20210518 Raadsmemo Perspectiefnota 2022-2025.docx

MEMO Aan

: Gemeenteraad

Van

: Griffie

Betreft

: Spoorboekje behandeling Perspectiefnota 2022-2025

Datum

: 18 mei 2021

Beste raadsleden, Op donderdag 8 juli 2021 staat de raadsvergadering in het teken van de perspectiefnota 2022-2025 (verder: PPN). Vanwege de veiligheidsmaatregelingen omtrent het coronavirus heeft de bespreking van de PPN een andere vorm dan in andere jaren. Om het proces soepel te laten verlopen hebben we onderstaande planning gemaakt. Dit in nauw overleg met de agendacommissie. Toelichting vorm Allereerst lichten wij graag kort de keuze voor deze behandelvorm toe. Bij de raad leeft al langer een wens voor een hybride vergadervorm die voldoet aan alle veiligheidsmaatregelen en toch effectief debat toelaat. Om aan deze wens tegemoet te komen is de behandeling op 8 juli opgedeeld in een raadssessie en een raadsvergadering. De Tijdelijke Wet Digitale Besluitvorming eist dat voor een rechtsgeldige raadsvergadering óf alle raadsleden via een eigen verbinding deelnemen aan de vergadering óf alle raadsleden in dezelfde ruimte aanwezig zijn. Een vergadering met maar een deel van de raad aanwezig in de raadszaal is dus niet mogelijk. Een raadsessie biedt uitkomst omdat deze geen rechtsgeldig karakter kent. Deze mag dus wel deels fysiek en deels digitaal bijgewoond worden door de raad. Tijdens de raadsessie, die de vorm heeft van een B&A-sessie, kunnen de elf fractiewoordvoerders met elkaar en het college in debat gaan in de raadszaal, waarbij de 1,5m afstand gehandhaafd kan worden.

De rest van de raad kan digitaal aansluiten. De daadwerkelijke, rechtsgeldige raadsvergadering zal na het afsluiten van het debat worden geopend en is volledig digitaal. Tijdens deze vergadering zullen alleen nog de formaliteiten, de officiële indiening van moties en amendementen, en stemmingen plaatsvinden. Verder debat of bespreking zal tijdens deze digitale vergadering niet meer plaatsvinden; er zal enkel ruimte zijn voor stemverklaringen. Voorafgaand Vóór de behandeling van de PPN zijn er twee belangrijke processtappen: 1. De volledige PPN is uiterlijk donderdag 10 juni beschikbaar op iBabs. 2. In de I&O-parallelsessie van donderdag 17 juni is er een presentatie met ruimte voor technische vragen. Schriftelijke deel De eerste termijn, bestaande uit de algemene beschouwingen en de reactie van het college hierop, zal schriftelijk worden afgedaan in de aanloop naar 8 juli. Hiervoor gelden de onderstaande deadlines. De griffie zal u enkele dagen vóór belangrijke deadlines een mail ter herinnering sturen. Omwille van het gelijke speelveld voor alle fracties en de voorbereiding van het college worden te laat ingediende beschouwingen niet meer geplaatst. De algemene beschouwingen dienen niet langer dan 1000 woorden te zijn.

Pagina 1 van 3 – Spoorboekje PPN 2022-2025

Eerste termijn (schriftelijk) Wat Algemene beschouwingen

Reactie college

Toelichting De fracties geven hun visie op de PPN. Raadsleden kunnen vragen stellen aan elkaar en aan het college omtrent de voorgelegde beleidskeuzes Het college geeft een reactie op de eerste termijn en op de al ingediende moties en amendementen, en gaat in op de vragen van de fracties omtrent de voorgelegde beleidskeuzes.

Deadlines Fracties dienen algemene beschouwen uiterlijk donderdag 1 juli in bij griffie. De griffie stelt alle binnengekomen algemene beschouwingen tegelijkertijd beschikbaar op iBabs op vrijdag 2 juli. College dient reacties op raadsvragen uiterlijk dinsdag 6 juli in bij griffie, die deze op woensdag 7 juli beschikbaar stelt op iBabs.

Spoorboekje 8 juli Hieronder leest u de planning van de besprekingen van de PPN. Deze planning is een prognose. Dat betekent dat u misschien eerder klaar bent met bepaalde stappen. De spreektijden voor de woordvoerders liggen vast en uitlopen op de planning is niet mogelijk. De voorzitter houdt zich strikt aan de afgesproken spreektijden. Raadssessie (raadszaal) Tijd Wat 15:00 – 15:15 Opening (15m) 15:15 – 17:15 (120m)

Tweede termijn

17:15 – 19:00 (105m)

Schorsing

19:00 – 20:00 (60m)

Reactie college

20:00 – 20:15 (15m)

Pauze

Raadsvergadering (digitaal) 20:15 – 21:00 Stemming (45m)

Aanwezig in raadszaal Voorzitter, plv. voorzitter, griffier, wethouders, woordvoerders fractie Voorzitter, plv. voorzitter, griffier, wethouders, woordvoerders fractie

Toelichting De voorzitter opent de sessie. De fracties reageren op elkaar en eventueel op de eerste termijn van het college. Ook kan hier alvast gedebatteerd worden over de ingediende moties en amendementen. Spreektijd: max. 10 minuten per woordvoerder Een schorsing zodat het college zich kan voorbereiden op de tweede termijn.

Voorzitter, plv. voorzitter, griffier, wethouders

Het college reageert op de tweede termijn van de fracties. Korte pauze voor aanvang van de raadsvergadering.

Voorzitter, plv. voorzitter, griffier

De gemeenteraad besluit over de stukken met betrekking tot de perspectiefnota. Hier worden de moties en amendementen officieel ingediend.

Op het stadhuis zullen wij het volgende faciliteren: 1. Tijdens de raadsessie kunnen de woordvoerders, wethouders, griffier, voorzitter en plaatsvervangende voorzitter aanwezig zijn in de raadszaal. Voor de overige raadsleden en ambtenaren zal er een MS-Teamsverbinding beschikbaar zijn. Medewerkers van de griffie en facilitaire dienst zullen aanwezig zijn in de bovengalerij. Pagina 2 van 3 – Spoorboekje PPN 2022-2025

2. Voor de woordvoerders zal er een plek op afstand zijn in het stadhuis waar zij tijdens schorsingen naartoe kunnen. U hoort enkele dagen voor de vergadering welke ruimte uw fractie krijgt toegewezen. 3. Voor overige raadsleden die om de één of andere reden niet thuis kunnen werken faciliteren wij tevens een plek op het stadhuis. Gelet op de voorbeeldfunctie van de gemeente adviseren wij om hier alleen bij hoge uitzondering een beroep op te doen. Gelieve uiterlijk donderdag 1 juli contact op te nemen met de griffie als u hier gebruik van wilt maken. 4. Na de tweede termijn van de raad is er een pauze waarin de woordvoerders naar huis kunnen gaan. Voor het college en eventuele anderen die de rest van de avond op het stadhuis bijwonen faciliteren wij een maaltijd. 5. Tijdens de schorsing vóór de reactie van het college kan het college vergaderzaal 7 gebruiken voor overleg. 6. Tijdens de tweede termijn van het college is alleen het college en de griffie aanwezig in de raadszaal. 7. Tijdens de raadsvergadering zullen alleen de voorzitter, de plaatsvervangend voorzitter en de griffie aanwezig zijn in de raadszaal. De wethouders kunnen dan hun eigen werkkamer gebruiken. Vragen? Heeft u nog vragen over de procedure of wilt u hulp bij het formuleren van uw beschouwingen, moties of amendementen? Schroomt u niet daarvoor aan te kloppen bij de griffie. Dit kan tot 8 juli.

Wij wensen u een fijne vergadering. Met vriendelijke groet, Raadsgriffie

Pagina 3 van 3 – Spoorboekje PPN 2022-2025