05 Raadsvoorstel verlenging contract accountant.pdf

Raadsvoorstel Agendapunt: Zaaknummer: 2021-013587

Onderwerp Verlening contract accountant

Datum voorstel 13 juli 2021

Datum raadsvergadering 14 september 2021

Aan de gemeenteraad,

Inleiding In de raadsvergadering van 6 juni 2017 is besloten om de accountantscontrole over de boekjaren 2017 tot en met 2020 te gunnen aan BDO. Voor de selectie van een accountant heeft destijds een openbare aanbesteding plaatsgevonden. Na afloop van de termijn van vier jaar kan de opdracht met maximaal twee keer één jaar worden verlengd, waarvan deze verlenging voor het boekjaar 2022 de laatste is.

Argumenten 1.1 De accountantsdienstverlening voldoet aan het programma van eisen. Bij de wisseling van accountant moeten beide partijen aan elkaar wennen. Na een jarenlange relatie met de vorige accountant kregen wij te maken met een andere werkwijze en controle-aanpak van BDO. Die vraagt veel inzet van de onze organisatie. Eisen aan accountantscontrole worden strakker evenals het toezicht daarop. En ook voor BDO vroeg een nieuwe gemeente als klant een flinke investering. Het duurt enkele jaren voordat die nieuwe relatie weer is opgebouwd. BDO heeft zich daarbij een betrouwbare partner getoond. De investering die we de afgelopen drie jaren in de opbouw van de onderlinge relatie hebben gedaan, verdient verlenging van het contract met een laatste jaar. 1.2 BDO is een deskundige partner. BDO is goed ingevoerd in de specifieke eisen en wetgeving waaraan de gemeentelijke administratie moet voldoen. Zij is kritisch en houdt ons scherp op de juiste toepassing van verslaggevingsrichtlijnen. De communicatie met onze medewerkers is open en verloopt over het algemeen goed. 1.3 Er zijn gewijzigde omstandigheden als gevolg van aanbestedingsdruk. Aanvankelijk ging de voorkeur uit naar niet verlengen maar naar opnieuw aanbesteden, om aanbestedingsdruk volgend jaar (in verkiezingstijd) te voorkomen.

De ruimte die geacht werd aanwezig te zijn voor een aanbestedingstraject wordt bij een aantal cruciale spelers in dit proces echter opgeslokt door een ander traject. 1.4 Een nieuwe aanbesteding leidt waarschijnlijk niet tot lagere kosten. Het ligt niet in de lijn de verwachting dat een nieuwe aanbesteding leidt tot lagere kosten. Een Ambtelijke bijstand: Ruud Lathouwers Zaaknummer 2021-013587

1

Agendapunt:

recentelijk voorbeeld bij een andere (kleinere) gemeente laat een prijs zien die vergelijkbaar is met het huidige aanbod van BDO. 1.5 Een verlenging met één jaar is rechtmatig. In verband met een passage in de oorspronkelijke aanbestedingstukken aangaande de mogelijkheid tot 2x met 1 jaar verlengen is aan onze huisadvocaat AKD de vraag voorgelegd of deze verlenging ook als rechtmatig kan worden beschouwd. AKD heeft bevestigd dat dit het geval is.

Kanttekeningen 1.1 BDO heet een aanbod gedaan met een stijging van de kosten van 11%. BDO heeft in hun aanbod een prijs voorgesteld van € 65.000,00 (t.o.v. € 58.000,00 bij de eerdere verlenging). In een toelichting geeft BDO aan dat deze meerprijs voornamelijk wordt veroorzaakt door indexering, het aantal te controleren SiSa-regelingen wat is toegenomen, de verwerking van Corona (ook nog in 2022), de rechtmatigheidsverantwoording vanaf 2022, en de controle van de afhandeling van de Toeslagenaffaire, die zeer waarschijnlijk op het bordje van de gemeente komt te liggen. Voor de hierboven genoemde werkzaamheden (behalve de afhandeling van de Toeslagenaffaire) ontvingen we voor de controle over het boekjaar 2020 een factuur voor meerwerk van € 12.000,00. In dat licht bezien beoordelen we de prijsstijging van € 7.000,00 als aannemelijk. BDO heeft bevestigd dat het hier dan ook gaat om een all-in prijs, ervan uitgaande dat de gemeente Goirle gedurende de controle alle stukken goed aanlevert en er geen grote majeure externe wijzigingen in de controlekaders meer komen.

Financiën De stijging van de kosten van € 7.000,00 nemen we mee in de begroting 2022. In dekking moet worden voorzien ten laste van de algemene dekkingsmiddelen.

Samenwerking Net als de aanbesteding in 2016-2017, en de verlenging in 2020 is ook dit voorstel in samenwerking met gemeenten Hilvarenbeek en Oisterwijk tot stand gekomen. Zij leggen een gelijkluidend voorstel aan de gemeenteraad voor.

Communicatie Nvt Vervolg Met BDO sluiten we een overeenkomst voor de dienstverlening voor het boekjaar 2022. Volgend jaar zal dan een nieuwe aanbestedingsprocedure moeten worden opgestart voor de controle over boekjaar 2023. burgemeester en wethouders van Goirle Mark van Stappershoef, burgemeester Jolie Hasselman, secretaris

Zaaknummer 2021-013587

2

Agendapunt:

De raad van de gemeente Goirle; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 29 juni 2021 gelet op de Gemeentewet; besluit: De opdracht voor de uitvoering van accountantscontrole over het boekjaar 2022 te gunnen aan BDO accountants. Aldus besloten door de raad van de gemeente Goirle in zijn vergadering van 14 september 2021.

, de voorzitter

, de griffier

Zaaknummer 2021-013587

3