Agendapunt 7. Jaarplan Griffie 2023
Tekst van het document
A3 jaarplan Gemeente Goes 2023 (Griffie) Missie
Visie
Succesbepalende factoren
De griffie werkt in dienst van de raad. De raad is tegelijkertijd opdrachtgever en klant. De dienstverlening van de griffie is daarop afgestemd. Raad en college vormen één gemeentebestuur binnen een duaal stelsel, waarin de belangen van de inwoners voorop staan. De raad is constructief-kritisch ingesteld en zich bewust van zijn volkvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende taken. De griffie faciliteert een goede informatiepositie van de gemeenteraad en vormt een onafhankelijk, betrouwbaar en professioneel team. Wij zetten ons in voor goed lopende processen, kwalitatieve advisering en raadsleden die zijn toegerust op hun werkzaamheden.
‘De Griffie draagt bij aan stabiliteit en kwaliteit van het politieke proces in een veranderende samenleving’
1. 2.
1. Leiderschap (Waarop gaan we sturen?) •
Verbeteren van de debatcultuur en - technieken om de BOBcyclus nog beter tot zijn recht te laten komen.
•
Aanpassen P&C-cyclus met meer ruimte voor inbreng van de raad.
•
Verdere professionalisering van een raad die zich richt op hoofdlijnen en zich bewust is van de kerntaken. Investeren in benodigde competenties.
•
• •
•
Sturen op dualistische verhoudingen en een integer bestuur. Optimistisch en eerlijk naar personen; realistisch op de zaak Coachend en stimulerend naar individuele raads- en commissie-leden: wat wil iemand bereiken en hoe kan de griffie daarbij helpen? Binnen de ambtelijke organisatie toont de griffie leiderschap om het raadswerk als belangrijkste pijler in de lokale democratie inhoud te geven
2. Management van medewerkers •
Medewerkers weten wat eigenaarschap inhoud en handelen ernaar. Feedback & coaching.
•
Aandacht voor persoonlijke ontwikkeling en ruimte voor het volgen van relevante webinars / leerlijnen
•
Jaarlijkse cyclus met formele en informele overlegmomenten tussen griffier en Werkgeverscommissie
•
Medewerkers worden betrokken bij dat wat binnen de griffie, raad en organisatie speelt om zo optimaal te kunnen functioneren.
3. Strategie en beleid (Welke kaders en spelregels gaan we ontwikkelen?)
•
•
Organiseren en faciliteren vergaderingen van raad, presidium, agendacommissie, auditcommissie, rekenkamercommissie, werkgroepen en diverse informatie/thema avonden. Proces om te komen tot een gemeenschappelijke rekenkamer op De Bevelanden Klankbordgesprek burgemeester en voorbereidingen herbenoeming
•
Avond rondom integriteit (BING, Reflect)
•
•
Aanpassen raadsverordeningen auditcommissie en rekenkamer.
•
•
Nieuwe spelregels P&C-cyclus, waardoor raad beter in positie komt
•
4. Management van middelen REGULIER: Notubiz, trainingen raad en griffie, ICT hulpmiddelen, fractieondersteuning, raadsbudgetten, vergaderfaciliteiten, rekenkamercie raadsexcursie, accountant.
4.
•
Nieuwe gedragscodes en procesafspraken integriteitsschendingen
•
3.
5. Management processen (Wat gaan we organiseren?)
•
•
Organisatie
Rechtmatig en onafhankelijk Integer en transparant Flexibel en pro-actief Dienstbaar en toegankelijk Gericht op goede verhoudingen
We gaan voor transparante en vlot lopende processen; zowel voor als achter de schermen. We investeren in een cultuur waarin we: • samenwerken • feedback geven en ontvangen • bouwen aan een goede balans tussen kritisch volgen en gezond vertrouwen • met plezier naar ons werk gaan. We geven ruimte aan persoonlijke ontwikkeling en versterken competenties en talenten die we samen en individueel nodig hebben. We zijn een constructieve en betrouwbare partner
•
6. Medewerkers •
drs. Barbara van Doornum Griffier, 1.0 fte Volgen training De Baak (Management van mensen of Leiding geven aan eigenwijze professionals) •
Frans de Kok MSc Raadsadviseur/plv. griffier, 0,88 fte
•
Kim van de Schraaf Secretaresse griffie, 0,66 fte -------------------------• mr. Maurits van Belzen, plv. griffier, geen uren
Advisering aan raadsleden (bij initiatiefvoorstellen, moties, amendementen, etc.) Raadsexcursie binnen Goes voor de raads- en steunfractieleden Bijdragen aan burgerschapsvorming bij de jeugd (Democracity structureel aanbieden aan de Goese basisscholen en incidenteel verzorgen gastlessen). Trainingen gericht op debattechnieken, voorzitterschap raad en fracties, lezen en begrijpen P&C documenten.
INCIDENTEEL: kosten opzetten rekenkamer,
Verbeteren en vernieuwen
7. Klanten en partners • • • • • • •
Raads- en steunfractieleden Burgemeester en secretaris Inwoners, organisaties en bedrijven binnen de gemeente Goes College en organisatie Griffierskring Zeeland én De Bevelanden Gemeenschappelijke Regelingen (basis) scholen gemeente
8. Maatschappij (Wat dragen wij bij aan de maatschappij?) • • • • •
Inspraak voor burgers en ondernemers Zichtbare volksvertegenwoordiging Benaderbare Griffie Mede organiseren democratisch proces Bewustwording bij scholieren (groepen 7/8) bevorderen (spel democracity in de raadszaal)
9. Organisatie (wat hebben we bereikt?) •
Organiseren en faciliteren 40 officiële vergaderingen
•
(Mede) organiseren 40 incidentele vergaderingen
•
Versterken P&C-cyclus (inzicht in systematiek, opzet documenten en verbeterde opzet kadernota en behandelwijze)
•
Opzetten onafhankelijke (gemeenschappelijke) Rekenkamer
•
Doorontwikkeling controlefunctie Auditcommissie (relatie met werkgroep P&C en de gewijzigde rechtmatigheids-verantwoording)
•
Communicatieplan rondom de gemeenteraad en zijn leden.
•
Organiseren Democracity voor Goese Basisscholen
•
Beperken vergaderavonden op het stadskantoor / versterken time management agenda raad.
•
Met werkgroep bestuurlijke vernieuwing komen tot de uitwerking van moties diversiteit, GR’en en amendement inzake participatie
•
Geslaagde raadsexcursie binnen Goes
•
Opleidingsplan raadsleden + middelen.
•
Diverse verordeningen aanpassen; rechtspositie vanwege reiskosten etc.
Resultaat 23-3-2021 versie definitief 1.1