coördinatie van 150 lokale Pieten op zich neemt én lokale verenigingen die de acts langs de route zullen verzorgen. Communicatie: Het bericht dat Sinterklaas naar Gorinchem komt heeft al veel berichtgeving opgeleverd. Dat zal rondom de daadwerkelijke intocht natuurlijk ook weer het geval zijn.

Zoals gezegd biedt dit een mooie kans voor zichtbaarheid van onze stad. Duurzaamheid: Bij de organisatie van dit evenement zullen we uiteraard rekening houden met de duurzaamheidsmaatregelen die gelden rondom evenementen. Vervolgproces: In de komende maanden wordt veel werk verzet om de intocht in onze stad te organiseren. Na afloop van de intocht ontvangt de raad een evaluatie, met daarbij een financiële verantwoording. Bijlagen: -

Burgemeester en wethouders van Gorinchem, de secretaris, de burgemeester,

Raadsbesluit

De gemeenteraad van Gorinchem, Gelet op het raadsvoorstel van het college d.d. <DOCUMENT_DATE> Gelet op de wettelijke bepalingen

Besluit: 1. Voor de organisatie van de landelijke intocht van Sinterklaas een budget beschikbaar te stellen van € 500.000; 2. De lasten te dekken vanuit het begrotingssaldo 2023; 3. De financiële consequenties te verwerken in een begrotingswijziging.

Aldus besloten in de raadsvergadering van 29 juni 2023

Griffier,

Voorzitter,