Agendapunt 13. Raadsvoorstel Bekostiging restauratie archieven

Raadsvoorstel Datum vergadering Agendapunt Zaaknummer Onderwerp

: : : :

Portefeuillehouder Programma Opgesteld door: Afdeling

: : :

Z21.098635 / D21.821222 Bekostiging restauratie archieven uit het restant van de claim uit de algemene reserve vanuit het collegeprogramma t.b.v. Cultureel Erfgoed en Archief. A. van der Reest Onderwijs, sport en cultuur Rik de Brouwer Facilitaire Zaken

Gevraagd besluit -

-

het archief stad Goes 1449-1851, de bevolkingsregisters 1811-1910, de kadastrale leggers 1896-1960 en de missalen, zangboeken en prijsbanden uit de 15/16e eeuw in 2022 te laten restaureren; om voor de uitvoering hiervan het restant van de claim uit de algemene reserve van € 86.000 uit het collegeprogramma t.b.v. Cultureel Erfgoed en Archief beschikbaar te stellen in 2022; de 3e begrotingswijziging 2022 vast te stellen.

Juridische grondslag Niet van toepassing. Aanleiding In de archiefbewaarplaats bevinden zich o.a. oude archieven, series van archieven, archiefbescheiden, boeken die hoognodig aan restauratie toe zijn. Het betreft het archief stad Goes 1449-1851, de bevolkingsregisters 1811-1910, de kadastrale leggers 1896-1960 en de missalen, zangboeken en prijsbanden uit de 15/16e eeuw. Deze archieven/boeken zijn van historisch belang, uniek en onvervangbaar. Ter voorkoming van verdere beschadigingen en verval en zelfs verlies zal aan een deel van deze restauraties prioriteit moeten worden gegeven. De gerestaureerde archieven zullen vervolgens (voor een deel) digitaal beschikbaar worden gesteld, waarmee we deze historische archieven voor een breed publiek toegankelijk maken. Hiervoor zal een digitaliseringsplan worden opgesteld. Resultaat Restauraties van het archief stad Goes 1449-1851, de bevolkingsregisters 1811-1910, de kadastrale leggers 1896-1960 en de missalen, zangboeken en prijsbanden uit de 15/16e eeuw in 2022 te bekostigen uit het restant van de claim uit de algemene reserve van € 86.000 van het collegeprogramma t.b.v. Cultureel Erfgoed en Archief en daarvoor de 3e begrotingswijziging 2022 vast te stellen. Argumenten Het archief van de stad Goes 1449 – 1851 is historisch gezien een juweeltje.

Het archief is van grote historische waarde en moet hoognodig gerestaureerd worden ter voorkoming van verdere beschadiging, verval of verlies van dit archief. De historisch belangrijkste documenten (stadsresoluties, voorbode- en privilege boeken en stadsrekeningen) en meest beschadigde documenten zullen eerst worden gerestaureerd. Verder willen wij de bevolkingsregisters, de kadastrale leggers, de missalen, zangboeken en prijsbanden in 2022 restaureren. De 85 kadastrale leggers inclusief de oorspronkelijke aanwijzende tafels, de suppletoire tafels de naam en naamregisters, in totaal 30 delen 1837-1870 zullen gerestaureerd worden. De missalen, zangboeken en prijsbanden zijn van grote historische waarde, zijn uniek en onvervangbaar. De restauratie van deze documenten moet als prioriteit worden aangemerkt ter voorkoming van verdere beschadiging en behoud.

Agendapunt Pagina 2

Kanttekeningen Het grootste gedeelte van het archief stad Goes, 132 – 27 = 105 meter, kost naar verwachting € 147.000 om te restaureren. Ongeveer 40 meter van het archief stad Goes (stadsresoluties, voorbodeen privilege boeken en stadsrekeningen) zal gedigitaliseerd worden. Verder zullen de kadastrale leggers, de bevolkingsregisters en de missalen, zangboeken en prijsbanden digitaal beschikbaar worden gesteld. Verwachte kosten digitalisering € 39.000. Voornoemde kosten zullen worden opgenomen een restauratieplan/digitaliseringsplan. De digitale bestanden worden opgenomen in het archiefbeheersysteem Atlantis en zijn dan integraal raadpleegbaar. Financiën Wat kost het?

1

Archief Archief Stad Goes 1449-1851, 27 meter van 132 meter

Kosten restauratie € 38.000

2

229 bevolkingsregisters 1811-1910

€ 24.000

3

85 kadastrale leggers, 1896-1960

€ 18.000

4

9 missalen, zangboeken en prijsbanden, 15/16e eeuw

€ 6.000

TOTAAL

€ 86.000

Hoe worden de kosten gedekt? De kosten worden gedekt uit het restant van de claim van de algemene reserve uit het collegeprogramma t.b.v. Cultureel Erfgoed en Archief. De claim bedraagt € 86.000 en zal volledig worden benut. De overige te verwachten kosten voor restauratie archief stad Goes 105 meter (132-27 meter) ad. € 147.000 en verwachte kosten voor digitalisering van de gerestaureerde archieven ad. € 39.000 zullen worden opgenomen in een restauratieplan/digitaliseringsplan. De bekostiging daarvan vindt plaats binnen de bestaande middelen in de exploitatiebegroting in een periode van 10 jaar. Zijn er grote gevolgen voor het weerstandvermogen? Heeft geen grote gevolgen voor het weerstandsvermogen Duurzaamheid Niet van toepassing. Communicatie & Participatie Wie zijn de betrokken bij dit raadsbesluit? Het voorstel is afgestemd met de portefeuillehouder, afdelingshoofd Samenleving, team Communicatie, afdelingshoofd Facilitaire Zaken en gemeentearchivaris. Op het moment dat de restauraties en digitalisering zijn afgerond zal een persbericht worden verstuurd en zal dit onder de aandacht worden gebracht via de gemeentelijke communicatiekanalen. Hoe wordt aan participatie uitvoering gegeven? Niet van toepassing.

Agendapunt Pagina 3

Uitvoering Er zal een inkooptraject voor de restauraties en digitalisering worden opgestart in 2022. Hoogachtend, Burgemeester en Wethouders van Goes,

mr. H.E. Schild Secretaris

drs. M. Mulder MSc. Burgemeester