14 Raadsvoorstel Vergaderstructuur AANGEPAST.pdf

Raadsvoorstel Aangepast Agendapunt: Zaaknummer: Onderwerp Vergaderstructuur Datum voorstel 13 oktober 2023

Datum raadsvergadering 7 november 2023

Aan de gemeenteraad, Voorstel De gemeenteraad besluit: 1. met ingang van 1 januari 2024 te stoppen met vergaderen volgens het BOB-model en over te stappen naar een geactualiseerde versie van het ‘oude’ Raad- en Commissiemodel gebaseerd op het bestuursakkoord 2023-2026 Samen bouwen; 2. één jaar na de inwerkingtreding van de nieuwe vergaderstructuur een evaluatie te houden. Aanleiding De gemeenteraad heeft het bestuursakkoord 2023-206 Samen bouwen (hierna te noemen: bestuursakkoord) op dinsdag 29 augustus 2023 vastgesteld. Op pagina 7 (tweede alinea) van het bestuursakkoord is te lezen dat het vergaderen volgens het huidige BOB-model als zeer tijdrovend en belastend wordt ervaren, waardoor raads- en burgerleden te veel tijd spenderen in de vergaderzaal. We stoppen per 1 januari 2024 met vergaderen volgens het BOB-model. We stappen over naar een geactualiseerde versie van het ‘oude’ Raad- en Commissiemodel en komen daarmee tegemoet aan een breed gedragen wens. Op pagina 8 (laatste alinea) van dit bestuursakkoord staat de volgende opdracht aan de raadsgriffier: Uitvoering geven aan de opdracht ‘Efficiënter vergaderen’ op basis van bijlage 1: Vergaderstructuur. Dit op zodanige wijze, dat de nieuwe vergaderstructuur per 1 januari 2024 van kracht wordt.

Beoogd effect Het beoogd effect van de nieuwe vergaderstructuur staat onder de ambitie ‘efficiënter vergaderen’ omschreven op pagina 7 (derde alinea) van het bestuursakkoord: ‘We gaan onze inwoners nog vaker ontmoeten, zodat we beter weten wat er speelt en er alles aan kunnen doen om het onderling vertrouwen te vergroten. We willen eerder weten wat inwoners vinden, zodat de raad waar nodig kan bijsturen. Voor werkbezoeken geldt dat wij die gerichter gaan plannen. De aansluiting hiervan op de raadscyclus wordt beter omdat we stoppen met het BOB-model. Het is goed als we zichtbaar zijn, op het moment dat we ergens naar toe gaan. Communicatie over zo’n werkbezoek maakt dat inwoners weten dat wij geïnteresseerd zijn en dat het zin heeft om ons op te zoeken. We nodigen lokale media actief uit om mee te gaan.’ Vergaderstructuur met ingang van 1 januari 2024 De nieuwe vergaderstructuur met ingang van 1 januari 2024 is schematisch weergegeven in de bijlage van dit raadsvoorstel.

Pagina 1 van 7

Agendapunt:

De uitgangspunten voor deze nieuwe vergaderstructuur worden hieronder toegelicht en zijn overgenomen van bijlage 1: Vergaderstructuur van het bestuursakkoord (pagina’s 26 en 27). Voorstellen voor aanvullingen op deze uitgangspunten zijn hieronder in een kader weergegeven. Algemene uitgangspunten De huidige burgerraadsleden worden in de nieuwe vergaderstructuur commissieleden. Voor elke vergadering geldt dat van iedere fractie bij voorkeur slechts één persoon het woord voert over een bepaald onderwerp. Raadsvoorstellen behorende bij geagendeerde onderwerpen dienen door het college tenminste 48 uur twee werkdagen vóór de dag aanvang van een vergadering te worden gedeeld met de raadsleden en commissieleden. In aanvulling op de algemene uitgangspunten van de vergaderstructuur, wordt voorgesteld om raadsactiviteiten zo veel als mogelijk op dinsdagavond te plannen. Hierbij dient te worden opgemerkt dat de radenavonden Hart van Brabant op woensdagavond plaatsvinden. Zes-wekelijkse vergadercyclus We vergaderen volgens een zes-wekelijkse cyclus die er als volgt uitziet: • week 1: commissievergaderingen + hamerraad • week 4: raadsvergadering (altijd op dinsdag) • week 7: commissievergaderingen + hamerraad • week 10: raadsvergadering, etc. Themabijeenkomsten kunnen worden gepland in de weken dat er geen vergaderingen zijn gepland.

Deze themabijeenkomsten vinden, afhankelijk van het onderwerp, zoveel mogelijk op locatie plaats. Ze zijn openbaar toegankelijk voor raads- en commissieleden en voor geïnteresseerde inwoners, op basis van het vol = vol principe. Themabijeenkomsten zijn informatieve bijeenkomsten die nadrukkelijk niet het karakter van een vergadering (spreekrondes) hebben. In aanvulling op de uitgangspunten van de vergaderstructuur, wordt voorgesteld dat themabijeenkomsten kunnen worden gepland op initiatief van onder meer verenigingen, ondernemers, raad, politieke partijen, college en regionale samenwerkingsverbanden. Commissies Er zijn drie commissies: 1. de commissie Ruimte; 2. de commissie Sociaal Domein (SD); 3. de commissie Algemene Zaken (AZ). Om efficiënter te vergaderen zal afhankelijk van de agenda de commissie AZ worden toegevoegd aan de commissie Ruimte of de commissie SD.

Zaaknummer

Pagina 2 van 7

Agendapunt:

In aanvulling op de uitgangspunten van de vergaderstructuur, wordt voorgesteld de namen van de commissie Ruimte en commissie Sociaal Domein (SD) te wijzigen in respectievelijk commissie Fysiek en commissie Sociaal omdat dit beter aansluit op de terminologie die wordt gebruikt in het gemeentehuis. In het bestuursakkoord staat niet vermeld op welke dagen de commissievergaderingen plaatsvinden. In aanvulling op de uitgangspunten van de vergaderstructuur, wordt voorgesteld de commissievergaderingen te plannen op: • maandag voor de commissie Sociaal; • dinsdag voor de commissie Fysiek. • woensdag voor de commissie Sociaal. In aanvulling op de uitgangspunten van de vergaderstructuur, wordt voorgesteld dat er ook gecombineerde commissievergaderingen (op dinsdagavond) kunnen worden gepland over commissie-overstijgende raadsvoorstellen, zoals de producten van de P&C-cyclus. Aan een commissievergadering nemen maximaal twee leden per fractie deel. Dat mogen raadsleden en/of commissieleden zijn. In aanvulling op de uitgangspunten van de vergaderstructuur, wordt voorgesteld dat de portefeuillehouders tijdens de commissievergaderingen aan de raadstafel zitten en deelnemen aan de beraadslagingen. Dit betekent dat portefeuillehouders een toelichting over een raadsvoorstel kunnen geven en vragen kunnen beantwoorden van raadsleden/commissieleden.

Commissieleden krijgen de bevoegdheid om tijdens een commissievergadering een advies te geven over het aanmerken van een raadsvoorstel als A- of B-stuk. Als een voorstel als A-stuk wordt bestempeld, kan het door naar de (hamer)raad. Als een voorstel als B-stuk wordt bestempeld behoeft het meer discussie. Dan zal het of in de raadsvergadering worden behandeld, of opnieuw geagendeerd worden voor een volgende commissievergadering. In aanvulling op de uitgangspunten van de vergaderstructuur, wordt voorgesteld dat één raadslid/ commissielid kan bepalen dat een voorstel als B-stuk wordt aangemerkt. In aanvulling op de uitgangspunten van de vergaderstructuur, wordt voorgesteld de volgende drie vaste punten op de agenda’s van de commissievergaderingen te plaatsen: 1. spreekrecht; 2. regionale samenwerking; 3. rondvraag. Ad. 1 Inwoners, verenigingen en ondernemers hebben spreekrecht tijdens commissievergaderingen. Ad. 2 Tijdens dit agendapunt kunnen portefeuillehouders ontwikkelingen en actualiteiten over de regionale samenwerking (gemeenschappelijke regelingen en/of GHO-samenwerking) aan de raadsleden/commissieleden toelichten. Daarnaast kunnen raadsleden/commissieleden vragen stellen aan het college over de regionale samenwerking. Zaaknummer

Pagina 3 van 7

Agendapunt:

Ad. 3 Tijdens de rondvraag kunnen maximaal twee vragen (géén technische vragen) door iedere fractie aan het college worden gesteld. Raadsleden/commissieleden die vragen tijdens de rondvraag willen stellen, melden dit onder aanduiding van het onderwerp uiterlijk om 16.00 uur op de dag voorafgaande aan de dag van de commissievergadering via de commissiegriffier bij de commissievoorzitter. Hamerraadsvergadering Een hamerraadvergadering is nieuw in dit vergadermodel en wordt toegevoegd om te voorkomen dat er steeds zes weken tussen de besluitvorming zit; dat wordt als te lang ervaren. Voorafgaand aan de commissievergaderingen is er een hamerraadvergadering. In aanvulling op de uitgangspunten van de vergaderstructuur, wordt voorgesteld om één hamerraadvergadering per vergadercyclus op dinsdagavond, voorafgaand aan de commissie Fysiek toe te voegen en dit niet ook voorafgaand aan de overige commissievergaderingen (commissie Sociaal en commissie AZ) toe te voegen. Een hamerraadvergadering duurt maximaal 30 minuten en bestaat uit louter stukken die geen discussie meer behoeven en die geschikt zijn voor een snelle afhandeling door de raad. Het college heeft de bevoegdheid om ook stukken in te brengen die niet in een commissievergadering besproken zijn, maar wel passen in een hamerraadvergadering.

Het is niet toegestaan om tijdens die hamerraadvergadering discussie te voeren over een geagendeerd onderwerp, of om moties en amendementen in te brengen. Het is wel toegestaan om een onderwerp van de agenda te verwijderen als dit meer discussie behoeft, uiteraard met instemming van een meerderheid van de raad. Agendacommissie De regiegroep blijft bestaan in zijn huidige vorm, onder de naam Agendacommissie. Deze commissie is namens de raad bevoegd en uitsluitend belast met het agenderen van onderwerpen voor commissie- en (hamer)raadsvergaderingen. In het bestuursakkoord is niet aangegeven wie verantwoordelijk is voor de vaststelling van de themabijenkomsten. In aanvulling op de uitgangspunten van de vergaderstructuur, wordt voorgesteld dat de Agendacommissie, naast het agenderen van onderwerpen voor commissie- en (hamer)raadsvergaderingen, ook belast wordt met de vaststelling van themabijeenkomsten. In aanvulling op de uitgangspunten van de vergaderstructuur, wordt voorgesteld dat de Agendacommissie op dinsdagavond van 17.30 uur tot maximaal 19.00 uur vergadert in de week na de raadsvergadering (week 5 van de zes-wekelijkse vergadercyclus). Aansluitend kunnen vervolgens vanaf 19.30 uur themabijeenkomsten worden gepland.

Zaaknummer

Pagina 4 van 7

Agendapunt:

Fractievoorzittersoverleg, audit-comité en werkgroep Omgevingswet In aanvulling op de uitgangspunten van de vergaderstructuur, wordt voorgesteld dat het fractievoorzittersoverleg (twee maal per jaar), het audit-comité en de werkgroep Omgevingswet, rekening houden met het algemene uitgangspunt om raadsactiviteiten zo veel als mogelijk op dinsdag(avond) te plannen. Voorzitterspool Voor de voorzitterspool van de commissies zal een voorzitterspool van maximaal ‘vier’ vrijwilligers worden gecreëerd, zodat iedere commissie een vaste voorzitter en een plaatsvervanger heeft. Dat mogen raadsleden of commissieleden zijn, maar (als de wet het toelaat) ook inwoners met een sterke affiniteit net de Goirlese politiek (ex-raads- of commissieleden), die bewezen capaciteiten bezitten om het voorzitterschap op zich te nemen. In reactie op de uitgangspunten van het bestuursakkoord, kan worden gemeld dat het voorstel over het mogelijk maken van externe commissievoorzitters door de Tweede Kamer is ingetrokken, waardoor externe commissievoorzitters wettelijk gezien nu niet tot de mogelijkheden behoort. Deze voorzitters worden voorgedragen door de raadsgriffier en dienen unaniem te worden gekozen en benoemd door de raad. Indien mogelijk mag daar een vergoeding aan worden gekoppeld.

Onderbouwing van de gevraagde beslissing De uitgangspunten van de nieuwe vergaderstructuur met ingang van 1 januari 2024 staan vermeld in bijlage 1 ‘Vergaderstructuur’ (pagina’s 26 & 27) van het bestuursakkoord 2023-2026 Samen bouwen. Vervolgtraject Nadat de gemeenteraad op dinsdag 7 november 2023 een besluit heeft genomen, stelt de raadsgriffier een raadsvoorstel op over de aanpassingen, als gevolg van de inwerkingtreding van de nieuwe vergaderstructuur met ingang van 1 januari 2024, voor het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van Goirle 2021. Aan de regiegroep wordt voorgesteld het raadsvoorstel tot aanpassing van het Reglement van orde te agenderen voor de oordeelsvormende raadsvergadering van dinsdag 28 november 2023 en de besluitvormende raadsvergadering van dinsdag 12 december 2023, zodat de nieuwe vergaderstructuur met ingang van 1 januari 2024 van kracht wordt. In aanvulling op de uitgangspunten van het bestuursakkoord wordt voorgesteld één jaar na de inwerkingtreding van de nieuwe vergaderstructuur, een evaluatie over de ervaringen met de nieuwe werkwijze te houden, waarbij de fractievoorzitters in samenwerking met de raadsgriffier hiervoor de regie nemen. Bijlage • Schematische weergave van de nieuwe vergaderstructuur met ingang van 1 januari 2024

Zaaknummer

Pagina 5 van 7

Agendapunt:

de raadsgriffier,

de voorzitter,

Frits Harteveld

Mark van Stappershoef

Zaaknummer

Pagina 6 van 7

Agendapunt:

BESLUIT

De raad van de gemeente Goirle; -

gelet het bestuursakkoord 2023-2026 Samen bouwen;

besluit: 1. met ingang van 1 januari 2024 te stoppen met vergaderen volgens het BOB-model en over te stappen naar een geactualiseerde versie van het ‘oude’ Raad- en Commissiemodel gebaseerd op het bestuursakkoord 2023-2026 Samen bouwen; 2. één jaar na de inwerkingtreding van de nieuwe vergaderstructuur een evaluatie te houden.

Aldus besloten door de raad van de gemeente Goirle in zijn vergadering van 7 november 2023. de raadsgriffier,

de voorzitter,

Frits Harteveld

Mark van Stappershoef

Zaaknummer

Pagina 7 van 7