Agendapunt 7. Jaarplan Griffie 2021-2022

A3 jaarplan Gemeente Goes 2021/2022 (Griffie) Missie

Visie

Succesbepalende factoren

De griffie werkt in dienst van de raad. De raad is tegelijkertijd opdrachtgever en klant. De dienstverlening van de griffie is daarop afgestemd. Raad en college vormen één gemeentebestuur binnen een duaal stelsel, waarin de belangen van de inwoners voorop staan. De raad is constructief-kritisch ingesteld en zich bewust van zijn volkvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende taken. De griffie faciliteert een goede informatiepositie van de gemeenteraad en vormt een onafhankelijk, betrouwbaar en professioneel team. Wij zetten ons in voor goed lopende processen, kwalitatieve advisering en raadsleden die zijn toegerust op hun werkzaamheden.

‘De Griffie draagt bij aan stabiliteit en kwaliteit van het politieke proces in een veranderende samenleving’

1. 2.

1. Leiderschap (Waarop gaan we sturen?) •

•

• •

•

Strategie en beleid: bespreken, uitwerken en verder brengen van de Evaluatie werkwijze raad (Debat.nl) Verbeteren verloop vergaderingen commissie en raad door het invoeren van een nieuw vergadermodel

Sturen op dualistische verhoudingen en een integer bestuur

•

Optimistisch en eerlijk naar personen; realistisch op de zaak

•

Coachend en stimulerend naar individuele raads- en commissieleden: wat wil iemand bereiken en hoe kan de griffie daarbij helpen?

•

2. Management van medewerkers •

Medewerkers weten wat eigenaarschap inhoud en handelen ernaar. Feedback & coaching.

•

Aandacht voor persoonlijke ontwikkeling en ruimte voor het volgen van relevante webinars / leerlijnen

•

Jaarlijkse cyclus met formele en informele overlegmomenten tussen griffier en Werkgeverscommissie

•

Medewerkers worden betrokken bij dat wat binnen de griffie, raad en organisatie speelt om zo optimaal te kunnen functioneren.

Aanpassen P&C-cyclus met meer ruimte voor de raad. Verdere professionalisering van een raad die zich richt op hoofdlijnen en zich bewust is van de kerntaken

Binnen de ambtelijke organisatie toont de griffie leiderschap om het raadswerk als belangrijkste pijler in de lokale democratie inhoud te geven

3. Strategie en beleid (Welke kaders en spelregels gaan we ontwikkelen?) •

Nieuwe gedragscodes en procesafspraken integriteitsschendingen

•

Aanpassen diverse raadsverordeningen

•

Nieuwe spelregels P&C-cyclus, waardoor raad beter in positie komt

4. Management van middelen •

REGULIER: Notubiz, trainingen raad en griffie, ICT hulpmiddelen, fractieondersteuning, raadsbudgetten, vergaderfaciliteiten, rekenkamercommissie, accountant. INCIDENTEEL: Bijdrage nieuwe vergaderapparatuur, zaken t.a.v. verkiezingen.

3. 4.

5. Management processen (Wat gaan we organiseren?)

6. Medewerkers •

• Beschrijven processen griffie: 1. organiseren en afhandelen debatraad en raadscommissies, 2. in- en uitdiensttreding raads- en steunfractieleden •

Onderzoek naar wensen rondom communicatie en deze uitwerken in een plan van aanpak.

•

Voorbereiden verkiezingen gemeenteraad 2022 (oriëntatie op raadsakkoorden, organiseren verkiezingsavond, opstellen en organiseren inwerkprogramma en overdrachtsdocumenten)

•

•

•

•

Organisatie

Rechtmatig en onafhankelijk Integer en transparant Flexibel en pro-actief Dienstbaar en toegankelijk Gericht op goede verhoudingen

We gaan voor transparante en vlot lopende processen; zowel voor als achter de schermen. We investeren in een cultuur waarin we: • samenwerken • feedback geven en ontvangen • bouwen aan een goede balans tussen kritisch volgen en gezond vertrouwen • met plezier naar ons werk gaan. We geven ruimte aan persoonlijke ontwikkeling en versterken competenties en talenten die we samen en individueel nodig hebben. We zijn een constructieve en betrouwbare partner

Frans de Kok MSc Raadsadviseur/plv. griffier, 0,88 fte Komt per 1 sept. in vaste dienst

•

Kim van de Schraaf Secretaresse griffie, 0,66 fte

•

Organiseren en faciliteren vergaderingen van raad, presidium, agendacommissie, auditcommissie, rekenkamercommissie, werkgroepen en diverse informatie/thema avonden. 360 graden Klankbordgesprek burgemeester Avond rondom integriteit (BING, Reflect)

•

Advisering aan raadsleden (bij initiatiefvoorstellen, moties, amendementen, etc.)

•

•

Proef nieuw vergadermodel en bij positieve ervaringen bijschaven dan wel implementeren.

•

drs. Barbara van Doornum Griffier, 1.0 fte Neemt 360 graden feedback af en zal training persoonlijke ontwikkeling gaan volgen.

Raadsuitje

Verbeteren en vernieuwen

-------------------------mr. Maurits van Belzen, plv. griffier, geen uren

7. Klanten en partners • • • • • •

Raads- en steunfractieleden Burgemeester en secretaris Inwoners, organisaties en bedrijven binnen de gemeente Goes College en organisatie Griffierskring Zeeland én De Bevelanden Gemeenschappelijke Regelingen

8. Maatschappij (Wat dragen wij bij aan de maatschappij?) • • • • •

Inspraak voor burgers en ondernemers Zichtbare volksvertegenwoordiging Benaderbare Griffie Mede organiseren democratisch proces Bewustwording bij scholieren (groepen 7/8) bevorderen (spel democracity in de raadszaal)

9. Organisatie (wat hebben we bereikt?) •

Aanschaf vergaderapparatuur waardoor de raad tijdens vergaderingen in beeld is

•

Verbeteren kwaliteit oplegnotities raadsvoorstellen

•

Organiseren en faciliteren 40 officiële vergaderingen

•

(Mede) organiseren 40 incidentele vergaderingen

•

Proef nieuw vergadermodel en implementatie

•

Duidelijkheid over besteding fractie- en persoonlijke onkostenvergoedingen

•

Organisatie voorbereidingen op start nieuwe raad

•

Aangepaste P&C-cyclus

•

Gewijzigde verordeningen:

- Verordening op de gemeentelijke Rekenkamercommissie - Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning - Verordening op de raadscommissie - Reglement van Orde - Verordening op de Werkgeverscommissie •

Nieuwe gedragscodes en procesafspraken rondom handhaving integriteitsschendingen.

•

Communicatieplan rondom de gemeenteraad en zijn leden.

Resultaat 23-3-2021 versie definitief 1.1