B2. Bijlage verslag horizontale verantwoording verlsagjaar 2021

Z0584A8AA05

Registratienummer

Z22.109023 / D22.864747

Onderwerp

Gemeente Goes, verslag horizontale verantwoording verslagjaar 2021- bijlage 1

KPI KPI 1. 1.1/ 1.2

Onderwerp Lokale regelgeving Archiefverordening/ Beheerregeling informatiebeheer

Toelichting

Aanbeveling voor 2022

De archiefverordening is naar aanleiding van de vaststelling van de nieuwe aanpassingswet Wnra in 2019 niet meer aangepast.

Actualiseer de Archiefverordening en de Beheerregeling informatiebeheer na invoering van de nieuwe Archiefwet (vermoedelijk in 2023)

1.3

SIO

Breng de stand van zaken van de archivering van de archiefbescheiden ‘hotspot corona’ in beeld

1.5.a.

Gemeenschappelijke regelingen

De coronacrisis is als hotspot aangewezen, echter niet als onderdeel van een hotspotmonitor (zie ook KPI 6.3.d). Het opstellen van een hotspotmonitor heeft namelijk nogal wat impact op de organisatie; het kost veel tijd voor zowel inrichting als uitvoering. De gemeente Goes neemt deel aan een aantal gemeenschappelijke regelingen/privaatrechtelijke partijen.

1.5.a

SamenwerkingsVerbanden: het sociale domein

1.7

Uitbesteding archieftaken

Er is een start gemaakt met het onderzoek naar archivering m.b.v. het dienstverleningsconcept Mens Centraal. Als onderdeel van het kwaliteitssysteem wordt een applicatie-portfolio opgesteld. Vul deze applicatie-portfolio aan met gegevens over het laten hosten van gegevens in de verschillende applicaties.

1.Onderzoek bij deelname aan een Gemeenschappelijke Regeling of er voorzieningen zijn getroffen voor de zorg van deze archiefbescheiden. 2. Neem in een plan van aanpak structureel de monitoring van de archivering bij verbonden partijen op. 3. Neem de archivering van de RUD op als prioriteit. Breng het archiefbeheer in deze ketenorganisatie in beeld en bekijk of het informatiebeheer volgens de wetgeving wordt uitgevoerd. Overleg met de afdeling ICT over het laten hosten van externe gegevens in de verschillende applicaties: kijk welke maatregelen zijn getroffen in het kader van faillissement, beslaglegging, afsluiten van verwerkersovereenkomsten, escrowovereenkomsten e.a.

Pagina 2

KPI 2 2.2. b.

Middelen en mensen Structurele Gemeentearchief achterstanden Er is een plan van aanpak voor inventarisatiewerkzaamhe den aanwezig. Echter, dit overzicht is niet meer upto-date.

2.3

Mensen, kwalitatief ten behoeve van beheer

KPI 3 3.1.c

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-Depot Applicaties Als onderdeel van het Bekijk per vak-applicatie de (digitaal) kwaliteitssysteem is ontbrekende archiefbegonnen met het functionaliteiten. opstellen van een (Planning; afronding eerste applicatie-portfolio. kwartaal 2022) Bedrijfsnoodplan De laatste update van het Toets het onderdeel gemeentelijke archiefruimten/archiefbewaarplaats. bedrijfsnoodplan Bekijk of dit onderdeel nog up-toHeeft plaatsgevonden in date is. 2016. Interne kwaliteitszorg en toezicht Kwaliteitssysteem Op 22 mei 2018 is het -Uit de archiefinspectie blijkt dat er informatiebeheer kwaliteitssysteem geen sprake is van jaarlijkse informatiebeheer monitoring. Zorg dat er jaarlijks vastgesteld. In dit voorstel wordt geëvalueerd. is opgenomen dat er -maak een uitsplitsing per jaarlijks een evaluatie zal doelstelling van het plaatsvinden. kwaliteitssysteem in een verbeterplan, waarin wordt aangegeven de stand van zaken sinds de 0-meting KwaliteitszorgDeze archieforganisatie Onderzoek de toepassing van een systeem werkt niet op basis van kwaliteitszorgsysteem voor het Gemeentearchief een Gemeentearchief Goes Goes kwaliteitszorgsysteem.

De organisatie doet niet mee aan een landelijke benchmarking Verslag toezicht Door de coronacrisis is er Stel een 2-jaarlijks rapport op over archiefbeheer geen archiefinspectie de niet overgebrachte archieven uitgevoerd in 2021. (2020-2021). Ordening, authenticiteit en context, toegankelijkheid en duurzaamheid papieren en digitale archiefbescheiden Overzicht van vak- Er wordt een overzicht Vul de applicatie-portfolio aan met applicaties opgesteld van alle vakde ontbrekende gegevens. applicaties Deze lijst is deels opgeleverd, echter niet up-to-date. Planning staat voor eerste kwartaal 2022.

3.5.

KPI 4 4.1

4.2

4.4.

KPI 5 5.1.

De wijze waarop (digitale) archieven worden gevormd, hebben een enorme ontwikkeling doorgemaakt.

Stel een nieuw plan van aanpak op voor de inventarisatie van archieven ouder dan 20 jaar. Neem in dit plan van aanpak ook een planning mee voor de materiele zorg van de archieven. Dit plan zal eind 2022 worden afgerond. Maak inzichtelijk hoeveel manuren nog nodig zijn om deze inventarisatiewerkzaamheden te kunnen verrichten Bekijk de adviserende rol van team DIV

Pagina 3

5.2

Metagegevens voor duurzaam toegankelijke overheidsinformati e (MDTO) Duurzame materialen en gegevensdragers analoog

Metadata zijn nog niet getoetst aan deze standaard opgesteld door het Nationaal Archief

Toets de metadata aan het landelijk toepassingsprofiel.

Toetsing van de duurzaamheidseisen heeft niet plaatsgevonden

5.5.

Kwaliteitscontrole materiele zorg

Kwaliteitscontrole is niet uitgevoerd.

5.7

Informatiebeleidsen informatiebeheerplan.

In 2021 is dit informatiebeleidsplan niet vastgesteld. Ook het Informatiebeheerplan is niet vastgesteld.

5.7.

RODIN

5.95.11

Bewaarstrategie

Er heeft geen onderzoek plaatsgevonden of de eisen van RODIN onderdeel kunnen uitmaken van een kwaliteitssysteem De gemeente Goes heeft geen bewaarstrategie vastgesteld. Deze kan worden meegenomen in het kwaliteitssysteem

Controleer of de printers voldoen aan de wettelijke eisen en bekijk of het papier, toners en gegevensdragers voldoen aan de duurzaamheidseisen en leg dit schriftelijk vast in een totaaloverzicht. Stel een certificatenadministratie op voor kwaliteitscontrole materiele zorg. Onder verpakkingsmaterialen voor opslag verstaan we archiefmappen- en omslagen, tabsstroken, archiefdozen en etiketten. Het “informatiebeleidsplan” zal samen met de andere Bevelandse gemeenten worden opgepakt. Er zal een lange termijnvisie op de ontwikkeling van de informatievoorzieningen van de (Bevelandse) gemeenten. Dit wordt een zogenaamde iVisie. Onderzoek of de eisen van RODIN onderdeel kunnen uitmaken van een kwaliteitssysteem

5.4.

KPI 6. 6.4.

KPI 7. 7.1

Stel een bewaarstrategie op en neem hierin mee: -verplichte opslagformaten -functionele eisen -compressie/encryptie -conversie en migratie Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Vernietiging en Selectie en vernietiging -Stel een nieuwe procedure op voor verklaringen vindt in 2021 ook plaats in selectie en vernietiging in het het zaaksysteem zaaksysteem -bekijk de selectie en vernietiging in alle applicaties van de organisatie Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats E-depot -Startgesprek met het -Bekijk de “aansluitkit” van het Zeeuws Archief heeft nog Zeeuws archief en onderzoek of er niet plaatsgevonden al intern actie ondernomen moet omdat er nog geen worden. digitale archiefbescheiden gevormd zijn die ouder zijn dan 20 jaar.

Pagina 4

KPI 8 8.5

8.6

Ter beschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven Voorwaarden voor Deze voorwaarden zijn in In 2022 zal een reglement voor uitlening van 2021 niet geformuleerd bruikleen worden opgesteld. archiefbescheiden Klanten- of Uitlening van Stel een klanten- of bezoekersreglement archiefbescheiden, een bezoekersreglement op. Zorg dat reglement voor fysiek dit digitaal beschikbaar is via het bezoek van de archiefbeheersysteem. publieksruimte, afwijzing Maak hiervoor gebruik van het van raadpleging en zijn kwaliteitshandvest van de BRAIN. niet opgenomen in een klanten- of bezoekersreglement.