06b Raadsvoorstel controleverordening 2023, controleprotocol 2023 e.v. en normenkader 2023.pdf

Raadsvoorstel Agendapunt: Zaaknummer: 2024-001041 Onderwerp Controleverordening art. 213 gemeente Goirle 2023, controleprotocol 2023 e.v. en normenkader 2023 Datum voorstel 9 januari 2024

Datum raadsvergadering 6 februari 2024

Aan de gemeenteraad, Voorstel 1. De Controleverordening art. 213 gemeente Goirle 2023 vast te stellen; 2. Het controleprotocol 2023 e.v. gemeente Goirle vast te stellen; 3. Het normenkader 2023 vast te stellen. Inleiding Vanwege gewijzigde wetgeving is het college vanaf boekjaar 2023 verantwoordelijk voor de rechtmatigheidsverantwoording. De controleverordening moet daarop worden aangepast. De controleverordening laat zich verder vertalen in een controleprotocol en een jaarlijks normenkader voor de accountant. Deze heeft de accountant nodig om zijn opdracht te vervullen waarover de raad op 7 november jl. besloot. Daarom bieden we ook deze aan. De verandering in de regels over de begrotingsrechtmatigheid heeft invloed op de manier hoe we in de jaarstukken verantwoording afleggen over de besteding van de in de begroting vastgestelde budgetten. Vanaf 1 januari 2023 verklaart het college zelf of de gemeente (financieel) rechtmatig heeft gehandeld, in plaats van de accountant. Dit geldt ook voor de begrotingsrechtmatigheid. Voorheen controleerde de accountant dit, maar nu neemt het college die verantwoordelijkheid over. Ook is de definitie van begrotingsrechtmatigheid aangepast aan deze nieuwe situatie. Met de introductie van rechtmatigheidsverantwoording geven we de raad een completer beeld van begrotingsonrechtmatigheden.

Dit omvat niet alleen overschrijdingen van de lasten, waar de accountant zich alleen op richtte, maar ook lagere lasten en hogere of lagere baten. Dus ook waar we minder hebben uitgegeven of extra inkomsten hebben verkregen. Het doel is meer transparantie en een beter gesprek over rechtmatigheid. Argumenten 1.1 De nieuwe controleverordening is vnl. aangepast op de rechtmatigheidsverantwoording en verder beperkt geactualiseerd. De controleverordening is vooral aangepast op de rechtmatigheidsverantwoording. Het gaat om artikel 5 lid 5 en 6 waarin wordt aangegeven dat voor de controle zoveel als mogelijk gebruik maakt van bestaande onderzoeken, interne beheersing en controles.

Ambtelijke bijstand: Mariel van Loenhout Zaaknummer 2024-001041

1

Agendapunt:

Voor de inventarisatie van overige verbeterkansen is gebruik gemaakt van de modelverordening van de VNG. Deze zijn beperkt tot: - Art 1 bevat nu ook de definitie van de boardletter voor de raad; - Art 2 is aangepast aan de praktijk waarin er verlengingsopties contractueel mogelijk zijn; - Art 4 lid 2 is aangepast aan de praktijk en de modelverordening VNG; - Art 5 lid 4 sluit explicieter aan bij de wettelijke termijn van indienen van de jaarrekening bij de toezichthouder. 2.1 Het controleprotocol geeft concrete invulling aan de accountantscontrole en het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording In het verlengde van de controleverordening is een controleprotocol opgesteld. In dit protocol regelt de gemeenteraad een aantal zaken ter afbakening en ondersteuning van de uitvoering van de jaarrekeningcontrole, het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording en daarmee tevens het financieel beheer zoals uitgeoefend door of namens het college. Met dit controleprotocol stelt de gemeenteraad nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor de controlejaren waarop het protocol toeziet. Het voorgelegde protocol is voor het eerst meerjarig van toepassing op de jaren vanaf 2023, tenzij tussentijdse aanpassing noodzakelijk of wenselijk is.

In de praktijk bleek namelijk dat er geen jaarlijkse wijzigingen waren, tenzij wetswijziging (zoals nu met de rechtmatigheidsverantwoording) actualisatie nodig maakt. Daardoor voorkomen we onnodig jaarlijks werk als dat niet nodig is. 2.2 De voorgestelde verantwoordingsgrens en rapporteringstolerantie voor rechtmatigheid bieden comfort maar ook ruimte voor ontwikkeling. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteren burgemeester en wethouders aan de raad over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. Ten aanzien van de rechtmatigheid wordt een rapporteringstolerantie gehanteerd, welke moet liggen binnen een bandbreedte van 0% tot 3%. We adviseren (voorlopig) de maximaal mogelijke grens van 3% te hanteren. Deze sluit aan bij de huidige praktijk en het advies van de accountant om ontwikkelruimte te behouden voor het inbedden van de nieuwe werkwijze. 3.1 Het normenkader stelt de kaders voor de accountantscontrole en moet vanaf boekjaar 2023 door de raad worden vastgesteld. Het normenkader is de opsomming van regelgeving waaraan de accountant toetst. De opgenomen regelingen zijn alleen relevant voor die gedeelten die financiële beheershandelingen betreffen.

Door de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording per 2023 verklaart het college in het kader van de rechtmatigheid of er bij financiële beheershandelingen aan de regelingen uit het normenkader is voldaan. De inhoud van het normenkader heeft dezelfde inhoudelijke strekking als voorgaande jaren. Tot en met begrotingsjaar 2022 stelde het college dit vast en werd het alleen ter kennisgeving aan de raad gestuurd. Met ingang van 2023 is vaststelling een bevoegdheid van de raad. Kanttekeningen N.v.t. Financiën N.v.t.

Zaaknummer 2024-001041

2

Agendapunt:

Samenwerking Actualisatie van de verordeningen heeft in GHO-verband plaatsgevonden. Daarbij is gebruik gemaakt van elkaars kennis en kritisch vermogen. De uiteindelijk aangeboden verordeningen zijn niet identiek maar bieden mogelijkheden voor lokale verschillen passend bij de lokale behoeften. Voor de controleverordening geldt dat Oisterwijk een afwijkende verordening heeft in GHO-verband. Communicatie N.v.t. Vervolg Rechtmatigheidsverantwoording en de gevolgen voor de accountantsverklaring In de jaarrekening 2023 nemen we voor het eerst een rechtmatigheidsverantwoording op van het college. Hierin verantwoorden we onrechtmatige afwijkingen als deze boven een bepaalde grens komen. Nieuw is dat ook acceptabele afwijkingen van de begroting hierin meelopen, ook al lichten we deze elders toe in financiële analyses. Niet-acceptabele afwijkingen lichten we toe in de paragraaf Bedrijfsvoering van het jaarverslag. Dit kan betekenen dat het college moet verklaren onrechtmatig gehandeld te hebben. In de toelichting leggen we uit welke afwijkingen als acceptabel worden beschouwd. De accountant controleert niet expliciet op rechtmatigheid, maar beoordeelt wel of de rechtmatigheidsverantwoording waarheidsgetrouw is. Als dit het geval is, hoeft dit geen gevolgen te hebben voor de accountantsverklaring. Bijlagen Bijlage 1: Bijlage 2: Bijlage 3:

Controleverordening art. 213 gemeente Goirle 2023 Controleprotocol 2023 e.v. gemeente Goirle Normenkader 2023

burgemeester en wethouders van Goirle

Mark van Stappershoef, burgemeester Ruud Lathouwers, secretaris

Zaaknummer 2024-001041

3

Agendapunt:

De raad van de gemeente Goirle; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 9 januari 2024

gelet op de Gemeentewet; besluit: 1. De Controleverordening art. 213 gemeente Goirle 2023 vast te stellen; 2. Het controleprotocol 2023 e.v. gemeente Goirle vast te stellen; 3. Het normenkader 2023 vast te stellen.

Aldus besloten door de raad van de gemeente Goirle in zijn vergadering van 6 februari 2024.

de raadsgriffier,

de voorzitter,

Frits Harteveld

Mark van Stappershoef

Zaaknummer 2024-001041

4