20220824 Raadsmemo Proces 'van coalitieakkoord naar raadsagenda'.docx

MEMO Aan:

Fractievoorzittersoverleg d.d. donderdag 1 september/ Raadsvergadering d.d. 8 september 2022

Van:

Raadsgriffie

Datum:

24 augustus 2022

Betreft:

Advies proces ‘van coalitieakkoord naar raadsagenda’

Inhoud advies

Inleiding.................................................................................................................................................................................2 Coalitieakkoord op hoofdlijnen .......................................................................................................................................2 De raad aan het roer ........................................................................................................................................................2 De raad als opdrachtgever ...............................................................................................................................................2 Vervolg op de raadsvergadering van 7 juli 2022 ..................................................................................................................4 Voorstel college 8 september ..........................................................................................................................................4 Toezenden raadsvoorstel aan de raad ............................................................................................................................4 Vervolg en jaaragenda raad .............................................................................................................................................4 Commitment raad

............................................................................................................................................................5 Kaderstelling en werkvorm extra I&O sessies......................................................................................................................6 Kaderstelling.....................................................................................................................................................................6 Werkvormen.....................................................................................................................................................................7 Vergaderkader..................................................................................................................................................................7 Bijlage 1: Figuur kaderstelling...............................................................................................................................................8 Bijlage 2: Werkvormen I&O sessies t.b.v.

Raadagenda .......................................................................................................9 A) Informatie ontvangen..................................................................................................................................................9 B) Informatie uitwisselen.................................................................................................................................................9 C) Ideeën ontwikkelen .....................................................................................................................................................9

Inleiding Op donderdag 8 september a.s. is er een extra raadsvergadering gepland. Voorstel is om deze raadsvergadering te laten bestaan uit een tweetal inhoudelijke delen: 1) een nadere inhoudelijke beschouwing van het coalitieakkoord en 2) een voorstel om te komen tot een raadsagenda Over het eerste deel is binnen de (iBabs)agenda separaat een memo met behandelvoorstel gevoegd. Met dit memo informeren wij u als griffie over het tweede deel van deze vergadering waarop we ingaan op de rol van de raad in dit proces en welke consequenties dit heeft voor de jaaragenda. Coalitieakkoord op hoofdlijnen Op donderdag 7 juli jl. hebben de coalitiepartijen Stadsbelang, VVD, CU/SGP, Gorcum Actief en SP in een raadsvergadering hun coalitieakkoord ‘Voor Gorinchem’ op hoofdlijnen gepresenteerd. Daarbij hebben zij de ambitie uitgesproken om met de gemeenteraad te komen tot een raadsbrede agenda voor de periode 2022-2026. De raad aan het roer Op basis van artikel 125 van de Grondwet is de gemeenteraad het hoogste en meest invloedrijke bestuursorgaan van de gemeente. De fracties in de raad maken de politieke verschillen duidelijk maar als hoogste bestuursorgaan neemt de raad besluiten en stelt hij de kaders waarop die besluiten gebaseerd zijn. Gebruik daarom de behandeling van het coalitieakkoord op 8 september a.s. om je als raad te profileren als de ‘nummer 1’ van de gemeente.

Dat kan door het coalitieakkoord te gebruiken als springplank voor kaderstelling: inventariseer de punten waarop je als raad deze raadsperiode het verschil wil maken. De raad als opdrachtgever Formeel is de raad dus de opdrachtgever van het college. Goed opdrachtgeverschap helpt de raad zich te profileren als de ‘nummer 1’. Daarnaast helpt het raadsleden om richting te geven aan het beleid. Daarvoor ben je immers als raadslid gekozen. Goed opdrachtgeverschap helpt om de eigen en gemeenschappelijke wensen en belangen zichtbaar te maken en vooraf taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden te bepalen

Advies proces ‘Van coalitieakkoord naar raadsagenda’

2

De bespreking van het coalitieprogramma is het ultieme moment voor de raad om de koers te bepalen voor de komende jaren. We staan immers aan het begin van een nieuwe bestuursperiode en er ligt een coalitieprogramma op hoofdlijnen dat nog ingevuld moet worden. Het college kan suggesties doen om die hoofdlijn uit te voeren. Een sterke raad volgt echter niet alleen de stukken van het college maar zet ook zelf punten op zijn agenda: de raadsagenda.

Advies proces ‘Van coalitieakkoord naar raadsagenda’

3

Vervolg op de raadsvergadering van 7 juli 2022 Voorstel college 8 september Het werken met een raadsbrede agenda wordt pas succesvol als raadsleden samenwerken vanuit een aantal prioriteiten (onderwerpen). Het college zorgt daarnaast voor de voorbereiding van zaken waarover de raad beslist en voor de uitvoering van die raadsbesluiten. Om te komen tot een raadsagenda heeft het college aangegeven een raadsvoorstel aan de raad voor te leggen. In dit raadsvoorstel zal het college een lijst met onderwerpen formuleren waarop in beginsel nog beleid dient te worden ontwikkeld óf waarop al beleid is geformuleerd c.q. richting gekozen is door de ‘oude’ raad, maar nog wel ruimte is voor de raad om keuzes te maken. Uiteraard is deze lijst niet limitatief en is de raad hierbij aan zet. Kies (per fractie, of een veelvoud daarvan) zelf ook een of meerdere onderwerpen uit het coalitieprogramma wanneer deze niet zijn opgenomen in het raadsvoorstel. Onderwerpen die je als fractie belangrijk vindt, passen bij het partijprogramma etc. Deze onderwerpen kunnen met een amendement worden toegevoegd aan het raadsvoorstel. Het raadsbesluit leidt uiteindelijk tot een definitief schema met onderwerpen en uitgangspunten die de komende maanden vanuit het college terug zullen komen in de raad voor verdere verdieping.

Toezenden raadsvoorstel aan de raad Zodra het raadsvoorstel wordt ontvangen door de griffie zal dit bij de stukken binnen iBabs worden geplaatst. Naar verwachting is dit direct na de eerste collegevergadering na het zomerreces (dinsdag 30 augustus 2022). Vervolg en jaaragenda raad Voorgesteld wordt om de vastgestelde onderwerpen de komende maanden in I&O sessies verder inhoudelijk te bespreken. Concreet betekent dit dat er afhankelijk van het aantal onderwerpen, (dubbele) I&O sessies dienen te worden ingepland. Tijdens deze sessies worden de fracties gevraagd hun wensen en ideeën met betrekking tot het onderwerp in te dienen en te bespreken. Deze dubbele I&O sessies zijn niet in te passen in de reguliere vergadercyclus op de donderdagavond. Indien akkoord, zal de griffie deze extra sessies, in afstemming met de agendacommissie, inplannen op de dinsdagavonden vanaf oktober. Dit vraagt dus meer tijd en inzet van zowel raad, college, sessievoorzitters als griffie en zeker ambtelijke organisatie.

Advies proces ‘Van coalitieakkoord naar raadsagenda’

4

Commitment raad Een raadsagenda betekent dat de gehele raad zich committeert aan de vastgestelde raadsagenda met daarin de gemeenschappelijke onderwerpen. Geen gefixeerde rollen en posities, maar rondom de vraagstukken positie innemen en rol kiezen. Het werken naar en met een raadsagenda vraagt daarom ook de volledige inzet van de raad. Hiervoor wordt met het besluiten over het raadsvoorstel commitment gevraagd, inclusief de in te plannen extra sessies op de dinsdagavonden.

Advies proces ‘Van coalitieakkoord naar raadsagenda’

5

Nadat tot de lijst met onderwerpen is besloten Kaderstelling en werkvorm extra I&O sessies Kaderstelling Voor een slagvaardige kaderstelling per onderwerp is dus commitment vanuit de raad in het beginstadium nodig. De dialoog moet worden gevoerd tussen college, ambtelijke organisatie, griffie én gemeenteraad. Hieronder staan een drietal typen kaderstelling met per type een aantal handvaten: 1. Inhoudelijke kaderstelling • Helder formuleren van het onderwerp (probleem) met daarbij de doelstellingen, zodat duidelijk wordt wat er wordt verbeterd (opgelost). • Stel vast wat de aanleiding, centrale vraag en eventuele knelpunten zijn • Definieer de gewenste maatschappelijke effecten en hoe achteraf de resultaten gemeten kunnen worden 2. Procedurele kaderstelling • Maak expliciete keuzes over de resultaten (uitkomsten): bepaal of het resultaat een beleidsvoorstel (raadsvoorstel) wordt of dat er meerdere varianten moeten komen. • Kies een aanvliegroute: bedenk hoe de veranderingen dienen te worden gerealiseerd en de (mogelijke) gevolgen daarvan • Voorkom verkokering: bezie of er ook andere beleidsthema’s van invloed zijn op het resultaat. 3. Middelen kaderstelling • Vaststellen welke middelen nodig zijn voor dit onderwerp. Maak daarbij onderscheid tussen financiële, personele en overige middelen.

• Bepaal de fasering: wat is de doorlooptijd en op welke momenten volgt een tussenevaluatie vanuit het college. • Geef duidelijk bij het college aan welke partners/stakeholders betrokken dienen te worden bij dit onderwerp/traject en wat hun beïnvloedingsfeer is. Zie ook bijlage 1: figuur kaderstelling

Advies proces ‘Van coalitieakkoord naar raadsagenda’

6

Werkvormen Een goede werkvorm is belangrijk in het kader van effectief vergaderen. Om de inhoudelijke bespreking van een onderwerp te structureren heeft de griffie een drietal ‘werkvormen’ als optie voor een I&O sessie ontwikkeld: 1) Informatie ontvangen 2) Informatie uitwisselen 3) Ideeën ontwikkelen De uitwerking van deze werkvormen zijn als bijlage 2 bijgevoegd bij deze memo. Uiteraard is bespreking van elk specifiek onderwerp in een I&O sessie ‘maatwerk’ en kan er in een I&O sessie ook gecombineerd worden met deze werkvormen. Ook kan gekozen worden, indien dit voor het onderwerp relevant is, om de I&O sessie op een externe locatie te houden. Vergaderkader De griffie zal -indien de vergadering akkoord is- naast het al bekende vergaderkader, een aangepast vergaderkader ontwikkelen voor deze extra in te plannen I&O sessies. Dit vergaderkader kan de leidraad vormen voor het voorbereiden van de I&O sessies. Hierin wordt vooraf bepaald voor welke werkvorm wordt gekozen, wat het doel is van de sessie, wie de aanwezige genodigden (partners/stakeholders) zijn etc.

Advies proces ‘Van coalitieakkoord naar raadsagenda’

7

Bijlage 1: Figuur kaderstelling

Advies proces ‘Van coalitieakkoord naar raadsagenda’

8

Bijlage 2: Werkvormen I&O sessies t.b.v. Raadagenda A) Informatie ontvangen Doel -

Achtergrondinformatie over het onderwerp Afbakening van het onderwerp

Randvoorwaarden - Tafels en stoelen aanwezig - Verslaglegging

B) Informatie uitwisselen Doel -

Dialoog raad en college Partners/stakeholders praten mee

Randvoorwaarden - Iedereen zichtbaar - Zonder tafels tenzij.. - Verslaglegging

C) Ideeën ontwikkelen Doel -

Inbreng wensen en ideeën fracties Brainstorm

Randvoorwaarden - Zonder stoelen/ vaste zitplaatsen - (Sta)tafels - Vrije bewegingsruimte - Verslaglegging

Advies proces ‘Van coalitieakkoord naar raadsagenda’

9