04- Raadsvoorstel Protocol publicatie persoonsgegevens Goirle incusief protocol.pdf

Raadsvoorstel Agendapunt: Zaaknummer:

Onderwerp Protocol publicatie persoonsgegevens gemeenteraad Datum voorstel 20 december 2021

Datum raadsvergadering 18 januari 2022

Aan de gemeenteraad, Voorstel 1. Het protocol publicatie persoonsgegevens raad gemeente Goirle 2022 vast te stellen; 2. De functionaris gegevensbescherming (FG) die door het college van Burgemeester en Wethouders van Goirle is aangewezen als functionaris gegevensbescherming, ook aan te wijzen als functionaris gegevensbescherming voor de gemeenteraad. Inleiding In 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming ingegaan. De gemeente Goirle werkt sindsdien volgens de nieuwe privacyrichtlijnen. De werkwijze m.b.t. de werkzaamheden van de raad is niet eerder formeel vastgesteld in een protocol. Hier blijkt nu wel behoefte aan te zijn. Het protocol biedt helderheid en kan gebruikt worden om zowel intern als extern de werkwijze te communiceren. In het ‘Protocol publicatie persoonsgegevens raad Goirle 2021' is inzichtelijk gemaakt hoe met privacygevoelige gegevens wordt omgegaan in relatie tot de werkzaamheden van de raad. Argumenten 1.1. Met dit protocol wordt inzichtelijk gemaakt op welke wijze raad en griffie omgaan met het verwerken van persoonsgegevens De raad is als zelfstandig bestuursorgaan verantwoordelijk voor verwerkingen van persoonsgegevens. Binnen de processen van de raad, zoals het publiceren van raadsstukken op het openbare raadsinformatiesysteem, worden persoonsgegevens verwerkt. Persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld iemands naam, adres of handtekening.

De openbaarheid van bestuur is een essentieel onderdeel van de democratie. Raadsstukken zijn, tenzij geheimhouding is opgelegd, in principe openbaar en worden vaak openbaar gepubliceerd op het raadsinformatiesysteem. Bij de publicatie van deze raadsstukken en andere processen van de raad dient ook altijd rekening te worden gehouden met de privacy van inwoners. Inwoners moeten erop kunnen vertrouwen dat de gemeente zorgvuldig met hun persoonsgegevens omgaat. Daarbij dient een afweging gemaakt te worden tussen enerzijds het belang van openbaarheid en anderzijds de inbreuk op iemands privacy. Zaaknummer

1

Agendapunt:

Met het vaststellen van dit protocol bepaalt de raad de richtlijnen voor de raad en de griffie voor het omgaan met persoonsgegevens. In het protocol wordt onderscheid gemaakt in de volgende categorieën: a. Persoonsgegevens van politieke ambtsdragers, zoals raadsleden en collegeleden b. Persoonsgegevens van ambtenaren c. Persoonsgegevens van personen en instellingen die brieven of andere geschriften aan de raad richten d. Gegevens van personen en vertegenwoordigers van instellingen die tijdens openbare raadsbijeenkomsten gebruik maken van het spreekrecht e. Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen en daaraan verwante documenten f. Persoonsgegevens in de aankondiging van activiteiten voor de raad. Het protocol is grotendeels in lijn met de huidige werkwijze van de raad en de griffie. 2.1. Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) wijst de gemeenteraad een functionaris gegevensbescherming (FG) aan. Volgens artikel 37 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) wijst elk bestuursorgaan een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aan. Heeft college heeft de heer De Zwart aangesteld als Functionaris Gegevensbescherming voor de gemeente Goirle. Voorgesteld wordt om deze Functionaris Gegevensbescherming ook formeel door de raad te laten aanwijzen.

Kanttekeningen Niet van toepassing. Samenwerking met Oisterwijk en Hilvarenbeek (GHO) Het ‘protocol publicatie persoonsgegevens raad Goirle 2021' is in GHO-verband opgesteld door de Functionaris Gegevensbescherming in overleg met de griffiers van de drie gemeenten. Financiën Niet van toepassing. Communicatie Het besluit en het protocol publicatie persoonsgegevens raad gemeente Goirle 2021 worden op de reguliere manier bekend gemaakt. Het protocol wordt tevens openbaar op het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad geplaatst. Vervolg De Functionaris Gegevensbescherming houdt toezicht op de toepassing van de wet en het vastgestelde kader. Intern wordt gezorgd voor heldere processen en het creëren van bewustwording en training van de medewerkers.

Zaaknummer

2

Agendapunt:

De inwoners worden onder andere via het raadsinformatiesysteem geïnformeerd over hoe wordt omgegaan met hun persoonsgegevens. Bijlage - Protocol publicatie persoonsgegevens raad Goirle 2022.

De regiegroep,

Voorzitter Griffier

Zaaknummer

3

Agendapunt:

De raad van de gemeente Goirle;

Gelezen het raadsvoorstel d.d. 20 december 2021;

overwegende dat: het gewenst is een protocol te formuleren voor het publiceren van persoonsgegevens op het raadsgedeelte van de website van Goirle; gelet op: -

de Algemene Verordening Gegevensbescherming; de Wet openbaarheid van bestuur; artikel 149 Gemeentewet

BESLUIT 1. Protocol publicatie persoonsgegevens raad Goirle 2022 vast te stellen.

Aldus besloten door de raad van de gemeente Goirle in zijn vergadering van 18 januari 2022. , de voorzitter

, de griffier

Zaaknummer

4

Agendapunt:

Protocol voor de publicatie van persoonsgegevens door de raad van Goirle Artikel 1 Definitie ‘publicatie op de website’ Onder ‘publicatie op de website’ wordt verstaan het plaatsen van informatie door de raad van Goirle op het openbare, algemeen toegankelijke raadsgedeelte van de website en het daaraan gekoppeld raadsinformatiesysteem en bijbehorende vergaderapp (hierna te noemen: de website). Stukken die op het besloten gedeelte van het raadsinformatiesysteem worden geplaatst zijn enkel toegankelijk voor raads- en commissieleden en vallen derhalve buiten de scope van dit protocol. Stukken die op de website worden geplaatst, blijven na plaatsing toegankelijk. De geplaatste stukken zijn terug te zoeken tot 8 jaar terug met ingang van een raadsperiode. Artikel 2 Mogelijkheid verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens Personen die het aangaat kunnen aangeven dat zij graag hun persoonsgegevens van de website verwijderd willen zien. Daartoe dienen zij aan te geven om welke gegevens het gaat en waar deze op de website zijn gepubliceerd. Bij een dergelijk verzoek wordt aan de hand van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en aan de hand van dit protocol beoordeeld of het laten staan van de persoonsgegevens noodzakelijk is.

Artikel 3 Protocol Voor de publicatie van persoonsgegevens op de website gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën van personen de aldaar aangegeven gedragslijnen. Voor wat betreft de categorieën c tot en met f geldt dat betrokkenen geïnformeerd worden over vermelde persoonsgegevens. a. Persoonsgegevens van politieke ambtsdragers, zoals raadsleden en collegeleden. Deze personen functioneren, elk in hun eigen rol, ten behoeve van het openbaar bestuur. Zij zijn als zodanig benoemd. Hun namen komen veelvuldig in raadsdocumenten voor, zoals op agenda’s, notulen en politieke documenten zoals moties, schriftelijke vragen, amendementen. Op de website worden altijd de namen van politieke ambtsdragers gepubliceerd. Overige persoonsgegevens zoals email, telefoonnummer en adres worden alleen openbaar gemaakt indien ambtsdragers hiervoor vooraf expliciet toestemming hebben gegeven. Hun nevenfuncties moeten bovendien wettelijk openbaar worden gemaakt. Gedragslijn: Ten aanzien van politieke ambtsdragers geldt geen beperking, behoudens hetgeen de wet aangeeft, voor het bekendmaken van persoonsgegevens op de website. Uitzondering hierop zijn handtekeningen, deze worden niet gepubliceerd, behalve in geval het gaat om handtekeningen onder besluiten van de raad en daarmee naar aard gelijk te stellen stukken. b.

Persoonsgegevens van ambtenaren Ambtenaren worden veelvuldig in bestuurlijke documenten vermeld, bijvoorbeeld als steller van ambtelijke adviezen, als ambtelijke ondersteuning bij vergaderingen of als griffier van vergaderingen. Voor zover ambtenaren genoemd worden in relatie tot hun functie, is

Zaaknummer

5

Agendapunt:

bekendmaking op de website relevant en niet ‘bovenmatig’. De openbaarmaking dient zich te beperken tot de naam, het team waar zij werkzaam zijn en het zakelijk emailadres. Gedragslijn: Ten aanzien van ambtenaren die een rol spelen in de werkzaamheden van de raad, ongeacht of zij voor de gemeente Goirle of een andere (overheids)organisatie werkzaam zijn, geldt dat uitsluitend hun naam en voornaam of voorletter(s) op de website worden openbaargemaakt, eventueel met vermelding van hun functie en het team waar zij werkzaam zijn en het zakelijk emailadres. Persoonsgegevens van ambtenaren in brieven en andere documenten van externen worden wel te allen tijde geanonimiseerd. c. Persoonsgegevens van personen en instellingen die brieven of andere geschriften aan de raad richten Brieven aan de raad zijn onder andere afkomstig van personen en (bestuurders van) instellingen. Ze bevatten de adresgegevens en vaak het telefoonnummer van de afzender en ze zijn als regel ondertekend. Het komt soms voor dat er een petitie aan de raad wordt overhandigd, met handtekeningenlijsten die, doorgaans handgeschreven, naam- en adresgegevens en handtekeningen bevatten. Openbaarmaking van geschriften van personen zou betekenen dat via de website alle persoonsgegevens door een ieder rechtstreeks zijn in te zien. Dit moet als ‘bovenmatig’ worden beschouwd.

Het effect van deze geschriften kan ook bereikt worden zonder openbaarmaking. De raad zelf en de leden van de raad moeten echter wel kennis kunnen nemen van de brieven én hun afzender om zich een oordeel te kunnen vormen over hetgeen de brief van de raad vraagt. Voorts vereist de transparantie van het bestuur en de controleerbaarheid door de briefschrijver dat op de website is te vinden dat de brief bij de raad is binnengekomen. Hiertoe is het voldoende als de datum van ontvangst en het onderwerp worden vermeld. Geschriften van (bestuurders van) instellingen kunnen integraal openbaar worden gemaakt. Deze zijn immers ook openbaar geregistreerd in het register van de Kamer van Koophandel. Gedragslijn: Ingekomen brieven en petities van personen die aan de raad zijn gezonden of overhandigd, worden als zodanig niet op de website van de raad openbaar gemaakt. In een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke brieven en andere stukken door de raad zijn ontvangen, met vermelding van de datum van ontvangst en een korte aanduiding van het onderwerp. Deze lijst wordt op de website gepubliceerd. Deze ingekomen brieven en petities worden via het beveiligde gedeelte van het raadsinformatiesysteem ontsloten zodat raadsleden en burgerleden wel kennis kunnen nemen van de ingekomen stukken waarop persoonsgegevens staan.

Belanghebbenden (pers/inwoners) kunnen naar aanleiding van de lijst met ingekomen stukken wel de brieven en petities opvragen bij de griffie. Dergelijke verzoeken zullen dan met toepassing van de Wet openbaarheid van bestuur worden behandeld.

Zaaknummer

6

Agendapunt:

Ingekomen brieven van instellingen worden openbaar op de lijst van ingekomen stukken, maar niet openbaar integraal op het raadsinformatiesysteem geplaatst. d. Gegevens van personen en vertegenwoordigers van instellingen die tijdens openbare raadsbijeenkomsten gebruik maken van het spreekrecht. Personen en vertegenwoordigers van instellingen die tijdens raadsvergaderingen en andere raadsbijeenkomsten gebruik maken van het spreekrecht, doen dit welbewust en in het openbaar. De persoonsgegevens van deze sprekers zijn en blijven openbaar in geluidsnotulen en videoverslag. Zij leveren tijdens de bijeenkomst vaak ook de tekst van hun inspraakbijdrage in. Indien in de door hen aangeleverde tekst hun adres en eventuele overige persoonsgegevens staan, worden deze niet openbaar gepubliceerd. Deze teksten worden op dezelfde manier behandeld als ingekomen brieven (zie onder c.) Gedragslijn: Zie gedragslijn onder c. e. Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen en daaraan verwante documenten. De raad neemt in het kader van zijn taak als bestuur op hoofdlijnen weinig besluiten ten aanzien van individuele inwoners. Het komt dan ook niet vaak voor dat in raadsvoorstellen persoonsgegevens staan. Wel is dit soms het geval in bijlagen bij raadsvoorstellen.

Dergelijke stukken zijn veelal afkomstig van het college. Bij zienswijzen, bijvoorbeeld tegen bestemmingsplannen, worden de documenten geanonimiseerd en handtekeningen verwijderd. Het college is hiervoor verantwoordelijk. Een tweede categorie raadsstukken waarin persoonsgegevens kunnen voorkomen, wordt gevormd door documenten in het kader van bezwaarprocedures tegen raadsbesluiten. Ook in dit soort gevallen biedt het college de stukken geanonimiseerd aan aan de raad, waarbij handtekeningen worden afgeplakt. Gedragslijn: De hoofdlijn is dat persoonsgegevens van inwoners in openbare raadsstukken en de daarbij behorende bijlagen, voor zover deze op de website worden gepubliceerd, door het college worden geanonimiseerd en dat handtekeningen door het college worden verwijderd. Dit geldt ook voor raadsstukken in het kader van bezwaarprocedures en bij de raad ingediende zienswijzen. Uitzondering hierop zijn stukken die de raad ontvangt van professionals (bv aannemers, ontwerpers), publieke instellingen, stichtingen, belangenverenigingen, etc. Deze stukken zijn immers geschreven door professionals of amateurs in de uitvoering van hun werk of vanuit het behartigen van een georganiseerd belang. Tevens wordt een ongeanonimiseerde versie van de stukken via het beveiligde (besloten) gedeelte van Raadsinformatiesysteem ontsloten zodat raadsleden en

Zaaknummer

7

Agendapunt:

fractievolgers/commissieleden wel kennis kunnen nemen van de raadsstukken waarop persoonsgegevens staan. f.

Persoonsgegevens in de aankondiging van activiteiten voor de raad In het overzicht van activiteiten voor de raad op de website kunnen persoonsgegevens voorkomen van mensen die bij de betreffende activiteit zijn betrokken. Als regel gaat het daarbij om mensen die de activiteit organiseren en/of bij wie men zich kan aanmelden. In verreweg de meeste gevallen betreft het functionarissen van organisaties, waarbij zakelijke telefoonnummers en/of e-mail adressen zijn vermeld. Voor een behoorlijk verloop van de activiteitenadministratie zijn dit noodzakelijke gegevens. Er mogen geen andere gegevens op de website worden gepubliceerd dan die voor de activiteit noodzakelijk zijn. Gedragslijn: Bij publicatie van activiteiten voor de raad op de website wordt de naam van de contactpersoon of die van de persoon waar men zich moet aanmelden genoemd, inclusief een telefoonnummer en/of e-mail adres. Eventuele handtekeningen op bijlagen worden afgeplakt. Vermelding van het adres van de contactpersoon gebeurt niet, tenzij dit voor de duidelijkheid omtrent de betreffende activiteit onvermijdelijk is

Artikel 4 Anonimiseren van persoonsgegevens In die gevallen waarin anonimiseren nodig is volgens dit protocol wordt aanbevolen om alle persoonsgegevens verwijderen. Alleen voor ter zake relevante persoonsgegevens geldt dit niet. Voor zover het voor een goed begrip van de tekst van documenten nodig is, kunnen namen vervangen worden door neutrale termen, zoals bijvoorbeeld aanvrager, klager, (derde-)belanghebbende, reclamant. Dit sluit aan bij de anonimiseringsrichtlijnen van de Rechtspraak. Artikel 5 Citeertitel en inwerkingtreding 1. Dit protocol kan worden aangehaald als “Protocol voor de publicatie van persoonsgegevens door de raad van Goirle 2021” 2. Dit protocol treedt in werking op de dag na bekendmaking.

Zaaknummer

8