Functiebeschrijvingen Griffie Goes

Functiebeschrijvingen Griffie Goes Functieprofielen Deze functiebeschrijvingen zijn opgesteld aan de hand van de generieke functieprofielen van de Vereniging voor Griffiers en de ambities en lokale context van de raad en griffie van Goes. In deze beschrijving zijn de volgende functies opgenomen: • Griffier • Senior raadsadviseur (tevens plaatsvervangend griffier) • Junior raadsadviseur • Griffiemedewerker

Ambtsinstructie voor de griffier Deze functiebeschrijvingen staan in relatie tot de ambtsinstructie voor de griffier van de gemeente Goes, zoals vastgesteld door de gemeenteraad van Goes, waarin de taken en verantwoordelijkheden van de griffier zijn beschreven en vastgesteld.

1. De griffier De griffier van Goes staat de raad, raadsleden en de door de raad ingestelde commissies terzijde in de uitoefening van hun functie. Dit doet de griffier door ondersteuning en advies te bieden bij de invulling van de kaderstellende, controlerende, en volksvertegenwoordigende taak van raadsleden en steunfractieleden én door de gemeenteraad als geheel in positie te brengen in het democratische besluitvormingsproces. Hierbij heeft de griffier oog voor de ontwikkeling en lange termijn doelen van de gemeenteraad en zoekt de griffier verbinding met de voorzitter van raad en college en de gemeentesecretaris. Hierdoor vervult de griffier een verbindingsrol binnen een politiek gevoelig en bestuurlijk complex krachtenveld, waarin sprake is van wisselende belangentegenstellingen en verschillen van politiek en maatschappelijk inzicht. De griffier vertegenwoordigt de belangen van de gemeenteraad in het contact met het college van burgemeester en wethouders, de ambtelijke organisatie en de samenleving. De griffier neemt een verbindende rol in om het duale lokale bestuur mede vorm te geven. De griffier staat hierin niet alleen, maar wordt ondersteund door de griffie. De griffier stuurt de medewerkers binnen de griffie aan en bepaalt aan de hand van de wensen van de gemeenteraad de koers van de griffie.

De griffier is een inspirerende leidinggevende voor de medewerkers en geeft ruimte voor persoonlijke groei en ontwikkeling. Resultaatgebieden De griffier werkt aan de volgende resultaatgebieden. Resultaatgebied Strategische advisering gemeenteraad

Toelichting /

/

Ondersteuning gemeenteraad

/

/

/

Bedrijfsvoering

/

/

Adviseert op strategisch niveau over politieke-, bestuurlijke- en organisatorische processen en vraagstukken, onder andere als het positionering van de raad, integriteit en nieuwe vormen van contact met de samenleving betreft. Bevordert en bewaakt de kwaliteit van lokale politiek-bestuurlijke besluitvormingsprocessen en doet verbetervoorstellen en adviseert hierbij over de verbinding tussen de verschillende spelers in het besluitvormingsproces. Treedt gevraagd en ongevraagd op als eerste aanspreekpunt en eerste adviseur van de gemeenteraad en andere betrokkenen bij het democratische besluitvormingsproces, onder andere als het gaat om rolzuiverheid, vakmanschap, en afstemming tussen de gemeenteraad en de ambtelijke organisatie. Draagt zorg voor de organisatie van raadsbrede activiteiten gericht op de inwoners en verwijst en begeleidt inwoners met vragen, verzoeken, of opmerkingen naar de juiste plaats. Bereidt raadsvergaderingen voor en zorgt voor een goede voorbereiding voor raadsleden, onder andere door ervoor te zorgen dat raadsleden alle benodigde informatie ontvangen, en zorg te dragen voor de invulling van de termijnagenda en de opvolging en afdoening van toezeggingen, moties, amendementen en andere raadsinstrumenten.

Stuurt en draagt zorg voor de planning en control van de raadsprocessen en bevordert hierbij de ontwikkeling en implementatie van beleids- en beheersinstrumenten. Bevordert en draagt zorg voor de optimale inrichting en beheer van het informatiemanagement.

2

Resultaatgebied

Integraal management

Toelichting /

Is eindverantwoordelijk voor de organisatie en uitvoering van secretariële, administratieve en logistieke ondersteuning van de gemeenteraad en commissies, waaronder het bewaken van budgetten en signaleren en rapporteren van budgetoverschrijdingen en het verzorgen van contractbeheer.

/

Is bestuurder in de zin van de WOR aangaande medewerkers van de griffieorganisatie, maakt resultaatgerichte afspraken met medewerkers en monitort de prestaties en stuurt indien nodig bij, en bevordert de deskundigheid en innovatie binnen de griffieorganisatie. Draagt zorg voor het management van de griffieorganisatie door onder meer om zorg te dragen voor de juiste inzet van mensen en middelen ter realisatie van het gewenste resultaat en het dragen van de verantwoordelijkheid voor de effectiviteit van ontwikkeld beleid en ontwikkelde en uitgevoerde programma’s voor de gemeenteraad.

/

Netwerken

/ /

Ontwikkelt en onderhoudt een functioneel relatienetwerk. Initieert en bevordert samenwerking met politieke partijen, lokaal bestuur, ambtelijke organisatie, verbonden partijen en belanghebbenden.

Kennis en vaardigheden • Academisch werk- en denkniveau. • Diepgaande kennis van en inzicht in sociaal-maatschappelijke, financieel-economische en politiek-bestuurlijke aangelegenheden. • Kennis en inzicht met betrekking tot het functioneren van bestuurlijke circuits en van complexe politiek/bestuurlijke besluitvormingsprocessen. • Brede kennis van en inzicht in wet- en regelgeving met betrekking tot het lokale bestuur, de besluitvormingscircuits en bestuurlijke verhoudingen met andere overheden. • Brede kennis van en inzicht in de hoofdlijnen van de politieke agenda rekening houdend met politieke en maatschappelijke gevoeligheid. • Ervaring met het werken binnen de zogenaamde bestuurlijk- ambtelijke driehoek. • Vaardigheid in het formuleren van strategische inhoudelijke politiek-bestuurlijke adviezen. • Kennis van en vaardigheid in het behartigen van het integraal management van de griffieorganisatie in een politiek gevoelige context. • Communicatieve, advies-, onderhandelings- en netwerkvaardigheden. • Vaardigheid in het omgaan met belangentegenstellingen.

Competenties • Sturend vermogen (waaronder leiderschap) • Inlevingsvermogen (waaronder politieke- en bestuurlijke sensitiviteit) • Onafhankelijkheid • Initiatief (waaronder durf en lef) • Resultaatgerichtheid (waaronder onderhandelen) • Communiceren en luisteren • Samenwerken en coachen • Visie en analytisch vermogen • Omgevingsbewustzijn (waaronder netwerken en maatschappelijke oriëntatie) • Stressbestendigheid (waaronder zelfkennis en energie) Beloningsniveau Schaal 14 3

2. De (senior) raadsadviseur (plaatsvervangend griffier) De (senior) raadsadviseur van de gemeenteraad staat de griffier met raad en daad terzijde in het strategisch adviseren van de (leden van de) gemeenteraad, het presidium, de fracties en de bestuurlijke driehoek. Daarmee is deze persoon een volwaardig plaatsvervanger van de griffier en onmisbaar voor de strategische griffie. Ook is de senior raadsadviseur verantwoordelijk voor het voorbereiden en ondersteunen van beeldvormende en oordeelsvormende vergaderingen. Dit betekent ook dat raadsleden bij de senior raadsadviseur terecht kunnen voor inhoudelijk advies en advies omtrent de inzet van het raadsinstrumentarium. Vanuit de kennis van bestuurlijke besluitvormingsprocessen en politieke sensitiviteit adviseert de raadsadviseur raadsleden, collega’s, en ambtenaren. Daar hoort ook bij het signaleren van verbetermogelijkheden in de kwaliteit van stukken, informatievoorziening aan de raad en de samenleving en het besluitvormingsproces als geheel. Deze raadsadviseur kan de raad ondersteunen in het organiseren van het raadsledenspreekuur, werkbezoeken en de begeleiding van werkgroepen. Ook ondersteunt de senior raadsadviseur de griffier bij de raadsvergadering, het actualiseren van verordeningen, en het opstellen van raadsvoorstellen.

De raadsadviseur zet zich proactief in ten behoeve van de ontwikkeling naar de strategische griffie van de toekomst. Resultaatgebieden De (senior) raadsadviseur werkt aan de volgende resultaatgebieden. Resultaatgebied

Toelichting

Adviseren

/

/

Ondersteunen

/ /

Communiceren en samenwerken

/ / /

Bijdrage aan integraal / griffie- en dualiseringsbeleid /

Adviseert op strategisch niveau over politieke-, bestuurlijke- en organisatorische processen en vraagstukken, onder andere als het positionering van de raad, integriteit en nieuwe vormen van contact met de samenleving betreft. Bevordert en bewaakt de kwaliteit van lokale politiek-bestuurlijke besluitvormingsprocessen en bedenkt en verfijnt werkvormen en werkwijzen waarmee de gemeenteraad zijn rol (beter) kan vervullen. Fungeert als projectleider bij verschillende projecten en vertegenwoordigt de griffie in externe overleggen. Ondersteunt bij de organisatie, uitvoering en verslaglegging van raadsvergadering en andere bestuurlijke processen en informeert de raad in grote mate van zelfstandigheid de gemeenteraad en andere betrokken gremia over relevante ontwikkelingen, politiek/bestuurlijke dilemma's en consequenties van te nemen besluiten. Draagt (mede) zorg voor de informatie-uitwisseling binnen de griffie en met raadsleden en de gemeentelijke organisatie. Draagt (mede) zorg voor het voorkomen, verhelderen en oplossen van conflicten tussen spelers binnen de gemeenteraad, griffie en de gemeentelijke organisatie. Voert de Kieswet uit met betrekking tot verkiezingen voor leden van de gemeenteraad en ondersteunt bij het inwerken van nieuwe raads- en commissieleden.

Draagt bij aan de strategie en visie van de griffie door kennis van wet- en regelgeving, lokale, provinciale, landelijke, maatschappelijke, politieke en bestuurlijke ontwikkelen te vertalen in acties en keuzes voor de griffie en gemeenteraad. Geeft vakinhoudelijke aanwijzingen aan andere medewerkers van de griffie.

4

Kennis en vaardigheden • Academisch werk- en denkniveau. • Ruime relevante werkervaring. • Kennis van en inzicht in ontwikkelingen binnen de lokale democratie. • Kennis van en inzicht in sociaal-maatschappelijke en financieel-economische aangelegenheden. • Vaardigheid in het inschatten van politieke en bestuurlijke verhoudingen en de politiek bestuurlijke en technische haalbaarheid van adviezen en in het ontwikkelen, uitdragen en verdedigen van standpunten. • Inzicht in het functioneren van de gemeentelijke organisatie en taakverdelingen, functionele verhoudingen binnen het politiek-bestuurlijke domein en tussen griffie en gemeentelijke organisatie. • Kennis en inzicht met betrekking tot het functioneren van bestuurlijke circuits, maatschappelijke organisaties en van complexe politiek/bestuurlijke besluitvormingsprocessen. Onderzoek begeleidende deskundigheid. Competenties • Adviesvaardigheid (waaronder visie, analytisch vermogen en omgevingsbewustzijn) • Inlevingsvermogen (waaronder politieke- en bestuurlijke sensitiviteit) • Onafhankelijkheid • Communicatieve vaardigheden (waaronder onderhandelings- en netwerkvaardigheden) • Samenwerken • Resultaatgerichtheid • Omgevingsbewustzijn (waaronder netwerken en maatschappelijke oriëntatie) • Coachen • Stressbestendigheid (waaronder zelfkennis en energie) Beloningsniveau Schaal 12

5

3. De (junior) raadsadviseur De raadsadviseur in Goes ondersteunt de griffier en de senior raadsadviseur bij het voorbereiden en ondersteunen van beeldvormende en oordeelsvormende vergaderingen. Ook kan de raadsadviseur de raad ondersteunen in het organiseren van het raadsledenspreekuur, werkbezoeken en de begeleiding van werkgroepen. Dat betekent ook dat raadsleden bij de commissiegriffier terecht kunnen voor inhoudelijk advies en advies omtrent de inzet van het raadsinstrumentarium. Vanuit de kennis van bestuurlijke besluitvormingsprocessen en politieke sensitiviteit adviseert de raadsadviseur raadsleden, collega’s, en ambtenaren. Verder is hij het eerste aanspreekpunt voor de rekenkamer. De raadsadviseur is ook verantwoordelijk voor het versterken van de verbinding tussen de raad(sleden) en de samenleving. Daaronder valt het maken en uitvoeren van het communicatieplan van de gemeenteraad en het signaleren van mogelijkheden om de raad in contact te brengen met inwoners. De griffie en gemeenteraad worden door de raadsadviseur gevraagd en ongevraagd geadviseerd op het gebied van in- en externe communicatie. De raadsadviseur ontwikkelt communicatiemiddelen voor de gemeenteraad en vindt daarbij aansluiting met de samenleving, zo breed mogelijk. Hierin neemt de raadsadviseur zelf het initiatief.

Voor communicatieadviseurs in de organisatie en voor vertegenwoordigers van de media is deze raadsadviseur het eerste aanspreekpunt bij communicatievragen over de gemeenteraad. Resultaatgebieden De (junior) raadsadviseur werkt aan de volgende resultaatgebieden. Resultaatgebied Adviseren

Toelichting /

/

Ondersteunen

/ /

Communiceren en samenwerken

/ / /

Bijdrage aan integraal griffie- en dualiseringsbeleid

/

Adviseert integraal over strategische-, tactische- en administratieve thema’s c.q. dossiers aan de (leden van de) gemeenteraad en andere betrokken gremia en ontwerpt en bewaakt mede de procedures ten aanzien van de besluitvorming. Draagt bij aan het optimaliseren en ontwikkelen van nieuwe informatiestromen en draagt bij aan de totstandkoming en uitvoering van de raadsagenda. Fungeert als projectleider bij verschillende projecten en vertegenwoordigt de griffie in externe overleggen. Ondersteunt bij de organisatie, uitvoering en verslaglegging van raadsvergadering en andere bestuurlijke processen en informeert de raad in grote mate van zelfstandigheid de gemeenteraad en andere betrokken gremia over relevante ontwikkelingen, politiek/bestuurlijke dilemma's en consequenties van te nemen besluiten. Draagt (mede) zorg voor de informatie-uitwisseling binnen de griffie en met raadsleden en de gemeentelijke organisatie. Draagt (mede) zorg voor het voorkomen, verhelderen en oplossen van conflicten tussen spelers binnen de gemeenteraad, griffie en de gemeentelijke organisatie. Voert de Kieswet uit met betrekking tot verkiezingen voor leden van de gemeenteraad en ondersteunt bij het inwerken van nieuwe raads- en commissieleden.

Draagt bij aan de strategie en visie van de griffie door kennis van wet- en regelgeving, lokale, provinciale, landelijke, maatschappelijke, politieke en bestuurlijke ontwikkelen te vertalen in acties en keuzes voor de griffie en gemeenteraad.

6

Kennis en vaardigheden • Werk- en denkniveau: HBO+ / WO starter • Kennis van en inzicht in ontwikkelingen binnen de lokale democratie. • Kennis van en inzicht in sociaal-maatschappelijke en financieel-economische aangelegenheden. • Vaardigheid in het inschatten van politieke en bestuurlijke verhoudingen en de politiek bestuurlijke en technische haalbaarheid van adviezen en in het ontwikkelen, uitdragen en verdedigen van standpunten. • Inzicht in het functioneren van de gemeentelijke organisatie en taakverdelingen, functionele verhoudingen binnen het politiek-bestuurlijke domein en tussen griffie en gemeentelijke organisatie. Competenties • Adviesvaardigheid (waaronder visie, analytisch vermogen en omgevingsbewustzijn) • Inlevingsvermogen (waaronder politieke- en bestuurlijke sensitiviteit) • Onafhankelijkheid • Communicatieve vaardigheden (waaronder onderhandelings- en netwerkvaardigheden) • Samenwerken • Resultaatgerichtheid Beloningsniveau Schaal 10

7

4. De griffiemedewerker De griffiemedewerker ondersteuning ondersteunt de griffier, de raadsadviseurs en de leden van de raad op secretarieel- en administratief gebied en draagt zo bij aan het bestuurlijk besluitvormingsproces. De griffiemedewerker neemt voornamelijk uitvoerende taken voor zijn of haar rekening. De griffiemedewerker richt zich op de stukkenstroom vanuit het college en de samenleving naar de raad en zorgt ervoor dat deze stukken op het raadsinformatiesysteem worden geplaatst. Daarnaast kan de griffiemedewerker ondersteunen bij de voorbereiding van vergaderingen en bijeenkomsten, correspondentie, facilitaire ondersteuning en agendabeheer. Resultaatgebieden De griffiemedewerker werkt aan de volgende resultaatgebieden. Resultaatgebied Verzorging van de vergaderorganisatie, verslaglegging en dossierbeheer

Toelichting / / / /

Administratieve- en secretariële ondersteuning griffie

/ / / / /

/

Ondersteunt bij het opstellen van agenda’s voor vergaderingen en verzamelt en publiceert stukken voor vergaderingen op het raadsinformatiesysteem. Beantwoordt algemene informatieve vragen van raadsleden en verwijst indien nodig door. Zorgt voor reserveringen en organiseert de benodigde facilitaire ondersteuning. Houdt overzichten bij van de aanwezigheid van deelnemers aan overleggen ten behoeve van (eventuele) vergoeding. Verwerkt de inkomende en uitgaande post van de griffieorganisatie. Ontvangt bezoekers van de griffie en registreert vragen en klachten en geeft deze door aan de betreffende persoon of instantie. Bereidt betalingen van facturen en declaraties voor. Beheert de voorraad kantoorartikelen voor de griffieorganisatie en raadsleden. Stelt overzichten op voor raadsleden met informatie over vergaderingen, ter inzage gelegde stukken, aankondigingen bijeenkomsten, binnengekomen stukken van instellingen, bedrijfsleven, ministeries, congressen en VNG. Verzorgt mede de informatievoorziening aan burgers en instanties. Zorgt voor het plaatsen van de juiste content op de website en andere media.

Kennis en vaardigheden • MBO werk- en denkniveau, op secretarieel- en administratief vakgebied. • Vaardigheid in plannen en organiseren. • Kennis en inzicht van bestuurlijke context en politiek-bestuurlijke besluitvormingsprocessen. • Ervaring met het coördineren van logistieke processen in een dynamische omgeving. • Aantoonbare mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden. Competenties • Analytisch vermogen • Nauwkeurigheid • Resultaatgerichtheid • Communiceren en luisteren • Samenwerken • Organisatie sensitiviteit • Stressbestendigheid Beloningsniveau Schaal 7 8