Agendapunt 14. Raadsvoorstel afsprakensysteem gemeente Goes 2023

Raadsvoorstel Datum vergadering Agendapunt Zaaknummer Onderwerp

: : : :

06-07-2023

Portefeuillehouder Programma Opgesteld door: Afdeling

: :

M. Vermeulen MA Bestuur en Financiën Rutger den Toom Dienstverlening

:

Z23.149342 / D23.1010612 Raadsvoorstel afsprakensysteem gemeente Goes 2023

Gevraagd besluit 1. Het college heeft de wens om een nieuw afspraaksysteem aan te schaffen en vraagt u hiervoor een krediet van €100.000 euro beschikbaar te stellen. 2. De jaarlijkse kapitaallasten vanaf 2024 ad +- € 23.000 te dekken vanuit het begrotingssaldo; 3. Hiertoe de bijgevoegde 33e begrotingswijziging vast te stellen. Aanleiding De gemeente Goes maakt al sinds 2014 gebruik van hetzelfde afsprakensysteem. De afsprakenzuilen zijn inmiddels verouderd, de software biedt niet alle mogelijkheden die wij graag willen hebben en draait nog niet in de cloud. Het contract wordt al een aantal jaar stilzwijgend verlengd. Wij zijn hierdoor genoodzaakt dit opnieuw aan te besteden. Om deze aanbesteding te kunnen doen is er geld nodig om de eenmalige frictiekosten, aanschaf van hardware en het opnieuw leggen van koppelingen te kunnen betalen. Argumenten De gemeente Goes maakt gebruik van een online webapplicatie en een fysiek klantgeleidingssysteem in de publiekshal. Het systeem stuurt de zuilen in de hal aan, de schermen boven de balies en zorgt dat de beschikbare afspraaktijden getoond worden op afspraken.goes.nl. Op jaarbasis maken onze klanten en het KCC tussen de 20.000 en 25.000 afspraken via dit systeem. De applicatie draait nu nog lokaal bij GR de Bevelanden op een server. Dit maakt deze dienstverlening kwetsbaarder voor storingen.

Updates kunnen ook niet automatisch gedaan worden door onze leverancier. Met deze aanbesteding willen wij dan ook de overgang naar de cloud maken conform de iVisie van GR de Bevelanden (vastgesteld door gemeenteraad van Goes op 16 maart 2023). Een belangrijk aandachtspunt om aan deze vervanging urgentie te geven is de verwachte grote piek in het aantal aanvragen reisdocumenten in 2024. Een afsprakensysteem vervangen tijdens deze piek is niet voor de hand liggend. Omdat zowel het college als de gemeenteraad prioriteit geven aan het verbeteren van de dienstverlening (collegeprogramma en raadsagenda) willen wij deze vervanging dit jaar nog uitvoeren in de rustigere periode na de zomervakantie. Zo kunnen veel van onze klanten in 2024 profiteren van de verbetering in de dienstverlening en zal de overlast tijdens de vervanging het laagst zijn. Wachten tot de begroting 2024 zou betekenen dat een vervanging zeker een jaar langer op zich zal laten wachten. Dit vanwege slecht vallende opzeg en einddatums van de huidige contracten. Mogelijke voordelen van het nieuwe systeem Een aantal mogelijke nieuwe functionaliteiten die een nieuw systeem kan bieden zijn: 1. Automatische sms-herinnering van je afspraak 2. Pushmelding op je telefoon wanneer je opgeroepen wordt aan de balie 3. Voorspellend agenda's openzetten 4. Geïntegreerde personeelsplanning 5.

Zelfstandig aanmelden in de hal zonder het gebruik van de zuilen 6. Automatische updates naar de nieuwste versie van de software en beveiligingsupdates 7. Nieuwe integraties met andere softwarepakketten zodat een afspraak maken sneller en gemakkelijker gaat. Denk bijvoorbeeld aan bellen met het KCC en dat een medewerker drukt

Agendapunt Pagina 2

op de knop afspraak maken en alle BRP-gegevens van deze persoon automatisch in het afsprakenformulier geplakt worden zodat iemand niet telefonisch zijn/haar naam en adres moet gaan spellen 8. Volledig toegankelijke webapplicatie Uiteindelijk zal de aanbesteding moeten bepalen wat realiseerbaar is. Financiën Wat kost het? Eenmalig €100.000 voor het dekken van de frictiekosten, nieuwe hardware en het nieuw en/of opnieuw leggen van koppelingen. De kapitaallasten van dit investeringsbedrag van €100.000 bedragen +- €23.000 vanaf 2024. Deze lasten worden gedekt vanuit het begrotingssaldo. Bij opstellen van de begroting 2024 en de actualisatie van de activastaat worden de eerdergenoemde kapitaallasten opgenomen. Hoe worden de kosten gedekt? De kosten worden gedekt uit het begrotingssaldo. Zijn er grote gevolgen voor het weerstandvermogen? Nee. Communicatie & Participatie Wie zijn de betrokken bij dit raadsbesluit? Niet van toepassing. Interne bedrijfsvoering. Bij dit raadsvoorstel mee te zenden stukken: 1. Raadsbesluit 2. De 33e begrotingswijziging 2023 Ter inzage te leggen stukken 1. Collegebesluit Hoogachtend, Burgemeester en Wethouders van Goes,

mr. H.E. Schild Secretaris

drs. M. Mulder MSc. Burgemeester