Raadsvoorstel Reglement van orde commissievergaderingen, (hamer)raadsvergaderingen en themabijeenkomsten raad gemeente Goirle 2023.pdf

Raadsvoorstel Agendapunt: Zaaknummer: Onderwerp Reglement van orde voor de commissievergaderingen, (hamer)raadsvergaderingen en themabijeenkomsten van de gemeente Goirle 2023 Datum voorstel Datum raadsvergadering 22 november 2023 12 december 2023

Aan de gemeenteraad, Voorstel De gemeenteraad besluit het: 1. Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van Goirle 2021 in te trekken; 2. Reglement beeldvormende en oordeelsvormende raadsbijeenkomsten gemeente Goirle 2021 in te trekken; 3. Reglement van orde voor de commissievergaderingen, (hamer)raadsvergaderingen en themabijeenkomsten van de gemeente Goirle 2023 vast te stellen. Aanleiding Op dinsdag 7 november 2023 heeft de raad besloten met ingang van 1 januari 2024 te stoppen met vergaderen volgens het BOB-model en over te stappen naar een geactualiseerde versie van het ‘oude’ Raad- en Commissie-model (bijlage 1). De uitgangspunten van deze nieuwe vergaderstructuur dienen te worden vertaald in regels over de gang van zaken tijdens commissievergaderingen, (hamer)raadsvergaderingen en themabijeenkomsten en vastgelegd in een reglement van orde. Het Reglement van orde voor de commissievergaderingen, (hamer)raadsvergaderingen en themabijeenkomsten van de gemeente Goirle 2023 (zie raadsbesluit) bestaat uit de volgende hoofdstukken: 1. Algemene bepalingen; 2. Commissievergaderingen; 3. Hamerraadsvergaderingen; 4. Raadsvergaderingen; 5. Themabijeenkomsten; 6. Bevoegdheden en instrumenten van raadsleden; 7. Slotbepalingen.

Bij het opstellen van dit reglement is ook gebruik gemaakt van het VNG-model Reglement van Orde gemeenteraad en het VNG-model Verordening op de raadscommissies (van maart 2022).

Ambtelijke bijstand: Frits Harteveld, raadsgriffier Zaaknummer:

1

Agendapunt:

Voorgesteld wordt de huidige reglementen (Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van Goirle 2021 (bijlage 2) en Reglement beeldvormende en oordeelsvormende raadsbijeenkomsten gemeente Goirle 2021 (bijlage 3)) gelijktijdig met het vaststellen van het nieuwe reglement van orde in te trekken. Beoogd effect De nieuwe vergaderstructuur (het vergaderen volgens een geactualiseerde versie van het ‘oude’ Raad- en Commissie-model in plaats van het BOB-model) wordt per 1 januari 2024 van kracht. Onderbouwing van de gevraagde beslissing Het uitvoeren van de opdracht ‘Efficiënter vergaderen’ op basis van bijlage 1: Vergaderstructuur uit het bestuursakkoord 2023-2026 Samen bouwen (bijlage 4). Voortraject Het bestuursakkoord 2023-2026 Samen bouwen is door de vier coalitiepartijen Lijst Riel Goirle, PvdA, VVD en CDA opgesteld. De raad heeft op dinsdag 29 augustus 2023 dit bestuursakkoord vastgesteld. Vervolgtraject Artikelsgewijze toelichting Na vaststelling van het Reglement van orde voor de commissievergaderingen, (hamer)raadsvergaderingen en themabijeenkomsten, wordt een artikelsgewijze toelichting van dit reglement opgesteld, waar een uitleg wordt gegeven van de nieuwe vergaderstructuur. Het streven is dat deze artikelsgewijze toelichting in het eerste kwartaal van 2024 voor de raad beschikbaar is.

Geheimhoudingsprotocol Het uitgangspunt van het algemeen belang van de openbaarheid van bestuurlijke informatie is dat alle raadsvergaderingen in beginsel openbaar zijn. Maar net als in iedere organisatie komen ook in de gemeente wel eens onderwerpen aan de orde die (nog) niet voor openbare behandeling in aanmerking komen. Dat kan te maken hebben met financiële en strategische belangen van de gemeente of van een onderhandelingspartner, maar ook van de persoonlijke levenssfeer van inwoners. In zo'n geval kan worden besloten een onderwerp niet in de openbaarheid te behandelen en dat er geheimhouding geldt ten aanzien van het behandelde en ten aanzien van de (inhoud van de) stukken. De Wet open overheid geeft in artikel 5.1 de gevallen aan, waarbij de openbaarheid van bestuur kan worden ingeperkt. De afweging daartoe moet expliciet worden gemaakt. In dit kader zijn in het nieuwe reglement van orde bepalingen opgenomen over besloten raadsvergaderingen en geheime stukken. In een Geheimhoudingsprotocol worden nadere regels opgesteld over geheimhouding van stukken en vergaderen in beslotenheid. De regels hiervoor zijn beschreven in de Gemeentewet, de Wet open overheid, de Algemene wet bestuursrecht en het Wetboek van Strafrecht. In GHO-verband wordt op dit moment gewerkt aan het opstellen van een Geheimhoudingsprotocol.

Het streven is dit protocol in het eerste kwartaal 2024 aan de raden in GHO-verband aan te bieden.

Zaaknummer

2

Agendapunt:

Evaluatie na één jaar na inwerkingtreding nieuw reglement van orde De raad heeft op dinsdag 7 november 2023 ook besloten om één jaar na de inwerkingtreding van de nieuwe vergaderstructuur een evaluatie te houden. Naar aanleiding van deze evaluatie kan het Reglement van orde voor de commissievergaderingen, (hamer)raadsvergaderingen en themabijeenkomsten van de gemeente Goirle 2023 worden aangepast. Bijlagen 1. Raadsvoorstel Vergaderstructuur d.d. dinsdag 7 november 2023; 2. Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van Goirle 2021; 3. Reglement beeldvormende en oordeelsvormende raadsbijeenkomsten gemeente Goirle 2021; 4. Bijlage 1: Vergaderstructuur uit het bestuursakkoord 2023-2026 Samen bouwen.

de raadsgriffier, Frits Harteveld

Zaaknummer

de voorzitter, Mark van Stappershoef

3