Personeel en formatie - een toelichting op benodigde arbeidscapaciteit Griffie.pdf

Formatie en ander personeel Een toelichting hoe we arbeidscapaciteit organiseren Thema-avond raad 23 mei 2023 Door: Mark van Stappershoef en Maud de Rooij

1

Agenda Deel A: Definities, rollen en kaders 1. Arbeidscapaciteit - vormen 2. Hoe bekostigen we dat? 3. Wie gaat over arbeidscapaciteit? Tussentijdse vragen

Deel B: Uitvoering en invulling 4. Werkwijze in de praktijk 5. Waar staan we nu? Personele lasten 2023 e.v. 23-5-2023

1. Arbeidscapaciteit a. Formatie ‘benodigde en vastgestelde arbeidscapaciteit van de gemeente om beleidsdoelstellingen te realiseren’

b. Inhuur ‘.. Tegen betaling inzetten van personele capaciteit en deskundigheid, zonder arbeidsovereenkomst of aanstelling …’

c. Hoe zit het dan met…. Uitbestede werkzaamheden, regionale samenwerking, detachering…. 23-5-2023

1a. Formatie Planmatige aanpak m.b.v. formatieplan:

• Gepland, regulier werk vertaald naar benodigde arbeidscapaciteit • Stabiele basis van structurele/tijdelijke functies verdeeld per domein/team • Wijzigingen o.b.v. nieuwe taken, bedrijfsvoerings- en organisatieontwikkelingen ->> In te passen binnen de financiële kaders in de P&C-cyclus 23-5-2023

Waarom inhaalslag formatie? Oude systematiek: Bezuinigingen: Gevolg:

€ voor werk en arbeidscapaciteit ‘los’ begroot toename werk, minderen op arbeidscapaciteit disbalans

Wel hadden we intussen: -> Nieuwe (wettelijke) taken -> Extra taken o.b.v. verwachtingen en ambities -> Bedrijfsvoeringsontwikkelingen -> Organisatieontwikkelingen 23-5-2023

1b. Inhuur • Voorzienbaar - Bv projectmatig of expertise (=specifiek) - Planbaar, dus financieel inpasbaar in P&C-cyclus

• Onvoorzienbaar - Bv bij langdurige ziekte, tijdelijke drukte en/of niet-invulbare vacatures - Beperkte financiële dekking -> Continuïteitsrisico

23-5-2023

1c. Hoe zit het dan met… • Uitbestede werkzaamheden

- Rekenen we niet tot de formatie - Opname in € in de begroting o.b.v. contract

• Regionale samenwerking

- Door samenwerking andere formatiebehoefte (in formatieplan) - Kansen voor gezamenlijke invulling (=bezetting)

• Detachering (in GHO en breder)

- Omvang van het werk wijzigt niet - Geen invloed op formatie, maar op bezetting

23-5-2023

2. Hoe bekostigen we dat? Kengetallen

2023

Vastgestelde formatie in fte1

167,50

Begrote formatie in fte2

142,59

Begroot voor formatie in €2

€ 12,6 mio

Niet begrote formatie 2023 in €

€ 750.000

Inhuurbudget

€ 104.000

Flexibele schil

€ 160.000

1. Bron: Formatieplan 2023 2. Bron: paragraaf Bedrijfsvoering begroting 2023

23-5-2023

Hoe bekostigen we dat? • Geld van het Rijk vaak algemene (= vrije besteedbare) dekkingsmiddelen soms specifieke (= geoormerkte) dekkingsmiddelen • Belastingen en heffingen - bv ozb, leges, toeristenbelasting, riool- en afvalstoffenheffing

• Overig 23-5-2023

3. Wie gaat over arbeidscapaciteit? Raad

College

Organisatie/Management

Bepaalt beleidskaders per programma

Vertaalt kaders naar uitvoeringsprogramma’s

Draagt zorg voor realisatie doelstellingen

Bepaalt financiële kaders per thema

Verdeelt themaraming naar uitvoeringsbudget per domein (o.a. voor arbeidscapaciteit)

Voert uit binnen beschikbare middelen (Euro’s en arbeidscapaciteit)

Stuurt op hoofdlijnen

Stelt omvang en samenstelling formatie vast

Zorgt voor personele bezetting, taakstelling en oplossen knelpunten

23-5-2023

TUSSENTIJDSE VRAGEN? 11

4. Werkwijze in de praktijk ➢ Functies uit het formatieplan: – Werving en selectie – Arbeidsovereenkomst is het uitgangspunt – Invulling met vaste of tijdelijke medewerkers

➢ Geplande (=begrote) inhuur: - Na begrotingsvaststelling beschikbaar - binnen kaders financiële verordening - bij onder- of overschrijding: verantwoorden 23-5-2023

Maar…..niets is zeker... • Verandering taken vanuit Rijk en/of raad/college • Bedrijfsvoeringsontwikkelingen • Organisatie-ontwikkelingen Verandering structurele behoefte arbeidscapaciteit = gewijzigde formatiebehoefte

23-5-2023

Soms onvoorspelbaar…. • Langdurige ziekte • Onvervulbare vacatures • Piekbelasting (werkdruk, achterstanden) • Specifieke kennis Verandering tijdelijke behoefte arbeidscapaciteit -> gewijzigde inhuurbehoefte 23-5-2023

En onverwacht…. vertrek In-, door- en uitstroom 35

Aantal medewerkers

30 25

20 15 10 5 0 2018

2019

2020

2021

Jaar Instroom

23-5-2023

Doorstroom

Uitstroom

2022

En onverwacht….ziekte Ziekteverzuim 2023 2022 2021 2020 2019 2018 0,00%

2,00%

4,00%

6,00% Verzuim > 1 jr

23-5-2023

8,00% Verzuim%

10,00%

12,00%

Voorbeelden 1) Vacature n.a.v. vertrek of pensioen 2) Langdurige ziekte 3) Opvangen piekbelasting/werkdruk 4) Specifieke kennis nodig 5) Extra taak of opdracht (rijk/raad/college) 23-5-2023

5. U ontvangt van ons Perspectiefnota 2024-2027 waarin: • Raad kennis neemt van voorgenomen beleids- en financiële kaders; • Voornemen disbalans werk <-> arbeidscapaciteit op te heffen m.i.v. 2024

Begroting 2024: • Vertaling richting v.d. nieuwe coalitie naar concrete resultaten, inclusief benodigde arbeid; • Benodigde formatie begroot binnen de themaramingen/taakvelden; • Indirecte apparaatskosten te herijken op de nieuwe formatie 2024 23-5-2023

VRAGEN? 19