20211028 Verslag Parallelsessie I&O Afstemming controleplan 2021 en kaders.docx

Parallelsessie Informatie en Ontmoeting, 28 oktober 2021 Afstemming Controleplan 2021 en kaders Samenvattend verslag Aanwezigen Voorzitter: Raadsgriffie: Fracties: Portefeuillehouder: Ambtelijk: Gast: Notulen:

mevrouw A. Mager mevrouw E. van Bekhoven Stadsbelang-Democraten Gorinchem-CDA-PvdA-SGP/ChristenUnie VVD-D66-SP-GroenLinks-Gorcum Actief- Fractie van Maaren de heer D. van Zanten de heer S. de Leeuw de heer W. Kalkman, accountant PSA notulistenbureau Leeuwenburgh-Vendrig

Opening De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen hartelijk welkom. Zij licht het doel van deze sessie toe. Afstemming Controleplan 2021 en kaders Zoals gebruikelijk presenteert de accountant jaarlijks het controleplan aan de raad. Het betreft een bevoegdheid van de raad. De raad krijgt de gelegenheid te reageren op de vraag: Welke onderwerpen zouden in 2021 vanuit de controlerol raad meer aandacht moeten krijgen? Wethouder Van Zanten geeft een korte inleiding. De accountantscontrole is een tool van de raad. De accountant zal zo dadelijk een presentatie geven voor de raadsleden. De wethouder is in feite in deze sessie een toehoorder. De heer Kalkman geeft een presentatie (beschikbaar op iBabs). Er is een controleplan aangeboden met een aanbiedingsbrief. Hij licht deze toe en schetst de controle cyclus. Het beoordelen van de bedrijfsprocessen en interne controles leidt tot een managementletter voor het college en een bestuurlijke samenvatting voor de raad. Na de controle van de jaarrekening wordt een accountantsverslag en een controleverklaring afgegeven. Het is de bedoeling vragenuurtjes voor de raadsleden te organiseren; hierover is contact geweest met de griffie en er zijn afspraken gemaakt voor de planning. De planning wordt toegelicht. De weging van fouten en onzekerheden wordt geschetst. Er wordt een rapporteringstolerantie van 0,1 miljoen gehanteerd.

In april wordt de jaarrekening gecontroleerd op getrouwheid en rechtmatigheid. De vraag wordt voorgelegd welke onderwerpen de raad meer aandacht zou willen geven bij de controle. Hiervoor worden enkele suggesties gedaan: • Status invoering rechtmatigheidsverantwoording in 2022. • Waarborgen voldoen aan interne en Eu-aanbestedingsregels bij nieuwe contracten. • Welke stappen onderneemt het college om aan te tonen dat er sprake is van een betrouwbare IT-omgeving? • Budgetbeheer en -bewaking, zowel de uitkomsten als het proces. De voorzitter bedankt de heer Kalkman voor de presentatie en geeft de aanwezigen gelegenheid om vragen te stellen. De heer Kuijten bedankt voor de presentatie. Het CDA vindt het een goed voorstel. Hij zou willen vragen of het college klaar is voor de rechtmatigheidsverantwoording. Hij vraagt ook aandacht voor de risico’s bij aanbestedingen die de gemeente heeft gelopen. Verder vraagt

Parallelsessie I&O Afstemming Controleplan 2021 en kaders, 28 oktober 2021

hij aandacht voor de informatiebeveiliging. Ook zou hij in dit kader willen weten of de gemeente klaar is voor de invoering van de Omgevingswet. Met betrekking tot budgetbeheer vraagt hij aandacht voor functiescheiding en rollenbewaking. De heer Hachhouch vraagt of de accountant met alle vier de suggesties aan het werk kan of moet de raad een keuze maken? De heer Kalkman vraagt hierin prioriteiten aan te geven zodat één of twee onderwerpen wat meer in detail bekeken kunnen worden. De heer Hachhouch vraagt naar de trend inzake de ESG accountancy, klimaat, sociaal en governance. De heer Kalkman zegt dat dit niet direct de rol van de accountant raakt. De accountant toetst aan normen en aan de kwaliteit van processen. Hij weet niet of ESG hier een goede plek in kan krijgen. Vorig jaar is wel gerapporteerd over social return en duurzaamheid. Diepgaander op ESG ingaan is een stap te ver. De heer Hachhouch vraagt als eerste aandacht te geven aan de IT-omgeving, ook in het kader van de Omgevingswet. De heer Bahlmann bedankt voor de presentatie. Hij kan zich vinden in het controleplan. Wat betreft de suggesties vraagt hij aandacht te besteden aan de onderwerpen rechtmatigheidsverantwoording en de aanbestedingsregels. De heer Chaaby zegt de invoering van rechtmatigheidsverantwoording van belang te vinden. Alle onderwerpen die genoemd zijn, zijn wel belangrijk.

Hij zou ook aan de accountant willen vragen waar de gemeente het meeste risico mee loopt. Hij noemt ook aanbestedingen als tweede prioriteit. De heer Kalkman denkt dat de eerste drie suggesties het belangrijkste zijn. Budgetbeheer zou volgend jaar opgepakt kunnen worden. Hij denkt dat de drie eerste punten wel opgepakt kunnen worden. Met betrekking tot de Europese aanbestedingsregels zegt hij dat hierin niet de staatssteun vraagstukken begrepen zijn. Het gaat over de wetgeving. In het vorige accountantsverslag is gerapporteerd dat de organisatie stappen heeft gezet in het verbeteren van het beheer van de Europese aanbestedingsregels. Nu is de suggestie om te kijken of het bij de laatste nieuwe aanbestedingen goed gaat. De heer Den Hartog merkt op dat de rapporteringstoleratie op 100.000 euro is gesteld en vraagt of dit niet wat hoog is. Is Gorinchem streng of mild voor de rapportering? De heer Kalkman zegt dat de raad hier over gaat. Hij denkt dat 100.000 euro voor de gemeente Gorinchem passend is. Hij zou het niet strenger maken. Gecontroleerd wordt op de 1,4 mln. Tussen de 1,4 mln. en de 100.000 euro kan de accountant wel tegen fouten aanlopen. Daar wordt over gerapporteerd. De heer Kuijten zegt de keuze van de accountant te volgen met betrekking tot de prioritering. De heer Kalkman stelt vast dat de eerste drie bullets opgepakt worden.

De vierde eventueel als dit zich voordoet en dan kan deze volgend jaar verder opgepakt worden. Sluiting De voorzitter bedankt de aanwezigen voor hun inbreng en sluit de vergadering.

Parallelsessie I&O Afstemming Controleplan 2021 en kaders, 28 oktober 2021

Parallelsessie I&O Afstemming Controleplan 2021 en kaders, 28 oktober 2021