Agendapunt 10. afsprakenlijst bestuurscommissie inkoop jeugd 20200422

Onderwerp

Afsprakenlijst bestuurscommissie inkoop jeugdhulp Zeeland

Plaats

Conference call (Zoom)

Datum

22 april 2020

Aanwezig: Bestuurders:

Zeeuwse inkooporganisatie: Programmamanager jeugd: Ondersteuning:

Mw. Van de Plasse, dhr. De Goffau, dhr. Van Leeuwen, dhr. Werkman, mw. Slenter, mw. Suij, dhr. Van den Bos, dhr. Maas, dhr. Verburg, mw. Evertz, dhr. Ruissen, dhr. Vader, mw. Doorn mw. Van Dijke mw. Idema dhr. Meulenberg

Nr

Onderwerp

Besluit

1.

Opening, vaststelling agenda en mededelingen

Dhr. Werkman opent de vergadering. Een bijzonder welkom aan de heren Maas, Van Leeuwen en De Goffau. Zij sluiten voor de eerste keer aan bij de bestuurscommissie. De agenda wordt vastgesteld.

2.

Overzicht besluitvorming bestuurscommissie 26 maart 2020

Het overzicht besluitvorming bestuurscommissie 26 maart 2020 wordt zonder wijzigingen vastgesteld.

3.

Stand van zaken gunning perceel 4

Dhr. Werkman legt uit dat de informatie met betrekking tot de gunning van perceel 4 via de mail is toegestuurd. In reactie hierop heef t dhr. Van den Bos aangegeven behoefte te hebben aan een nadere toelichting op het gelopen proces. Op basis van een korte toelichting van mw. Van Dijke wordt hier kort over van gedachten gewisseld. Hierbij worden de volgende conclusies getrokken: In een volgende aanbestedingsprocedure moet er meer aandacht worden besteed aan de kwaliteit van het samenwerkingsverband. Nu is alleen getoetst op basis van de onderbouwing die schriftelijk is aangeleverd en is niet gekeken naar andere informatie (b.v. eerder opgedane ervaringen). Conclusie is dat dit voor dit perceel niet voldoende was. Het is goed om op bestuurlijk niveau het gesprek aan te gaan met Emergis en het te hebben over dit proces en de mogelijke implicaties voor de onderlinge relatie (ook gelet op ervaringen uit het verleden). Afgesproken wordt dit mee te nemen in één van de reguliere overleggen met Emergis en hier geen apart overleg voor in te plannen. De heren Werkman en Vader zullen hierbij aanwezig zijn. Met inachtneming van bovenstaande punten wordt kennisgenomen van de stand van zaken.

4.

Gunning Open House percelen 2e termijn 2020

Mw. Van Dijke geeft een korte toelichting. De partijen die niet zijn gegund krijgen later dit jaar weer een herkansing. Dhr. Van den Bos vraagt naar de verbinding van deze zorg met de gemeentelijke loketten en hoe goed gemonitord kan worden of dit aanbod afdoende is. Afgesproken wordt dat mw. Van Dijke dit nakijkt en hierop terugkomt.

1

Door de bestuurscommissie wordt ingestemd met: Het gunnen van de Open House Percelen conform overzicht 1 die in de memo is opgenomen. De partijen over dit besluit te informeren en tegelijkertijd de overeenkomst aan te bieden voor ondertekening zodat inzet van deze jeugdhulp mogelijk is per 1 mei 2020. 5.

Ontwikkelingen aanpak Coronacrisis

Dhr. Werkman legt uit dat er een bestuurlijke en ambtelijke taakgroep Sociaal Domein is ingesteld. Vanuit jeugd zijn de heren Werkman en Van den Bos (bestuurlijk) en mw. Idema (ambtelijk) hierbij betrokken. Vanuit deze taakgroep worden voorstellen voorbereid die via de gemeentesecretarissen aan de colleges worden voorgelegd. Vanmiddag zal in het bestuurlijk overleg onder andere worden stilgestaan bij de consequenties van de aangepaste maatregelen voor het onderwijs. Verder worden de volgende zaken besproken: Dhr. Van den Bos vindt dat breder moet worden gekeken naar de noodvoorziening. Deze moet niet alleen beschikbaar zijn voor kinderen van ouders met vitale beroepen maar ook voor kwetsbare jongeren die in een moeilijke thuissituatie zitten. Mw. Idema geeft aan dat er onduidelijkheid was over het mandaat van het College van Inkoop rondom het besluit doorbetaling tarieven. Mw. Van Dijke heeft dit nagezocht en heef t op basis daarvan geconcludeerd dat dit een verantwoordelijkheid is van het College van Inkoop zolang er binnen de begroting gebleven wordt. Mw. Van Dijke geeft aan dat hierbij op instellingsniveau zal worden gekeken wat nodig is (er wordt maatwerk geleverd). Vanuit mw. Suij worden zorgen uitgesproken voor het leveren van de adequate zorg voor jongeren onder de 12 jaar (digitaal / via een videocall is voor deze leeftijd niet altijd passend).

Ze vraagt of de inkooporganisatie daar ook aandacht voor heeft. Mw. Van Dijke beaamt dat. Hier wordt kritisch naar gekeken, natuurlijk wel met inachtneming van de richtlijnen van het RIVM. Dhr. Werkman geeft aan dat de Coronacrisis extra kosten met zich mee kan brengen. Hier is landelijk aandacht voor gevraagd en mw. Idema meldt dat het Rijk hier niet negatief tegenover staat. Dit wordt afgewacht. Mw. Idema meldt dat Veilig Thuis vooralsnog geen toename ziet van de meldingen huiselijk geweld en kindermishandeling. Ze geeft aan dat de lokale toegangen beter zicht hebben op de risico’s dan Veilig Thuis. Daarom is hiervoor aandacht gevraagd bij de gemeentelijke toegangsorganisaties. Dhr. Vader legt uit dat vanuit RBL (bureau leerplicht) nadrukkelijk aandacht is voor de thuiszitters. Vooralsnog is het aantal kinderen / jongeren dat ‘kwijt is’ in Zeeland gering. Dhr. Vader constateert dat het nu al moeilijk is om binnen de begroting te blijven. Hij vraagt hoe daarmee om te gaan. Mw. Van Dijke antwoordt dat medio mei de eerste kwartaalrapportage gereed is. Deze rapportage geeft zicht op de huidige situatie en op basis daarvan kan het gesprek gevoerd worden en nadere conclusies worden getrokken. Mw. Van Dijke zegt toe om een aparte memo op te stellen

2

met een antwoord op o.a. de vragen: wat valt op, lopen we in de pas, hoe verhoudt Q1 zich tot de totaalbegroting? Met inachtneming van bovengenoemde opmerkingen wordt kennis genomen van de stand van zaken / ontwikkelingen. 6.

Overige zaken

-

-

-

7.

Stand van zaken en vervolg Vaart in Veiligheid

Dhr. Van Leeuwen geeft aan dat de gemeente Tholen te maken heef t met niet c.q. moeilijk plaatsbare kinderen. Dit heef t grote maatschappelijke en financiële consequenties. Hij vraagt om medestanders om hier samen in op te trekken. Mw. Doorn meldt dat Middelburg hier ook mee te maken heef t en graag aan wil sluiten. Mw. Idema haakt daarop in en legt uit dat er landelijke ondersteuners hiervoor zijn aangesteld. Zij vraagt dan ook om haar hierin te betrekken zodat ze weet wat er gebeurt. Dit wordt toegezegd. Mw. Suij verzoekt om de portefeuillehouders zo veel als mogelijk mee te nemen in alle ontwikkelingen die op dit moment spelen binnen het jeugdhulpdomein. Dit wordt toegezegd. Mw. Doorn legt uit dat Middelburg druk bezig is met het opstellen en inrichten van de rapportages. Ze constateert dat een aantal partijen (waaronder Intervence en Juvent) nog geen gebruik maken van het berichtenverkeer. Ze vraagt of er zicht is op wanneer dit wel gaat gebeuren. Af gesproken wordt dat mw. Van Dijke dit navraagt en hierop terug komt.

Dhr. Ruissen (bestuurlijk trekker actielijn 6, waar Vaart in Veiligheid onder valt) geeft een toelichting op de stand van zaken en het vervolg van het traject Vaart in Veiligheid. Hij legt uit dat de memo is opgesteld naar aanleiding van de drie stukken die in het portefeuillehoudersoverleg van 26 maart jl. zijn behandeld, namelijk: het plan van aanpak, de ambtelijke oplegger en de aangepaste contourennotitie. Geconcludeerd is dat de inhoud van de ambtelijke oplegger op onderdelen niet overeen komt met de andere twee notities. In dit kader is af gesproken om een apart projectplan op te stellen dat sec gaat over de verkorting van de veiligheidsketen gekoppeld aan de lokale toegang (en het efficiënter en doelmatiger inrichten hiervan). Basis voor de verdere uitwerking zijn de 5 punten die in het portefeuillehoudersoverleg van 20 februari zijn vastgesteld. De portefeuillehouders zijn door de drie betrokken bestuurders (de heren Ruissen, Werkman en Vader) over de inhoud van de memo ingelicht en hiermee is ingestemd. Aan het opstellen van het projectplan wordt op dit moment gewerkt en deze komt indien gereed terug op de agenda. In aanvulling op bovenstaande wordt het volgende aangegeven: Mw. Idema meldt dat het concept-projectplan is voorgelegd aan de projectgroep en de drie pilotgemeenten.

De f eedback moet morgen binnen zijn en zal door bureau DwarsDoen worden verwerkt in het plan. Dhr. Ruissen benadrukt het belang dat naast de gemeenten ook Intervence, Veilig Thuis en de Raad van de Kinderbescherming instemmen met het projectplan. Hij heef t signalen gekregen van deze partijen dat ze het gevoel hadden onvoldoende te zijn meegenomen, hij zegt toe dit te repareren. Mw. Idema haakt hierop in en geeft aan dat de projectgroep heeft aangegeven zich te kunnen vinden in d e

3

-

memo. Er is begrip voor de situatie van de gemeenten maar er zijn ook frustraties geuit over het niet instemmen met het contourenplan door de gemeenten. Volgens de drie partijen wordt hierin de basis beschreven om mee verder te gaan. Dhr. Ruissen stelt nadrukkelijk dat de opdracht nu is om de veiligheidsketen te verkorten gekoppeld aan de lokale toegang. Er is geen commitment over het contourenplan en dit plan zal dan ook niet worden vastgesteld. Tevens moet het contourenplan ook niet als bijlage bijgevoegd worden bij het projectplan. Door het niet vaststellen bestaat het plan formeel ook niet. Dit wordt unaniem door de bestuurscommissie onderschreven. Mw. Doorn vraagt hoe de niet-pilotgemeenten worden meegenomen en betrokken. Mw. Slenter haakt hierop in en stelt dat de gemeenten die niet in de projectgroep zitten in de gelegenheid moeten worden gesteld om feedback te geven op het plan en ervoor te kunnen zorgen dat de advisering aan de bestuurscommissie is geborgd. Dit wordt toegezegd. Dhr. Ruissen is van mening dat het betrekken van de ambtenaren (de ambtelijke trekkers, het kernteam en het transf ormatieoverleg) essentieel is in dit traject. Hij stelt dan ook voor dat het projectplan, wanneer de projectgroep heeft ingestemd, breed te verspreiden (aan de wethouders en ambtenaren) zodat er voldoende tijd voor is om dit te bespreken en er een mening over te vormen.

Af gesproken wordt om bovenstaande punten in het projectplan te beschrijven. Tevens zal het plan bestaan uit een financiële paragraaf en een planning met de besluitvormingsroute. Aanvullend worden door dhr. Van den Bos de volgende punten aangegeven: 1. Worden de extra werkzaamheden voor de gemeenten (en met name de toegang) meegenomen? 2. Er wordt gevraagd om in te stemmen met de visie op de preventieve jeugdbescherming. Is voldoende in zicht / wordt voldoende beseft wat dit betekent voor de betrokken organisaties? 3. Wat is de stand van zaken m.b.t. het beschikbaar krijgen van Rijksfinanciering om dit traject uit te voeren? Ad. 1 en 2. Dhr. Ruissen legt uit dat bij dit project de focus ligt op de processen. Hier hebben verschillende partijen een rol in. In de pilots worden ervaringen opgedaan over welke taken door welke partij kunnen worden opgepakt. De consequenties hiervan zijn onderdeel van het project en kunnen niet aan de voorkant goed worden ingeschat. Aan de betrokken partijen wordt wel gevraagd om in financiële zin hierover mee te denken. Ad. 3. Dhr. Ruissen geeft aan dat gemeenten leidend zijn in dit traject. Dit geldt ook voor het aanvragen van de financiering bij het Rijk; dit moet passend zijn bij hetgeen we in Zeeland willen. Mw. Idema vult aan dat het overleg met het ministerie over de f inanciering nog steeds loopt maar moeizaam is.

Het ministerie heef t al aangegeven geen extra financiële middelen beschikbaar te willen stellen in deze kabinetsperiode tenzij er een goed plan aan ten grondslag ligt. Concrete toezeggingen zijn er nog niet gedaan. Geconstateerd wordt dat – wanneer de middelen er niet komen – de uitvoering en de risico’s hiervan

4

volledig voor rekening van de gemeenten komen. Hier zijn zorgen over en gevraagd wordt of er nagedacht wordt over een plan B. Afgesproken wordt hier nu nog geen uitspraken over te doen maar het projectplan af te wachten. De huidige financiering loopt tot 1 juni maar aan het ministerie zal worden gevraagd om deze te verlengen t/m eind van dit jaar. Vanuit deze subsidie worden o.a. de werkzaamheden van bureau DwarsDoen betaald. Voorgesteld zal worden om het resterende deel van de subsidie beschikbaar te stellen voor de uitvoering van het project. Mw. Suij geeft aan het totaaloverzicht te missen. Wie doet wat, welke f inanciële middelen zijn beschikbaar, wat is er al uitgegeven, welke afspraken zijn gemaakt, wat wordt aan het ministerie voorgelegd en gevraagd e.d.? Dit wordt breed onderschreven; hier is veel onduidelijkheid over. Afgesproken wordt dit mee te nemen in het projectplan. Gevraagd wordt of bureau DwarsDoen nog een rol speelt in het opstellen en de uitvoering van het plan van aanpak. Dhr. Ruissen geeft aan dat bij hem bekend is dat er vraagtekens worden gesteld bij het functioneren van bureau DwarsDoen. Hij is echter van mening dat het niet wenselijk is om in dit stadium af scheid van ze te nemen. Daarnaast wil hij hier eerst over spreken in het portefeuillehoudersoverleg om hier een gedragen standpunt over in te kunnen nemen. Dit wordt gedeeld.

Af gesproken wordt aan de projectgroep te vragen om te komen met een advies hierover. Mw. Van de Plasse vraagt om een formeel verzoek aan de pilotgemeenten om dit traject op te gaan pakken. Afgesproken wordt dit mee te nemen in het projectplan. Met inachtneming van bovengenoemde opmerkingen wordt af gesproken: Kennis te nemen van de stand van zaken Vaart in Veiligheid. Nogmaals te bevestigen dat het traject gaat over de verkorting van de veiligheidsketen gekoppeld aan de lokale toegang (en het efficiënter en doelmatiger inrichten hiervan). Het projectplan af te wachten, met nadrukkelijk aandacht voor de communicatie, de financiën, de planning, een totaaloverzicht van de afspraken die tot nu toe zijn gemaakt (zowel inhoudelijk als financieel) en het f ormaliseren van de pilotgemeenten. Het contourenplan niet vast te stellen en niet mee te nemen in het vervolgtraject. De projectgroep te vragen om een advies op te stellen over de procesbegeleiding voor het vervolgtraject. 8.

Stand van zaken en plannen van aanpak Intervence en Briedis

Dhr. Werkman geeft een toelichting op het proces dat de af gelopen weken is gelopen. In het portefeuillehoudersoverleg van 20 f ebruari jl. is melding gemaakt dat Intervence een plan van aanpak heeft opgesteld op basis van de foto’s die van alle landelijke GI’s zijn gemaakt. Dit plan riep dusdanig veel vragen op dat Intervence is verzocht om te komen tot een herziening. Dit is door Intervence opgepakt en de afgelopen weken is hier veelvuldig overleg over geweest (zowel ambtelijk als bestuurlijk). Op 14 april jl. is de definitieve versie van het plan bestuurlijk besproken. Hierbij waren de heren Ruissen,

5

Werkman en Vader, de dames Idema en Van Dijke en de directeur-bestuur en Raad van Toezicht van Intervence aanwezig. De uitkomsten van dit lange en pittige overleg worden teruggekoppeld. De overall conclusie die getrokken is, is dat het plan zoals dat er nu ligt financieel onacceptabel is voor de gemeenten en dat daarmee ook niet ingestemd kan worden. Uiteindelijk is met Intervence afgesproken dat er een herziend verbeterplan moet worden opgesteld dat past binnen de f inanciële kaders, uitgaande van de tariefstelling 2020. Daarnaast moet worden gekomen tot een afbouw van de instandhoudingsbijdrage en moet er inzicht komen in de teveel ontvangen bevoorschotting. Mw. Idema heeft na overleg met de VNG uitstel gekregen om het plan in te dienen. Dit moet nu uiterlijk 15 mei gebeuren. Op 6 mei staat het volgende bestuurlijke overleg gepland met Intervence om het aangepaste plan door te nemen. Over de stand van zaken en het vervolg wordt intensief gesproken. Naar aanleiding van bovenstaande worden onder andere de volgende punten aangegeven: Dhr. Vader concludeert op basis van het plan van aanpak dat Intervence (sec op papier) technisch failliet is. Hij heeft dit ook gemeld in het bestuurlijk overleg met Intervence en hierop werd niet ontkennend gereageerd. Hij heeft er dan ook weinig vertrouwen in dat Intervence zich kan omvormen tot een toekomstbestendige organisatie. Dhr.

Van den Bos constateert dat ook de visie op de preventieve jeugdbescherming consequenties heeft voor de taken en de bedrijfsvoering van Intevence. Tevens wordt geconcludeerd dat we in dezelf de positie zitten als eind 2018 en dat het perspectief sinds die tijd niet in positieve zin is veranderd. Bovenstaande wordt gedeeld. Afgesproken wordt echter om het aangepaste plan van aanpak af te wachten alvorens verdere conclusies te trekken. Mw. Doorn constateert dat Intervence ook een organisatorisch probleem heeft. Ze stelt voor om hier meer bedrijfskundig naar te laten kijken. Aangegeven wordt dat de controllers van Intervence en de inkooporganisatie betrokken zijn. Mw. Idema vult aan dat vanuit de VNG externe ondersteuning is aangeboden en inmiddels is ingezet om hierbij te faciliteren. Geconcludeerd wordt dat de situatie zeer zorgelijk is en dat hierover op korte termijn moet worden gecommuniceerd naar de colleges en de gemeenteraden. De politiek / bestuurlijke risico’s zijn groot. In dit kader wordt af gesproken om enerzijds een memo op te stellen (actie mw. Idema en mw. Van Dijke) en daarnaast om kort na 6 mei een extra portefeuiillehoudersoverleg in te plannen om het sec over dit onderwerp te hebben (actie dhr. Meulenberg). Daarnaast wordt afgesproken om nu al te na te denken over alternatieve scenario’s.

Resumerend wordt het volgende afgesproken: De uitkomsten van het bestuurlijk overleg gemeenten en Intervence op 6 mei a.s. af te wachten. In de tussentijd alvast na te denken over mogelijke andere scenario’s (plan b). Kort daarna een extra portefeuillehoudersoverleg in te plannen om het hierover te hebben en een nader standpunt

6

-

9.

Sluiting

10.

Actiepuntenlijst

1. 2. 3. 4.

in te nemen. Af gesproken wordt hiervoor een fysieke bijeenkomst te beleggen in het stadskantoor van de gemeente Middelburg. Een memo op te stellen om te communiceren naar de gemeenteraden. Deze memo zal na bespreking in het portefeuillehoudersoverleg vertrouwelijk worden verzonden.

Opstellen memo op basis van de 1e kwartaalrapportage 2020 (mw. Van Dijke). Navragen wanneer partijen zoals Juvent en Intervence aan gaan sluiten op het berichtenverkeer (mw. Van Dijke). Opstellen memo Intervence voor de gemeenteraden (mw. Idema en mw. Van Dijke). Plannen extra PFO / BC (dhr. Meulenberg).

7