03- Rekenkamer Midden-Brabant- Raadsvoorstel Is de aansluiting te maken.pdf

Raadsvoorstel

Portefeuillehouder

:

Rekenkamercommissie

Zaakdossiernummer: 2021-022252 Documentnummer: *2020.11020* 2020.11020

Onderwerp

:

Raadsvoorstel over het Rekenkameronderzoek

Beleidsprogramma

:

0. Bestuur en ondersteuning

Aan de raad van de gemeente Goirle,

Inleiding De rekenkamercommissie heeft het onderzoek “Is de aansluiting te maken?’ uitgevoerd in Dongen, Goirle en Loon op Zand. De reacties namens de colleges van B&W van deze gemeenten zijn integraal opgenomen in de bestuurlijke nota van de rekenkamercommissie. Aanleiding onderzoek Op gemeentelijk niveau is sprake van een duaal stelsel. Dit duaal stelsel is erop gericht om de taken ‘kaders stellen en toezicht houden’ strikt gescheiden te houden van de taken ‘besturen en beheersen’ (inclusief verantwoording afleggen). Nu de gemeenten mede als gevolg van de forse tekorten in het sociaal domein en de COVID-19-crisis, steeds scherper aan de wind zullen moeten gaan varen, wil de rekenkamercommissie met een praktisch ingestoken onderzoek een bijdrage leveren aan de verdere versterking van de kaderstellende en controlerende rol van de raad. Vraagstelling onderzoek De rekenkamercommissie heeft besloten om te onderzoeken in hoeverre voor raadsleden de aansluiting tussen enerzijds beleidsnota’s en anderzijds begrotingen en jaarrekeningen goed te maken is en wil eventueel suggesties ter verbetering aanreiken. Dit doen we aan de hand van twee concrete cases.

Doel onderzoek De doelstelling van het onderzoek is tweeledig: - Het inzichtelijk maken van de mate waarin de aansluiting te maken is tussen enerzijds kaderstellende beleidsnota’s en anderzijds P&C-documenten (programmabegroting en jaarstukken). - Het doen van aanbevelingen ter verbetering van beleidsnota’s en P&C-documenten, mede met het oog op de onderlinge aansluiting. De onderliggende vraag van dit onderzoek is of de gemeenteraad voldoende informatie krijgt aangereikt om zijn primaire taak in de lokale democratie, namelijk het sturen en het controleren van beleid, te kunnen waarmaken. Het primaat van de gemeenteraad is vastgelegd in artikel 125, lid 11 1 Onderstreepte passages kunnen, bij digitale lezing, worden aangeklikt waarna de site verschijnt

waarnaar wordt verwezen.

1

van de Grondwet. De raad stuurt en controleert het college, dat met de uitvoering is belast. Wat de sturing betreft is voor de raad de programmabegroting een belangrijk stuurmiddel (budgetrecht van de raad). Voor de controlefunctie is de jaarrekening een belangrijk document. Beslispunten Wij stellen u voor: 1.

De conclusies van de rekenkamercommissie te onderschrijven.

2.

Het college van B&W de opdracht te geven aan de raad een projectplan te presenteren, waarin hij aangeeft hoe hij de hiernavolgende aanbevelingen gaat opvolgen: • Verbeter de informatievoorziening in zowel de beleidsnota’s als de P&C-stukken, wat met name geldt voor het inzicht in de relatie tussen taakvelden en de te bereiken doelstellingen. • Beschrijf niet alleen de taakvelden, maar ook de deeltaken, zoals omschreven in het BBV, op die taakvelden. • Bied meer inzicht in de effectiviteit van de uitvoering van het beleid. • Start bij de verbetering van de informatievoorziening met de P&C-stukken met 1 of 2 beleidsvelden, bij wijze van pilot. Besteed daarbij expliciet aandacht aan de hieronder opgenomen (meer technische) aanbevelingen A1 tot en met A5 die de rekenkamercommissie in de bestuurlijke nota heeft geformuleerd. • Volg voor alle nieuwe beleidsnota’s de voorgaande relevante aanbevelingen op.

3.

Het college van B&W de opdracht te geven in dit projectplan (zie besluit 2) de raad inzicht te geven in doel, planning en mijlpalen van het lopende, meerjarige verbeterproces van beleidsnota’s en P&C-stukken.

Beoogd effect De rekenkamercommissie ziet verbetermogelijkheden om te komen tot een betere aansluiting tussen beleidsnota’s, programmabegrotingen en jaarrekeningen.

Argumenten 1.1 Op basis van de bestudering van de beleidsnota’s en de P&C-documenten voor twee geselecteerde taakvelden, trekt de rekenkamercommissie conclusies. De algemene conclusie van de rekenkamercommissie is dat de raad zijn taakstellende en controlerende rol niet goed genoeg kan vervullen. Bezien vanuit het perspectief van een raadslid heeft de rekenkamercommissie geconcludeerd dat de aansluiting moeilijk is te maken. Het is voor een raadslid lastig om een verantwoord oordeel te vormen, omdat de benodigde informatie over meerdere plekken verspreid staat en op een brede wijze gepresenteerd wordt. Hierdoor kan het voor een raadslid moeilijk te beoordelen zijn voor welke concrete taken hij of zij toestemming tot besteding geeft bij autorisatie op programmaniveau. Concrete activiteiten, zoals bijvoorbeeld op het terrein van re-integratie of afvalbeleid, zijn dan immers op een niet-waarneembare wijze ‘verborgen’ in de begroting. De eerste hoofdconclusie van de rekenkamercommissie is: De aansluiting tussen beleidsnota’s en P&C-documenten is veelal niet op orde. De hieronder vallende deelconclusies van de rekenkamercommissie zijn: 1. Beleidsdoelen zijn niet altijd specifiek en meetbaar geformuleerd. 2. De wettelijk voorgeschreven beleidsindicatoren in het BBV geven niet altijd het gewenste inzicht.

2

3. Informatievoorziening is op hoog abstractieniveau; informatie over dieperliggende ambities (en de daaraan gekoppelde budgetten) is niet inzichtelijk. 4. Effecten van uitvoering zijn niet voldoende in te schatten. De tweede hoofdconclusie van de rekenkamercommissie is: P&C-stukken zijn te weinig zelfstandig leesbaar. De hieronder vallende deelconclusies van de rekenkamercommissie zijn: • P&C stukken geven te weinig inzicht in de baten en lasten van (deel)taken. • De informatie is ‘versnipperd’ opgenomen in de diverse documenten 2.1 De rekenkamercommissie geeft de auditcommissie of financiële commissie in overweging met het college van B&W en de ambtelijke organisatie het ‘goede gesprek’ te voeren over de implementatie van de verbetervoorstellen. Uit dat goede gesprek zou bij voorkeur moeten volgen dat het college een projectplan aan de raad presenteert waarin hij aangeeft hoe hij de hiernavolgende aanbevelingen gaat opvolgen. De aanbevelingen van de rekenkamercommissie zijn gegroepeerd onder vijf algemene aanbevelingen, genummerd als A1 tot en met A5. Onder de algemene aanbevelingen A1 tot en met A3 staan een aantal concrete verbeter-suggesties, genummerd van 1 tot en met 9. A1 Een verbetering van de informatievoorziening in zowel de beleidsnota’s als de P&C-stukken is gewenst. Dit geldt met name voor het inzicht in de relatie tussen taakvelden en te bereiken doelstellingen.

1. Formuleer in beleidsnota en programmabegroting bij ieder taakveld (zoals arbeidsparticipatie en afvalbeleid) een heldere doelstelling en ‘vertaal’ deze in beleidsindicatoren, met een heldere uitleg en bestuurlijke duiding. De uitkomsten van de beleidsindicatoren dienen - bij de verantwoording in de jaarstukken - de raad inzicht te geven in de mate waarin de gestelde (specifieke) beleidsdoelen zijn gerealiseerd. 2. Geef in de beleidsnota al aan hoe beleidsdoelen en beleidsindicatoren in programmabegroting en jaarverslag zullen worden verwerkt, om de verbinding tussen beleidscyclus en P&C-cyclus te optimaliseren. 3. Maak bij ieder bestuurlijk programma duidelijk welke BBV-taakvelden hieronder vallen. Doe dit bij voorkeur al in de beleidsbegroting. A2 Beschrijf niet alleen de taakvelden, maar ook de deeltaken, zoals omschreven in het BBV, op die taakvelden. 4. Geef in beleidsnota en programmabegroting van ieder taakveld een nauwkeurige beschrijving en motivering van het gevraagde budget in relatie tot de benodigde deeltaken (bv. aan de hand van het BBV-taakveld). Geef hierbij ook een opbouw van het gevraagde budget op basis van de te onderscheiden deeltaken en de daarbij gewenste doelen. 5. Vermeld in de programmabegroting en de jaarstukken bij iedere deeltaak op een taakveld de geplande, respectievelijk de uitgevoerde activiteiten.

Als de activiteiten in de P&C-stukken van een bepaald jaar verschillen van die van het voorgaande jaar, geef daarvoor dan een motivatie. 6. Vermeld in de jaarstukken de met de uitgevoerde activiteiten corresponderende gerealiseerde kosten. A3 Geef meer inzicht in de effectiviteit van de uitvoering van het beleid. 7. Vermeld, met name in beleidsnota, op welke wijze via de geplande activiteiten de gemeente het bereiken van de doelstelling(en), respectievelijk de uitkomst van de beleidsindicator(en), denkt te kunnen beïnvloeden. Geef hierbij duidelijk aan op welke deeltaken de activiteiten betrekking hebben.

3

8. Geef, zo mogelijk, in kwantitatieve termen aan hoe een verandering in activiteiten voor deeltaken invloed kan hebben op het beter bereiken van een doelstelling. Geef aan wat de extra kosten zijn als men de doelstelling (bijvoorbeeld, een verlaging van het aantal aangeboden kilo’s restafval) beter wil benaderen. Geef, indien mogelijk, ook de kosten/batenverhouding aan van dergelijke veranderingen (bijvoorbeeld, hoeveel kost het om een bepaalde verlaging van het aantal uitkeringen te realiseren). 9. Als het niet mogelijk wordt geacht inzicht te geven in de effectiviteit van het beleid, geef daarvan dan een onderbouwing. Geef vervolgens aan hoe het verband tussen uitvoering en doelstelling(en) bij de beleidsvoorbereiding in dit geval wordt beschouwd. A4 Start bij de verbetering van de informatievoorziening met de P&C-stukken om voor de raad snel de meeste winst te behalen. Begin met 1 of 2 beleidsvelden, bij wijze van pilot. Begin voor de verdiepingsslag, zoals uitgedrukt in de voorgaande aanbevelingen, met de P&Cdocumenten. De consequente beantwoording van de drie W-vragen (zowel ex ante als ex post) voor de deeltaken maakt het noodzakelijk ‘dieper’ liggende informatie over deeltaken uit de ambtelijke organisatie naar boven te halen.

Om de gedachten te bepalen is in de bijlage in tabelvorm een handreiking toegevoegd waarop aanwijzingen staan hoe tot deze nadere detaillering te komen. In die handreiking wordt ook gevraagd naar de kosten van alternatieve uitvoeringsmogelijkheden, in lijn met de aanbevelingen 7 tot en met 9. Een verdergaande uitsplitsing van taakvelden vergt een strengere focus van het ambtelijk apparaat. Daarom is het voorstel van de rekenkamercommissie om eerst met een tweetal taakvelden te beginnen, bijvoorbeeld de hier besproken taakvelden arbeidsparticipatie en afvalbeleid. Op een later moment kan dit verder worden uitgerold voor andere taakvelden. Daarnaast dient vastgelegd te worden dat voor alle nieuwe beleidsnota’s de voorgaande relevante aanbevelingen worden opgevolgd. Dit is weergegeven in de volgende algemene aanbeveling: A5 Volg voor alle nieuwe beleidsnota’s de voorgaande relevante aanbevelingen op. Het gaat bij aanbeveling A5 met name om de opvolging van de aanbevelingen 1, 2, 4 en 7 tot en met 9. 3.1 Uit de bestuurlijke reacties blijkt duidelijk dat de colleges van B&W van Dongen en Loon op Zand de BBV-taakvelden niet willen gebruiken bij het opstellen van de planning & control-documenten en de beleidsdocumenten.

De rekenkamercommissie lijkt het raadzaam dat het college van B&W de raad inzicht geeft in doel en planning van het meerjarige en voortdurende verbeterproces van beleidsnota’s en P&C-stukken, met doelen en mijlpalen. Dit biedt de raad de mogelijkheid hierbij een kaderstellende en sturende rol te vervullen. Hierbij vraagt de rekenkamercommissie de raad om na te denken en zich uit te spreken over de vraag: wil de raad worden geïnformeerd over het bestuurlijke programma (zoals Sociaal domein of Milieu) met of zonder inzicht in de doelen en resultaten van de bestanddelen ervan (zoals het taakveld 6.5 arbeidsparticipatie en taakveld 7.3 afvalbeleid)?

Kanttekeningen 1.1 Dit onderzoek gaat over de mate waarin raadsleden in staat worden gesteld om op basis van de begrotings- en beleidsstukken adequaat de WWW-vragen te kunnen beantwoorden. Een verbeterproces van beleidsnota’s en P&C vergt zowel van de kant van het college, de raad als het ambtelijk apparaat een gezamenlijke inspanning. De rekenkamercommissie beseft dat dit verbeterproces niet van de ene op andere dag gerealiseerd kan worden. Om een verbetering te kunnen realiseren is een consequente aanpak nodig waarbij ieder vanuit haar eigen rol stappen voorwaarts zet.

4

2.1 De ambtelijke en bestuurlijke reacties geven aan dat de gemeente Goirle bezig is met verbetermaatregelen. De rekenkamercommissie onderkent dit en hoopt met dit onderzoek een positieve bijdrage te leveren aan de lopende verbeterprocessen. Financieel N.v.t.

Voortgang Er heeft een ambtelijke feitencheck plaatsgevonden in de periode 20 juli tot 2 september 2021. Hierna heeft de rekenkamercommissie enkele feitelijke onjuistheden gecorrigeerd en enkele verduidelijkingen in de nota van bevindingen aangebracht. In de periode 6 september tot 12 oktober 2021 heeft het rapport voor bestuurlijke hoor- en wederhoor voorgelegen bij het colleges van B&W van Dongen, Goirle en Loon op Zand. De ontvangen bestuurlijke reacties zijn integraal opgenomen in de bestuurlijke nota en maakt onderdeel uit van de beraadslaging.

Communicatie N.v.t.

Bijlagen 1. Bestuurlijke nota “Is de aansluiting te maken” 2. Nota van bevindingen Goirle “Is de aansluiting te maken”, bijlage bij de bestuurlijke nota over een herleidbare koppeling tussen gemeentelijke beleidsambities, financiën en uitvoering

5

Besluit De raad van de gemeente Goirle gezien het voorstel van de rekenkamercommissie, besluit: 1.

De conclusies van de rekenkamercommissie te onderschrijven.

2.

Het college van B&W de opdracht te geven aan de raad een projectplan te presenteren, waarin hij aangeeft hoe hij de hiernavolgende aanbevelingen gaat opvolgen: • Verbeter de informatievoorziening in zowel de beleidsnota’s als de P&C-stukken, wat met name geldt voor het inzicht in de relatie tussen taakvelden en de te bereiken doelstellingen. • Beschrijf niet alleen de taakvelden, maar ook de deeltaken, zoals omschreven in het BBV, op die taakvelden. • Bied meer inzicht in de effectiviteit van de uitvoering van het beleid. • Start bij de verbetering van de informatievoorziening met de P&C-stukken met 1 of 2 beleidsvelden, bij wijze van pilot. Besteed daarbij expliciet aandacht aan de hieronder opgenomen (meer technische) aanbevelingen A1 tot en met A5 die de rekenkamercommissie in de bestuurlijke nota heeft geformuleerd. • Volg voor alle nieuwe beleidsnota’s de voorgaande relevante aanbevelingen op.

3.

Het college van B&W de opdracht te geven in dit projectplan (zie besluit 2) de raad inzicht te geven in doel, planning en mijlpalen van het lopende, meerjarige verbeterproces van beleidsnota’s en P&C-stukken.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Goirle van 21 december 2021.

De raad voornoemd,

Voorzitter,

Griffier,

6