B1 Bijlage bij aanbiedingsbrief Veiligheidsregio 12-4-2024 - Jaarstukken 2023.pdf

VRMWB | Jaarstukken 2023

We hebben de visie Toekomstbestendige Brandweerzorg doorontwikkeld en vastgesteld. We zijn gestart met het invullen van bijbehorende routekaart. Gebiedsgerichte Opkomsttijden (GGO): er wordt toegewerkt naar definitieve besluitvorming in het AB van juli 2024. Gemeenten zijn zowel ambtelijk als bestuurlijk betrokken middels informatiesessies. GGO verandert niet wezenlijk iets aan de spreiding van onze kazernes/materiaal en mensen maar vraagt wel om een andere kijk op risico's. Door de gemeenten waar de opkomsttijden in bepaalde gebieden worden overschreden wordt gewerkt aan inzicht van de risico's en mogelijke

25

• • •

• •

•

• •

Wat wijkt er af?

Wat is het plan?

VRMWB | Jaarstukken 2023

maatregelen. We voeren gesprekken met de gemeenten waar sprake is van een 'rood' gebied. Hier worden vanuit risicogerichtheid oplossingen ter voorkoming van brandrisico's ontwikkeld. De flexpoule om de beroepssterkte te garanderen heeft het eerste jaar goed gefunctioneerd. De uitstroom van zowel beroeps als vrijwilligers is beter in beeld gebracht middels een actueel en dynamisch dashboard, wat zorgt voor een betere planning en uitvoering van de benodigde instroom (werving en opleiding). Nieuwe vrijwilligers die instromen maar moeten wachten totdat een opleiding start, krijgen een stage-/meeloopperiode en rukken deels ook uit. Dit helpt verbinding te krijgen met het team, te wennen aan opkomen bij alarm en onder begeleiding eerste ervaringen op te doen. Deze pilot ‘Wachtverzachter’ is in 2023 succesvol verlopen en ontwikkelen we door. Omdat vrijwilligers zich ten opzichte van vroeger minder lang aan de brandweer binden is er een trend van grotere uitstroom te zien. Door middel van onder andere werkgeversmanagement, een landelijke wervingscampagne en social mediacampagnes blijven we actief werven, maar door grotere uitstroom blijft het tekort ongeveer gelijk. De applicatie om de beschikbaarheid van de brandweer te monitoren en te managen (leverancier Precom) is verder verbeterd.

Het dynamisch alarmeren dat in 2022 startte heeft gevolgen voor enkele posten in de buurt van beroepsposten. Voor de drie posten Halsteren, Prinsenbeek en Riel is mede daarom tijdelijk maatwerk geleverd. We vinden het belangrijk om goed te kijken naar de uitgangspunten en de betrouwbaarheid van de data. Voor het verkrijgen van betrouwbare data en daarmee realistische uitruktijden hebben we eind 2023 Telemetrie op onze eerstelijns tankautospuiten ingebouwd. Samen met de gemeenten hebben we het regionale project bluswater, onderhoud brandkranen afgerond. Het reguliere onderhoud (controles) brandkranen zal door Brabant Water uitgevoerd gaan worden. Hiermee komen voorgaande afspraken tussen gemeenten en Brabant Water over het beheer en onderhoud van brandkranen te vervallen en wordt dit op een uniforme wijze uitgevoerd. Dit draagt bij aan een betere beschikbaarheid en bereikbaarheid van alle brandkranen in de regio. Samen met de gemeente Tilburg zijn we gestart om op basis van toekomstige stedelijke ontwikkelingen te komen tot een plan om ook in de toekomst de brandweerzorg in de gemeente Tilburg op een goed niveau te kunnen houden. Dit traject loopt door in 2024. Het regionale project ‘Bluswatervoorziening’ is afgerond en bijvoorbeeld de gemeente Altena heeft al verbeteringen doorgevoerd.

We leverden interne onderzoeken op ter verbetering van onze primaire processen: ‘Inzet brandweer bij gaslekkages’ en ‘Inzet brandweerpersoneel bij reanimatiemeldingen’. Ook voerden we analyses uit naar de betrouwbaarheid van onze opkomsttijden en paraatheid.

2. We implementeren in samenwerking met alle veiligheidsregio’s het landelijke koersdocument en programmaplan Veilige Energietransitie (VEt). • Thema’s, preparatie en training worden opgepakt in samenhang met het landelijke programmaplan en verdeling over de veiligheidsregio’s.

26

Wat is er bereikt?

•

We continueren onze rol als ‘Kennisregisseur laadinfrastructuur’ voor alle veiligheidsregio’s.

•

We zijn structureel aangesloten bij de landelijke (afstemmings-)gremia op het thema Veilige Energietransitie. We volgen hierbij de landelijke ontwikkelingen en pakken deze onder de coördinatie van de ketenregisseur verder regionaal op. Eind 2023 is gestart met de bijscholing ‘Alternatief aangedreven voertuigen’ voor alle repressieve medewerkers. Alle bevelvoerders en officieren van de brandweer zijn tijdens de vakmanschapsdagen '23 over handelingsperspectieven op het gebied van Veilige Energietransitie (VEt) geïnstrueerd. Planvorming en handelingsperspectieven zijn beschikbaar via de online Bibliotheek Operationele Informatie (BOI). Naar aanleiding van diverse branden, zoals bij Axell Logistics in Etten-Leur, bekijken we samen met landelijke partijen hoe beter om te gaan met de effecten van zonnepanelen bij brand, vooral ook in de nafase. Een multidisciplinaire informatiekaart is gereed. We hebben een handelingsperspectief voor inwoners en bedrijven ontwikkeld voor ‘brand bij zonnepanelen’.

• •

•

•

Wat wijkt er af?

•

Wat is het plan?

•

Een structurele werkwijze voor, en borging van, ketenregie en samenwerking vanuit onze veiligheidsregio wordt vanaf 2024 verder ontwikkeld. 3. We vergroten onze opleidingscapaciteit en versterken opleidings- en oefenmogelijkheden.

• • • •

Wat is er bereikt?

• •

Wat wijkt er af?

VRMWB | Jaarstukken 2023

•

We concretiseren de denkrichting en implementeren verbeteringen voor de brandweeropleidingen naar aanleiding van de audit Kwaliteit Aanbieders Brandweeropleidingen (KAB) uit 2022. We ontwikkelen meer kwalitatief aantoonbare vakbekwaamheid. We ontwikkelen meer risicogerichte en functiegerichte oefenprogramma’s. Doorontwikkeling van ‘hybride leren’ (theorie/praktijk en fysiek/digitaal). In de opleidingscapaciteit wordt extra geïnvesteerd op basis van de businesscase uit 2022. Het toekomstige ambitieniveau voor vakbekwaamheid is bepaald en vakbekwaam worden en vakbekwaam blijven sluiten beter op elkaar aan. Daarmee is voldaan aan de adviezen uit de KAB 2022. We hebben voor de brandweer risicogerichte/ functiegerichte oefenprogramma’s ontwikkeld. Gestart is met spoorwegincidenten, scheepsincidentbestrijding, natuurbrandbestrijding, waterongevallen en Industriële brandbestrijding. De eerste ervaringen zijn positief. De meest actuele les- en leerstof is voor alle repressieve collega’s beter ontsloten via het ‘100-Knoppenbord’. Het onderzoek om de randvoorwaarden en toekomstvisie (business case) voor Safety Village in kaart te brengen heeft een drietal scenario's opgeleverd die in samenhang met andere ontwikkelingen zoals Cityring (het verkeersluw maken van de Tilburgse binnenstad) verder worden verkend.

Er blijven zorgen over de capaciteiten van oefen- en opleidingsmogelijkheden voor de toekomst. Door toenemende uitstroom bij beroeps en vrijwilligers zijn er meer opleidingen nodig om kwalitatief

27

brandweerpersoneel paraat te hebben. Op dit moment is er geen ruimte om in de verwachte grotere vraag te kunnen voorzien. • Een visie op hybride leren met onder meer augmented reality is voorbereid. • De zes pilots die zijn uitgevoerd (ten behoeve van kwantitatieve naar kwalitatieve beoordeling van vakbekwaamheid) hebben het inzicht opgeleverd dat het toetsen van vakbekwaamheid relatief veel capaciteit vraagt. We zoeken in 2024 verder naar alternatieven. 4. We zijn beter voorbereid op meerdere typen crises en organiseren onze crisisorganisatie - incl. Bevolkingszorg en Crisiscommunicatie - flexibeler. Wat is het plan?

• • • •

•

Wat is er bereikt?

•

• •

•

VRMWB | Jaarstukken 2023

De visie op crisisbeheersing 2.0 wordt geëvalueerd en eventuele bijsturingsvoorstellen worden ontwikkeld, mede beïnvloed door het Regionaal Crisisplan dat in 2023 wordt vastgesteld. Er is een duidelijke richting voor de structuur van inzet bij een flexibele of langdurige crisis, die ook is gelinkt aan het Regionaal Crisisplan in 2023. De doorontwikkeling van Bevolkingszorg en gemeentelijke crisisbeheersing wordt geïmplementeerd in en 2023. In 2023 wordt ingezet op opleiden, trainen en oefenen en de samenwerking met andere hulpdiensten. Het programmaplan voor een toekomstbestendige risico- en crisiscommunicatie wordt in 2023 geïmplementeerd. In 2023 wordt ingezet op de vakbekwaamheid van de crisiscommunicatiefunctionarissen en de samenwerking met andere hulpdiensten. Samen met de rijksoverheid en andere veiligheidsregio’s werken we toe naar het landelijk ontwikkelen van crisisplannen en naar een landelijke flexibele crisisorganisatie. Hiermee spelen we beter in op nieuwe, langdurige, steeds meer bovenregionale crises. Het (Informatie)Knooppunt Crisisbeheersing Regio Rijk (KCR2) speelt hierbij een belangrijke rol. De flexibele structuur ten behoeve van een langdurige crisis of bijzondere gebeurtenissen is verwerkt in het nieuwe Regionaal Crisisplan 2023-2027. Deze is beoefend in diverse oefensituaties en scenario's (o.a.

grensoverschrijdend scenario en oefening in Zundert) en wordt voortdurend naar behoefte aangepast/verbeterd. In het Algemeen Bestuur van 13 juli is het eindadvies voor een landelijk Uniform Kwaliteitsniveau Bevolkingszorg (UKB) vastgesteld en is opdracht gegeven voor de implementatie. Dit staat voor 2024 gepland. De nieuwe organisatieplannen Bevolkingszorg (warm en koud) zijn op 5 oktober vastgesteld door het Algemeen Bestuur. Op 1 november is de nieuwe crisisorganisatie volgens planning in werking getreden. De eerste ervaringen volgden vlak daarna al door een GRIP 1 in Breda (brand met ontruiming studentenflat) en een GRIP 2 in Oisterwijk (schoolindringer), waar de nieuwe werkwijze goed is verlopen. Het Programmaplan crisiscommunicatie 2023-2027 is op de onderdelen ‘verdeelmodel, flexibele opschaling, Adviseur Beleidsteam (BT) op lokaal piket en aanpassen functie Lokaal Hoofd’ samen met de gemeenten uitgewerkt. De resultaten worden opgenomen in het nieuwe organisatieplan Crisiscommunicatie. In 2023 is het reguliere vakbekwaamheidsprogramma aangeboden. Daarnaast ook functieopleidingen voor nieuwe piketfunctionarissen en de Regionaal Hoofden Taakorganisatie Crisiscommunicatie. In verband met de nieuwe organisatie van crisiscommunicatie per 1 juli 2024 zijn de Hoofden Informatie Crisiscommunicatie (HIN-CC) en de nieuwe

28

•

• •

Wat wijkt er af?

•

•

communicatieadviseurs BT opgeleid volgens de nieuwe werkwijze. Alle overige functionarissen crisiscommunicatie in de regionale piketteams zijn geïnformeerd over de veranderingen. Planvorming doen we steeds meer landelijk en interregionaal. Bij de nieuwe plannen over interregionale en landelijke thema’s is aansluiting gezocht bij Landelijke Crisisplannen en producten van de Interregionale Werkgroep Multidisciplinaire Planvorming. De GHOR realiseerde een uitbreiding op de positie Officier van Dienst voor de weekenduren en verbetert daarmee de paraatheid en beschikbaarheid. Ten tijde van het opstellen van de beleidsbegroting 2023 was nog onbekend dat er vanuit het Rijk extra BDUR-gelden beschikbaar werden gesteld ter versterking van de crisisbeheersing. De extra BDUR-gelden voor versterking van de crisisbeheersing zijn gebruikt voor onder andere extra formatie. De resultante daarvan is op diverse gebieden zichtbaar: een volledige poule CaCo’s, een visie op informatiemanagement, een inhaalslag op de Multidisciplinaire Informatiekaarten (MIK) voor crisisteams, de ontwikkeling van een crisisbibliotheek (BOI), een signaalkalender t.b.v. risicomonitoring, versterking op risicocommunicatie, extra capaciteit op evalueren en de vertaalslag naar borging van actiepunten en geleerde lessen.

Bevolkingszorg kan door extra capaciteit uit deze gelden beter aansluiten bij de ontwikkelingen in de crisisbeheersing en de programma’s en hebben een grote stap gezet in de versteviging van de samenwerking tussen de districten, de gemeenten en de Veiligheidsregio.* Crisisbeheersing 2.0 is door diverse crises (COVID-19 en de opvang van vluchtelingen), regionale organisatieontwikkelingen en de landelijke ontwikkelingen geen separaat uitgewerkte visie geworden en wordt ook niet meer gemaakt. In plaats daarvan is gekozen om alle lessen, inzichten en ontwikkelingen te verzamelen, bestuurlijk te presenteren en deze direct te vertalen in de nieuwe beleidsplannen en de uitwerking van de BDUR versterkingsgelden Crisisbeheersing. De flexibele structuur is opgenomen in het Regionaal Crisisplan, maar de concrete uitwerking in de vorm van het crisis-uitzendbureau is vanwege capaciteitsuitdagingen verschoven naar 2024.

5. We verbeteren onze informatiepositie bij het bestrijden van en sturing geven aan een incident, ramp of crisis. Wat is het plan?

• • •

• •

VRMWB | Jaarstukken 2023

De meldkamer in Bergen op Zoom wordt in 2023 samen met alle andere meldkamers aangesloten op één landelijk Informatievoorzienings- en ICTnetwerk. Invoering Nationaal Meldkamer Systeem (NMS). We implementeren bestaande viewers voor nieuwe doelgroepen (waaronder Bevolkingszorg), van operationeel (Operationele InformatieVoorziening (OIV)) tot en met strategisch (Veiligheids Informatie Knooppunt (VIK)). Dezelfde (GEO)-data structuur van VRMWB vormt hiervoor het fundament. We verkennen de mogelijkheden van grensoverschrijdende (GEO)-datauitwisseling, zodat we over de grens hetzelfde beeld hebben. We verbeteren de data-uitwisseling met ketenpartners, zoals de GHOR, OMWB en anderen door bredere toepassing van de ‘Informatie Gestuurde Veiligheid (IGV) Portaal’. Daarnaast geven we verder invulling en

29

Wat is er bereikt?

•

•

•

• • •

• •

• •

Wat wijkt er af?

ontwikkelen we het project RTIC-B (Real Time Intelligence Brandweer) voor het Operationeel Centrum Brandweer door. De Meldkamer Bergen op Zoom is aangesloten op het landelijk informatievoorzienings- en ICT-netwerk van de LMS (Landelijk Meldkamer Systeem). In het april is onze uitwijklocatie in zowel Den Bosch als Rotterdam gebruikt omdat er als gevolg van brand stroomuitval was. Deze uitwijk is zeer goed verlopen. De pilot in 3 OvD-Bevolkingszorg gebieden voor toegang tot de operationele viewer en portofoonverkeer is najaar 2023 afgesloten en wordt geïmplementeerd in 2024. Dit is gekoppeld aan de regionale implementatie van het landelijk eindadvies Uniform Kwaliteitsniveau Bevolkingszorg (UKB), waarmee een landelijk kwaliteitsniveau wordt beoogd. Voor grensoverschrijdende data-uitwisseling zijn extra Belgische data aan het VIK toegevoegd. In 2024 bezien we of een vervolg nuttig is. Voor de ontsluiting van operationele planvorming is de Bibliotheek Operationele Informatie (BOI, voorheen Crisisbibliotheek) operationeel. In 2023 is hij opgeschoond, geactualiseerd en is informatie beter vindbaar. De Visie Informatiepositie is in mei ambtelijk vastgesteld.

Kernbegrippen zijn: van onderbuik naar meer onderbouwd, doorontwikkelen Ivakmanschap, steeds meer standaard werkprocessen, intern en extern samenwerken, conform ISO 9001, meebewegen met digitalisering en middels een passende groei. De GHOR is aangesloten bij de (door)ontwikkeling van het Veiligheids Informatie Knooppunt (VIK, nieuwe naam IGV Portal (IGV: Informatie Gestuurde Veiligheid). 2023 is gebruikt voor de doorontwikkeling van de eigen viewer voor Operationele InformatieVoorziening (OIV viewer). Deze is begin 2024 operationeel. De OIV-viewer biedt de brandweer tijdens de uitruk informatie over de melding, eigenschappen van gebouwen en omgeving, mogelijke risico’s, aanwezige mensen en de aanwezige bluswatervoorziening. Het Operationele Dagjournaal is in eigen beheer ontwikkeld en in testfase gereed. Het Operationele Dagjournaal biedt actuele operationele informatie bij dienstoverdracht, ook binnen het OCB/VR. We hebben onderzoeken uitgevoerd op basis van in- en externe data zoals het onderzoek naar de inzet van de brandweer bij gaslekkages, het onderzoek inzet brandweerpersoneel bij reanimatiemeldingen maar ook analyses naar de betrouwbaarheid van statustijden en paraatheid.

•

Invoering van het Nationaal Meldkamer Systeem (NMS) is vertraagd. Er is landelijk een periode van herijking ingelast. * De rijksoverheid heeft ten behoeve van de versterking van de landelijke inzet op crisisbeheersing en informatiepositie in vier tranches (2023-2026) extra structurele Brede doeluitkering rampenbestrijding (BDUR) middelen beschikbaar gesteld voor de veiligheidsregio’s. Hiermee kan de bovenregionale en landelijke samenwerking beter georganiseerd en geborgd worden. Dit gaat bijvoorbeeld over de noodzakelijke versterking van de crisisbeheersingsorganisatie, het verbeteren van de informatiepositie en de doorontwikkeling en in beheer nemen van informatiesystemen. Ook is landelijk het Knooppunt Crisisbeheersing voor Rijksoverheid en Regio’s en partners (‘KCR2’) in ontwikkeling.

VRMWB | Jaarstukken 2023

30

De afgelopen jaren zijn alle veiligheidsregio’s geconfronteerd met extra taken. Ook ten aanzien van risicoen crisiscommunicatie en bevolkingszorg is de afgelopen jaren vol ingezet en wordt om een andere inzet van de veiligheidsregio’s gevraagd dan voorheen. Daarom is het noodzaak dat de afdeling crisisbeheersing en de crisisorganisatie redundant zijn georganiseerd, én dat ze voldoende wendbaar en flexibel zijn om een nieuwe langdurige crisis aan te kunnen. Vanuit de gedachte één is geen, zijn alle functies dubbel georganiseerd. Daarmee kunnen reguliere processen doorgaan als een medewerker in de (landelijke) crisisorganisatie actief is, en kunnen we bij een crisis nog sneller schakelen. Hieronder tonen we prestatie indicatoren over onze reguliere activiteiten (‘going concern’), waarmee we een bijdrage leveren aan een hulpvaardige en slagvaardige inzet. Binnen deze pijler vindt het overgrote deel van de activiteiten plaats van onze reguliere activiteiten. Het gaat om de volgende taken: repressie, (multi en mono) operationele voorbereiding en planvorming (o.a. bij grote evenementen zoals festivals), techniek facilitair en logistiek, informatiegestuurd werken, mono- en multidisciplinair opleiden trainen en oefenen, crisiscommunicatie, meldkamer/Operationeel Centrum Veiligheidsregio/Brandweer, Bevolkingszorg, grensoverschrijdende/internationale samenwerking en GHOR-taken.

In bijlage 6.3 zijn meer details opgenomen over de incidenten waar de brandweer voor gealarmeerd is. Realisatie 2022

Begroting 2023

Realisatie 2023

Repressie Aantal vrijwilligers Aantal beroeps

1.288 221

1.334 220

1.285 220

Opkomsttijden 1e TAS1 Objectnorm Objectnorm + 2 minuten 18 minuten norm

72 % 89 % 99 %

80 % 95 % 100 %

71 % 86 % 99 %

79 %

60 %

75 %

48 %

30 %

50 %

Multidisciplinair opleiden en oefenen Aantal opleidingen/trainingen/oefeningen Aantal deelnemers Aantal Grip-situaties % geëvalueerde grip-2 situaties

90 1.100 9 100%

110 1.200 -2 100%

110 1.200 2 100%

Operationeel Centrum Brandweer Afgehandelde incidenten brandweer 112 Afgehandelde meldingen 0900-0904

14.7003 -2

-2 -2

7.6374 3.365

52

18

40

Vakbekwaam worden en zijn Opkomstpercentage vrijwilligers bij oefenen Opkomstpercentage vrijwilligers bij alarm

Crisiscommunicatie Inzet crisiswebsite

1 De opkomsttijd 1e tankautospuit (TAS) is de tijd vanaf de melding op de meldkamer tot het moment dat deze aankomt bij het

incident. Voor ieder object is een normtijd vastgesteld in het dekkings- en spreidingsplan, gebaseerd op de gebruiksfunctie. Het

VRMWB | Jaarstukken 2023

31

toepassen van gebiedsgerichte opkomsttijden (GGO) in plaats van objectnormtijden kan leiden tot wijzigingen. We zien dat het resultaat van de opkomsttijden lager is dan de objectnorm. We maken per district een analyse van de opkomsttijden om de oorzaken beter te kunnen duiden en te bepalen welke factoren we kunnen beïnvloeden om de opkomsttijden te verkleinen. 2 Dit aantal wordt niet begroot. 3 In dit hoge aantal waren ook de meldingen van VR Zeeland verwerkt. 4 Het aantal van 7.637 past binnen het langjarig gemiddelde van circa 7.700. In dit aantal is de laatste jaren een geleidelijke daling

zichtbaar. Het opvallend hoge aantal over 2022 was afwijkend omdat er een ander type data-analyse uitgevoerd is.

Toelichting opkomsttijden In 2023 is de tendens voortgezet dat onze opkomsttijden geleidelijk langer worden. Waar in 2018 80 % van de eerste tankautospuit binnen de normtijd ter plaatse was, was dit in 2023 71 %. In 2018 was 92 % van de uitrukken van een TAS naar brand binnen de normtijd ter plaatse, in 2023 was dit 86 %. Als mogelijke verklaringen zien we de komst van verkeersremmende maatregelen voor het vergroten van verkeersveiligheid, steeds meer 30 kilometerzones binnen de bebouwde kom, de verlaging van maximumsnelheid op provinciale wegen van 80 naar 60 kilometer, (nieuwe) vrijwilligers die steeds verder van de kazernes vandaan wonen vanwege nieuwbouw buiten het centrum, en vrijwilligers die niet in dezelfde plaats werken en wonen, waardoor zij overdag minder beschikbaar zijn. Uit onze dagelijkse praktijk: Team Collegiale Ondersteuning (TCO) “Dodelijk slachtoffer bij brand”, “een reanimatie van een 18-jarige uit een klein dorp” of een “ernstig verkeersongval met zwaar letsel”. Het zijn voorbeelden van emotioneel impactvolle incidenten. Collega’s van de 24-uurs dienst en vrijwilligers van de brandweer worden met regelmaat blootgesteld aan dergelijke emotioneel impactvolle incidenten. Het Team Collegiale Ondersteuning is dan 24/7 en het hele jaar door beschikbaar voor opvang en nazorg.

Zo kan een emotioneel impactvol incident dat mogelijk als schokkend wordt ervaren op een goede manier verwerkt worden. Want daar gaat het om; goede verwerking! Het team is er voor alle medewerkers in dienst van de Veiligheidsregio of die in opdracht van de veiligheidsregio werk verrichten. Dus bijvoorbeeld ook voor de officieren van dienst bevolkingszorg. Het team heeft in 2023 dertien keer een ondersteuningsverzoek gekregen. Team Brandonderzoek (TBO) Brandonderzoek en evaluatie is voor de brandweer een manier om te leren. Het levert informatie op over oorzaken van branden, brandverloop, de effectiviteit van preventieve voorzieningen en de effectiviteit van onze eigen inzet. De uitkomsten dragen bij aan het signaleren van trends, kennisdeling en het verbeteren van de taakuitvoering. In 2023 zijn 23 branden door het team Brandonderzoek onderzocht en gerapporteerd. Daarnaast is 7 keer een grootschalig brandweeroptreden geëvalueerd. Eén daarvan was een incident op Tweede Paasdag, hier brak een zeer grote brand uit bij de firma Axell Logistics in Etten-Leur. De resultaten uit het TBO onderzoek zijn gebruikt voor de interne evaluatie van de brandweer met de repressief leidinggevende van dit incident. Later is dit breder gedeeld in onze organisatie tijdens de periodieke bijeenkomsten van Officieren van Dienst.

VRMWB | Jaarstukken 2023

32

Financieel overzicht Weergave van de kosten voor het leveren van een hulpvaardige en slagvaardige inzet:

2.5

Wendbare en duurzame organisatie

Samen werken we aan veiligheid en veerkracht. Dit doen we langs de drie beleidspijlers met als fundament een wendbare en duurzame organisatie. Onze visie op een wendbare en duurzame organisatie: ‘Wij voeren onze veiligheidstaken tegen zo laag mogelijke maatschappelijke kosten uit. Wij werken samen, zijn duurzaam, werken informatiegestuurd en organiseren onszelf wendbaar. We zijn trots en doen ons werk vol passie.’ Wat willen we bereiken? In 2023 zetten we in op de volgende speerpunten: •

•

•

We zijn een flexibele en wendbare organisatie waarin medewerkers met passie en plezier werken, we zijn in staat om bij veranderende omstandigheden succesvol onze doelstellingen te realiseren. Onze medewerkers en stakeholders zijn ambassadeurs van onze organisatie. We beschikken over een goed georganiseerde en betrouwbare informatievoorziening die het mogelijk maakt een effectieve organisatie te zijn, onze producten en diensten te verbeteren en intensief samen te werken met onze partners op basis van betrouwbare, actuele en volledige informatie. We vergroten de transparantie, de stuurbaarheid en het lerend vermogen van de organisatie en ook de kennis over onze doelgroepen door slimmer en beter gebruik te maken van data en informatie. We versterken op duurzame inzetbaarheid van onze mensen zodat collega’s vitaal blijven.

Waar staan we nu? We beschrijven de stand van zaken van doelstellingen bij de speerpunten van 2023. 1. We zijn een flexibele en wendbare organisatie waarin medewerkers met passie en plezier werken, we zijn in staat om bij veranderende omstandigheden succesvol onze doelstellingen te realiseren. Onze medewerkers en stakeholders zijn ambassadeurs van onze organisatie. Organisatie Wat is het plan?

• •

Wat is er bereikt?

VRMWB | Jaarstukken 2023

•

Organisatiebreed zijn drie verbeterpunten benoemd, namelijk: feedback geven, evalueren van projecten en realistische planningen/ambitie. In 2022 maken we actieplannen die we in 2023 uitvoeren. In 2022 wordt de structuur van de organisatie geëvalueerd. De adviezen die hieruit voortvloeien zijn geïmplementeerd. Zowel in de afdelingen zelf als in het organisatiebrede leiderschapstraject worden de verbeterpunten doorgevoerd. Deze thema’s vragen na dit jaar

33

Wat wijkt er af?

nog onze aandacht. Ook hebben we in onze beleidscyclus voortdurend aandacht voor realistisch plannen. • De adviezen uit de evaluatie van de organisatiestructuur zijn grotendeels geïmplementeerd. Onder meer zijn de afdelingen Repressie Centraal en Informatie, Onderzoek en Analyse (IOA) samengevoegd tot één afdeling. • Ter versterking van de brandweerdistricten zijn tijdelijk voor de periode 2023, 2024, 2025 drie extra functies adviseurs brandweerzorg aangesteld. De omvang van de districten is na de reorganisatie toegenomen, terwijl het aantal leidinggevenden is verlaagd. Dit vraagt meer eigenaarschap van o.a. ploegleiders en vrijwillig postcommandanten en krijgt verder aandacht in het leiderschapsprogramma. • Verschillende groepen medewerkers hebben deelgenomen aan workshops eigenaarschap, waarin geleerd werd hoe een opdrachtgever en -nemer zich op een professionele manier tot elkaar verhouden. • Versterken positie als partner in veiligheid

Wat is het plan?

•

We zetten onze social mediakanalen en de website vrmwb.nl in om de merken Brandweer en Veiligheidsregio verder te positioneren tussen de andere hulpverlenings- en crisisorganisatie. Dit doen we heel specifiek met behulp van de techniek storytelling. Door middel van het publiceren van ervaringsverhalen van o.a. medewerkers nemen we de lezers/luisteraars mee in onze processen. De story’s (verhalen) zijn laagdrempelig en bedoeld voor de brede doelgroepen.

Wat is er bereikt?

•

We hebben dit jaar vijf ervaringsverhalen (‘storys’) via de website en social media (cross mediaal) gepubliceerd. Zie de verhalen bij: Onze mensen VRMWB

Wat wijkt er af?

Nieuwe wet- en regelgeving • Er is een waarborgfonds ingericht door landelijke samenwerking in de Stichting Risicobeheer. • Het beleidsplan 2023-2027 heeft een gedegen zienswijze traject met de raden doorlopen en wordt naar verwachting in juli 2023 vastgesteld door het bestuur. • De rechtspositionele basis van medewerkers is op basis van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra) ingebed en de aanstellingen van medewerkers zijn omgezet naar arbeidsovereenkomsten. • We zetten de eerste stappen op basis van het in 2022 opgestelde plan van aanpak en beschikbare middelen ten behoeve van Wet open overheid (Woo) + Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) + Besluit digitale toegankelijkheid overheid. • Samen met de gemeenten wordt invulling gegeven aan een nieuwe gemeenschappelijke regeling. In 2023 is een ontwerpregeling opgesteld en vastgesteld, zodat deze de wettelijk vereiste vaststellingprocedure kan gaan volgen.

Wat is het plan?

Wat is er bereikt?

VRMWB | Jaarstukken 2023

•

Waarborgfonds: bestuurlijke besluitvorming heeft plaatsgevonden in het Veiligheidsberaad van 30 juni. Het waarborgfonds en het expertisebureau, dat in ieder geval voorziet in de ondersteuning bij de afhandeling van ongevallen en de gezamenlijke inkoop van een ongevallenverzekering, is operationeel per 1-1-2024.

34

• •

•

•

Wat wijkt er af?

• •

Beleidsplan: het zienswijzetraject voor de gemeenteraden is op 19 juni 2023 afgerond. Negen gemeenten hebben hun zienswijzen gegeven. Het beleidsplan is op 13 juli door het bestuur vastgesteld. Wet open overheid (Woo): passieve openbaarmaking op grond van de Woo is geïmplementeerd met een pagina op onze website en elektronische formulieren om contact te leggen met Woocontactambtenaar of om een Woo-verzoek te doen. Een softwarepakket om documenten snel te anonimiseren verkleint de werklast en de termijnen voor beantwoording van de verzoeken. Besluit digitale toegankelijkheid: We willen volledig digitaal toegankelijk zijn. Onze website vrmwb.nl scoort een status ‘B’ op digitale toegankelijkheid en voldoet hiermee bijna geheel. Een afstudeeronderzoek vanuit Avans naar de implementatie van het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid heeft 7 aanbevelingen opgeleverd, met name gericht op digitale documenten. De Oogstichting heeft gezorgd voor bewustzijn van het projectteam en geadviseerd over digitale toegankelijkheid voor mensen met een visuele beperking. Het beleidsplan is als pilot digitaal toegankelijk gemaakt en vormt een eerste aanzet van deze ontwikkeling. Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr): het proces om te komen tot een gewijzigde gemeenschappelijke regeling is regionaal opgepakt.

Na het 1e zienswijze traject heeft het algemeen bestuur op 1 februari 2024 ingestemd met de aangepaste concept-regeling en deze ter vaststelling naar de gemeente verstuurd. Gelijktijdig met de formulering van een gewijzigde gemeenschappelijke regeling hebben griffiers in het westelijke deel van de regio de Nota Verbonden Partijen herschreven en is gewerkt aan een update en waar mogelijk een voorstel gedaan voor uniformering van de financiële spelregels. Wnra: geen ontwikkelingen, in afwachting van besluitvorming door de Minister van Justitie en Veiligheid. Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer: deze wet is op 9 mei 2023 definitief vastgesteld en gaat in werking op 1 juli 2024. We hebben een elektronisch kanaal voor het doen van Woo-verzoeken gerealiseerd. De andere kanalen volgen in 2024.

2. We beschikken over een goed georganiseerde en betrouwbare informatievoorziening die het mogelijk maakt een effectieve organisatie te zijn, onze diensten te verbeteren en intensief samen te werken met onze partners op basis van betrouwbare, actuele en volledige informatie. Informatievoorziening Wat is het plan?

•

De basis van de interne informatievoorziening is steeds beter op orde: de kernregistraties zijn bekend en worden goed beheerd, de data-kwaliteit in de administratieve systemen neemt toe, de GEO-data is beschikbaar daar waar dat nodig is. Nieuwe informatie, zoals Internet of Things (IoT) komt beschikbaar door inzet van sensoren op de voertuigen, waardoor “meten is weten” beter mogelijk wordt.

Wat is er bereikt?

•

Inzet van sensoren (telemetrie) op een steeds groter deel van onze voertuigen levert waardevolle informatie op. Deze data analyseren en verrijken we en gebruiken we op verschillende manieren; bijvoorbeeld bij incidentevaluaties, repressieve rapportages, RI&E, vakbekwaamheid, voertuigbeheer en (voorspellend) onderhoud.

VRMWB | Jaarstukken 2023

35

•

• •

Wat wijkt er af?

•

In 2023 hebben we een aanbesteding gedaan voor Identity & Access management, waardoor de toegang van medewerkers tot onze informatievoorziening wordt beheerd op basis van rollen. Hiermee komen we ‘in control’ op de in-, door-, en uitstroom van medewerkers binnen de organisatie en kunnen we beter samenwerken met onze ketenpartners. De implementatie loopt door in 2024. Dit jaar hebben we de voorbereidingen voor een nieuwe financiële applicatie (AFAS) inclusief inkoopmodule gedaan. Per 1-1-2024 is dit nieuwe systeem geïmplementeerd. We hebben onze server voor GEO-informatie gemigreerd. In 2024 kunnen we veel breder en eenvoudiger geografische informatie gebruiken. Onze dashboards voor sturing en verantwoording vragen op een aantal onderwerpen om betere kwaliteit van brondata. De zogeheten databronnen zijn niet altijd compleet en actueel. Bij het verder inrichten en gebruiken van onze informatiesystemen in 2024 richten we ons op het vergroten van datakwaliteit, waaronder die van de basisregistraties.

Informatieveiligheid Wat is het plan?

• • • •

Wat is er bereikt?

•

•

•

Wat wijkt er af?

•

•

VRMWB | Jaarstukken 2023

Vaste medewerkers hebben awareness trainingen gevolgd. Realisatie 80% Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Het accent ligt hierbij op het borgen van procedures en continuïteitsplannen. De beweging naar Vitale infrastructuur is ingezet. We haken aan bij de landelijk Computer Emergency Response Team (CERT) aanbesteding en richten. Een Security Operations Center (SOC) en Security Information & Event Management (SIEM) oplossing zullen vanaf Q3 onderdeel uitmaken van onze IT inrichting. Medewerkers kunnen deelnemen aan een online programma om bewustzijn (awareness) van informatieveiligheid te vergroten. Een groot deel van hen volgt periodiek deze modules. In 2023 heeft 62 % van de medewerkers het programma doorlopen. Voor de BIO zijn dit jaar meerdere initiatieven afgerond, waaronder: o Analyse van het gebruik van camerabeelden; o Eerste blauwdruk voor een business continuïteitsplan (BCP); o CERT contract is afgesloten met een gespecialiseerd bedrijf; In samenwerking met gemeente Breda en het Waterschap Brabantse Delta hebben we een cyberoefening gedaan. De oefening heeft ervoor gezorgd dat de deelnemers nog beter hun rol kunnen pakken. De procedure is op basis van deze oefening aangescherpt. De functie van Chief Information Security Officer (CISO) is vanaf oktober weer ingevuld.

Samen met de Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant (OMWB) hebben we een medewerker voor deze vacature geworven. Enkele verbeteringen van BIO zijn hierdoor vertraagd, waaronder het inrichten van een monitoringsysteem voor informatiebeveiliging (ISMS) en een analyse van de manier waarop onze informatiebeveiliging en compliance is ingericht. Het inrichten van een Security Information and Event Management (SIEM) SIEM/Security Operation Center (SOC) dat ons netwerk monitort om snel en adequaat te kunnen reageren op informatieveiligheid bedreigingen is

36

vertraagd vanwege beperkte capaciteit in de markt. Implementatie is voorzien in het eerste kwartaal van 2024. Digitaal werken Wat is het plan?

• • •

Wat is er bereikt?

• • • •

Wat wijkt er af?

• • •

We investeren in het digitaal vakmanschap van onze medewerkers, door het aanbieden van een trainingsmodule voor alle medewerkers, virtueel leren en oefenen en het digitaliseren van werkprocessen. We vervangen het bestaande documentmanagementsysteem (DMS) zodat dit beter aansluit op de wet- en regelgeving. We optimaliseren samen met de vakafdelingen de bedrijfsvoeringsprocessen en onderzoeken welke hiervan interessant zijn om te automatiseren. Onze medewerkers hebben deelgenomen aan trainingen voor het gebruik van SharePoint/Microsoft 365. In 2023 hebben we ons gericht op de technische inrichting van het DMS in SharePoint om archiefwaardig te gaan werken. Bedrijfsvoeringsprocessen zijn beschreven en vastgelegd. Proceseigenaren zijn toegekend die de processen beheren en onderhouden. De managementleden hebben een masterclass gevolgd over informatiegestuurd werken, waarin aandacht is besteed aan intern beleid voor het verzamelen, bewaren, bewerken en verwijderen van data (data governance) en informatieveiligheid. Verdere uitrol van deze manier van kennisdeling is voorbereid. In 2024 worden de medewerkers meegenomen in het implementatietraject van het DMS (adoptie) en gaan we live met deze oplossing. De archiefwaardigheid van de belangrijkste taakapplicaties is in 2023 niet getoetst, vanwege de krappe personele bezetting en de volgordelijkheid van het DMS.

Dit project schuift door naar 2025. Het onderzoek naar het automatiseren van bedrijfsvoeringsprocessen is eind 2023 gestart en leidt in 2024 tot uitkomsten.

3. We vergroten de transparantie, de stuurbaarheid en het lerend vermogen van de organisatie en ook de kennis over onze doelgroepen door slimmer en beter gebruik te maken van data en informatie. We versterken op duurzame inzetbaarheid van onze mensen zodat collega’s vitaal blijven. Presterend vermogen Wat is het plan?

• • •

VRMWB | Jaarstukken 2023

Als opmaat naar de nieuwe beleidsperiode 2023-2027 evalueren we onze prestatie indicatoren en kengetallen op inzicht en meerwaarde. De bijbehorende dashboards worden hiermee verbeterd. De gestage ontwikkeling van rapporteren naar trends analyseren en voorspellen vergt een omslag naar data gedreven denken: opleidingen horen hierbij. We stellen diverse Power-BI dashboards ook ter beschikking aan onze gemeenten, waarbij ook oog is voor ons maatschappelijk effect. We meten de meerwaarde van deze dashboards.

37

Wat is er bereikt?

• •

• •

•

We hebben intern zogenaamde ‘knoppencursussen’ gegeven, waarin medewerkers leren om beter gebruik te maken van Power BI-dashboards, zoals het dashboard over de toekomstige uitstroom van vrijwilligers. We gebruiken Power-BI dashboards in onze gesprekken met de gemeenten en bespreken de bijzonderheden die de dashboards weergeven. In gesprek met gemeente bepalen we hoe de dashboards nog meer van waarde kunnen zijn. De Monitor Integrale Veiligheid is geëvalueerd en wordt in samenhang met de Wijktool in 2024 verbeterd. De sturing- en verantwoordingsinformatie van afdelingen bedrijfsvoering is doorontwikkeld. Nieuwe indicatoren zijn beschreven en worden in 2024 verder geoperationaliseerd. Prestatie indicatoren worden geëvalueerd. Er zijn dashboards in ontwikkeling voor verschillende doelgroepen, zoals postcommandanten en ploegleiders.

Wat wijkt er af? Visitatie Veiligheidsregio MWB Wat is het plan?

•

Visitatie heeft als doel om veiligheidsregio’s als organisatie verder te ontwikkelen en om van en met elkaar te leren. We geven hiermee invulling aan artikel 56 van de Wet veiligheidsregio’s (Wvr), waarin staat dat het bestuur van de veiligheidsregio ervoor zorgt dat eenmaal in de vijf jaar een visitatie door een visitatiecommissie wordt verricht. In 2022 wordt landelijk gewerkt aan een voorstel voor aanpak van de visitatie, zodat die vanaf 2023 uitgevoerd kan worden. Het is nog niet duidelijk wanneer de visitatie binnen Veiligheidsregio MWB zal plaatsvinden.

Wat is er bereikt?

•

De visitatie van Veiligheidsregio’s gebeurt in twee delen. Eerst wordt een compacte visitatie op hoofdlijnen uitgevoerd. Hieruit kan een verdiepend thema worden gekozen dat in een vervolgvisitatie verder wordt verdiept. De ‘compacte visitatie’ van onze Veiligheidsregio is in juni 2024 en bereiden wij in het voorjaar 2024 voor.

Wat wijkt er af?

Duurzame inzetbaarheid personeel

Wat is het plan?

•

•

Wat is er bereikt?

•

•

VRMWB | Jaarstukken 2023

Er wordt uitvoering gegeven aan het in 2022 opgestelde actieplan ‘Samen Vitaal’ voor alle medewerkers en voor specifieke doelgroepen. De beweging naar een vitale organisatie groeit en wordt verder verspreid. Het wordt een vanzelfsprekendheid dat wij werken aan vitaliteit. Loopbaanplannen tweede loopbaanbeleid zijn ingevuld en worden conform die plannen uitgevoerd binnen financiële kaders. Het programma ‘Samen Vitaal’ is geborgd in het meerjarenbeleidsplan 2023-2027. In de hele regio zijn activiteiten uitgevoerd en workshops ‘Vitaliteit’ en ‘Team en talent’ georganiseerd die door de deelnemers gewaardeerd zijn met een 9. Er is een start gemaakt om op doelgroepniveau specifieke behoeften op te halen op het gebied van vitaliteit. We hebben in 2023 ook invulling gegeven aan ‘In een goeie flow door het PPMO’ voor de doelgroep Vrijwilligers, waarmee we hen ondersteunen en

38

• •

•

Wat wijkt er af?

•

faciliteren in de voorbereiding op het Periodiek Preventief Medisch Onderzoek (PPMO) en hen stimuleren het hele jaar door fit te zijn. Voorlopige loopbaanplannen zijn opgesteld en de voortgang daarvan wordt besproken in ‘het goede gesprek’. De vastgestelde loopbaanplannen en verzoeken tot uitstel 2e loopbaan (na 20 jaar) worden als zodanig uitgevoerd met de beschikbare personele en financiële middelen. Een deel van de medewerkers maakt geen gebruik van het 2e loopbaanplan omdat deze bijvoorbeeld terugvallen op een eigen bedrijf. Per 1 januari 2024 gaat de Regeling voor vervroegde uittreding (RVU) in. Dit geeft medewerkers de mogelijkheid om maximaal twee jaar voor de AOW-leeftijd vervroegd uit te treden. Het landelijk onderzoek Sustainable Employability Firefighters (SEmFire) is met een half jaar verlengd en de uitkomsten zijn daarmee vertraagd. De resultaten van het onderzoek worden medio 2026 verwacht. Deze vertraging heeft een negatief effect op het aantal vastgestelde loopbaanplannen en verzoeken tot uitstel.

Duurzame oplossingen werkplekken en huisvesting Wat is het plan?

• •

Wat is er bereikt?

•

• •

Afronding implementatie nieuwe werk- en huisvestingsconcept. Onze kantoren zijn ingericht op het hybride werken en medewerkers zijn gefaciliteerd en in staat gesteld om hybride te werken. Installatie LED-verlichting op kantoren in kazernes. 10 kantoorlocaties zijn aangepast om effectiever samen te werken en beter aan te sluiten op hybride (tijd en plaats onafhankelijk) werken. Hierbij zijn beleid en werkafspraken geïntroduceerd, onder de noemer ‘Samen Flexibel Werken’. Per 1 april 2023 is de locatie Doornboslaan ontmanteld. Bij vervanging van armaturen volgens het meerjarenonderhoudsplan (MJOP) wordt alleen nog LED-verlichting toegepast. Aanvullende maatregelen voor verduurzaming huisvesting zijn geïmplementeerd, zoals een gebouwbeheersysteem dat helpt om het energieverbruik te reduceren.

Wat wijkt er af?

Duurzame bedrijfsvoering

Wat is het plan?

• •

Wat is er bereikt?

• •

VRMWB | Jaarstukken 2023

Actief deelnemen aan het netwerk van veiligheidsregio’s op het gebied van duurzaamheid en het delen van best practices. Invulling geven aan het statement over duurzaamheid van de RCDV uit 2022 en de uitwerking ervan in het Beleidsplan 2023 - 2027. De ambities op duurzaamheid zijn ambtelijk vastgesteld. Hierin zijn de ambities voor de volgende hoofdthema’s beschreven: Klimaat, Mens, Circulariteit en Samenwerking. De CO2-voetafdruk is in beeld gebracht over referentiejaar 2022 en bedroeg 3.709 ton. We verkleinen deze voetafdruk de komende jaren systematisch. Dit doen we door o.a. inkoop van gegarandeerde groene

39

•

• •

stroom, elektrificering van dienstauto’s en personenbusjes en – in samenwerking met onze gemeenten - verdere verduurzaming van de kazernes. We zijn het traject gestart dat moet leiden tot certificering volgens de CO2-prestatieladder niveau 3 voorjaar 2024. De onderwerpen staan landelijk goed op de agenda bij de RCDV en vakraad bedrijfsvoering. Organisatorisch is er aansluiting gevonden bij de kerngroep Duurzaamheid van het NIPV en op regionaal niveau is aangehaakt bij de ‘Community of Practice’ (COP) van veiligheidsregio’s die actief aan de slag zijn/willen met de CO2-prestatieladder om de CO2voetafdruk volgens een gecertificeerde methodiek te verkleinen. Kennis is opgehaald en uitgewisseld tijdens de Roadshow Duurzaamheid van Brandweer Nederland. 20 Elektrische dienstbussen en 15 elektrische dienstauto’s zijn aanbesteed en zijn deels al eind 2023 uitgeleverd. Eind 2023 is gestart met het project om het mobiliteitsbeleid voor dienstreizen te actualiseren. Dit project richt zich op de vraag hoe VRMWB haar dienstreizen o.a. duurzamer kan uitvoeren.

Wat wijkt er af?

Financiële duurzaamheid

Wat is het plan?

Implementatie van de besparingsmogelijkheden naar aanleiding van bestuurlijke besluitvorming in 2022. De bestuurlijke financiële Taakstelling van €443.000 is gerealiseerd. -

Wat is er bereikt? Wat wijkt er af?

We blijven investeren in het goed uitoefenen van ons werk, richten onze processen efficiënt en doeltreffend in, vertalen en initiëren nieuwe ontwikkelingen en trends en adviseren en ondersteunen de organisatie bij beleidsvoering en uitvoering van taken op het gebied van: Personeel en organisatie - Financiën, planning en Control - Inkoop – Communicatie - Informatisering - Strategie en ontwikkeling. Hieronder tonen we prestatie-indicatoren over onze reguliere activiteiten (‘going concern’), waarmee we een bijdrage leveren aan een wendbare en duurzame organisatie. We blijven investeren in het goed uitoefenen van ons werk, richten onze processen efficiënt en doeltreffend in, vertalen en initiëren nieuwe ontwikkelingen en trends en adviseren en ondersteunen de organisatie bij beleidsvoering en uitvoering van taken op het gebied van: Personeel en organisatie - Financiën, Planning en Control - Inkoop – Communicatie - Informatisering - Strategie en ontwikkeling.

Personeel en organisatie Ziekteverzuim (organisatie) Opleidingsbudget (als % loonsom) % van de beroeps brandweermensen die in 2026 uitstromen is gestart met tweede loopbaanbeleid.

Realisatie 2022

Begroting 2023

Realisatie 2023

6,5% 2,5% 100%

4,5 % 2,5 % 100 %

4,5 % 2,3 % 50 %

Communicatie Meten reputatie via social media

VRMWB | Jaarstukken 2023

40

Volgers YouTube brandweer Volgers Facebook brandweer Volgers Instagram brandweer Volgers Facebook VRMWB Volgers LinkedIn VRMWB Volgers ‘X’ (Twitter) VRMWB Informatisering Klanttevredenheid1 Incidentafhandeling conform norm Aantal hacks (major storing) Strategie en ontwikkeling Woo-verzoeken - Aantal informatieverzoeken - Aantal zienswijzen/verzoeken Afgedaan binnen wettelijke termijn - Afgedaan binnen primaire beslistermijn - Afgedaan binnen primaire beslistermijn + wettelijke verdaging Raadsvragen afgedaan binnen termijn Aantal raadsvragen afgedaan binnen de wettelijke termijn Inkoop Rechtmatige aanbestedingen Realiseren inkoopplan

1

22.950 8.450 4.800 5.450 5.700 16.200

20.000 8.500 4.500 5.700 5.300 16.100

25.650 8.850 5.350 5.600 6.450 16.100

>7 95% 0

>7 95% 0

88% 0

9 -

5 -2 -2

21 15 6

100% 89%

100% -2

100% 76%

11%

-2

24%

100% -

7

100% 27

100% 76%

100% 80%

100% 80%

Klanttevredenheid wordt niet gemeten.

2 Deze cijfers worden niet begroot, maar worden wel weergegeven in de realisatie.

Toelichting Woo-verzoeken Het indienen van Woo-verzoeken is zichtbaar een trend en wordt gestimuleerd via landelijke ontwikkelingen en de (media-)aandacht daarvoor. Het indienen is eenvoudiger geworden door een elektronisch formulier volgens een nieuwe wettelijke verplichting. Het hogere aantal komt ook doordat VRMWB vaker een verzoek door derden voor het toesturen van een document steeds vaker als een Woo-verzoek behandelt. De Woowerkwijze verkleint namelijk de risico’s die bestaan als een verzoek om informatie op een ander niveau en niet volgens een vast proces afgedaan wordt. Verzekeringskwesties vormen steeds vaker de aanleiding voor een Woo-verzoek. Deze categorie vormt maar liefst 70% van de verzoeken. Hiervoor willen we een apart, minder bewerkelijk proces opzetten.

VRMWB | Jaarstukken 2023

41

Uit onze dagelijkse praktijk: Samen Vitaal Het programma ‘Samen vitaal’ is gericht op het niveau van de organisatie, de teams, leidinggevenden en medewerkers. We voeren workshops en bijeenkomsten uit bij afdelingen en sectoren op het gebied van de ‘Vitaliteitsschijf van 5’: Vitalogisch, Fysiologisch, Psychologisch, Ecologisch, Filosofisch. Voorbeelden zijn ontmoetingslunches met de directie en de workshop ‘Vitaliteit en mentaal welzijn’. Hiermee stimuleren we de eigen regie op vitaliteit en de beweging naar een vitale organisatie. Tijdens de Week van de Vitaliteit in september is nog eens extra aandacht gegeven aan vitaliteit. Meer dan 200 collega's namen deel aan negen verschillende workshops tijdens deze week die voor en door collega’s werden uitgevoerd. Naast aandacht voor alle aspecten van vitaliteit draagt dit ook bij aan verdere kennismaking en verbinding tussen collega’s uit alle onderdelen van de organisatie. In 2023 zijn we ook gestart om bij verschillende doelgroepen behoeften op te halen op het gebied van vitaliteit. Medewerkers vragen extra aandacht voor beweging, ontspanning en mentaal welzijn.

VRMWB | Jaarstukken 2023

42

Wat zijn de kosten?

Financieel overzicht Overhead Conform de BBV wetgeving moeten de kosten van Overhead inzichtelijk gemaakt worden in het jaarverslag. Deze zijn inzichtelijk gemaakt en verantwoord per pijler. Hieronder nog een samenvattend overzicht voor het totaal. Er is een overschrijding van € 132.000 op het lastentotaal van de totale Overhead. Een nadere toelichting hierop vindt u in paragraaf 4.6 Verschillenanalyse en 4.9 Rechtmatigheid.

VRMWB | Jaarstukken 2023

43

3.Paragrafen In dit hoofdstuk komen de paragrafen aan bod. De BBV kent de volgende paragrafen: • • • • • • • •

Bedrijfsvoering Wet open overheid Financiering Onderhoud kapitaalgoederen en investeringen Lokale heffingen Weerstandsvermogen en Risicobeheersing Verbonden partijen Grondbeleid

De paragrafen Lokale heffingen en Grondbeleid zijn voor ons niet van toepassing. Hieronder geven we een stand van zaken op bovenstaande onderwerpen.

3.1

Bedrijfsvoering

Formatie en Bezetting In onderstaand overzicht is onze formatie opgenomen. De realisatie heeft betrekking op de stand van zaken per ultimo 2023. Dit betreft de medewerkers met een aanstelling. De brandweervrijwilligers zijn uitgezonderd van het FTE-overzicht en apart verantwoord in deze paragraaf.

De bezetting is eind 2023 591,57 ft en is hiermee hoger dan de vastgestelde formatie van 581,41 fte. Deze overbezetting heeft te maken met de extra fte’s die met de extra BDUR-gelden voor het versterken van crisisbeheersing en informatievoorziening zijn aangetrokken. De formatie wordt eenmaal per jaar aangepast. Zo is de formatie van 2024 gelijk aan 602,1 fte, waardoor de bezetting weer binnen de formatie past. Inhuur op formatie In 2023 zijn er 26 externen ingehuurd op plekken binnen de bestaande formatie. Dit is veelal inhuur om vacatures tijdelijk op te vullen totdat er een vaste medewerker gevonden is. Vooral bij functiegroepen waarvan de arbeidsmarkt krap is komt dit voor. Ook komt het voor dat er inhuur plaatsvindt op het moment dat een vaste medewerker langdurig afwezig is en het werk voortgezet moet worden. Dit komt bijvoorbeeld voor bij ziekte, zwangerschap en het opnemen van ouderschapsverlof.

VRMWB | Jaarstukken 2023

44

Inhuur buiten formatie In totaliteit zijn er in 2023 25 externen ingehuurd voor specialismen zoals assurantiën, functioneel beheer, informatisering en advisering risicobeheersing. Ook voor beveiliging, ondersteuning en coördinatie van opvang vluchtelingen heeft inhuur plaatsgevonden. Ziekteverzuim In 2023 is het ziekteverzuimpercentage (4,48%) in vergelijking met de voorgaande vijf jaar gedaald. Ten opzichte van de landelijke norm van veiligheidsregio’s (4,5%) is het verzuim iets lager. In vergelijking met voorgaande jaren wordt het verzuim gekenmerkt met een lage verzuimfrequentie, terwijl de gemiddelde verzuimduur toegenomen is. Deze kenmerken zijn gelijk aan de cijfers die pre-corona het verzuim kenmerkte. Middels sociaal- en medisch overleg en het programma Samen Vitaal wordt actief gestuurd om het langdurig en het frequent verzuim en de oorzaken hiervan terug te dringen.

Naast het wegnemen van specifieke oorzaken is er ook in algemene zin meer aandacht besteed aan preventie van verzuim. Hiervoor is het Bedrijfszorgpakket van IZA zorgverzekering aangeschaft. Medewerkers met beginnende klachten, die op termijn kunnen leiden tot uitval, kunnen -zonder tussenkomst van de huisarts- door middel van diverse interventies op het gebied van fysieke en psychische klachten vroegtijdig geholpen worden. Hierdoor kan verzuim vermeden of sneller opgelost worden. Ook medewerkers met acute klachten kunnen door middel van de diverse interventies snel geholpen worden. IZA heeft hiertoe, verspreid over onze regio een netwerk van hulpverleners tot stand gebracht. Daarnaast hebben we een coördinator vitaliteit, die zorgt voor een actief beleid op vitaliteit en bewustzijn van het onderwerp.

VRMWB | Jaarstukken 2023

45

Vrijwilligers De bezetting van de vrijwilligers is 1285 fte per eind 2023 en ligt hiermee lager dan de vastgestelde formatie van 1334 fte.

Het thema vrijwilligheid is één van onze speerpunten. Het vinden en binden van vrijwilligers krijgt nadrukkelijk aandacht om voldoende instroom voor de toekomst te kunnen garanderen. Voor brandweerposten met vacatures worden doorlopend wervingsprocessen opgestart. De bezetting is in 2023 afgenomen met 3 vrijwilligers tot 1285. Dit betekent dat de uitstroom marginaal groter was dan de instroom in dit jaar. Rechtmatigheid Audit en Interne Controle Een goede administratieve organisatie en interne beheersing zijn belangrijke randvoorwaarden om betrouwbare cijfers te rapporteren en rechtmatig te handelen. Door middel van interne controles en audits wordt periodiek vastgesteld of interne procedures en afspraken zijn nageleefd en te rapporteren cijfers betrouwbaar zijn. Het gaat hierbij niet alleen om financiële cijfers. De afdeling Concerncontrol is onafhankelijk van de lijnorganisatie gepositioneerd en voert audits, evaluaties, (doelmatigheid)onderzoeken en analyses uit om vast te stellen of interne procedures en afspraken nageleefd worden. Invoering Rechtmatigheidsverantwoording De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is op 27 september 2022 door de Eerste Kamer vastgesteld.

Met ingang van het verslagjaar 2023 is de verantwoordelijkheid van het Dagelijks Bestuur voor de rechtmatigheid benadrukt doordat het Dagelijks Bestuur voor de eerste keer een verantwoording over rechtmatigheid af moet gaan geven in plaats van de accountant. Deze verantwoording geeft het Dagelijks Bestuur in de vorm van een verklaring af bij de jaarrekening. Tot het boekjaar 2023 gaf de controlerende accountant een oordeel over de rechtmatigheid. De rechtmatigheidsverantwoording gaat over de naleving van de regels die relevant zijn voor de financiële processen van VRMWB. Bijvoorbeeld naleving van wet- en regelgeving en aanbestedingsregels maar ook over misbruik of oneigenlijk gebruik van overheidsmiddelen of over lasten waarvoor geen dekking is opgenomen in de begroting (begrotingsonrechtmatigheid).

VRMWB | Jaarstukken 2023

46

De drie relevante criteria voor de rechtmatigheidsbeoordeling die voor de rechtmatigheidsverantwoording van toepassing zijn: 1. het begrotingscriterium; 2. het voorwaardencriterium; 3. misbruik en oneigenlijk (M&O) gebruik van overheidsmiddelen. Deze criteria moeten ondervangen worden door de (verbijzonderde) interne controles, de frauderisico analyse en de analyse begrotingsrechtmatigheid. De afdeling Concerncontrol zorg voor de uitvoering van deze werkzaamheden in samenwerking met de organisatieonderdelen. De onderbouwing van de verantwoording bestaat uit het adequaat inregelen van de interne organisatie en het uitvoeren van interne controles. Deze zijn vastgelegd in het intern controleplan die jaarlijks wordt vastgesteld door het Algemeen Bestuur. Ook worden analyses en voortgezette controles uitgevoerd op onderwerpen die hier aanleiding toe geven. De uitkomsten van deze controles leiden tot een verslag van bevindingen over de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een rechtmatige verantwoording mogelijk maken. Vanaf 2023 geeft de accountant een controleverklaring af met alleen een oordeel inzake de getrouwheid van de jaarrekening. In 2023 is gewerkt aan het herzien en beoordelen van de risico's in de financiële processen.

Op basis van de risico's zijn, voor ieder belangrijk financieel proces, de interne controleprogramma's beoordeeld. Dit heeft geresulteerd in bepaalde interne controles die zijn aangevuld en uitgebreid. In 2023 zijn alle activiteiten afgerond en dat heeft geleid tot het onderbouwd afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording door het Dagelijks Bestuur. In 2024 en verder borgen we deze activiteiten in de organisatie.

Bevindingen Rechtmatigheid Conform de kadernota Rechtmatigheidsverantwoording 2023 van de Commissie BBV dienen in de paragraaf Bedrijfsvoering een aantal zaken opgenomen te worden indien deze van toepassing zijn voor de Veiligheidsregio Midden en West Brabant. Voor de paragraaf bedrijfsvoering is de rapporteringsgrens is niet formeel vastgesteld door het bestuur. In overleg met de accountant hanteren wij voor dit jaar de rapporteringsgrens van EUR 50.000,-. In 2024 zullen wij de rapporteringsgrens formaliseren en vastleggen in onze financiële verordening. Wel is daarbij door het AB op 23 september 2020 ingestemd dat ook onder de drie procent de rechtmatigheidsfouten per kostencategorie transparant gemaakt worden bij de jaarrekening, door middel van een toelichting per categorie op hoofdlijnen ter verklaring van de fouten. Alle processen zijn bekeken en er zijn buiten hetgeen wij hieronder toelichten, geen onrechtmatigheden of fouten geconstateerd die boven de rapporteringsgrens komen.

VRMWB | Jaarstukken 2023

47

onderdeel

omvang

begrotingsrechtmatigheid

€ 102.895.031 € 102.895.031 €

203.186 €

203.186

€

-

voorwaardencriterium - onrechtmatigheid op inkopen - fiscaliteiten

€ €

37.543.926 € 4.366.416 €

30.510.198 € 1.863.206 €

334.876 € 41.189 €

334.876 -

€ €

-

misbruik en oneigenlijk gebruik

€

- €

- €

- €

-

€

-

interne controles - Simpled Cards

€

281.271 €

281.271 €

9.596 €

9.596

€

-

totaal

€ 145.086.644 € 135.549.706 €

588.848 €

547.658

0,53% €

-

€

3.086.851

3,00%

verantwoordingsgrens

gecontroleerd fout

fout na correctie

percentage fout

onzekerheid

percentage onzekerheid

0,00%

Er zijn geen onrechtmatigheden die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen (geen onrechtmatigheden boven grens 3%). We hanteren voor de rapporteringsgrens € 50.000,- in afstemming met de accountant. Deze fouten worden hier toegelicht. -

Begrotingsonrechtmatigheid De overschrijding op de lasten van overhead en algemene dekkingsmiddelen, ad. € 200.000 is beperkt en heeft geen mogelijkheid door compensatie van direct hieraan gerelateerde opbrengsten. De overschrijdingen zijn hiermee onrechtmatig. De overschrijding heeft betrekking op enkele bedrijfsmatige kosten, zoals prijsstijgingen, inhuur derden en de dotatie aan de voorziening spaarverlof. Conform onze financiële verordening artikel 23, 3e lid wordt door het Algemeen Bestuur, bij het vaststellen van de jaarstukken ingestemd met deze begrotingsonrechtmatigheid. Hierdoor telt deze niet mee voor het oordeel van de accountant. De uitgebreide meting van de rechtmatigheid op programma-onderdelen is opgenomen in de jaarrekening in hoofdstuk 4, paragraaf 4.9.

-

Onrechtmatigheid op inkopen Er is 1 inkooptraject aangetroffen die niet rechtmatig is verlopen. Dit betreft de aanschaf van kantoorinrichting. Dit inkooptraject is met een MVO (meervoudige onderhandse) procedure uitgevoerd. Het inkooptraject is ruim boven de gunning gerealiseerd. Dit project was begroot voor € 175.000 en is uiteindelijke gerealiseerd voor € 335.000. Hierdoor is niet alleen de gunning overschreden (met meer dan 10%), maar er had ook een andere procedure moeten worden gevolgd. Dit inkooptraject had door middel van een Europese aanbesteding moeten worden uitgevoerd. Dit project wordt geëvalueerd om helder te krijgen waardoor de contractwaarde is overschreden. In 2024 is op ditzelfde contract nog voor 23.000 euro aan financiële verplichtingen betaald. Na februari zijn er geen verplichtingen meer op dit contract vastgesteld.

Overige niet-materiële bevindingen Uit de interne controles zijn enkele bevindingen naar voren gekomen die binnen de gestelde rapporteringsgrens vallen, maar die aanleiding geven om deze nader toe te lichten. -

Op basis van de Interne Controle Programma’s (ICP) crediteuren en debiteuren zijn enkele afwijkingen geconstateerd m.b.t. de toepassing van de BTW regelgeving. Dit heeft aanleiding gegeven om in 2023 een VIC (Verbijzonderde Interne Controle) uit te voeren naar de toepassing van de BTW voor inkomende- en uitgaande facturen. De mogelijke risico’s zijn hierbij in kaart

VRMWB | Jaarstukken 2023

48

gebracht en er zijn selecties gemaakt vanuit de financiële administratie dossiers te analyseren. Op basis van de bevindingen zijn diverse verbeteracties ingevoerd. Er heeft een aanpassing plaatsgevonden van het proces, corrigerende en controlerende acties zijn uitgevoerd, tevens zal de kennis van de BTW wetgeving door middel van scholing worden vergroot. De geconstateerd fouten zijn gecorrigeerd. Alle facturen van de leveranciers en klanten waarbij een fout is geconstateerd zijn integraal gecontroleerd en gecorrigeerd. -