20220602 Verslag Parallelsessie I&O Jaarstukken 2021 bespreken met accountant.docx

Parallelsessie Informatie en Ontmoeting, 2 juni 2022 Jaarstukken 2021 bespreken met accountant Samenvattend verslag Aanwezigen Voorzitter: Griffie: Fracties: Portefeuillehouder: Ambtelijk: Notulen:

de heer B. Bahlmann mevrouw E. van Bekhoven Stadsbelang-Democraten Gorinchem-PvdA-SGP/ChristenUnie-VVDD66-SP-Gorcum Actief de heer R. van Doesburg de heer W. Kalkman (PSA) en de heer S. de Leeuw notulistenbureau Leeuwenburgh-Vendrig

Opening De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen hartelijk welkom. Hij licht het programma voor deze dubbele parallelsessie toe. Jaarstukken 2021 bespreken met accountant Onlangs zijn de Jaarstukken 2021 aangeboden aan de gemeenteraad. De accountant Public Sector Accountants (PSA) heeft de controle op de jaarrekening uitgevoerd. De heer Kalkman zal d.m.v. een presentatie ingaan op de inhoud van de bevindingen en het e.e.a. nader toelichten aan de gemeenteraad. De heer Tekir begrijpt dat het vooral over de controlebevindingen gaat en vraagt of ook over de jaarstukken op zich gesproken kan worden. De voorzitter zegt dat er schriftelijke vragen gesteld kunnen worden over de jaarstukken. De heer Kalkman geeft een presentatie (beschikbaar op iBabs). Op 11 april is gestart met de controle van de jaarrekening. Enkele belangrijke stukken ontbraken op dat moment. Samen met het vraagstuk inzake Europese aanbesteding heeft dat ervoor gezorgd dat de controle wat langer heeft geduurd. De definitieve stukken zijn nog niet gereed. Er is prima samengewerkt met de organisatie. Er zijn extra werkzaamheden nodig vanwege enkele onrechtmatigheden die zijn geconstateerd. Op 9 juni zullen de definitieve stukken beschikbaar zijn. Er zal een goedkeurende controleverklaring afgegeven worden maar voor rechtmatigheid zal een verklaring met een beperking afgegeven worden.

Er wordt niet in alle gevallen voldaan aan de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Hij licht dit nader toe. Het college heeft ervoor gekozen alleen de fouten van 2021 mee te nemen in de jaarrekening. Hij schetst de toename van het eigen vermogen van € 9,1 mln. Dat is gelijk aan het saldo van baten en lasten over 2021. De heer Iqbal vervolgt de presentatie en gaat in op de overige bevindingen met betrekking tot de grondexploitaties. De gemeente kiest ervoor de renteberekening te baseren op de situatie bij de perspectiefnota. Dat past binnen de kaders, maar voor Groote Haar is het gevoeliger omdat die nog lang moet lopen. Geadviseerd wordt om bij de perspectiefnota een toets te laten uitvoeren. Op basis van de gevoeligheidsanalyses blijkt dat 0,5 procentpunt verschil in de rente al kan leiden tot een toename van het verlies met € 3,9 mln. Dergelijke analyses zullen regelmatig gemaakt moeten worden. De heer Tekir merkt op dat er ook een voorziening getroffen zal moeten zijn om dit risico af te dekken.

Parallelsessie I&O Jaarstukken 2021 bespreken met accountant, 2 juni 2022

De heer Iqbal zegt dat bij een voorziening de regels gevolgd moeten worden; gekeken is of de voorziening groter zou moeten zijn. Een en ander is besproken met de afdeling. Het is goed om te benoemen dat het gevoelig is maar het past binnen de bandbreedtes. Desgevraagd zegt hij dat de voorziening voldoet aan de regels. De heer Den Hartog vraagt of Groote Haar effect heeft gehad op de verklaring met beperking. De heer Iqbal antwoordt dat met name de Europese aanbesteding daartoe aanleiding was. De heer Iqbal vervolgt zijn presentatie en gaat in op begrotingsafwijkingen; een klein investeringskrediet moet wel meegewogen worden in het oordeel. De voorziening riolering moet in lijn gebracht worden met de bepaling in het verslaggevingsstelsel Bbv. Twee nieuwe bankrekeningen zijn niet opgenomen in de financiële administratie. Het proces rondom het openen van nieuwe bankrekeningen zal opnieuw geëvalueerd moeten worden. De heer Den Hartog vraagt waarom dit niet is gebeurd. Op die manier loopt de organisatie een risico. De voorzitter zegt dat deze vraag schriftelijk beantwoord zal worden. De heer Iqbal zegt dat er wel inzage is geweest in de mutaties en de omvang hiervan is zeer beperkt. De heer Iqbal merkt op dat er sprake is van te hoog verantwoorde lasten jeugdzorg in de jaarstukken. Dat wordt opgenomen als controleverschil. Andere lasten zijn onvolledig verantwoord.

Er zijn geen fouten en onzekerheden aangetroffen in de Sisa-bijlage. De gemeenteraad heeft aandachtspunten meegegeven. De status invoering rechtmatigheidsverantwoording, Europese aanbestedingen en een betrouwbare ITomgeving. Het college heeft een onderzoek ingesteld inzake dit laatste punt en de aandachtspunten worden gedeeld met de raad. Met betrekking tot de toleranties en onzekerheden licht hij de controleverklaring met beperking toe. De voorzitter bedankt voor de presentaties en geeft gelegenheid voor het stellen van vragen. De heer Tekir vraagt met betrekking tot de riolering naar de onderbesteding die niet terugvloeit naar de algemene middelen. De heer Iqbar licht toe dat er een voorziening is voor middelen beklemd door derden. Dat zijn gelden die door de burger zijn betaald en die moeten besteed worden aan het riool. Er kunnen wel verschillen optreden t.o.v. de begroting die naar het resultaat of naar een bestemmingsreserve moeten gaan. Hierover zijn nadere afspraken gemaakt. De heer Tekir merkt op dat in de Turap € 2,2 mln. positief geprognosticeerd was en het resultaat is ongeveer € 8 mln. groter. Hoe beoordeelt de accountant de begrotingsdiscipline in de gemeente? De heer Kalkman zegt dat dit een goede vraag is voor de organisatie. Een meer diepgaande analyse van de jaarrekening zou kunnen plaatsvinden op dit punt.

Bij veel gemeenten en andere overheden is sprake van enig planningsoptimisme, waardoor niet alle budgetten ook besteed worden. De raad zou het college kunnen vragen die analyse uit te voeren. Mevrouw Pellikaan vraagt met betrekking tot de onrechtmatigheden inzake de aanbestedingen of het met name een kwestie van interpretatie is en of een en ander inmiddels is hersteld. De heer Kalkman bevestigt dit. Het gaat om contracten die voor 2021 zijn afgesloten. In 2021 zijn er geen nieuwe foute aanbestedingscontracten bij gekomen.

Parallelsessie I&O Jaarstukken 2021 bespreken met accountant, 2 juni 2022

De heer Koçak noemt de controleverklaring met beperking en vraagt wat dat precies betekent. Het college volgt al meerdere jaren niet het advies van de Commissie Bbv op; is gevraagd waarom dat niet gebeurt? De heer Kalkman zegt dat de gemeente Gorinchem de afgelopen twee jaar ook een verklaring met beperking heeft gekregen. Voor zover hij weet zijn daar geen consequenties aan verbonden door de toezichthouder. De minister van BZK maakt wel jaarlijks een brief aan de Tweede Kamer over de verklaringen die zijn afgegeven aan gemeenten. Veel gemeenten volgen het advies van de Commissie Bbv niet op. Als dit wel zou gebeuren zouden de fouten kunnen toenemen hetgeen zou kunnen leiden tot een afkeurende verklaring. De heer Den Hartog vraagt naar het investeringskrediet van € 57.000 wat is genoemd. Naar aanleiding van de managementletter vraagt hij of de adviezen al zijn opgepakt door de organisatie. De heer Kalkman antwoordt dat gekeken moet worden naar begrotingsrechtmatigheid. Bij een van de investeringskredieten is een verschil geconstateerd. Bij de interim-controle zal gekeken worden of de adviezen worden opgepakt. De voorzitter merkt op dat er nog schriftelijke vragen gesteld kunnen worden over de jaarrekening. Op 9 juni volgt een B&A-sessie over de jaarrekening. Besluitvorming vindt plaats op 23 juni.

De heer Tekir bedankt de accountants voor de mogelijkheid om hen tussentijds te spreken. Hij heeft hier graag gebruik van gemaakt. Hij waardeert ook de positief kritische opstelling van de accountants bij de controle van de jaarrekening. De heer Koçak sluit zich hierbij aan. Sluiting De voorzitter bedankt de aanwezigen voor hun inbreng en sluit de vergadering.

Parallelsessie I&O Jaarstukken 2021 bespreken met accountant, 2 juni 2022