10 Raadsvoorstel Aanbesteding accountantscontrole 2023-2026.pdf

Raadsvoorstel Agendapunt: Zaaknummer: 2021-010422

Onderwerp Aanbesteding accountantscontrole 2023-2026 Datum voorstel 31 mei 2022

Datum raadsvergadering 5 juli 2022

Aan de gemeenteraad, Voorstel - Vast te stellen het Programma van Eisen (PvE) accountantscontrole gemeente Goirle, Oisterwijk en Hilvarenbeek; 0. Samenvatting Het programma van Eisen voor de accountantscontrole van de gemeenten Goirle, Oisterwijk en Hilvarenbeek ligt ter vaststelling voor. De afzonderlijke audit comités zijn verzocht in te stemmen met dit programma van eisen. Omdat in Goirle na de verkiezingen nog geen audit comité is benoemd, stelt het college van B&W van Goirle de raad voor over te gaan tot aanbesteding van de accountantsdiensten voor de periode 2023-2026 om op die manier de gezamenlijke aanbesteding in GHO-verband niet te vertragen. 1. Wat is de aanleiding? Het contract met de huidige accountant geldt voor de periode 2017-2022 en loopt dus af. Dit houdt in dat voor de controle van het dienstjaar 2023 en volgende jaren een nieuw contract moet worden afgesloten. Op basis van de geldende controleverordening gemeente Goirle (ex artikel 213 GW) is de gemeenteraad het orgaan dat de opdracht verstrekt voor de accountantscontrole. Op basis van deze verordening bereidt het college, in overleg met de raad, de aanbesteding voor. Op grond van de verordening op het audit-comité is dit orgaan door de raad aangewezen om de aanbesteding van de accountantsdiensten, ondersteund door het college, voor te bereiden. Op grond van art.

9 van de Verordening op het audit-comité gemeente Goirle is het audit-comité het orgaan dat uiteindelijk de raad adviseert over aanbesteding en selectieprocedure voor de accountant. De bemensing van het audit comité is in Goirle nog niet op orde. Omwille van de voortgang van het proces doet het college daarom nu een adviesvoorstel aan de raad. 2. Wat willen we bereiken? Dit voorstel strekt tot vaststelling van het Programma van Eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole. Evenals bij het huidige contract wordt de aanbesteding gezamenlijk gedaan door de gemeenten Goirle, Oisterwijk en Hilvarenbeek. Gelet op het feit dat, door het gezamenlijk in de markt zetten van deze aanbesteding, het bedrag van de Europese aanbestedingsgrens wordt overschreden moet de aanbesteding Europees uitgevraagd worden. Ambtelijke bijstand: Mariel van Loenhout Zaaknummer 2021-010422

1

Agendapunt:

De controleverordening gaat uit van een contractduur van vier jaar, daarop is het Programma van Eisen gebaseerd. Het traject van aanbesteding is als volgt:

Raadsvoorstel PvE in raden G, H, O Publiceren aankondiging Indienen vragen 1e nota van inlichtingen Beantwoorden 1e nota van inlichtingen Indienen plannen van aanpak Beoordeling plannen van aanpak Inschrijving prijs/voorlopige gunning Raadsvoorstel gunning/overeenkomst Gunning

Juli 2022 13 juli 2022 22 juli 2022 29 juli 2022 25 augustus 2022 29 augustus – 8 september 2022 Medio september 2022 November 2022 December 2022

3. Wat gaan we daarvoor doen? Zoals aangegeven is aan de orde de vaststelling van het Programma van Eisen. Voor de eisen is aangesloten bij eerdere afspraken met betrekking tot de accountantscontrole. Deze afspraken hebben goed gefunctioneerd. Ook zijn de vragen voor het programma van eisen verder uitgebreid naar de huidige maatstaven en de samenwerking met Oisterwijk en Hilvarenbeek. Extra aandacht is er voor de adviesfunctie, o.a. in relatie tot de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast specifiek in relatie tot productieverantwoording in het Sociaal Domein vanwege het ontbreken van een landelijk protocol. Evenals bij de vorige aanbesteding gelden voor deze aanbesteding de inkoopvoorwaarden van de gemeente Oisterwijk. 4. Wat mag het kosten? Aan de aanbestedingsprocedure als zodanig zijn geen afzonderlijke kosten verbonden. 5. Communicatie en participatie/inspraak Een afvaardiging van de raden en/of het bestuur van de drie gemeenten heeft op 16 mei jl. gezamenlijk een inhoudelijke toets op het Programma Van Eisen gedaan, alvorens dit is voorgelegd aan de audit comités van Hilvarenbeek en Oisterwijk, en het college van B&W van Goirle. 6. Vervolgtraject besluitvorming Onder verwijzing naar de tijdstabel in dit voorstel kan worden gesteld dat het gewenst is de procedure voor de zomervakantie af te ronden.

Het aanbestedingstraject is al enige malen vertraagd en dat heeft risico’s voor het aantal en de kwaliteit van de potentiële inschrijvers. Het is niet ideaal dat inschrijving tijdens de zomervakantieperiode door inschrijvers moet worden voorbereid, maar verdere vertraging is niet wenselijk. Doelstelling is om vóór aanvang van het jaar 2023 een accountant benoemd te hebben die in het najaar van 2023 aan de slag gaat met de interim-controle over 2023.

Zaaknummer 2021-010422

2

Agendapunt:

7. Fatale beslisdatum Zie hiervoor de tijdstabel. Bijlagen 5

burgemeester en wethouders van Goirle

Mark van Stappershoef, burgemeester Ruud Lathouwers, secretaris

Zaaknummer 2021-010422

3

Agendapunt:

De raad van de gemeente Goirle; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 31 mei 2022 gelet op de Gemeentewet;

besluit:

-

Vast te stellen het Programma van Eisen (PvE) accountantscontrole gemeente Goirle, Oisterwijk en Hilvarenbeek;

Aldus besloten door de raad van de gemeente Goirle in zijn vergadering van 5 juli 2022.

, de voorzitter

, de griffier

Zaaknummer 2021-010422

4