Agendapunt 13. Participatieverslag project Tiny Houses Tiendendreef - versie college

Participatieverslag project Tiny Houses Tiendendreef

Datum: mei 2022 (concept)

Stap 1: doel Waarom in gesprek? Aanleiding Tiny Houses is een nieuwe woontrend. Een nieuwe woonvorm waarbij mensen duurzaam en met zo min mogelijk ruimte willen wonen en leven. Het college heeft ingestemd met het opzetten van een proefproject voor het realiseren van 10 tot 15 Tiny house op de locatie Tiendedreef in Goes-West. De insteek is deze nieuwe woontrend te faciliteren vanuit een open planproces (vraaggericht ontwikkelen). Het gaat hierbij om een combinatie van burger- en overheidsparticipatie.

Participatiedoelen De initiële doelen van de participatie zijn: a. Vanuit de behoeften van de belangstellenden een project opzetten. En daarmee onder begeleiding en met ondersteuning van de gemeente met zoveel als mogelijk eigen inbreng van potentiële gegadigden een plan te maken (vraaggericht ontwikkelen). Centraal staat de ontwikkelingen van een traject waarin woonwensen ruimte krijgen. b. Het betrekken van de omwonenden en de naastgelegen school bij de planvorming en de uitwerking van het plan voor de Tiny Houses. En overleg met school over verkeersveiligheid en leerlingenvervoer. c. Het informeren en werven van potentiële kandidaten voor het project Tiny Houses.

Raakvlakken De uitwerking van het project sluit aan bij de raadsmotie over de verkenning van nieuwe locaties voor Tiny Houses (12 november 2020) waarin het college onder andere wordt gevraagd: − Een proactieve houding aan te nemen in het faciliteren van bewoning van Tiny Houses; − Om initiatiefnemers die zelfstandig een Tiny house park willen ontwikkelen de kans te geven hiermee zelf aan de slag te gaan. Stimuleren van particulier initiatief en ondernemerschap. De ontwikkeling van het plan voor het realiseren van Tiny Houses biedt ruimte voor de invulling van de woonwensen van een initiatiefgroep en is daarmee een mooi resultaat van een bewonersinitiatief. Dit sluit naadloos aan bij de opzet van het project voor het vraaggericht ontwikkelen. Daarnaast past de uitgifte van kleine kavels voor zelfbouw bij de trend van kleiner wonen en daarvoor zelf iets te kunnen bouwen op een duurzame manier.

Stap 2: publiek Met wie in gesprek? Binnen het project zijn de volgende doelgroepen te onderscheiden: 1. 2. 3. 4.

Initiatiefgroep; Omwonenden; School; Belangstellenden voor Tiny Houses.

Initiatiefgroep Door de gemeente is een initiatiefgroep geformeerd om vanuit de behoeften van belangstellenden een project op te kunnen zetten (februari 2019 + wervingsactie van nieuwe kandidaten in januari 2020). Deze initiatiefgroep is onder begeleiding en met ondersteuning van de gemeente verantwoordelijk voor de planvorming en verdere uitwerking van het plan. Participatievorm: meebepalen / faciliteren (overheidsparticipatie);

Omwonenden De locatie, een braakliggende kavel aan de Tiendendreef, is gelegen aan achtertuinen van woningen aan de ’s-Heer Hendrikskinderendijk, Middelburgsestraat en Westsingel. Deze omwonenden zijn betrokken bij de nieuwe invulling van het perceel en het plan dat daarvoor met het burgerinitiatief wordt gemaakt. Participatievorm: meedenken.

School Nabij de locatie aan de Tiendendreef ligt een school voor bijzonder onderwijs. Ook de school is betrokken bij de nieuwe invulling van het perceel en het plan dat daarvoor met het burgerinitiatief wordt gemaakt. Daarnaast is met de school de afwikkeling van het verkeer in relatie tot het leerlingenvervoer afgestemd. Participatievorm: meedenken (algemeen) en meewerken (onderdeel verkeer).

Belangstellenden Tiny Houses Diverse personen hebben zich aangemeld (en doen dat nog steeds) bij de gemeente als belangstellenden voor een Tiny House. Van deze belangstellenden wordt een aanmeldingslijst bijgehouden. Binnen deze groep wordt gepeild in hoeverre men specifiek geïnteresseerd is voor het project aan de Tiendendreef en daarmee zijn (potentiële) reserve kandidaten geworven. De reservekandidaten zijn in een zo vroeg mogelijk stadium betrokken voor de verder uitwerking van het plan en worden op de hoogte gehouden van het vervolg. Participatievorm: meeweten (algemeen) en meewerken (nadere uitwerking plan).

Stap 3: afzender Als wie in gesprek? Algemeen Uiteindelijk moet er een planologische procedure worden doorlopen om het project voor de Tiny Houses mogelijk te kunnen maken. Dit valt onder de verantwoordelijkheid van de gemeente. Daarnaast is de gemeente het aanspreekpunt voor het project.

Begeleiding initiatiefgroep De gemeentelijke bijdrage in het project is in de eerste plaats faciliterend, te weten: −

Vorming van een initiatiefgroep vanuit belangstellenden;

− −

Volgen van het ontwikkelproces van een ruimtelijk en financieel haalbaar plan door de initiatiefgroep. En afhankelijk van de behoefte van de initiatiefgroep begeleiden, ondersteunen of sturen van de uitwerking van het plan; Besluit(en) (laten) nemen over het plan en de uitwerking daarvan.

Betrekken van omwonenden en naastgelegen school De gemeente is de initiatiefnemer voor de communicatie over het plan en de procedure voor het bestemmingsplan en het betrekken van de omwonenden en de school. De initiatiefgroep fungeert hierbij ook als mede planmaker en ambassadeur voor het project.

Informeren en werven belangstellenden voor Tiny Houses De gemeente is de initiatiefnemer voor de communicatie over het plan richting belangstellen en het werven van kandidaten voor het project aan de Tiendendreef. De initiatiefgroep fungeert hierbij ook als mede planmaker en ambassadeur voor het project.

Stap 4: onderwerp Waarover in gesprek? Initiatiefgroep De toekomstige bewoners van de Tiny Houses wonen, in vergelijking met andere woningbouwprojecten, veel meer met elkaar, hebben gezamenlijk eigendom en gezamenlijk beheer. Dit houdt in dat er een collectief wordt gevormd en deze in de toekomst behouden blijft. Met een initiatiefgroep is het plan voor de Tiny Houses aan de Tiendendreef als burgerinitiatief vormgegeven. Hierbij zijn de te doorlopen ontwikkelstappen in nauw overleg met de initiatiefgroep uitgewerkt. In beginstadium is aan de initiatiefgroep duidelijk gemaakt dat er nog formele besluitvorming moet plaats vinden over een uitgewerkt plan. En er geen rechten aan zijn te ontlenen. Met de leden van een initiatiefgroep is een nieuw proces vormgeven. Dit vraagt voortdurend samen reflecteren over verwachtingen en eventuele risico’s. Specifieke beoordelingspunten: − −

Komt het gezamenlijk beheer en onderhoud van het terrein en eventueel individuele kavels van de grond; Is er voldoende belangstelling om op deze manier en met elkaar te wonen en is er geen leegstand.

Met de initiatiefgroep is het verkavelingsplan, de verkoopstrategie en het concept bestemmingsplan opgesteld. En daarnaast heeft de initiatiefgroep met ondersteuning van een notaris een opzet gemaakt van de statuten voor een vereniging met bijbehorende huishoudelijk regelement.

Omwonenden en naastgelegen school Om Tiny Houses op het braakliggende terrein te kunnen realiseren is draagvlak van de omwonenden en naastgelegen school nodig. Afstemming is nodig om het plan zo goed mogelijk in te kunnen passen rekening houdend met de wensen van de initiatiefgroep / de toekomstige Tiny House bewoners. Het plan en de uitwerking ervan zijn nader toegelicht en er is uitleg gegeven over de keuzes die zijn gemaakt. Omwonenden en de naastgelegen school zijn op deze wijze in de gelegenheid gesteld gerichte vragen te stellen en opmerkingen te plaatsen.

Belangstellenden voor Tiny Houses De toekomstige bewoners vormen een collectief. Het is van belang de potentiële kandidaten hiervoor te interesseren en uitleg te geven wat dat betekent en van hen vraagt. Door de reservekandidaten in een zo vroeg mogelijk stadium te betrekken wordt de initiatiefgroep in de gelegenheid gesteld de vervolgacties van het project, zoals de (open) inrichting van het terrein, de realisatie van de gezamenlijke bijgebouwen en de oprichting van een bewonersvereniging, met hen af te stemmen. Hiermee wordt samen met de initiatiefgroep als het ware de kaveluitgifte voorbereid zodat kort na het onherroepelijk worden van het bestemmingsplan de daadwerkelijk verkoop kan worden afgerond en het collectief verder kan worden vormgegeven.

Stap 5: gespreksvorm Hoe in gesprek? Initiatiefgroep Voor de vorming van de initiatiefgroep is een startbijeenkomst voor geïnteresseerden georganiseerd. En in de volgende bijeenkomst zijn spelregels en werkafspraken vastgelegd. Daarna is tussentijds een bijeenkomst georganiseerd om nieuwe leden te werven. Grofweg eens per maand is met de initiatiefgroep overleg gevoerd over de voortgang van het project en zijn afspraken gemaakt over de vervolgstappen en vervolgacties. Per vervolgstap is / wordt bekeken welke deskundigheid of begeleiding, eventueel extern, nodig was / is.

Omwonenden en naastgelegen school De omwonenden en de school zijn op diverse manieren benaderd en de mogelijkheid geboden vragen te stellen en opmerkingen te geven, te weten: (aankondigings)brief, informatiebijeenkomsten, een telefonisch spreekuur, overleg van vertegenwoordigers van omwonenden met de wethouder en oprichten van een klankbordgroep. In de uitnodigingsbrief voor de bijeenkomsten is telkens de opzet en de insteek van de bijeenkomst weergegeven. Daar waar mogelijk is voorafgaand aan de bijeenkomsten informatie, zoals tekeningen en concepten van documenten, toegezonden aan de deelnemers. De presentaties zijn na afloop van de bijeenkomsten met de deelnemers gedeeld.

Belangstellenden Tiny Houses Voor de belangstellenden voor Tiny Houses zijn / worden gerichte informatiebijeenkomsten georganiseerd over opzet van het plan en werving van reservekandidaten. Met informatierondes per e-mail zijn / worden de voortgang en de vervolgstappen van het project teruggekoppeld.

Stap 6: organisatie Wie doet wat? Bij de start van het project is een plan van aanpak voor de participatie opgesteld (februari 2019). Dit participatieverslag geeft een terugkoppeling over het verloop van het communicatie- / participatietraject. Het document bevat een weergave van wat er allemaal is ondernomen voor het faciliteren van de initiatiefgroep. Maar ook hoe de omwonenden, de naast gelegen school en belangstellenden voor Tiny Houses zijn / worden betrokken. Per vervolgstap en informatiemoment zijn het doel en de keuzes bepaald met het projectteam.

Stap 7: Communicatie In de bijlage is een overzicht opgenomen van de communicatiemomenten voor de start van het project, de vorming en uitbreiding van de initiatiefgroep en de afstemming met omwonenden, de school en potentiële kandidaten voor het project. Vragen van omwonenden, die per e-mail worden gesteld, zijn rechtstreeks richting de betrokkenen beantwoord. Per vervolgstap en informatiemoment is in overleg met de afdeling communicatie bekeken welke boodschap wordt afgegeven en welk middel of kanaal er hiervoor het best kan worden benut.

Bijlage: Overzicht communicatiemomenten: Wanneer

Wat

Wie

Waarover

14 november 2018

Brief

Omwonenden

Aankondiging start proefproject met 10 -15 Tiny Houses van maximaal 50 m2.

14 februari 2019

Startbijeenkomst

Belangstellenden Tiny Houses

Kennismaking: wat vinden belangstellenden belangrijk en welke rol / bijdrage wil men leveren. Afstemmen verwachtingen: hoe ziet gemeente Tiny Houses en sluit dat aan bij ideeën belangstellenden. Aanmelding leden voor de initiatiefgroep.

19 maart 2019

Vervolgbijeenkomst

Belangstellenden / initiatiefgroep Tiny Houses

27 januari 2020

Bijeenkomst

Belangstellenden / initiatiefgroep Tiny Houses

22 september 2020

Informatiebijeenkomst omwonenden

Omwonenden

Verder verkennen of belangstellenden er met dezelfde intentie inzitten, te weten daar zelf te gaan wonen. Vervolgafspraken maken over hoe met elkaar verder gaan en spelregels vastleggen. Nadere ideeën over het plan uitwisselen. Toelichting over de opzet van het project en de resultaten die tot nu toe zijn geboekt. Werving nieuwe leden voor de initiatiefgroep. Toelichting aan de hand van een presentatie hoe de inrichting eruit kan zien (10 Tiny Houses) en randvoorwaarden. Daarnaast de vervolgacties benoemd zoals optimalisatie verkaveling en uitwerken van voorwaarden hoe Tiny Houses eruit mogen komen te zien (kleur, bouwhoogte en maximale inhoud (m3)) en uitwerken van huisregels voor wonen op het gezamenlijke terrein

27 januari 2021

Brief

Omwonenden

Toelichting op de uit te voeren grondwerkzaamheden. Stand van zaken over het plan met verkavelingsopzet (11 Tiny Houses) en de voorwaarden waaronder de hoogte en inhoud voor de Tiny Houses.

Wanneer

Wat

Wie

Waarover

3 februari 2021

Telefonisch spreekuur

Omwonenden

Mogelijkheid tot het stellen van gerichte vragen naar aanleiding van de brief van januari 2021. Hiervan is geen gebruik gemaakt.

16 februari 2021

Brief

Omwonenden

Aankondiging start werkzaamheden en contactpersoon. Toelichting over de uit te voeren grondwerkzaamheden.

20 mei 2021

Overleg wethouder

(Vertegenwoordiging) omwonenden

Aanleiding voor dit overleg is dat de communicatie rond het project voor de Tiny Houses en de uitvoering van de grondwerkzaamheden niet goed is gegaan. Naar aanleiding van dit overleg zijn toezeggingen gedaan dat onderzoek wordt gedaan naar de waterhuishouding, technische mogelijkheden voor het afgraven van de grond en toepassen van groene erfafscheiding.

15, 17 en 20 september 2021

Informatiebijeenkomst

Belangstellenden Tiny Houses

Kennismaking met de initiatiefgroep. Toelichting op het idee achter het project en wat dat van de toekomstige bewoner vraagt. Uitleg over de verkoopprijzen, de bijkomende gezamenlijke kosten voor inrichting van het terrein en het parkeren op eigen terrein en de verkoopprocedure. Werving reserve kandidaten.

17 januari 2022

Informatiebijeenkomst

Omwonenden

Nader bespreken en toelichten van de toezeggingen die aan omwonenden zijn gedaan (het onderzoek naar wateroverlast en maaiveldhoogte van het terrein en toepassen groene erfafscheidingen) en een concept van het bestemmingsplan.

Nader te bepalen.

Klankbordgroep

Omwonenden die zich hiervoor hebben aangemeld.

Nader te bepalen.

Bijeenkomst

Initiatiefgroep en eerste tien potentiële kandidaten kavels Tiny Houses.

Bespreken van de afstemming en planning van de diverse uitvoeringswerkzaamheden voor het bouw- en woonrijp maken van de locatie en bestratings- en rioleringswerkzaamheden in het gebied rondom de Tiendendreef. Kennismaking initiatiefgroep en potentiële medebewoners. En afspraken maken over inrichting terrein en realisatie gezamenlijke bergingen en parkeren.

Nader te bepalen.

Brief

Omwonenden

Aankondiging uitvoeringswerkzaamheden locatie en omgeving.