20220203 Verslag Parallelsessie I&O Ambtelijke bijstand duaal (in)geregeld.docx

Parallelsessie Informatie en Ontmoeting, 3 februari 2022 Ambtelijke bijstand duaal (in)geregeld Samenvattend verslag Aanwezigen Voorzitter: Griffie: Fracties: Portefeuillehouder: Gasten: Notulen:

de heer B. Bahlmann de heer S. Vink Stadsbelang-Democraten Gorinchem-CDA-PvdA-SGP/ChristenUnie VVD-D66-SP-GroenLinks-Gorcum Actief-Fractie van Maaren-Lid Van Mourik mevrouw R. Melissant-Briene van de gemeente Echt-Susteren: burgemeester Hessels, de heer Van Balkom, gemeentesecretaris, mevrouw Hermans, raadsgriffier notulistenbureau Leeuwenburgh-Vendrig

Opening De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen hartelijk welkom. Hij licht het programma voor deze sessie toe. Ambtelijke bijstand duaal (in)geregeld Raadslid Van Santen (VVD) heeft op 23 september 2021 een initiatiefvoorstel ingediend, genaamd ‘Ambtelijke bijstand duaal (in)geregeld’. Mede naar aanleiding van de RIB van het college hierover, heeft dhr. Van Santen verzocht dit stuk van de agenda af te voeren en verzocht om een I&O in te plannen met als doel meer duidelijkheid en achtergrondinformatie te verkrijgen voor de nut en noodzaak van dit initiatiefvoorstel. Tijdens deze I&O sessie zijn de burgemeester, gemeentesecretaris en raadsgriffier van de gemeente Echt-Susteren aanwezig. Zij zullen u meenemen in de manier waarop de ambtelijke bijstand in deze gemeente sinds december 2020 is geregeld. Aan het einde van de sessie zal er worden geïnventariseerd hoe verder om te gaan met de agendering van dit initiatiefvoorstel. De heer Van Santen geeft een toelichting. In het afgelopen jaar is er samen met de griffie aan dit onderwerp gewerkt. Het voorstel is een deel in een groter geheel en vanavond gaat het over het verlenen van ambtelijke bijstand. Hij heet de heren Hessels, Van Balkom en mevrouw Hermans van de gemeente Echt-Susteren van harte welkom en geeft hen graag het woord. De heer Hessels waardeert het dat zij vanavond te gast kunnen zijn.

Hij schetst de achtergrond van hoe men in Echt-Susteren met dit onderwerp geconfronteerd is en hoe men hiermee is omgegaan. Hij licht toe dat Echt-Susteren in het smalste stukje van het land ligt midden in Limburg. Een gemeente met ongeveer 32.000 inwoners. Met andere gemeenten wordt intensief samengewerkt waardoor het niveau van dienstverlening vergelijkbaar is met die in een gemeente van 80.000 inwoners. Er is een nauwe band tussen kiezer en gekozene en er zijn veel lokale partijen. In de loop van 2014 deed zich in de raadsvergadering een probleem voor rond ambtelijke bijstand. De heer Hessels licht dit nader toe. Samen met de gemeentesecretaris en de griffier is hij een en ander gaan onderzoeken en geconcludeerd werd dat er een fout in de wet staat. Op dit onderwerp is hij vervolgens gepromoveerd. Intussen heeft de vorige minister dit bevestigd. Dit jaar wordt 20 jaar dualisme gevierd; een samenwerking tussen raad en college die wel een eigen verantwoordelijkheid hebben. Het is ook in het belang van het college dat coalitie en oppositie goed functioneren. De basis van de democratie is dat we respect hebben voor een minderheid. Vandaar ook het recht in de Gemeentewet op ambtelijke bijstand en

Parallelsessie I&O Ambtelijke bijstand duaal (in)geregeld, 3 februari 2022

fractieondersteuning. Bij de vaststelling van deze wet op 11 september 2001 is een amendement aangenomen; daar is niet serieus naar gekeken. Daarbij is vergeten dat alle gemeenteambtenaren met uitzondering van de griffie onder het college kwamen te ressorteren. In de Gemeentewet stond nog wel dat de raad een verordening maakt over ambtelijke bijstand. Uiteindelijk gaat de raad niet over de inzet van de ambtelijke capaciteit. Het college of de gemeentesecretaris bepaalt dat uiteindelijk. Dat is in tegenstelling tot wat de wetgever bedoeld heeft. In de modelverordening van de VNG stond ook dat de burgemeester uiteindelijk een besluit zou moeten nemen over de inzet van de ambtelijke capaciteit. Daar moest ook een oplossing voor gevonden worden. Mevrouw Hermans geeft een nadere toelichting. Het gaat erom de verhoudingen zo goed en eerlijk mogelijk te hebben. De coalitie vergadert wel met de wethouder en heeft daardoor meer en sneller informatie dan de oppositie. De modelverordening ambtelijke bijstand had eerst een bepaling over geheimhouding maar die is eruit gehaald. Dat leidde tot de situatie dat de oppositie eigenlijk niets meer durfde te vragen. De secretaris bepaalde dan feitelijk of er ambtelijke bijstand verleend werd. Dat was uiteindelijk niet goed voor raadsleden en voor de ambtenaren. De heer Van Balkom licht toe dat de ambtenaren in een lastige positie zaten.

Zij werden regelmatig benaderd door raadsleden. Als een wethouder daar weet van had, werd dat wel een lastige situatie. De ambtenaren kwamen in een loyaliteitsconflict. Er zijn verschillende regelingen bedacht om dit probleem op te lossen. Er is een beleidsregel opgesteld over ambtelijke bijstand. De ambtenaar doet dan werkzaamheden onder het gezag van de raad / de griffier. De ambtenaar is dan als het ware gedetacheerd naar de griffie. Dit vereist in bepaalde gevallen overleg tussen secretaris, griffier en burgemeester. Daarnaast is de ambtsinstructie van de gemeentesecretaris aangepast. Daarin wordt bepaald dat een van de taken is het uitvoeren van de beleidsregel. Daarmee is een scheiding aangebracht in het werk dat een ambtenaar doet voor het college en voor de gemeenteraad. Mevrouw Hermans licht toe dat de raad een nieuwe verordening ambtelijke bijstand vaststelt. De ambtelijke bijstand wordt geleverd als de griffie niet de inhoudelijke kennis heeft. Fractieondersteuning is bedoeld om de fracties inhoudelijk sterker te maken om inhoudelijke voorstellen te doen. Er is voor gekozen deze zaken goed te splitsen. Het college wordt dus opgeroepen om een beleidsregel te maken en legt deze voor aan de raad. Aansluiting is gezocht bij de procedure wensen en bedenkingen.

Zowel het RvO als de ambtsinstructie van de griffier hebben een soortgelijke parallelle bepaling waarin de rechten van de raad op informatie geregeld zijn. De kabinetschef heeft in Echt-Susteren ook een specifieke functie in dit kader. Op deze manier is een oplossing gevonden voor het manco in de wet dat de burgemeester heeft genoemd. De heer Hessels licht toe dat het belangrijk is dat de raadsleden zich houden aan deze regels. Belangrijk is het onderscheid tussen de verschillende manieren om aan informatie te komen. De wet zal hierop nog worden aangepast. Aan artikel 33 Gemeentewet zal een vierde lid worden toegevoegd. Voor nu is de oplossing die is gevonden een goede manier om een en ander te regelen. Het is heel goed geweest voor de onderlinge verhoudingen in de gemeente. De heer Van der Meijden vraagt naar een reactie van de burgemeester. Mevrouw Melissant verwijst naar de raadsinformatiebrief van het college. Zij heeft ook een goed gesprek gehad met burgemeester Hessels. Onder verwijzing naar de raadsinformatiebrief zegt zij dat het college zich afvraagt voor welk probleem dit een oplossing is. Zij vindt het heel mooi hoe de driehoek in dit kader in Echt-Susteren opereert. Het feit dat de wetgeving aangepast wordt geeft wel aan dat het in dit kader soms niet goed gaat. Zij hoort graag hoe de raadsleden hier tegenaan kijken. Gezien de aanstaande

Parallelsessie I&O Ambtelijke bijstand duaal (in)geregeld, 3 februari 2022

wetgeving zal dit ook geïmplementeerd moeten worden. Zij staat er in die zin positief tegenover. De heer Van Willigen zegt zich af te vragen welk probleem hier opgelost wordt. Hij vraagt wanneer het wetsvoorstel aan de orde komt. De heer Hessels zegt dat alles erop wijst dat de wijziging van de wet volledig in lijn zal zijn met de wijzigingen die hij heeft voorgesteld. Het maakt dus eigenlijk niet uit of de wet er snel komt. Het is aan te bevelen om vooruit te lopen op de wetgeving. De (vorige) minister heeft gezegd dat zij de aanbevelingen van zijn proefschrift overneemt. Mevrouw Molengraaf bedankt voor het duidelijke verhaal. Dit bevestigt haar in haar mening hierover. Toen zij de raadsinformatiebrief las, vond zij dat een beetje flauw. Zij heeft zowel in de oppositie als in de coalitie gezeten en er is wel degelijk een verschil in dit kader. Zij vindt dat de opmerking van het college door de toelichting vanuit Echt-Susteren ontkracht is en zegt het voorstel te zullen steunen. De heer Koçak spreekt zijn waardering uit voor de inbreng van de gasten uit Echt-Susteren. Hij heeft het contact met de ambtelijke organisatie altijd prettig gevonden. Hij heeft nooit een probleem ervaren. Het ging altijd om feitelijke informatie en advisering. Hij begrijpt dat het voorstel betekent dat er altijd via de griffier contact opgenomen moet worden met een ambtenaar.

De procedure voor ambtelijke bijstand moet voor de raad wel heel duidelijk gemaakt worden. De griffie moet hier ook goed voor ingericht zijn. De heer Hessels geeft aan dat de zaken goed uit elkaar gehouden moet worden, ambtelijke bijstand enerzijds en het ombudswerk anderzijds. Voor dit soort vragen heeft Echt-Susteren de functie van kabinetschef een bepaalde positie gegeven. De vragen moeten ook binnen 24 uur beantwoord worden. Het is ook heel herkenbaar dat de heer Koçak nooit een probleem heeft ervaren in zijn contacten. De ambtenaren moeten wel een rugdekking hebben dat zij vrijuit kunnen spreken. In Echt-Susteren zijn de raadsleden meer tevreden dan voorheen. De heer Koçak vraagt of dit ook consequenties heeft voor de inrichting van de griffie. Het onderscheid tussen ombudsfunctie en inhoudelijke dossiervragen moet voor de raadsleden wel heel duidelijk gemaakt worden. Mevrouw Hermans antwoordt dat in het RvO een nieuw artikel is toegevoegd waarin de verschillende mogelijkheden zijn onderscheiden. Daarbij is aangegeven wat op welk moment van toepassing is. De heer Koçak merkt op dat na de verkiezingen een en ander goed en duidelijk geregeld moet worden. Hij vraagt hier aandacht voor. Mevrouw Molengraaf zegt dat het in het inwerkprogramma opgenomen kan worden voor de nieuwe raad.

In de chat wordt gevraagd door de gemeentesecretaris in hoeveel gemeenten het voorbeeld van Echt-Susteren is overgenomen. De heer Hessels antwoordt in heel weinig gemeenten, maar in meer plaatsen wordt er inmiddels over nagedacht. Hij licht toe dat weinig gemeenten Echt-Susteren rechtstreeks benaderd hebben. Uiteindelijk zal iedereen eraan moeten toegeven want de wet is niet duidelijk en wordt aangepast. De Raad voor Openbaar Bestuur is ook van mening dat dit de beste oplossing is en dat men hoopt dat de gemeenten dit zullen overnemen. Overigens staat men open voor elke verbetering. De heer Van Santen bedankt voor de heldere toelichting en voor de reactie van de burgemeester van Gorinchem. Hij hoopt dat het voor iedereen nu duidelijk is. Dit is een

Parallelsessie I&O Ambtelijke bijstand duaal (in)geregeld, 3 februari 2022

eerste stap en het verdient nadere uitwerking. Hij zou het voorstel graag willen agenderen voor de volgende raadsvergadering als hamerstuk. Mevrouw Melissant spreekt waardering uit voor de manier waarop een en ander is toegelicht. Zij vindt het belangrijk dat ook de griffier en de gemeentesecretaris hierop een reactie kunnen geven voordat hierover besloten wordt. Het vergt uiteindelijk een goed samenspel. De heer Van Santen merkt op dat hij het voorstel juist samen met de griffie heeft opgesteld. De heer Van der Meijden steunt de heer Van Santen in zijn oproep tot snelle besluitvorming. Hij vraagt of het mogelijk is voor de raadsvergadering een zienswijze van de gemeentesecretaris te vragen. Hij wil agendering als bespreekstuk open houden. Mevrouw Molengraaf begrijpt de zorgvuldigheidseis maar zij meent dat de raad wel het besluit kan nemen om dit te gaan regelen en de uitwerking aan het college te laten waarna de nieuwe raad vervolgens een besluit kan nemen. Mevrouw Melissant zegt dat zij het belangrijk vindt een reflectie van de gemeentesecretaris te krijgen. Dat kan schriftelijk en kan betrokken worden bij de besluitvorming. De voorzitter concludeert dat het voorstel geagendeerd wordt voor de raadsvergadering, voorzien van een zienswijze van de gemeentesecretaris. Sluiting De voorzitter bedankt de aanwezigen voor hun inbreng en sluit de vergadering.

Parallelsessie I&O Ambtelijke bijstand duaal (in)geregeld, 3 februari 2022