Agendapunt 06. Raadsvoorstel accountantsverslag 2020

Raadsvoorstel Agendapunt

06.

Vergadering d.d.

14 juli 2021

Datum collegebesluit 25 mei 2021 Onderwerp

RV Accountantsverslag 2020

Registratienummer

Z21.083348 / D21.758249

Portefeuillehouder Programma Behandeld door 1.

Hilda Jonkers - Hereijgers

Samenvatting

Baker Tilly heeft de controle van de jaarrekening 2020 uitgevoerd. De bevindingen en aanbevelingen naar aanleiding van de controle zijn weergegeven in het accountantsverlag 2020 (bijgevoegd). Het algemene beeld van het accountantsverslag van de accountant is positief. Wij zijn tevreden met het verslag.

2.

Inleiding

Baker Tilly heeft naar aanleiding van de uitgevoerde controle van de jaarrekening een accountantsverslag opgesteld. Wij hebben kennis genomen van dit verslag.

3.

Inhoud

Het algemene beeld van het accountantsverslag is positief. De accountant is voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken ten aanzien van getrouwheid en rechtmatigheid. Fouten en onzekerheden De accountant heeft geconstateerd dat in de jaarrekening een aantal ongecorrigeerde fouten en onzekerheden opgenomen zijn. Dit betreffen: 1. 2.

Effect niet gecorrigeerde verschillen uit de jaarrekening 2019 € 304.000. Dit betreft een fout voor de getrouwheid welke niet meer aangepast kan worden omdat het een fout uit de (vastgestelde) jaarrekening 2019 betreft. Rechtmatigheidsfout EU-aanbestedingen € 636.000. Dit betreft een fout voor de rechtmatigheid. Een 4 tal dossiers zijn ten onrechte niet Europees aanbesteed.

Het totaal van deze geconstateerde fouten en onzekerheden blijft ruim binnen de goedkeuringstolerantie (€ 1.600.000 voor fouten en € 4.800.000 voor onzekerheden). Financiële positie Baker Tilly rapporteert over de financiële positie van de gemeente Goes. Er wordt gemeld dat het weerstandsvermogen afnemen. Ook de schuldpositie laat een daling laat zien. De solvabiliteit laat een stabiel beeld zien. Covid-19 De accountant heeft vastgesteld dat de belangrijkste effecten van de corona-crisis zijn toegelicht in de afzonderlijke paragraaf in de jaarstukken. Waardering grondexploitatie Vanwege de grote mate van schattingsonzekerheid is de waardering van de grondexploitatie een significant risico in de controle van de accountant. De accountant constateert dat de parameters welke zijn gehanteerd in de grondexploitatie aanvaardbaar zijn. De bouwgrond wordt actief gemonitord, waardoor risico's in miscalculatie in negatieve zin zoveel mogelijk worden beperkt. De kwaliteit van de prognoses wordt door Baker Tilly over het algemeen als goed beoordeeld, wat ook zichtbaar is als gekeken wordt naar de realisatie die heeft plaats gevonden.

Z03BED991EC

Agendapunt Pagina 2

Sociaal domein Binnen de gemeente voeren wij diverse regelingen uit in het sociaal domein waarbij taken veelal zijn ondergebracht bij andere partijen. De partijen zijn GR de Bevelanden, De Betho, Inkoop Jeugdzorg Zeeland, SWVO en de Sociale Verzekeringsbank. De informatie van de ketenpartners is verwerkt in de jaarstukken 2020. Overige bevindingen De accountant heeft geconstateerd dat de dotaties bij de voorziening groenbeheer niet gelijkmatig verdeeld zijn over een tijdsbestek van vier jaar. Bij egalisatievoorzieningen schrijft het BBV voor dat de dotaties van gelijke omvang moeten zijn. Gezien de beperkte omvang van de afwijking heeft geen verdere invloed op de jaarrekening. Tijdens de controle heeft de accountant vastgesteld dat de belastingvorderingen niet juist geclassificeerd waren als vorderingen op openbare lichamen. Deze vorderingen horen onder overige vorderingen verantwoord te worden. Daarnaast is er een dubbele correctieboeking geconstateerd, waardoor de belastingvorderingen te laag waren verantwoord en de overlopende activa te laag verantwoord waren. Deze bevindingen zijn op juiste wijze gecorrigeerd in de jaarrekening. Wel adviseert de accountant waarborgen te treffen om dubbele boekingen in het primaire proces te voorkomen. Dit zullen we oppakken.

De accountant heeft geconstateerd dat de gemeente de lasten van SWVO en de Inkooporganisatie Jeugd ten onrechte op basis van werkelijke kosten heeft verantwoord. Conform de nieuwe afrekeningssystematiek dienen lasten op basis van de laatst vastgestelde begroting te worden verantwoord. Deze bevindingen is op juiste wijze gecorrigeerd. We adviseren de gemeente om waarborgen te treffen zodat wijzigingen ten aanzien van verbonden partijen tijdig en op juiste wijze financieel worden verwerkt. Ook dit advies zullen we opvolgen. De accountant constateert dat de gemeente Goes in 2021 door de Raad van Arbitrage in het ongelijk is gesteld omtrent de afwikkeling van een samenwerkingsovereenkomst. Als gevolg hiervan heeft de gemeente het volledige bedrag van €1,8 miljoen, dat door de Raad van Arbitrage is bepaald, opgenomen als verplichting en als last in boekjaar 2020. Op basis van de rechterlijke uitspraak kan BakerTilly instemmen met deze verwerkingswijze. De accountant heeft geconstateerd dat er per jaareinde een aanzienlijke hoeveelheid memoriaalboekingen is gemaakt. Deze boekingen zijn deels in het kader van de jaarafsluiting, maar bevatten voor een groot gedeelte ook correcties van foutief gemaakte boekingen. Er wordt geadviseerd de administratieve processen rondom het verwerken van boekingen nader te analyseren en verbeteringsmaatregelen in te stellen. Dit advies wordt opgepakt.

Rechtmatigheid Baker Tilly heeft vastgesteld dat voor een 3-tal inkooptrajecten met een inkoopwaarde van totaal € 636.000 niet de juiste procedure is gevolgd. Deze inkopen hadden Europees aanbesteed moeten worden. Deze bevinding ligt in lijn met de bevindingen die zijn gedaan door de interne controle. Daarnaast zijn tijdens de accountantscontrole en interne controle een groot aantal formele rechtmatigheidsfouten van totaal € 1.500.000 geconstateerd. Dit houdt in dat niet (volledig) is voldaan aan de formele vereisten van uit de aanbestedingsregels is, maar dat de inkoop verder wel rechtmatig heeft plaats gevonden (bijvoorbeeld tijdigheid). Daarnaast is binnen het subsidieproces € 600.000 aan formele rechtmatigheidsfouten geconstateerd. Er wordt geadviseerd om de interne beheersing op aanbestedingen aan te scherpen, met name op het gebied van inhuur personeel. Dit advies wordt opgevolgd. Begrotingsrechtmatigheid In de kadernota van de commissie BBV is opgenomen dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is, maar niet in alle gevallen hoeft te worden mee genomen in het accountantsoordeel. Deze kostenoverschrijdingen moeten wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen. In de toelichting op de staat van baten en lasten is een analyse van deze overschrijdingen opgenomen.

De overschrijdingen zijn toereikend toegelicht en passen binnen het bestaande beleid of worden gecompenseerd door hogere baten binnen het programma. Door middel van de vaststelling van de jaarrekening 2020 worden deze overschrijdingen geautoriseerd door de gemeenteraad. Daarnaast is geconstateerd dat er sprake is van een aantal overschrijdingen op investeringsniveau ten opzichte van de gevoteerde kredieten. In de jaarrekening is een specificatie opgenomen waar deze overschrijding door wordt veroorzaakt. Voor deze overschrijding zullen we, voordat de jaarrekening wordt vastgesteld, goedkeuring vragen aan de raad. Wij hebben kennis genomen van de overige passages uit het accountantsverslag.

4.

Financiën

N.v.t.

Agendapunt Pagina 3

5.

Communicatie

Het accountantsverslag is besproken in de auditcommissie. Bij dit raadsvoorstel mee te zenden stukken: 1. Accountantsverslag 2020 2. Ter inzage te leggen stukken 1. 2. Hoogachtend, Burgemeester en Wethouders van Goes,

mr. H.E. Schild Secretaris

drs. M. Mulder MSc. Burgemeester