Agendapunt 16. VRZ - Bestuursvoorstel AB jaarstukken 2020

Algemeen Bestuur 08-04-2021 Agendapunt: 8d

Bestuursvoorstel Algemeen Bestuur Onderwerp

Jaarstukken 2020

Status

Besluitvormend

Gevraagd besluit

Het Algemeen Bestuur wordt gevraagd: 1. De concept-jaarstukken 2020 voorlopig vast te stellen en hierna voor zienswijzen aan te bieden aan de gemeenteraden in Zeeland. 2. de concept-jaarstukken 2020 na ontvangst en verwerking van de ontvangen zienswijzen definitief vast te laten stellen in de vergadering van het Algemeen Bestuur op 9 juli 2021.

Intrekken van eerdere besluitvorming Bijlagen

N.v.t. -

Jaarstukken 2020 Memo Samenvatting VRZ van conceptaccountantsverslag

1. Samenvatting VRZ is conform de Wet gemeenschappelijke regelingen verplicht om jaarlijks jaarstukken op te stellen. Jaarverslag 2020 In het jaarverslag wordt gerapporteerd op de in de programmabegroting 2020 per programma geformuleerde speerpunten. Hieronder wordt op de belangrijkste ontwikkelingen in 2020 ingegaan. Covid-19 crisis De crisisorganisatie is sinds 12 maart operationeel onder een GRIP-4 structuur en per 1 december onder de Tijdelijk Wet Maatregelen Covid-19 (TWM Covid-19). Hieraan voorafgaand was al een bestuurlijk adviesteam en expertteam actief. Vanwege de duur van de crisis is in juli 2020 een tussentijdse rapportage opgesteld waarin het verloop van de gebeurtenissen en de genomen besluiten uiteen zijn gezet. De rapportage brengt verslag uit over de periode van 12 maart tot en met 15 juni. In het najaar heeft de voorzitter middels twee webinars gemeenteraadsleden nader geinformeerd, ondersteund door de Directeur Publieke Gezondheid en de Coordinerend Gemeentesecretaris. Na het van kracht worden van de TWM Covid-19 per 1 december 2020 heeft de voorzitter VRZ conform de wet schriftelijk verantwoording afgelegd aan de gemeenteraden over de periode 12 maart 2020 t/m 1 december 2020. Deze rapportage is aan de gemeenteraden aangeboden. De Covid-19 crisis heeft de bedrijfsvoering van de veiligheidsregio in de brede zin aanzienlijk beïnvloed.

Enerzijds door de rol die de veiligheidsregio heeft bij het bestrijden van deze crisis en anderzijds door de kabinetsmaatregelen die zijn uitgevaardigd op basis van de adviezen van het RIVM. VRZ heeft, net als vele andere organisaties de werkzaamheden aan moeten passen aan Pagina 1 van 8

Algemeen Bestuur 08-04-2021 Agendapunt: 8d

de ontstane situatie. In 2020 is vorm en inhoud gegeven aan het thuiswerken en zijn werkzaamheden voor 2021 voorbereid. Voorbeeld zijn digitale opleidingen/oefeningen en controles. Daarnaast is capaciteit vrijgemaakt ter ondersteuning van de crisisorganisatie. Intern zijn in een vroeg stadium van de Covid-19 crisis beheersingsafspraken gemaakt om de kosten ten aanzien van onder andere personeelslasten en inkoop van deze crisisorganisatie te beheersen. Deze afspraken hebben als doel om te waarborgen dat de voorzitter van de veiligheidsregio achteraf en separaat van het jaarverslag over deze GRIP-4 structuur verantwoording kan afleggen aan onder andere de gemeenteraden. De verantwoording aan de gemeenteraden bevat eveneens rekenschap over de besluitvorming gedurende de crisis. In het kader van de continuïteit van de organisatie zijn de vitale processen geborgd in een continuïteitsplan. Dit alles ook voor een aantal taken die door de crisis niet meer uitgevoerd worden of uitgesteld zijn, waaronder vakbekwaamheid (opleidings- en oefenprogramma brandweer) en het geven van voorlichting vanuit Brandveilig Leven. Her prioriteren doelstellingen en resultaten als gevolg van o.a. Covid-1 Hieronder treft u een nadere toelichting aan op de doelstellingen/ resultaten in 2020 waarbij de effecten van de Covid-19 crisis zijn meegewogen.

In bijlage 1 is de meer gedetailleerde toelichting per programma weergegeven. Programma Crisisbeheersing Bevolkingszorg Bevolkingszorg werkt tijdens de Covid-19-crisis conform de in de eerste maanden van 2020 afgeronde nieuwe structuur bevolkingszorg (efficiëntere werkwijze met minder mensen). Ontwikkelen van MOTO-beleid/ investeren in vakbekwaamheid van functionarissen in de hoofdstructuur Tot 1 september hebben geen vakbekwaamheidsactiviteiten plaatsgevonden. Deze tijd is gebruikt om alternatieven voor multidisciplinaire oefeningen voor de tweede helft van 2020 te onderzoeken. Vanaf september is weer gestart met het organiseren en uitvoeren van opleidingen en oefeningen, hetzij in beperkte omvang en uiteraard is voldaan aan de geldende richtlijnen. Het ontwikkelen van het MOTO beleidsplan is gekoppeld aan de ontwikkeling van het meerjarenbeleidsplan 2022-2025 en zal medio 2021 vastgesteld worden. De nieuw opgedane ervaringen rondom digitaal oefenen worden hierin meegenomen. Programma Brandweer Traject toekomst brandweerzorg In het afgelopen jaar is op diverse manieren aandacht besteed aan de ontwikkelingen met betrekking tot de brandweer. In januari is een brief hierover gezonden aan alle gemeenteraden.

In deze brief is benadrukt dat deze (externe) ontwikkelingen complex zijn en, de uitwerkingen in oplossingen en implementatie een lange doorlooptijd (kunnen) hebben, omdat deze grotendeels buiten onze invloedssfeer liggen. De komende jaren wordt vanuit onze eigen verantwoordelijkheid ingezet om samen na te denken over wat nodig is om op regionaal niveau de gewenste brandveiligheidszorg in stand te houden, waarbij toekomstbestendig en toekomstgericht kernwoorden zijn. Dit zal onderdeel zijn van het beleidsplan 2022-2025 van VRZ.

Pagina 2 van 8

Algemeen Bestuur 08-04-2021 Agendapunt: 8d

Het geplande vervolg op de brief aan de raden was het organiseren van informatiesessies met ploegleiders én informatiesessies met gemeenteraadsleden. Deze sessies zijn in verband met de Covid-19 crisis uitgesteld en zullen in het traject richting het meerjarenbeleidsplan passend worden opgepakt. In het tweede half jaar van 2020 heeft het Algemeen Bestuur gesproken over de wijze waarop de aanpak voor een toekomstige brandweer moet worden vormgegeven. De uitkomsten hiervan worden samengevoegd in een brief aan alle raden, die begin 2021 zal worden verzonden. Vanuit het Veiligheidsberaad is het traject omtrent taakdifferentiatie in maart 2020 opgeschort. In juli zijn de eerste stappen gezet om dit traject te vervolgen, waarbij de eerdere denkrichting in het tweede half jaar verder is uitgewerkt. Besluitvorming in het Veiligheidsberaad in december 2020 bleek niet haalbaar, waarna dit is doorgeschoven naar februari 2021. Zorgen voor voldoende goed opgeleid en geoefend brandweerpersoneel In verband met de Covid-19 crisis zijn alle fysieke opleidingen en oefeningen voor brandweerpersoneel tijdelijk stopgezet. VRZ volgt op alle punten op dit gebied de richtlijnen van het Instituut Fysieke Veiligheid (IFV). In de tussenperiode is, zoveel als mogelijk, ingezet op het digitaal aanbieden van leerstof om de vakbekwaamheid op peil te houden.

Per 1 juni zijn er, onder strikte voorwaarden, fysieke oefeningen opgestart conform de landelijke richtlijnen. Per 15 december zijn alle fysieke oefeningen weer stilgelegd. Omdat er tussentijds fysieke oefeningen hebben plaatsgevonden is de geoefendheid voldoende. In 2021 wordt een actieplan opgesteld om vrijwilligers op voldoende niveau te houden. Het tijdelijk stopzetten van de opleidingen heeft tot nu toe vertraging van een half jaar opgelopen. Dit geeft een risico op uitstroom van vrijwilligers, die na een intensief wervingstraject zijn aangenomen. Om hier komend jaar extra op in te zetten is voorgesteld om, vanuit het positieve resultaat over 2020, hiervoor € 300.000 te reserveren. Deelname gebiedsgerichte opkomsttijden Vanuit Brandweer Nederland loopt sinds 2015 het project Rembrand. Eén van de deelprojecten die hieruit voortvloeien is ‘Gebiedsgerichte opkomsttijden’. Van alle 25 regio’s is Zeeland, met Amsterdam, IJsselland, Flevoland, Groningen en Hollands-Midden, uitgekozen als deelnemer aan de ‘pilot Gebiedsgerichte opkomsttijden’. Dit project is vertraagd. In de zomerperiode van 2020 is het project daadwerkelijk van start gegaan. Het project moet voorzien in een landelijke handreiking voor het opstellen van uniforme dekkingsplannen.

Programma Risicobeheersing Controles op brandveiligheid op basis van risico’s De fysieke controles die gepland waren in 2020, in het kader van de bestuurlijk vastgestelde meerjarenplanning, hebben door de Covid-19 maatregelen vertraging opgelopen. Toch is de jaarplanning voor een groot deel gehaald. Dit vooral door een intensieve controleperiode tijdens de verminderde maatregelen die na juni 2020 speelden. Bovendien waren er in 2020 veel controles op kampeerterreinen en jachthavens gepland, die vooral konden doorgaan omdat dit in de open lucht speelt. Ook is er een controletool voor ‘controles op afstand’ ontwikkeld zodat er in sommige situaties geen fysieke controle ter plaatse nodig was. Echter, deze ‘controles op afstand’ hebben niet volledig zicht gegeven op bouwerken voor wat betreft brandveiligheid. De geplande controles voor 2020 die niet zijn uitgevoerd, worden doorgeschoven naar 2021. Gezien het aantal wordt verwacht dat dit geen significante hoeveelheid extra werk zal opleveren. Tenzij de coronacrisis zich nog langere tijd in 2021 doorzet.

Pagina 3 van 8

Algemeen Bestuur 08-04-2021 Agendapunt: 8d

Adviezen en controles voor evenementen De Covid-19 maatregelen hebben ervoor gezorgd dat er in 2020 geen evenementen hebben plaatsgevonden. Er zijn dan ook geen beoordelingen gedaan en adviezen gegeven. Zodra de maatregelen worden versoepeld en evenementen weer worden toegestaan, zal er naar waarschijnlijkheid een onevenredig aantal aanvragen binnenkomen, die in gezamenlijkheid met de gemeenten afgehandeld moeten worden. Inrichtingen voor vuurwerkopslag Door het verbod op vuurwerk in 2020, hebben de controles op deze opslagplaatsen onder regie van de RUD beperkt plaatsgevonden. Brandonderzoek en Brandveilig Leven Brandonderzoeken zijn regulier uitgevoerd, te weten bij woningen en bij branden met een onduidelijke oorzaak, een bijzonder brandverloop en/of slachtoffers. Het jaarplan Brandveilig leven is gelet op de Covid-19 crisis herzien en aangepast. Een groot deel van de activiteiten (met uitzondering van vragen over brandveiligheid) zijn stopgezet. Gedurende het jaar is bekeken, afgezet tegen de op dat moment geldende maatregelen t.a.v. de crisis, welke activiteiten alsnog doorgang konden vinden. Zo zijn een aantal acties, o.a. in het kader van een “light” versie van de Zeeuwse week van de veiligheid in oktober, opgepakt.

Programma Zeeland Veilig Zeeland Veilig omvat alle activiteiten op het gebied van risico- en crisiscommunicatie, met als doel de zelfredzaamheid van inwoners en bezoekers in Zeeland te vergroten. Vanaf maart heeft Zeeland Veilig zich volledig gericht op communicatie over het virus, de handelingsperspectieven en overheidsmaatregelen op nummer één. Met ruim 250 blogberichten en andere informatie op www.zeelandveilig.nl/corona bepaalde het virus in hoge mate de dagelijkse agenda en was er, zeker tot in de zomer, weinig of geen ruimte voor andere onderwerpen. Het tweede half jaar zorgde aanvankelijk voor enige rust, waardoor het mogelijk was om ook dit jaar een (online) Zeeuwse Week van de Veiligheid te organiseren. Vanaf oktober laaide het virus weer op en daarmee ook de berichtgeving. Toch slaagden we erin om de laatste maanden van het jaar ook weer wat meer aandacht te besteden aan reguliere thema’s als brandveiligheid, risico’s rond gevaarlijke stoffen en verkeersveiligheid. Inspecties en advisering industriële veiligheid In 2020 zijn de BRZO-inspecties door de Covid-19 maatregelen hoofdzakelijk op afstand uitgevoerd. Vanwege inzet in de crisisorganisatie zijn in Q2 2020 zijn drie BRZO-inpsectief uitgevoerd door een extern ingehuurde BRZO-inspecteur.

Vooralsnog wordt verwacht dat de Covid-19 crisis in 2021 minimale impact zal hebben op de geplande BRZO-inspecties en de uit te voeren werkzaamheden op het gebied van industriële veiligheid. Advisering op het gebied van externe veiligheid (omgevingsveiligheid) Bij de advisering voor dit taakveld is de aanstaande invoering van de Omgevingswet goed merkbaar. Veel gemeenten en de Provincie Zeeland focussen zich momenteel op het maken van een omgevingsvisie, waarbij de VRZ een sterke adviserende rol heeft. De adviezen voor omgevingsvisies vragen ook significant meer tijd dan een advies voor een gemiddeld bestemmingsplan. Dit wordt mede veroorzaakt door intensieve afstemming met partners zoals de GGD en RUD Zeeland. Naast de advieswerkzaamheden bereidt VRZ zich ook op beleidsmatig en tactisch niveau voor op de komst van de Omgevingswet. Dit door participatie in het Samenwerkingsplatform Omgevingswet Zeeland (SPOZ), periodiek overleg met GGD en RUD Zeeland (waarbij gestreefd wordt naar integrale advisering) en kennisdeling met andere

Pagina 4 van 8

Algemeen Bestuur 08-04-2021 Agendapunt: 8d

veiligheidsregio’s. Door de Covid-crisis hebben dit soort overlegplatformen in 2020 vooral digitaal plaatsgevonden. Algemeen / Bestuurlijk Meerjarenbeleidsplan De beoogde planning (afronding in 2020) van het meerjarenbeleidsplan 2020-2023 is niet gehaald. VRZ hecht er grote waarde aan dat het nieuwe beleidsplan breed wordt gedragen door de interne organisatie, het bestuur, de gemeenteraden en de externe netwerkpartners. Dit heeft ertoe geleid dat in het Algemeen Bestuur van 9 juli 2020 een besluit is gevraagd om het meerjarenbeleidsplan 2016-2019 voor een periode van twee jaar te verlengen tot en met 2021 en het nieuwe meerjarenbeleidsplan vast te stellen voor de periode 2022-2025. Het Algemeen Bestuur heeft op 9 juli hiermee ingestemd. Grensoverschrijdend risicoprofiel In aanvulling op het laatst vastgestelde risicoprofiel stond het voorleggen van een grensoverschrijdend risicoprofiel aan het AB gepland in Q4 2020. Dit is niet gerealiseerd. In verband met Covid-19 zal worden bezien in welke vorm dit zal plaatsvinden en welke planning hierin gevolgd gaat worden. De intentie was om het profiel vast te stellen voorafgaand aan het beleidsplan, echter deze planning wordt niet gehaald. Begroting 2021 In het Algemeen Bestuur van 9 april 2020 is de concept-programmabegroting voor 2021 behandeld. Na behandeling is deze begroting voor zienswijze aan de gemeenteraden aangeboden.

Voor de geplande informatieve raadsbijeenkomsten over de begroting 2021 is een alternatief aangeboden, namelijk digitale informatiebijeenkomsten. In het Algemeen Bestuur van 9 juli 2020 is de begroting 2021 definitief vastgesteld. De begroting 2021 is beleidsarm, waarbij het niveau van dienstverlening en veiligheid gestoeld is op het huidige beleid uit het beleidsplan 2016-2019, verlengd tot en met 2021. Bijvoorbeeld werken binnen de kaders van Maatwerk in Brandweerzorg met het in stand houden van de daarin genoemde brandweerposten. In de begroting 2021 is het plan van aanpak taakstelling met maatregelen verwerkt om de taakstelling 2020 uit de meerjarenbegroting 2020-2023 op te kunnen lossen. In 2019/2020 zijn reeds een aantal maatregelen genomen. VRZ had gepland om in 2020 (en 2021) nog (rest) maatregelen uit te werken met input van medewerkers en leidinggevenden van VRZ. Door de Covid-19 crisis is dit laatste traject vertraagd. VRZ verwacht verder dat bestuurlijke keuzes en wijziging van de beleidskoers noodzakelijk zijn op basis van het nieuwe beleidsplan 2022-2025. Dit om het totaal openstaand bedrag aan taakstelling uit de (meerjaren)begroting 2020 en het structureel tekort uit de meerjarenbegroting 2021 (ontstaan door exogene ontwikkelingen) uiteindelijk op te kunnen lossen binnen de huidige financiële kaders.

Samenwerking GGD / RUD / VRZ Eind 2019 hebben de Algemeen Besturen van GGD, RUD en VRZ ingestemd met een bestuurlijke opdracht voor het uitvoeren van een verkenning naar samenwerking tussen de drie gemeenschappelijke regelingen. Een onafhankelijke bureau voert de verkenning uit. De verkenning naar samenwerking is in maart 2020 tijdelijk opgeschort als gevolg van de Covid-19 crisis. In juni 2020 is dit traject weer opgestart. Het plan van aanpak van het onderzoeksbureau is in oktober 2020 vastgesteld door de Algemeen Besturen van GGD, RUD en VRZ. Hierna is gestart met het daadwerkelijk uitvoering geven aan de verkenning. Het is de verwachting dat

Pagina 5 van 8

Algemeen Bestuur 08-04-2021 Agendapunt: 8d

het eindrapport van de verkenning medio 2021 wordt opgeleverd aan de Algemeen Besturen van GGD, RUD en VRZ. Visitatie veiligheidsregio’s De landelijke visitatie zou in juni 2020 hebben plaatsgevonden. Vooralsnog is dit onderzoek uitgesteld. Over het verdere traject bestaat begin 2021 nog geen duidelijkheid. Doelmatigheidsonderzoek VZG In afwachting van de resultaten van de verkenning naar samenwerking tussen GGD, RUD en VRZ vindt het doelmatigheidsonderzoek na 2022 plaats. Traject integriteit Eén van de trajecten die nog lopen vanuit Emergo is integriteit. In 2019 is dit intern opgepakt. In 2020 zou dit worden uitgerold onder de vrijwilligers, maar dit loopt vertraging op. Integriteit blijft een onderwerp dat binnen VRZ, ook nu, constant de aandacht heeft. Vakbekwaamheid heeft evenwel de prioriteit, waardoor integriteit wordt uitgesteld naar 2021. Jaarrekening 2020 Covid-19 Covid-19 heeft ook een financieel effect gehad voor de VRZ in 2020. Zo zijn er minder kosten geweest voor cursussen en opleidingen, oefeningen en salarissen. Daar tegenover staan ook meerkosten door onder andere inhuur externen. Gedurende 2020 heeft het ministerie van VWS laten weten dat Veiligheidsregio’s in het geval zij meer kosten dan besparingen hebben als gevolg van Covid-19, deze kosten mogen declareren bij het Rijk.

Om tot een juiste verantwoording te komen heeft het Ministerie van VWS een verantwoordingsinstructie opgesteld. Aan de hand van deze verantwoordingsinstructie zijn de meer-/minderkosten als gevolg van Covid-19 beoordeeld door Financiën. De conclusie is dat de VRZ over 2020 € 1.282.894 minderkosten heeft. Er is dus geen declaratie bij het Rijk mogelijk. Taakstelling 2020 Door incidentele financiële voordelen vooral als gevolg van Covid-19, heeft de VRZ in 2020 de financiële effecten die voortvloeien uit de taakstelling incidenteel kunnen opvangen. Resultaat Het resultaat over 2020 is € 1.592.009 voordelig. In de tweede Bestuursrapportage 2020 werd een voordelig resultaat verwacht van € 423.605, vooral als gevolg van de Corona-crisis. De verwachting is daarbij uitgesproken dat de 2e helft van 2020 weer een normaal beeld zou laten zien qua opleiden en oefenen. In de 2e helft van 2020 zijn de Corona-maatregelen opnieuw verscherpt met nieuwe gevolgen voor het opleidings- en oefenprogramma. De jaarrekening 2020 laat mede daardoor een aanzienlijk groter voordeel zien. Het totaal resultaat kan als volgt verklaard worden: • Tweede BURAP € 423.605 V • Oktober t/m december € 1.168.404 V Het resultaat wordt als volgt gespecificeerd: • Gevolgen Covid-19 € 1.282.894 V • Schuimblusproblematiek (PFAS) € 148.000 V • Overige activiteiten (niet Covid-19 gerelareerd) € 161.115 V

Pagina 6 van 8

Algemeen Bestuur 08-04-2021 Agendapunt: 8d

Vanuit het positieve resultaat 2020 is een bedrag van € 58.608 als structureel aan te merken. Het structurele voordeel bestaat uit de volgende componenten: BDUR € 23.108 V Huur werkplekken gemeenten € 8.000 V Keuringen € 27.500 V Totaal € 58.608 V Resultaatbestemming + stand van reserves Voor de besluitvorming omtrent de resultaatbestemming 2020 en de gevolgen voor de reserves wordt verwezen naar het bestuursvoorstel ‘resultaatbestemming 2020’. 2. Wettelijk kader en of eerdere besluitvorming • Wet gemeenschappelijke regelingen: artikel 34 en 34B In artikel 34 van de Wet gemeenschappelijke regelingen is opgenomen dat het Dagelijks Bestuur van het openbaar lichaam, het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie of het gemeenschappelijk orgaan de jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, zendt aan gedeputeerde staten. Op grond van artikel 34B van de Wet gemeenschappelijke regelingen wordt vóór 15 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de algemene financiële en beleidsmatige kaders en de voorlopige jaarrekening aan de raden van de deelnemende gemeenten gezonden.

Uit de brief van de VZG “Afspraken over samenwerken met gemeenschappelijke regelingen in Zeeland” van 19 februari 2019 blijkt dat de gemeenteraden in de gelegenheid worden gesteld een reactie te geven op de jaarrekening. • •

Gemeenschappelijke regeling: artikel 29 Besluit Begroting en verantwoording: artikel 24

3. Financiën Financiële consequenties (Incidenteel/structureel, investering, exploitatielasten en kapitaallasten)

Het positieve jaarresultaat 2020 bedraagt € 1.592.009. Voor een nadere toelichting op de bestemming van het resultaat zie het Bestuursvoorstel AB resultaatbestemming 2020.

Dekking uit

-

4. Consequenties Operationele consequenties:

-

Consequenties voor gemeenten:

-

5. Communicatie De Jaarstukken 2020 worden na vaststelling door het Algemeen Bestuur gepubliceerd op Viadesk (intranet) en de website van VRZ.

Adviezen Ondernemingsraad (OR)

Ter informatie / ter bespreking Pagina 7 van 8

Algemeen Bestuur 08-04-2021 Agendapunt: 8d

Veiligheidsdirectie (VD)

Niet van toepassing

Adviescommissie Financiën (ACF)

De ACF heeft geadviseerd enkele tekstuele aanpassingen te doen in het Bestuursvoorstel. De geadviseerde tekstuele aanpassingen zijn doorgevoerd.

Bestuurlijk Adviseursoverleg (BAO)

Geen opmerkingen.

Besluit Algemeen Bestuur:

Registratienummer:

Paraaf secretaris van het Algemeen Bestuur:

Datum:

Pagina 8 van 8