05 Raadsvoorstel Eindrapport realisatiekrachtonderzoek-1.pdf

Raadsvoorstel Agendapunt: Zaaknummer: 2023-028128

Onderwerp Eindrapport realisatiekrachtonderzoek Datum voorstel

Datum raadsvergadering

Aan de gemeenteraad, Voorstel 1. Kennis te nemen van het eindverslag realisatiekrachtonderzoek. 2. Het eindrapport vast te stellen. 3. De aanbevelingen bij de begroting 2025 te betrekken. Inleiding In het bestuursakkoord ‘Samen bouwen’ is gevraagd om een gedetailleerde analyse van gemeentelijke taken en de daarvoor benodigde personele capaciteit. Hiervoor is een onafhankelijk onderzoek uitgevoerd in opdracht van de gemeenteraad. Het onderzoeksbureau &vanderLaar startte begin februari met de volgende onderzoeksopdracht: “Voer een onderzoek uit naar de benodigde omvang en kwaliteit van de structurele formatie van de gemeente en de daarbij horende financiële middelen. Heb hiernaast ook aandacht voor het kwalitatieve werkklimaat en de mate waarin kosten bespaard kunnen worden. Neem bij de uitvoering van deze analyse de taken en ambities uit het bestuursakkoord als uitgangspunt”. Na een zorgvuldig doorlopen proces is door het onderzoeksbureau een eindrapport opgesteld. Hierin staan de volgende aanbevelingen voor de gemeente Goirle: 1. Stel een ‘revitaliseringsagenda’ op van de ambtelijke organisatie en geef hier uitvoering aan via een programmagerichte aanpak; 2. Hef de taakstelling van €400.000 op formatie in de begroting 2024 op en geef een aanvullende structurele impuls van circa € 0,5 mln.; 3. Geef een impuls aan het strategisch vermogen van de organisatie; 4.

Scherp rollen, taken en verantwoordelijkheden aan om meer duidelijkheid en rolvastheid te creëren in de ambtelijke organisatie; 5. Zet in op het versterken van het samenspel tussen raad, college en organisatie; 6. Investeer nog gerichter in het binden en boeien van (nieuwe) medewerkers; 7. Continueer en versterk samenwerking in GHO-verband; 8. Zet in op vormgeven en doorleven participatiebeleid; 9. Zet gericht in op minimaliseren externe inhuur; 10. Verken mogelijkheden om kosten te besparen door ombuigingen.

Ambtelijke bijstand: Francisca Gloudemans Zaaknummer 2023-028128

1

Agendapunt:

Argumenten 2.1 Het onderzoek voldoet aan de vraag van de raad Het onderzoek geeft inzicht in de omvang en structuur van de organisatie. De maatschappelijke en bestuurlijke ambities zijn beschreven. De informatie over de gemeente Goirle is afgezet tegenover andere vergelijkbare gemeenten. Van deze feitelijke informatie is een analyse gemaakt. Ook zijn aanbevelingen gegeven ter versterking van de realisatiekracht van de ambtelijke organisatie. 2.2 Bij het onderzoek zijn alle belanghebbenden betrokken Om de juiste informatie op te halen heeft het onderzoeksbureau gesprekken gevoerd met: - Burgemeester - Wethouders - Gemeentesecretaris - Fracties - Klankbordgroep van (4) raadsleden - Griffier - Domeinmanagers - Teamleiders - Concerncontroller - Teams 2.3 Gedurende het onderzoek vond meerdere keren afstemming plaats Op verschillende momenten vond afstemming plaats om te zorgen dat de onderzoeksresultaten voldoen aan de gestelde vraag, namelijk; - November 2023, met de fractievoorzitters over de opzet van het onderzoek; - Januari 2024, met de klankbordgroep over het onderzoeksbureau en proces; - Mei 2024, met de klankbordgroep, het college en managementteam over de voorlopige resultaten; - Juni 2024, met het college en MT over de voorlopige eindresultaten; - Juli 2024, met de klankbordgroep + afvaardiging uit verschillende fracties over de voorlopige eindresultaten; Buiten deze

afspraken vond over het proces en de planning afstemming plaats in het regieteam (burgemeester, (loco)gemeentesecretaris en organisatieadviseur). Naast de afstemmingsmomenten, is de klankbordgroep op de hoogte gehouden van het proces via e-mail. De raad is via weekberichten en een raadsinformatiebrief op de hoogte gehouden van het verloop. De planning van het onderzoek is anders verlopen door het besluit van de agendacommissie om de geplande themabijeenkomst te schrappen. Daarnaast is ervoor gekozen om de commissie en raadsvergadering over de zomer heen te tillen. Hierdoor kan er niet voldaan worden aan de oorspronkelijke vraag om het onderzoek voor de zomer af te ronden. 3.1 De aanbevelingen zijn gebaseerd op feitelijke informatie Het onderzoeksbureau heeft feitelijke informatie gehaald uit documenten, gesprekken en deze afgezet tegen soortgelijke gegevens van vergelijkbare gemeenten. Hierdoor zijn de aanbevelingen gebaseerd op feiten.

Zaaknummer 2023-028128

2

Agendapunt:

3.2 Het vergroot de realisatiekracht van de gemeente Goirle Door het overnemen en uitvoeren van de aanbevelingen wordt de realisatiekracht van de gemeente vergroot. De organisatie presteert nu onder druk. Dit zorgt ervoor dat tijd (en capaciteit) ontbreekt om de kwaliteit te verhogen. Door het uitvoeren van de aanbevelingen kunnen bestaande patronen doorbroken worden. Ook kan het aanwezig potentieel van de gemeente Goirle beter benut worden waardoor de realisatiekracht versterkt wordt. 3.3 De programmagerichte aanpak is toepasbaar in de praktijk Door het werken met het geadviseerde ‘revitaliseringsprogramma’ kan gestructureerd en met focus gewerkt worden aan de organisatieontwikkeling. De juiste begeleiding is hierbij belangrijk. Daarvoor is het een randvoorwaarde dat er medewerkers binnen de organisatie worden vrijgespeeld. Kanttekeningen 3.1 Als de aanbevelingen niet worden overgenomen blijft de realisatiekracht van de gemeente Goirle beperkt Het onderzoek wijst uit dat structurele investeringen nodig zijn om de realisatiekracht te vergroten. Er is een tekort aan formatie, strategische denkkracht, een goed bestuurlijk ambtelijk samenspel, ontwikkelvermogen, innovatie, duidelijkheid en rolvastheid. Zonder structurele investeringen is de kans klein dat de realisatiekracht van de gemeente Goirle vergroot wordt.

3.2 Wanneer niet alle aanbevelingen in samenhang worden uitgevoerd stagneert de organisatieontwikkeling Wanneer niet alle aanbevelingen uitgevoerd worden ontstaat scheefgroei in de ontwikkeling. Een formatieve impuls is bijvoorbeeld een belangrijke randvoorwaarde voor het slagen van de revitaliseringsagenda en de hiermee samenhangende aanbevelingen. Ook scherpe afspraken over het verlagen/zo beperkt mogelijk inzetten van (structurele) inhuur kunnen niet worden gemaakt zonder een gerichte inzet op binden en boeien van medewerkers. Wanneer een aantal aanbevelingen niet wordt overgenomen heeft dit effect op alle aanbevelingen. Financiën In het eindrapport staan de volgende aanbevelingen die een financiële consequentie hebben: - Stel een incidenteel budget van € 200.000 beschikbaar voor de programmatische aanpak van de organisatieontwikkeling; - Hef de taakstelling op de formatie op zoals die is opgenomen in de begroting 2024 (2024: € 399.000; 2025: € 421.000; 2026: € 440.000 en 2027: € 457.000); - Geef een formatieve aanvullende structurele impuls van circa € 500.000 mln. (vanaf 2025). De financiële consequenties van dit voorstel zullen integraal worden afgewogen bij de begrotingsvergadering op dinsdag 5 november as. Samenwerking Het onderzoek is niet in GHO-verband uitgevoerd. Er is wel een aanbeveling opgenomen over de samenwerking in GHO-verband.

Zaaknummer 2023-028128

3

Agendapunt:

Communicatie De raad is meerdere malen geïnformeerd over het verloop van het onderzoek. Hiervoor zijn updates gegeven in de nieuwsbrieven vanuit de griffie en een raadsinformatiebrief. Medewerkers zijn op de hoogte gebracht door updates op het Oranjeplein (intranet). Vervolg Maandag 26 augustus vindt een commissievergadering algemene zaken plaats. Hierbij wordt er een inhoudelijke toelichting gegeven door het onderzoeksbureau &vanderLaar. Op donderdag 29 augustus vindt een medewerkersbijeenkomst over de uitkomsten van het onderzoek plaats. Op dinsdag 17 september is gepland om besluitvorming plaats te laten vinden in de raadsvergadering. De financiële consequenties van dit voorstel zullen integraal worden afgewogen bij de begrotingsvergadering op dinsdag 5 november as. Bijlagen 1. Versterken en verbinden, onderzoek naar de realisatiekracht van de ambtelijke organisatie van de gemeente Goirle burgemeester en wethouders van Goirle

Mark van Stappershoef, burgemeester Maud van Rooij, loco-gemeentesecretaris

Zaaknummer 2023-028128

4

Agendapunt:

De raad van de gemeente Goirle; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. ; gelet op de Gemeentewet; besluit: 1.Kennis te nemen van het eindverslag realisatiekrachtonderzoek. 2.Het eindrapport vast te stellen. 3.De aanbevelingen bij de begroting 2025 te betrekken. Aldus besloten door de raad van de gemeente Goirle in zijn vergadering van 17-09-2024 de raadsgriffier,

de voorzitter,

Frits Harteveld

Mark van Stappershoef

Zaaknummer 2023-028128

5