20210602 Concept verslag audit-comite 2 juni 2021.pdf

GEMEENTE GOIRLE Griffie

Vergadering audit-comité gehouden op 2 juni 2021 Opgemaakt door Aanwezig

Afwezig

Berry van 't Westeinde (griffier) Henk Gabriëls (voorzitter), Erik Schellekens, Theo van der Heijden, Fons Smits, Janneke van den Hout, M. van Loenhout (controller), Harrie Verbon (Rekenkamercommissie), Berry van 't Westeinde (griffier) N. Bovend’eerdt (accountant BDO) D. Meeuwissen (accountant - partner BDO) Johan Swaans (wethouder), Ingrid van Beers (controller)

1. Opening en vaststelling agenda Er wordt kennisgemaakt met de controller. Opgemerkt wordt dat ook in relatie tot de organisatieontwikkeling gekeken moet worden wie aansluiten bij het audit-comité. In het verleden waren het 2. Vaststellen verslag vergadering 20 januari 2021 Janneke van den Hout vraagt naar het advies van de vorige vergadering. Kan dat worden toegelicht? Henk Gabriels geeft aan dat het audit-comité voor zichzelf vooral een rol zag in het proces van planning en control. De inhoudelijke keuzes zijn aan de raad zelf. Henk Gabriels merkt op dat er een reactie managementletter is beloofd – deze is nog niet ontvangen. Hij vraagt ook wat de stand van zaken is met betrekking tot de uitkering TWM. De controller doet hier navraag naar. 3. Verslag van bevindingen accountantscontrole 2021 gemeente Goirle Mevrouw Bovend’eert presenteert de bevindingen bij de jaarrekeningcontrole. Henk Gabriels vraagt welke ruimte er nog in de grondexploitatie zit. D. Meeuwissen geeft aan dat het de vraag is of je dit sommetje zo maar kunt maken. Hier wordt nog naar gekeken. Henk Gabriels vraagt wat bedoeld wordt met de prestatielevering. Harrie Verbon vraagt of dan de conclusie is dat de helft van de PGB uitgaven dan niet rechtmatig is? N. Bovend’eert geeft aan dat 50% van deze uitgaven onzeker is. D. Meeuwissen geeft aan dat dit komt door hoe de SVB zaken regelt.

Daar heb je als gemeente geen invloed op. Henk Gabriels vraagt of hier in het kader van het inkoopproces van te leren valt. D. Meeuwissen geeft aan dat bij kleinere zorgaanbieders waar er geen controle verklaring is, er geen duidelijkheid is. Je zou kunnen afspreken dat je dan alleen maar met partijen zaken doet die een controleverklaring leveren. Dat is problematisch voor kleinere aanbieders. Je kunt ook je eigen controlemix inzetten. Dat is ook de afgelopen jaren verkend. H. Verbon vraagt naar het versterken van het contractmanagement. Daar hangt die onzekerheid mee samen. Is het contractmanagement versterkt? D. Meeuwissen antwoordt de inspanningen die zijn gedaan nog niet hebben geleid tot vermindering van de hoeveelheid onzekerheden. Henk Gabriels geeft aan dat al eerder is gevraagd aan de Rekenkamercommissie om eens naar contractmanagement te kijken.

1

GEMEENTE GOIRLE Griffie

Vergadering audit-comité gehouden op 2 juni 2021 Harrie Verbon stelt dat een onderzoek naar jeugdzorg wordt overwogen bij de Regio Hart van Brabant. Daar moet nog een voorstel voor worden geschreven. Dit staat zeker op de agenda. Henk Gabriels merkt op dat juist Wmo en ZIN niet bij Hart van Brabant vallen, maar bij de gemeente. Je kunt ook kijken hoe dit in de eigen gemeente is geregeld. Harrie Verbon neemt deze opmerking mee bij de uitwerking van het onderzoeksvoorstel. N. Bovend’eert geeft aan dat het meerjarenperspectief zorgen baart. D. Meeuwissen vult aan dat voor wat betreft de belastingcapaciteit Goirle in de gevarenzone zit. Henk Gabriels vraagt om een goede duiding van de grafieken over de financiele positie. Fons Smits vraagt of er zicht op is of het resultaat minder negatief wordt? Wordt zo’n negatief bedrag uit de reserve gehaald? De controller antwoordt dat de accountantscontrole nog niet helemaal is afgerond. Er kunnen nog wijzigingen komen. De dekking wordt aangegeven bij het raadsvoorstel. De standaard is dat dit ten laste komt van de Algemene Weerstandsreserve. Het kan ook via andere bronnen. Schriftelijk antwoord accountant op gestelde vragen: Grafiek p.14 belastingcapaciteit De figuur gaat in het accountantsverslag inderdaad tot 150%.

De belastingcapaciteit betreft de woonlasten tov het landelijk gemiddelde, waarbij uiteraard ook kaders gelden als maximaal 100% kostendekkendheid etc. Dus theoretisch kun je nog stijgen maar zal niet veel meer zijn, zeker niet tot 150%. Dat is meer om de verhouding in het plaatje weer te geven. Tekst p.5 inzake grondexploitatie De positieve eindwaarde bedraagt € 4,3 mln; dat wil zeggen het verschil tussen de totale opbrengsten en kosten gedurende de gehele projectperiode. Dit is gelijk aan gerealiseerd verschil t/m balansdatum + verwachte verschil t/m einde looptijd project. Daar is de in het verleden genomen tussentijdse winst niet op in mindering gebracht. Die loopt via de boekwaarde op de balans: realisatie opbrengsten en tussentijdse winst –/- realisatie kosten. De € 2,7 mln negatieve boekwaarde ultimo 2020 wil zeggen dat t/m balansdatum meer opbrengsten zijn gerealiseerd dan kosten. De POC-methode heeft er in voorgaande jaren voor gezorgd dat de gemeente al tussentijds winst heeft genomen naar rato van voortgang realisatie opbrengsten versus kosten t.o.v. de verwachte eindwaarde. Je kan dus niet zeggen dat het verschil tussen de € 4,3 mln en € 2,7 mln de winst is die ze in de toekomst gaan maken. Dat is afhankelijk van realisatie kosten en opbrengsten tot einde projectperiode.

4. Rekenkamercommissie Harrie Verbon geeft aan dat het lopende onderzoek naar de P&C cyclus een quick scan zou moeten worden. Het zou inzage moeten geven in de koppeling tussen beleidsdocumenten en begrotingsstukken. Dat zouden we graag doen in overleg met het ambtelijk apparaat. We gaan dit nu doen op basis van de stukken afsluiten, zodat we dat nog voor de zomer kunnen aanbieden aan de raad. De raad kan dat dan nog betrekken bij de begroting.

2

GEMEENTE GOIRLE Griffie

Vergadering audit-comité gehouden op 2 juni 2021 Een nieuw onderzoek gaat over dienstverlening. Er is begrepen dat dit in Goirle een lage prioriteit heeft in verband met de net gestarte organisatieontwikkeling. In Dongen en Loon op Zand wilde men dit onderzoek erg graag. Daarom is dit onderwerp opgepakt en in de opdracht ook meegegeven om rekening te houden met de gestarte ontwikkeling. We willen binnen dit onderzoek kijken naar dienstverlening op gebied van jeugdzorg. Ook doen we een quick scan naar de WOB. Dat is een aanvulling op het onderzoek naar dienstverlening. Fons Smits is blij dat de onderzoeken nu uitgevoerd worden. Vindt de dienstverlening ook prima, vooral omdat we nu bezig zijn om daar een andere insteek aan te geven. Het is ook goed om te weten wat ons dat oplevert. Krijgen we wel een verbetering van de dienstverlening? Erik Schellekens geeft aan dat er al jaren geleden sprake was van een visie op dienstverlening. Is ook benieuwd of die er is. De servicenormen zouden opnieuw bekeken worden. Wellicht is dit onderzoek daar ook input voor. Henk Gabriels constateert dat de quick scan nu niet volledig kan worden uitgevoerd doordat er geen capaciteit is. Kan dat op termijn nog worden ingehaald? Vraagt of ook naar de dienstverlening van de organisatie naar de raad kan worden gekeken. Die is ook voor verbetering vatbaar.

Harrie Verbon geeft aan dat is aangeboden dat de organisatie na de zomervakantie mogelijk ruimte heeft. Dat is te laat voor het onderzoek, maar zo’n nabrander is een mogelijkheid. Een onderdeel van de quick scan is om te kijken of de kwaliteit van de informatievoorziening aan de raad goed is. Dat past zeker in het onderzoek aansluiting. Janneke van den Hout geeft aan dat de raad te weinig informatie heeft om op effecten te kunnen sturen. Dat is wel wenselijk. De controller geeft aan dat dit aanschurkt tegen het agendapunt doorontwikkeling van de P&C cyclus. We moeten bij het begin beginnen als het gaat om de informatievoorziening. We vragen een andere manier van denken vanuit de organisatie, vanuit activiteiten naar doelen. Een rekenkamerrapport kan zeker handvatten bieden. Het verhoogde niveau van de informatievoorziening begint bij de basis. Harrie Verbon geeft aan dat het rapport de raad straks inzicht geeft in wat de kwaliteit van informatie is. Janneke van den Hout is het ermee eens dat de basis eerst op orde moet zijn. Jaarplan Harrie Verbon geeft aan dat het leek dat Dongen eenzijdig het budget had verlaagd. Nu blijkt het geen bezuiniging te zijn, maar een verlaagde prognose. De griffier licht kort het wervings- en selectieproces voor het nieuwe lid Rekenkamercommissie toe. 5.

Stand van zaken aanbesteding accountant De controller geeft aan dat in een kick off sessie is besproken dat er een keuze was tussen nog een jaar verlengen of opnieuw aanbesteden. De keuze is toen gemaakt om het traject richting opnieuw aanbesteden op te starten. Maar deze keuze is vorige week ter discussie gesteld. Wij willen er zo snel mogelijk duidelijkheid over krijgen. Henk Gabriels geeft aan dat hij dit met controller en griffier opneemt om te kijken hoe we hier handen en voeten aan geven. 6. Ontwikkelingen met betrekking tot planning en control De controller geeft aan dat planning en control al vanaf het begin een aandachtspunt is. Eigenlijk wilde zij nu een procesvoorstel presenteren aan het audit-comite. De afgelopen periode is het daar

3

GEMEENTE GOIRLE Griffie

Vergadering audit-comité gehouden op 2 juni 2021 niet van gekomen. We kijken hoe we met de perspectiefnota een slag in de goede richting kunnen maken. Zij heeft geconstateerd bij de processen perspectiefnota en burap dat we bij de fundering moeten beginnen. De zaken die de afgelopen tijd in gang zijn gezet, hebben veel te maken met rollen en eigenaarschap in het proces. Wil een goed plan van aanpak maken. Henk Gabriels vindt het belangrijk dat er een goed plan van aanpak komt. Begrijpt de bijdrage van de controller. Janneke van den Hout begrijpt het ook. Wat draagt een plan van aanpak bij? Zorgt dat voor resultaten? Is het niet goed om te werken vanuit een leidend groepje? Er is altijd wat aan de hand, maar anders pakken we nooit iets op. De controller geeft aan dat er veel kleine, zichtbare stapjes gezet moeten worden om tot een eindbeeld te komen. Het gaat onder andere over een andere rol voor budgetbeheer. Daarmee wordt de raad beter in positie gebracht. Het is goed om het eindbeeld in beeld te krijgen, waar de kleine stapjes naar moeten leiden. De voorzitter stelt voor om hier een goede denkmiddag van te maken. De griffier stelt voor om dit na de zomer te doen. Janneke van den Hout vult aan dat de verwachtingen bij de raad wel goed gemanaged moeten worden. Harrie Verbon geeft aan dat dan ook de quick scan van de Rekenkamercommissie meegenomen kan worden.

De controller stelt voor tweede helft september iets te plannen. Zij kan dan een praatstuk aanleveren.

7. Terugkoppeling uit deze vergadering aan de overige leden van de raad en burgerleden De voorzitter geeft in de oordeelsvormende vergadering kort iets aan over het gesprek met de accountant. Ook wordt gekeken of iets kan worden gemeld aan de raad over de voortgang ontwikkeling planning en control. 8. Stukken ter kennisname Er zijn geen opmerkingen bij de stukken. 9. Rondvraag en sluiting Hiervan wordt geen gebruik van gemaakt. De voorzitter sluit de vergadering om 17:55

De voorzitter,

de griffier,

4

GEMEENTE GOIRLE Griffie

Vergadering audit-comité gehouden op 2 juni 2021

Nr 1

Datum 18/9/2019

Afspraak P&C cyclus verbeteren: hei middag inplannen en voorbereiden in gesprek tussen Michel, Henk, Berry en Janneke

Stand van zaken Zie notitie Onder andere vanwege de beperkingen (en het extra werk) door corona is dit nog blijven liggen

Door Voorzitter / griffier Afspraak 2/6/2021: eind september sessie met audit

2

18/9/2019

Zie notitie 22/1/2020: Afspraak Opnemen in programma heisessie.

Wellicht nog een idee om dit de rekenkamercommissie te vragen

3

14/10/2020

4

27/11/2020

Financiële verordening: De rekenkamercommissie wil graag nog eens rustig integraal naar de verordening kijken. Zijn alle afspraken helder? Worden de goede afspraken gemaakt? Dit zou onderdeel uit kunnen maken van de heisessie Ontwikkelingen P&C cyclus: In het voorjaar 2021 verder spreken over de begroting als sturingsmiddel / indicatoren Janneke van den Hout geeft aan wat zij van de nota verbonden partijen verwacht.

5

27/11/2020

De verordening audit-comite tegen het licht houden

Opmerking griffier: Vraag bij een dergelijk gesprek is waar het audit comite voor is. Wellicht goed om dat in samenhang te kijken met de financiele verordening – die weer afspraken bevat over de taken van raad en college.

Afspraak 2/6/2021: eind september sessie met audit Janneke van den Hout

5

GEMEENTE GOIRLE Griffie

Vergadering audit-comité gehouden op 2 juni 2021 6

20/1/2021

Er volgt nog nadere informatie over de brief van de provincie bij goedkeuring van de begroting.

7

20/1/2021

Het college reageert nog via raadsinformatie op de managementletter

https://raad.goirle.nl/Vergaderingen/Lijst-Ingekomen-Stukken/2021/16maart/22:00/C1-Raadsinformatiebrief-26-01-2021-bevindingen-Provinciemet-betrekking-tot-begroting-2021.pdf 2/6: volgt nog

6