20220106 Memo Raadsgriffie - Besloten Parallelsessie IO 'Kleinschalige opvang vluchtelingen' d.d. 13 januari 2022.pdf

MEMO Aan

: Raadsleden & fractieassistenten

Van

: Raadsgriffie

Betreft

: Besloten Parallelsessie I&O – Kleinschalige opvang vluchtelingen d.d. 13 januari 2022

Datum

: 6 januari 2022

Geachte raadsleden en fractieassistenten,

Met deze memo informeren wij u over de werkwijze bij de besloten parallelsessie informatie & Ontmoeting (I&O) d.d. 13 januari 2022 met als onderwerp ‘Kleinschalige opvang vluchtelingen’.

Besloten parallelsessie In 2021 is door de gemeenteraad de bereidheid uitgesproken om in Gorinchem passende, kleinschalige opvang van statushouders en kansrijke asielzoekers te faciliteren en daarover met de raad, het college en de inwoners het gesprek aan te gaan. Het college onderzoekt hiervoor momenteel de mogelijkheden. Daarnaast wordt in motie 232 “Bevordering verkoop en herontwikkeling belastingkantoor” opgeroepen om het zoeken naar mogelijkheden voor kleinschalige opvang voortvarend door te zetten en daarover maandelijks te rapporteren. Om in de parallelsessie van 13 januari 2022 ook informatie rondom mogelijke locaties te kunnen delen en bespreken, is voor deze sessie beslotenheid vereist en heeft het college geheimhouding opgelegd op de te delen presentatie (o.g.v. WOB artikel 10.2 lid b, f en g).

Proces parallelsessie 13 januari Raadsvergaderingen en parallelsessies zijn in beginsel openbaar; ze worden in ieder geval in het openbaar aangekondigd en geopend. Het is echter mogelijk om in beslotenheid te vergaderen. Hieronder is stapsgewijs het proces om tot beslotenheid te komen uitgewerkt: •

Op verzoek van de voorzitter worden (in figuurlijke zin) de deuren gesloten. Omdat de vergadering op 13 januari in digitale vorm via MS Teams plaats zal vinden, wordt u verzocht deze parallelsessie in een rustige privé ruimte te volgen en, indien mogelijk, gebruik te maken van oortjes c.q. koptelefoon.

•

Als de ‘deuren worden gesloten’ besluit de vergadering of er naast de aanwezige raadsleden en fractieassistenten nog anderen aanwezig mogen zijn (bijv. betrokken ambtenaren en de notulist).

1

•

Zodra de beslotenheid door de vergadering is bevestigd, zorgt de griffie dat de livestream via internet wordt stopgezet.

•

Eenmaal achter gesloten deuren legt de voorzitter eerst het voorstel om met gesloten deuren te vergaderen in bespreking. Alleen als de aanwezigen met meerderheid hiermee instemmen zal daadwerkelijk in beslotenheid worden vergaderd. Zo niet, dan zal de vergadering verder in de openbaarheid worden voortgezet.

Bekrachtigen Geheimhouding Als de bespreking in beslotenheid is afgerond, stelt de voorzitter voor -alvorens weer terug naar de openbaarheid te gaan- om geheimhouding op te leggen over het tijdens het besloten deel behandelde en over de stukken die tijdens de parallelsessie zijn overlegd. De genoemde stukken worden wanneer een meerderheid instemt om geheimhouding op te leggen ter inzage bij de griffie gelegd. Buiten raadsleden en fractieassistenten mag niemand kennis nemen van de gedeelde presentatie en het verslag. Om de geheimhouding op de presentatie en het verslag te laten voortduren wanneer deze bij de griffie ter inzage worden gelegd, dient de gemeenteraad de geheimhouding te bekrachtigen. Dit zal gebeuren middels een Raadsvoorstel in de eerstvolgende raadsvergadering d.d. 27 januari 2022.

Mocht u nog vragen hebben of nader advies wensen dan kunt u altijd contact met ons opnemen.

De Raadsgriffie

2