Paragraaf bedrijfsvoering

Paragraaf bedrijfsvoering Ontwikkelingen personeel en organisatie De aanhoudende krapte op de arbeidsmarkt maakt dat goed en aantrekkelijk werkgeverschap hoog op de agenda staat. Het aantrekken van nieuwe medewerkers vraagt creativiteit en inventiviteit, zo ook het behoud van onze bestaande medewerkers. Aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden en een prettige en flexibele werkomgeving helpen ons hier vorm aan te geven. We hebben samengewerkt met andere gemeenten om lastige vacatures vervuld te krijgen. Mede door de krapte op de arbeidsmarkt is in 2024 gebruik van externe inhuur. Deels is dat veroorzaakt door tijdelijke taken die met tijdelijk geld worden gefinancierd. Anderzijds ligt de oorzaak in het feit dat we specialistische functies slecht ingevuld krijgen. We onderzoeken op welke wijze we de inhuur enigszins terug kunnen dringen.

Door het inzetten van strategische personeelsontwikkeling (SPO) anticiperen we ook intern op personele ontwikkelingen.

In 2024 is het Preventief Medisch Onderzoek (PMO) uitgevoerd. Dit biedt ons handvatten om verder vorm te geven aan het vitaliteitsbeleid en we kunnen waardoor werken aan het duurzaam inzetbaar houden van onze medewerkers.

Het huidige functiebeschrijvings- en waarderingssysteem dateert van 2007 en voldoet niet meer aan de behoeften van de toekomst. We stappen over op HR21, een in opdracht van de VNG ontwikkeld sectoraal systeem dat onze slagkracht kan vergroten door functies, competenties en resultaten te verbinden. De basis van de invoering van dit nieuwe systeem ligt in het actualiseren van de huidige functies waarna ze kunnen worden overgezet naar het nieuwe systeem. Hierdoor realiseren we een systeem dat toekomstbestendig is en ons in staat stelt goede vergelijkingen te maken met de gehele sector. In 2024 is gestart met de implementatie van HR 21. We gaan onderzoeken op welke wijze we projectmatig werken verder kunnen doorontwikkelen en wat dit voor de organisatie betekent. Door een team te vormen dat gezamenlijk werkt aan de opgaven die we te realiseren hebben verwachten we beter en sneller in te kunnen spelen op de actuele ontwikkelingen. Daarnaast verwachten we hiermee een natuurlijker proces te kunnen doorlopen waarin integraliteit voorop staat.

Ontwikkelingen ICT en informatievoorziening In 2024 is verder samengewerkt op gebied van Informatievoorziening en ICT in kader van de I-visie. In deze I-visie is een meerjarenperspectief geschetst voor ICT en Informatievoorziening op de Bevelanden. Door en met de afdeling ICT van GR de Bevelanden is in dit kader gewerkt aan verbetering en beveiliging van de technische infrastructuur door vervanging van hardware en

netwerkcomponenten. Ook is een protocol Cybercrisis opgesteld en zijn technische voorzieningen voor uitwijk bij calamiteiten uitgebreid. Met de deelnemende gemeenten en GR-ICT is projectportfoliomanagement vormgegeven. Binnen dit concept worden de prioriteiten van de projecten die raken aan ICT en Informatievoorziening bepaald en aan de hand daarvan uitgevoerd. In 2024 is de visie en strategie voor de implementatie van Microsoft 365 als software voor de moderne werkplek door de gemeenten omarmd en is gestart met de uitvoer van dit project. Andere projecten gericht op vervanging van software zijn in 2024 gestart en lopen tot in 2025 door. Dit betreft onder andere toepassingen voor; klantgeleiding (afsprakensysteem), begraafplaatsadministratie, social intranet, beheer mobiele apparaten en het Sociaal Domein. Goes neemt actief deel in de kopgroep van Data Alliantie Zeeland (DAZ), wat samenwerking en kennisuitwisseling organiseert voor alle Zeeuwse overheden op gebied van datagedreven werken. Met het Overleg Zeeuwse Overheden (OZO) wordt gewerkt aan het opzetten van een digitaal ondersteuningsplatform om deze en andere samenwerkingen in Zeeland beter te faciliteren. Voor eigen personeel zijn cursussen georganiseerd en is voor het Managementteam een ‘Data inspiratie dag’ georganiseerd.

Voor het veilig en verantwoord werken met Generatieve AI zijn in 2024 regels vastgesteld, het college heeft hiervan kennisgenomen. Om hieraan beter te kunnen voldoen is er gestart met de inzet van SafeGPT als veiliger en beheersbaarder alternatief voor ChatGPT. Deze toepassing wordt met name ingezet voor het zoeken naar informatie, verbeteren, vertalen en genereren van tekst en transcriberen van gespreksverslagen. Ook in 2024 publiceerde de gemeente Goes de ingezette algoritmische toepassingen in het Algoritmeregister van de overheid.

Ontwikkelingen planning en control In 2025 zal de rechtmatigheidsverklaring over de jaarrekening 2024 door het college worden uitgevoerd. In de jaarrekening 2024 wordt hierover gerapporteerd. In 2023 is een aanbesteding voor nieuwe software voor digitalisering van de Planning & Control cyclus uitgevoerd. Vanaf boekjaar 2024 is er gebruik gemaakt van deze software.

Overige ontwikkelingen Inkoop In 2024 is er een vernieuwd inkoopbeleidsplan vastgesteld voor de daaropvolgende jaren. In dit nieuwe beleid zijn de externe en interne ontwikkelingen van de afgelopen perioden voor inkoop verwerkt. Zoals de resultaten uit de Taskforces Inkoop en Contractbeheer en de door de VNG opgestelde nieuwe inkoopvoorwaarden.

Vanuit het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) 2022-2025 is er in 2024 ook een Actieplan MVOI gemeente Goes vastgesteld.

Huisvesting

In 2023 is gestart met het project om de centrale hal van het Stadskantoor opnieuw in te richten. In 2024 is de uitwerking van dit project, waarbij interne en externe gebruikers betrokken zijn, verder voortgezet met als doel in 2025 de volgende stap te zetten. Samenwerking met diverse partners wordt hierbij meegenomen. In 2024 is de aanbestedingsprocedure gestart voor de vervanging van het tapijt in het Stadskantoor, de uitvoering hiervan staat gepland in 2025. Verder werd dit jaar onder andere de herinrichting van de studiezaal en update/ modernisering vergaderruimten Stadskantoor uitgewerkt, met de uitvoering gepland in 2025.

Informatiebeveiliging en privacy In 2024 werkten we door aan het verbeteren van de informatieveiligheid en het voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) is hierbij het leidende normenkader. In het jaarlijkse Informatiebeveiligings- en Privacyplan zijn hiervoor verbetermaatregelen opgenomen.

Informatiebeveiliging De Cyberbeveiligingswet, de Nederlandse vertaling van de Europese NIS2-richtlijn voor cybersecurity die in oktober van 2024 van kracht werd, is uitgesteld tot het 3de kwartaal van 2025. Gemeenten zijn hierbij aangeduid als ‘essentiële entiteit’. Om de informatieveiligheid te toetsen en te verbeteren zijn in 2024 onder andere een pentest op de technische infrastructuur uitgevoerd en is getest in hoeverre de toegang tot onze kantoren veilig is door inzet van een zogenaamde ‘mystery guest’. In 2024 is een draaiboek voor een cybercrisis opgesteld en is er geoefend met een dergelijk scenario in de organisatie.

Incidenten en datalekken

Het aantal geregistreerde beveiligingsincidenten daalde in 2024 en was met 19 iets lager dan in 2023 toen er 24 geregistreerd werden. Beveiligingsincidenten met hoge impact deden zich in 2024 niet voor. In zes van de gevallen betrof het een incident met persoonsgegevens, een datalek. Geen van de datalekken moest bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) worden gemeld.

Privacy Er is in 2024 gewerkt aan het opstellen van meerdere risicoanalyses (DPIA’s) met betrekking tot het verwerken van persoonsgegevens. Het overzicht van verwerkersovereenkomsten is geactualiseerd. Verder is opdracht verstrekt om met betrekking tot het Verwerkingsregister gebruik te gaan maken van het softwarepakket iNavigator inclusief ondersteuning bij het vullen van deze tool.

Verantwoording Jaarlijks legt de gemeente door middel van zelfevaluatie en audits verantwoording af over informatieveiligheid. Dit gebeurt via het traject Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA). Het college doet dit voor 1 mei 2025 aan de landelijke toezichthouders over ENSIA 2024. In mei zal de gemeenteraad uitgebreider geïnformeerd worden over de resultaten van ENSIA 2024 met een notitie.

Rechtmatigheid Toelichting rechtmatigheidsverantwoording

Inleiding In de jaarrekening hebben wij de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen met betrekking tot de begrotingsonrechtmatigheden. Op 8 mei 2025 heeft de gemeenteraad, naast het Normenkader 2024, de Notitie rechtmatigheidsverantwoording 2024 vastgesteld met de volgende uitgangspunten: • De verantwoordingsgrens voor onrechtmatigheden en onduidelijkheden vast te stellen op 1% (van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves); zijnde € 1.995.000,• Een rapportagegrens te hanteren van 10% van de verantwoordingsgrens voor het toelichten van fouten en onduidelijkheden in de paragraaf Bedrijfsvoering, zijnde € 199.500,Naast deze toelichting gaan wij hieronder in op de bevindingen ten aanzien van het voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) criterium. De in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld volgens de Kadernota Rechtmatigheid 2024 van de Commissie BBV van oktober 2024 en de financiële

verordening van onze gemeente. Daarnaast geldt het door de gemeenteraad op 8 mei 2025 vastgestelde normenkader. Begrotingscriterium Het begrotingscriterium heeft betrekking op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting. Het gaat hierbij om de exploitatie, investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand komen. In de “Financiële verordening gemeente Goes” is ten aanzien van de begrotingsrechtmatigheid (artikel 11) het volgende opgenomen: 1.

2. 3.

4.

5.

6.

“Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen; De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door de raad is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd. Van begrotingsonrechtmatigheden is sprake als het college bij de realisatie van doelen en het realiseren van activiteiten de door de gemeenteraad vastgestelde budgetten voor wat betreft de lasten of investeringsbudgetten overschrijdt, toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves die niet door de gemeenteraad zijn vastgesteld en als bij onderschrijdingen van lasten of investeringsbudgetten en/of lagere of hogere baten dan begroot de begroting niet tijdig met begrotingswijzigingen is aangepast. Afwijkingen die in de jaarrekening aan de raad worden gemeld en toegelicht, worden in deze als tijdig beschouwd.

Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties: a. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren. b. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling. c. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.”

Bij onze controles op begrotingsonrechtmatigheden hebben wij geen onrechtmatigheden geconstateerd die niet acceptabel zijn. Gezien de begrotingsonrechtmatigheden passen binnen het bestaande beleid van de raad en in de rechtmatigheidsverantwoording worden opgenomen, hoeven deze niet nader toegelicht te worden in de paragraaf bedrijfsvoering. Deze worden echter wel toegelicht, om de te nemen maatregelen op de onrechtmatigheden te blijven borgen. Zie hieronder de onrechtmatigheden boven de rapporteringsgrens.

Voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. Deze eisen zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. De relevante regelgevingen zijn opgenomen in het door de Raad vastgestelde Normenkader 2024.

Naast bovengenoemde financiële rechtmatigheidsfouten zijn door de afdeling Concerncontrol een aantal formele rechtmatigheidsfouten en procesmatige bevindingen geconstateerd. Deze formele rechtmatigheidsfouten hebben geen impact op de rechtmatigheidsverantwoording (door het college) en de controleverklaring van de accountant. Ze zijn voor ons wel belangrijk in het kader van de ontwikkeling van de administratieve organisatie en interne beheersing van de gemeente. In de door de Raad vastgestelde “Notitie Rechtmatigheidsverantwoording 2024 gemeente Goes” is daarom afgesproken, hierover op hoofdlijnen te rapporteren, zoals in voorgaande jaren door de accountant gebeurde.

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium Het misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) criterium heeft betrekking op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen. De gemeente Goes heeft nog geen formeel beleid met betrekking tot Misbruik & Oneigenlijk gebruik vastgesteld. Wel wordt er in de praktijk op diverse manieren aandacht gegeven aan dit thema. Zo hebben wij een frauderisico-analyse opgesteld voor meerdere onderwerpen/processen en hiervoor ook een notitie opgesteld. Ook hebben wij binnen de organisatie diverse sessies rondom fraude-risico’s gehouden; binnen de processen/afdelingen en met het managementteam. Nieuwe medewerkers volgen de training integriteit. Het onderwerp integriteit staat ook periodiek op de agenda van het management en het college. Daarnaast zijn er een aantal bestaande beheersingsmaatregelen, waaronder het 4-ogen principe en functiescheidingen. Wij verwachten in 2025 een M&O-beleid op te stellen.