10 Bijlage 1 bij raadsvoorstel Accountantscontrole - Beschrijvend document accountantsdiensten.pdf

Rechtmatigheidsverantwoording sociaal domein vanaf 2023 Voor het bepalen van de beste prijs-kwaliteitverhouding wordt gebruik gemaakt van gunnen op waarde. De subgunningscriteria worden in onderstaande tabel(len) toegelicht. Prijs Omschrijving

Alle tarieven dienen te worden ingediend in Euro’s exclusief BTW. De prijsopgave dient te worden gedaan door het invullen, rechtsgeldig ondertekenen en indienen van het inschrijvingsbiljet, opgenomen in bijlage 1. In bijlage 1 dient de inschrijver per gemeente een prijsopgave in te vullen voor het verlenen van de accountantsdiensten per boekjaar zoals beschreven in de aanbestedingsdocumenten. De opgegeven prijzen dienen all-in tarieven te zijn, hetgeen betekent dat alle eventuele bijkomende kosten in de tarieven dienen te zijn verwerkt, zoals, maar niet uitsluitend, reis- en transportkosten, rapportagekosten, administratiekosten en andere logisch tot de opdracht behorende kosten waarbij ook anticiperen op toekomstige ontwikkelingen. De prijsopgave betreft een all-in prijsopgave, waarin rekening is gehouden met het gene beschreven in paragraaf 2.5.7.

Beschrijvend document: accountantsdiensten Kenmerk: siw009475 - 2021-010422

Pagina 24 van 32

Ook dient bij inschrijving een toelichting te worden bijgevoegd, hoe de verdeling van de kosten over de 3 gemeenten tot stand is gekomen. De gemeenten wensen graag inzicht te krijgen in de tot stand komen van de verdeling van de kosten over de 3 gemeenten. Deze toelichting wordt niet beoordeeld door de aanbestedende dienst in de gunningscriteria, maar dient wel bij de inschrijving worden toegevoegd (compleetheid). Benodigde informatie in de inschrijving

Dit criterium wordt beoordeeld aan de hand van: - Inschrijvingsbiljet bijlage 1. Onderdeel 4.

Kwaliteitscriterium 1 – Controleproces Omschrijving Vanwege de samenwerking tussen de drie gemeenten waarbij er één accountant wordt gecontracteerd, is een optimale efficiënte samenwerking tussen de accountant en de drie inhoudelijk verantwoordelijken bij de gemeenten van groot belang. Doel De drie gemeenten wensen een doelmatig en doeltreffend controleproces. Maatstaf De gemeente beoordeelt in welke mate de beoogde aanpak bijdraagt aan de doelstelling van een doelmatig en doeltreffend controleproces. Benodigde informatie in Dit criterium wordt beoordeeld aan de hand van: de inschrijving - Hoe draagt u bij aan een optimaal controleproces, zodat de 3 gemeenten de onderlinge samenwerking kunnen optimaliseren vanaf 2023? - Wat is uw aanpak m.b.t. de doorlooptijden per gemeente en hoe stuurt u op het behalen van de overeengekomen doorlooptijden? - Hoe communiceert u tijdens het controleproces met de ambtelijk organisatie? Ga in op hoe de ambtelijke organisatie de stukken aanlevert en hoe u het proces van vervolg vragen organiseert. - Hoe communiceert u met zowel de leden van de gemeenteraden, het college en met de intern verantwoordelijken en wat is daarvoor nodig om deze communicatie zo optimaal mogelijk in te richten?

Scores

De beschrijving dient te voldoen aan de onderstaande eisen: ● Maximaal 5 pagina’s A4. Schema’s, tabellen, bijlagen, voorpagina’s inhoudsopgaven e.d. worden ook meegeteld. Indien het maximaal aantal pagina’s wordt overschreden, worden alleen de eerste 5 pagina’s beoordeeld. Maximaal te behalen fictieve aftrek voor K1: € 50.000,-. De score wordt als volgt berekend: % van maximaal te Omschrijving behalen punten 0% De uitwerking is onvoldoende. 30% De uitwerking is neutraal; het desbetreffende kwaliteitsonderdeel biedt geen meerwaarde ten opzichte van het gevraagde in de aanbestedingsdocumenten. 60% De uitwerking is goed; het desbetreffende kwaliteitsonderdeel biedt aanzienlijke meerwaarde ten opzichte van het gevraagde in de aanbestedingsdocumenten. 100% De uitwerking is uitstekend; het desbetreffende

Beschrijvend document: accountantsdiensten Kenmerk: siw009475 - 2021-010422

Pagina 25 van 32

kwaliteitsonderdeel biedt de maximaal denkbare meerwaarde ten opzichte van het gevraagde in de aanbestedingsdocumenten. Kwaliteitscriterium 2 – Invulling geven aan de natuurlijke adviesfunctie Omschrijving Het leveren van gevraagd en ongevraagd advies wordt de natuurlijke adviesfunctie genoemd. Deze functie vloeit natuurlijk voort uit de totale controleopdracht en wordt beschouwd als een integraal onderdeel van de dienstverlening van een accountant. Een deel van de werkzaamheden van een accountant wordt besteed aan deze natuurlijke adviesfunctie. Doel De gemeenten willen hun organisatie en werkprocessen aanpassen aan de actuele ontwikkelingen. Hiervoor willen de gemeenten inzicht krijgen in hoe er invulling gegeven wordt aan de natuurlijke adviesfunctie (werkwijze en aanpak) door de accountant. Maatstaf De gemeenten beoordelen in welke mate de beoogde aanpak bijdraagt aan het doel.

Benodigde informatie in Dit criterium wordt beoordeeld aan de hand van: de inschrijving - Het bijhouden van en proactief informeren van gemeenten over de laatste wetswijziging en actuele ontwikkelingen in het vakgebied van de gemeente en de consequenties daarvan voor de gemeentelijke processen; - Een recent voorbeeld is de nieuwe rechtmatigheidsverantwoording, hoe draagt uw werkwijze en aanpak bij aan de nieuwe rechtmatigheidsverantwoording door de colleges? - Hoe geeft u vorm aan advisering over de doorontwikkelingskansen per gemeente van gegevensgerichte controle naar systeemgerichte controle?

Scores

De beschrijving dient te voldoen aan de onderstaande eisen: - Maximaal 5 pagina’s A4. Schema’s, tabellen, bijlagen, voorpagina’s inhoudsopgaven e.d. worden ook meegeteld. Indien het maximaal aantal pagina’s wordt overschreden, worden alleen de eerste 5 pagina’s beoordeeld. Maximaal te behalen fictieve aftrek voor K2: € 35.000,-. De score wordt als volgt berekend: % van maximaal te Omschrijving behalen punten 0% De uitwerking is onvoldoende. 30% De uitwerking is neutraal; het desbetreffende kwaliteitsonderdeel biedt geen meerwaarde ten opzichte van het gevraagde in de aanbestedingsdocumenten. 60% De uitwerking is goed; het desbetreffende kwaliteitsonderdeel biedt aanzienlijke meerwaarde ten opzichte van het gevraagde in de aanbestedingsdocumenten. 100% De uitwerking is uitstekend; het desbetreffende kwaliteitsonderdeel biedt de maximaal denkbare meerwaarde ten opzichte van het gevraagde in de aanbestedingsdocumenten.

Beschrijvend document: accountantsdiensten Kenmerk: siw009475 - 2021-010422

Pagina 26 van 32

Kwaliteitscriterium 3 – Rechtmatigheidsverantwoording sociaal domein vanaf 2023 Omschrijving De GHO gemeenten werken voor het sociaal domein veel samen in de regio Hart van Brabant. Vanaf 2023 wordt er in het sociaal domein op veel gebieden taakgericht gewerkt. Dit betekent een wijziging in het huidige productieverantwoordingscontrole. Doel De gemeenten wensen een gedegen plan hoe deze controle succesvol opgepakt wordt, aangezien er geen landelijk protocol voor is. Maatstaf De gemeente beoordeelt in welke mate het beoogde plan bijdraagt aan de doelstelling van de gemeenten om goed te antiperen op de verandering van de rechtmatigheidscontrole in het sociaal domein. Benodigde informatie in Dit criterium wordt beoordeeld aan de hand van: de inschrijving - Hoe gaat u om met het feit dat er geen landelijk protocol voor is? - Welke risico’s ziet u in de nieuwe processen en welke beheersmaatregelen adviseert u hiervoor? En hoe kunnen de gemeenten zich adequaat voorbereiden op deze ontwikkelingen?

Scores

De beschrijving dient te voldoen aan de onderstaande eisen: ● Maximaal 3 pagina’s A4. Schema’s, tabellen, bijlagen, voorpagina’s inhoudsopgaven e.d. worden ook meegeteld. Indien het maximaal aantal pagina’s wordt overschreden, worden alleen de eerste 3 pagina’s beoordeeld. Maximaal te behalen fictieve aftrek voor K3: € 12.500,-. De score wordt als volgt berekend: % van maximaal te Omschrijving behalen punten 0% De uitwerking is onvoldoende. 30% De uitwerking is neutraal; het desbetreffende kwaliteitsonderdeel biedt geen meerwaarde ten opzichte van het gevraagde in de aanbestedingsdocumenten. 60% De uitwerking is goed; het desbetreffende kwaliteitsonderdeel biedt aanzienlijke meerwaarde ten opzichte van het gevraagde in de aanbestedingsdocumenten. 100% De uitwerking is uitstekend; het desbetreffende kwaliteitsonderdeel biedt de maximaal denkbare meerwaarde ten opzichte van het gevraagde in de aanbestedingsdocumenten.

4.6.2. Beoordelingsmethodiek De beoordeling vindt plaats door een beoordelingsteam. Dit team bestaat uit 6 personen, werkzaam bij of voor de aanbestedende dienst met de volgende functies: - Ambtenaar in algemene dienst voor elk van de gemeenten - Lid audit commissie voor elk van de gemeenten. Indien één van de leden van het beoordelingsteam door omstandigheden niet aanwezig kan zijn bij de beoordeling, zal deze met gepaste deskundigheid vervangen worden.

Beschrijvend document: accountantsdiensten Kenmerk: siw009475 - 2021-010422

Pagina 27 van 32

De volgende stappen worden doorlopen: ● Verspreiding door de inkoopadviseur van de kwalitatieve inschrijvingen onder het beoordelingsteam; ● Individuele beoordeling per subgunningscriterium door de leden van het beoordelingsteam; ● Gezamenlijke beoordeling per subgunningscriterium in consensus; ● De inschrijfsommen wordt kenbaar gemaakt aan het beoordelingsteam; ● Berekening van de eindscores. De eindscore wordt als volgt berekend: Per kwalitatief subgunningscriterium kan een meerwaarde worden aangeboden. Aan deze meerwaarde wordt een maximale fictieve financiële waarde toegekend. De door het beoordelingsteam gegeven score per subgunningscriterium bepaalt hoeveel van de maximale fictieve waarde als aftrek van de inschrijfsom wordt gehaald. Hierdoor ontstaat de fictieve inschrijfsom. De inschrijver met de laagste fictieve inschrijfsom is de beoogd winnaar van de aanbesteding. Bij een gelijke fictieve inschrijfsom prevaleert de inschrijving met de kwalitatief hogere inschrijving boven de laagste inschrijfsom. Indien dit ook gelijk is, dan zal door de loting worden bepaald aan welke inschrijver uiteindelijk voorlopig gegund wordt. In onderstaande tabel wordt de maximaal te behalen fictieve korting per subgunningscriterium weergegeven: Criterium K1. K2. K3.

Omschrijving Maximaal te behalen fictieve aftrek Controleproces € 50.000,-Invulling geven aan de natuurlijke adviesfunctie € 35.000,-Rechtmatigheidsverantwoording sociaal € 12.500,-domein vanaf 2023 Totaal fictieve aftrek K1+ K2 + K3 = € 97.500,--

De fictieve korting zal worden toegekend aan de hand van de score die wordt toegekend. Bij score 100% krijgt de inschrijver de maximale fictieve korting, bij score 60% krijgt de inschrijver zestig procent van de maximale fictieve korting et cetera. De uiteindelijke opdracht wordt bij gunning wel verstrekt op basis van de originele inschrijfsom van de winnende inschrijver. 4.7. Gunning van de opdracht De beslissing aan welke inschrijver de aanbestedende dienst voornemens is de opdracht te gunnen, wordt schriftelijk medegedeeld aan alle inschrijvers. Deze gunningsbeslissing vindt slechts plaats na goedkeuring en instemming van de drie gemeenteraden. In de mededeling van de gunningsbeslissing worden de behaalde scores en fictieve inschrijfsom van de winnende inschrijver bekendgemaakt. Vanaf het bekendmaken van de gunningsbeslissing start de opschortende termijn (bezwaartermijn) van 20 dagen waarin de aanbestedende dienst nog niet tot ondertekening van een overeenkomst zal overgaan. Afgewezen en/of uitgesloten inschrijvers kunnen bezwaar maken tegen de gunningsbeslissing en/of de uitsluiting. Zij dienen een civiel kort geding aanhangig te maken voor het verstrijken van deze termijn. Deze termijn is een fatale termijn. Het kort geding dient aanhangig gemaakt te worden bij de rechtbank Zeeland – West-Brabant te Breda.

In het belang van een goede Beschrijvend document: accountantsdiensten Kenmerk: siw009475 - 2021-010422

Pagina 28 van 32

en snelle voortgang wordt een ieder die een rechtsmiddel aanwendt dringend verzocht om de aanbestedende dienst tijdig op de hoogte te stellen van het aanwenden van een rechtsmiddel, bij voorkeur door het opsturen van de kopie dagvaarding. In verband met de mogelijkheid dat tegen de gunningsbeslissing kort geding wordt aangespannen dient de winnende inschrijver de inschrijving in ieder geval gestand te doen tot twee (2) weken na de uitspraak. Indien gedurende de voornoemde termijn een kort geding wordt aangespannen met betrekking tot de gunningsbeslissing, wordt er in ieder geval niet eerder een overeenkomst gesloten, dan nadat de rechter uitspraak heeft gedaan. 4.8. Klachtenloket Indien een ondernemer een klacht heeft met betrekking tot de aanbestedingsprocedure dan wel tegen de handelswijze van de opdrachtgever, dient de ondernemer gemotiveerd en onderbouwd aan te geven op welke wijze punten/onderdelen van de aanbesteding hij het niet eens is. U kunt uw klacht mailen naar inkoop@dongen.nl. Wij wijzen u erop dat het indienen van een klacht in beginsel geen opschortende werking heeft voor deze aanbestedingsprocedure.

Beschrijvend document: accountantsdiensten Kenmerk: siw009475 - 2021-010422

Pagina 29 van 32

Bijlage 1. Inschrijvingsbiljet Aanbesteding: Opdrachtgever: Kenmerk:

Accountantsdiensten vanaf boekjaar 2023 Gemeente Goirle, gemeente Hilvarenbeek, gemeente Oisterwijk (penvoerder) siw009475 - 2021-010422

De totale all-in kosten zijn als volgt opgebouwd: Onderdeel 1. Accountantsdiensten gemeente Goirle per boekjaar

Totale kosten €

2. Accountantsdiensten gemeente Hilvarenbeek per boekjaar

€

3. Accountantsdiensten gemeente Oisterwijk per boekjaar

€

4. TOTAAL INSCHRIJFSOM BOEKJAAR 2023 (1+2+3= 4)

€

* Alle bovenstaande tarieven zijn exclusief BTW

Optioneel Uurtarieventabel controleteam: a) …… b) …… c) …… d) …… e) ……

Tarief in € per uur a) € … b) € … c) € … d) € … e) € …

Door middel van het invullen en ondertekenen van dit inschrijvingsbiljet verklaart de inschrijver het onderstaande: 1. 2.

3. 4.

Dat de inschrijving voldoet aan alle voorwaarden zoals die zijn gesteld in het beschrijvend document met kenmerk siw009475 – 2021-010422 , bijbehorende bijlagen en de bijbehorende Nota(‘s) van inlichtingen. De opgegeven prijzen dienen all-in tarieven te zijn, hetgeen betekent dat alle eventuele bijkomende kosten in de tarieven dienen te zijn verwerkt, zoals, maar niet uitsluitend, reis- en transportkosten, rapportagekosten, administratiekosten en andere logisch tot de opdracht behorende kosten. Dat hij/zij borg staat voor een correcte uitvoering van de opdracht tegen de aangegeven kosten. Dat hij/zij deze verklaring en het Uniform Europees Aanbestedingsdocument naar waarheid heeft ingevuld.

Naam inschrijver:

……………………………………………………………………….

Plaats:

……………………………………………………………………….

Datum:

……………………………………………………………………….

Naam vertegenwoordiger:

……………………………………………………………………….

Functie:

……………………………………………………………………….

Handtekening:

……………………………………………………………………….

Beschrijvend document: accountantsdiensten Kenmerk: siw009475 - 2021-010422

Pagina 30 van 32

Bijlage 2. Verklaring referentie voor kerncompetentie Behorende bij de aanbesteding Accountantsdiensten vanaf boekjaar 2023 met kenmerk siw009475 2021-010422 d.d. 13-07-2022 inclusief bijlagen. Kerncompetentie: De inschrijver heeft in de laatste 3 jaar accountantscontrolewerkzaamheden uitgevoerd voor een gemeente, die betrekking hadden op minimaal één boekjaar. De accountantscontrolewerkzaamheden besloegen per boekjaar in elk geval een interim controle en een controle van de jaarrekening met als resultaten een managementletter, een rapport van bevindingen n.a.v. de jaarrekeningcontrole en een controleverklaring. De inschrijver verklaart hiermee dat de referentie tot volle tevredenheid ten aanzien van tijd, kwaliteit en geld van de referent is verricht. De opdrachtgever kan de referentie toetsen zonder voorafgaande toestemming van de inschrijver. Referentie (naam organisatie) Contactpersoon referentie Adresgegevens referentie

Telefoonnummer contactpersoon E-mail contactpersoon Korte omschrijving werkzaamheden waaruit bovenstaande kerncompetentie blijkt: Korte omschrijving van de rol van inschrijver: Datum start uitvoering opdracht: Datum einde uitvoering opdracht:

…………………………………………………. …………………………………………………. …………………………………………………. …………………………………………………. …………………………………………………. …………………………………………………. ………………………………………………….

…………………………………………………. …………………………………………………. …………………………………………………. …………………………………………………. …………………………………………………. …………………………………………………. …………………………………………………. ………………………………………………….

Aldus naar waarheid ingevuld en rechtsgeldig ondertekend. Plaats:

…………………………………………………………………………………

Datum:

…………………………………………………………………………………

Naam:

…………………………………………………………………………………

Functie:

…………………………………………………………………………………

Ondertekening:

…………………………………………………………………………………

Beschrijvend document: accountantsdiensten Kenmerk: siw009475 - 2021-010422

Pagina 31 van 32

Bijlage 3. Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) - Separaat toegevoegd

Bijlage 4. Algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten - Separaat toegevoegd

Bijlage 5. Concept overeenkomst - Separaat toegevoegd

Bijlage 6. Handboek procesmanagement gemeente Oisterwijk - Separaat toegevoegd

Beschrijvend document: accountantsdiensten Kenmerk: siw009475 - 2021-010422

Pagina 32 van 32