Advies voor het versterken van de Griffie van Goes
Tekst van het document
Groei voor de griffie in Goes Advies voor het versterken van de griffie in Goes
1
Colofon Datum: 15 januari 2025
Opdrachtgever: Werkgeverscommissie griffie Goes Dhr. J. (Johnny) Lukasse, voorzitter
Onderzoekers: Dhr. J. (Job) van Meijeren Dhr. R. (Ruben) Riemens
2
Inhoudsopgave Inleiding .................................................................................................................................................................4
1.
Aanleiding ...................................................................................................................................................................4 Opdracht en doelstelling ............................................................................................................................................5 Verantwoording ..........................................................................................................................................................5 Leeswijzer ...................................................................................................................................................................5 De griffie van Goes ................................................................................................................................................6
2.
2.1.
Samenstelling, werkzaamheden en werkverdeling ....................................................................................6
2.2.
Knelpunten in de ondersteuning door de griffie .........................................................................................8
3.
Ambities en ondersteuningsbehoefte van de raad............................................................................................11 3.1.
Ambities van de gemeenteraad .................................................................................................................11
3.2.
Ondersteuningsbehoefte van de gemeenteraad ......................................................................................12
3.3.
Ontwikkelingen in het raadswerk ..............................................................................................................13
De griffie van Goes in breder perspectief...........................................................................................................14
4.
4.1.
Ontwikkelingen in het griffiewerk .............................................................................................................14
4.2.
De griffie van Goes in vergelijking met andere gemeenten......................................................................14
5.
Advies: groei voor de griffie in Goes...................................................................................................................16 5.1.
Laat de griffie groeien door het uitbreiden van de formatie.....................................................................16
5.2.
Groei en ontwikkel de griffie verder in ondersteuning van de gemeenteraad .........................................16
5.3.
Vernieuw de ambtsinstructie voor de griffier en functieprofielen van de griffie......................................17
5.4.
Herijk de waardering voor de functies in het griffieteam..........................................................................18
5.5.
Stuur als raad en werkgeverscommissie op de ontwikkeling van de griffie .............................................19
Bijlagen ..........................................................................................................................................................................20 1.
Ambtsinstructie voor de griffier......................................................................................................................20
2.
Functieprofielen voor de griffie van Goes ......................................................................................................20
3
1. Inleiding Aanleiding Een goede raad is een zelfbewuste raad die een eigenstandige positie inneemt in de gemeente en in het samenspel met samenleving, college en ambtelijke organisatie. De griffier is hierbij, als eerstverantwoordelijke voor ondersteuning van de gemeenteraad, een belangrijke factor. Waar de griffie in 2002 nog voornamelijk werd ingezet om stukken rond te sturen en het vergader- en besluitvormingsproces te faciliteren, biedt de griffie van vandaag ondersteuning aan complexere processen. Dat vraagt om het professionaliseren van de griffie. Zodat de griffie ondersteunend en toekomstbestendig is. De werkzaamheden van de griffie (en griffier) zijn in de afgelopen jaren toegenomen en veranderd door onder meer de volgende ontwikkelingen: • • • •
Toename van taken van gemeenten en, mede als gevolg daarvan de toegenomen hoeveelheid informatie die naar de gemeenteraad komt vanuit rijk, regio, college en samenleving; Toename van regionale samenwerking door gemeente Goes om de taken uit te voeren, waarbij de raad een belangrijker rol heeft gekregen; Toegenomen aandacht en noodzaak voor interactie tussen overheid en samenleving, waarbij ook communicatie van en participatie richting de raad belangrijker is; Toegenomen werkdruk onder gemeenteraadsleden en uitbreiding van het aantal personen dat vanuit de griffie wordt ondersteund.
In de afgelopen jaren heeft de Goese griffie, grotendeels binnen de bestaande formatie, in deze veranderen omstandigheden de raad zo goed als mogelijk ondersteunt. Daarbij is de griffie kwetsbaar gebleken en staat het werk op de griffie en de uitvoering van de werkzaamheden onder druk van de tijd. De werkgeverscommissie van de gemeenteraad heeft dit gesignaleerd en onderzoek gedaan onder de raadsleden om te kijken waar de schoen wringt en waar de raad ondersteuning behoeft. Ook omdat de bezetting van de Goese griffie achterblijft bij vergelijkbare gemeenten in Zeeland en Nederland. Investeren in de kwaliteit van ondersteuning In de afgelopen jaren zijn diverse rapporten verschenen die raden aanmoedigen om te investeren in de kwaliteit van hun ondersteuning. De Raad voor het Openbaar Bestuur schrijft in het rapport Goede ondersteuning, sterke democratie dat de kwaliteit en kwantiteit van de ondersteuning van de gemeenteraden geen gelijke tred houdt met de toenemende complexiteit van het takenpakket van de raad. In het rapport Eigenstandig en onafhankelijk over de positie van de griffier staat de sterke relatie tussen griffie en volksvertegenwoordiging beschreven.
De minister van BZK schrijft in haar Actieagenda voor vermindering van de werkdruk onder gemeenteraadsleden dat “een goede ondersteuning van de gemeenteraad, waaronder een sterke griffie, een belangrijk onderdeel is in het pakket maatregelen om het ambt van raadslid aantrekkelijker te maken, de positie van de raad te versterken en de werkdruk te verminderen”. De Vereniging Nederlandse Gemeenten en de Vereniging voor Raadsleden hebben hierna gemeenteraden geadviseerd om te kijken waar hun griffie versterking behoeft. Ook is aan de werkgeverscommissies van raden het advies gegeven om het nieuwe strategisch profiel voor de griffier met bijbehorende ambtsinstructie vast te stellen.
4
Opdracht en doelstelling De werkgeverscommissie van de gemeente Goes werkt gelet op het voorgaande aan het op orde brengen van documenten die het functioneren van de griffie waarborgen. Daarnaast wordt een voorstel voor versterking van de griffie voorbereid. Om dit zorgvuldig te doen heeft de werkgeverscommissie aan Necker gevraagd om: 1) de eerder geïnventariseerde informatie over gewenste ondersteuning door de raad en hiervoor benodigde ontwikkeling van de griffie samen te brengen; 2) een ambtsinstructie voor de griffier en benodigde functieprofielen voor de griffie op te stellen; 3) over het geheel een advies ten behoeve van de besluitvorming in de gemeenteraad te geven. In dit adviesrapport treft u het gevraagd aan. In de bijlagen zijn een (1) ambtsinstructie voor de griffier en de (2) functieprofielen voor de griffie opgenomen.
Verantwoording Necker heeft voor het opstellen van dit advies gebruikgemaakt van werkzaamheden die eerder door de griffie en werkgeverscommissie zijn verricht. •
• •
Er is al een benchmark uitgevoerd, waarin het de formatie van de griffie in Goes heeft vergeleken met gemeenten van dezelfde grootte en de grotere Zeeuwse gemeenten. Wij hebben deze benchmark getoetst aan de informatie uit onze Griffiemonitor. Er is een enquête uitgevoerd onder de raadsleden en steunfractieleden over onder meer de werkdruk en de rol van de griffie. Wij hebben naar aanleiding van deze bevindingen gesprekken gevoerd met griffier, burgemeester en de werkgeverscommissie. De Vereniging voor Griffiers heeft modeldocumenten beschikbaar gesteld voor de ambtsinstructie en functieprofielen binnen de griffe. Wij hebben, mede op basis van onze kennis en ervaring en de gevoerde gesprekken, deze documenten specifiek voor Goes uitgewerkt.
Leeswijzer In deze rapportage beschrijven wij eerste de huidige situatie van de griffie in Goes (hoofdstuk 2). Daarna de ontwikkeling van de gemeenteraad in Goes (hoofdstuk 3). Vervolgens hoe de situatie in Goes zich verhoudt tot vergelijkbare gemeenten (hoofdstuk 4). Tenslotte adviseren wij u over hoe u uw ondersteuning kunt versterken en toekomstbestendig kunt inrichten (hoofdstuk 5).
5
2. De griffie van Goes 2.1. Samenstelling, werkzaamheden en werkverdeling Samenstelling griffie De griffie in Goes bestaat uit 3 medewerkers die samen 2,54 fte werkzaam zijn voor de gemeenteraad. Deze formatie bestaat uit de griffier, de raadsadviseur/plv. griffier en de griffiemedewerker. Dit is de afgelopen vier jaar niet veranderd. Totdat de parttime raadsadviseur in 2019 de griffie kwam versterken, kende de griffie naast de griffier (1 fte) alleen de medewerker (0,5 fte) aan ondersteuning. De huidige verdeling is in onderstaande tabel weergegeven. Huidige griffie Goes
Fte
Griffier
1
Raadsadviseur / plaatsvervangend griffier
0,88
Griffiemedewerker
0,66
Tabel 1: De samenstelling van de Goese griffie
De beloning van de griffie vindt plaats conform de functieschalen vanuit de CAO gemeenteambtenaren. Voor iedere functie is een schaalniveau vastgesteld. De gemeente Goes kent naast een vastgestelde functionele schaal ook een uitloopschaal. Als het einde van de functieschaal is bereikt kan de medewerker (na enige tijd of bij goed functioneren) doorgroeien naar de uitloopschaal. Huidige griffie Goes
Functieschaal
Huidig beloningsniveau
Griffier
13
14
Raadsadviseur / plaatsvervangend griffier
10
11
Griffiemedewerker
7
8
Tabel 2: De beloning van de Goese griffie
In de Goese situatie worden de drie leden van de griffie op dit moment binnen de uitloopschaal beloond. Werkzaamheden griffie Veel van de werkzaamheden van een griffie vinden achter de schermen plaats. In de hoofdzaak bestaat het werk van de griffie uit de volgende twee type werkzaamheden. 1. De griffie in Goes richt zich op de organisatie en ondersteuning van het vergader- en besluitvormingsproces van de gemeenteraad. In de afgelopen jaren heeft de griffie deze werkzaamheden zorgvuldig ingericht en zij voert deze consistent uit. 2. De griffier en raadsadviseur besteden daarnaast ook de nodige tijd aan het adviseren en coachen van raadsleden. Dit vindt voornamelijk plaats op individueel niveau en in contact rondom het gebruik van de instrumenten van raadsleden. Naast deze hoofdtaken zijn er veel werkzaamheden die hieraan ondersteunend zijn, zoals onder meer: • • • •
Overleggen met de bestuurlijke driehoek (burgemeester en gemeentesecretaris); Adviseren over en bewaken van de bestuurlijke integriteit van raadsleden; Bedrijfsvoering van de griffie; Communicatie van de gemeenteraad en contact met inwoners;
6
Om een beeld te schetsen van de werkzaamheden in het afgelopen jaar heeft de griffie op verzoek van de werkgeverscommissie voor de raad geschetst welke werkzaamheden er zijn en worden verricht: •
• • • •
• •
De griffie is het eerste aanspreekpunt voor de 38 raads- en steunfractieleden voor alle ondersteuningsvragen (informatieverzoeken, politiek instrumentarium, rechtspositioneel, coaching/feedback, ICT, opleiding etc.). Daarnaast staat de griffie(r) klaar voor de voorzitter en secretaris, het college, professionele contacten binnen én buiten de organisatie en de inwoners van Goes. Het college heeft 82 raadsvoorstellen aan de raad voorgelegd, waar 27 amendementen op zijn ingediend. Daarnaast zijn 33 moties in stemming gebracht. Verder komen er ongeveer 450 poststukken binnen die via diverse kanalen naar de raad worden doorgeleid. Denk aan brieven, memo’s, nota’s, nieuwsbrieven en uitnodigingen. Er hebben 99 vergaderingen plaatsgevonden voor raad, werkgroepen, het presidium, de agendacommissie, de vertrouwenscommissie, de auditcommissie en ook trainingen worden meegerekend. De griffie draagt zorg voor de facilitaire inzet, afstemming met organisatie en externen, stukkenstroom, verslaglegging en het bijwonen van vergaderingen. De inhoudelijke inzet voor al deze vergaderingen wordt verdeeld over de griffier en een deeltijd raadsadviseur.
De ontvangst van zo’n 15 schoolklassen in het kader van het bevorderen lokale democratie als onderdeel van het programma Democracity is niet meegenomen bij het aantal bijeenkomsten, maar sinds enige jaren een terugkerende activiteit in januari en februari. Dit jaar zijn daar ook 5 bijeenkomsten voor de cursus Politiek Actief bijgekomen.
In de afgelopen jaren hebben er bovendien de nodige extra activiteiten plaatsgevonden vanwege de wisseling van burgemeesters, zoals de ondersteuning van de vertrouwenscommissie. Werkverdeling binnen de griffie In onderstaande tabel wordt een beeld van de taakverdeling binnen de griffie weergegeven. Functie
Griffier
Raadsadviseur
Griffiemedewerker
Beschrijving werkzaamheden De griffier stuurt de griffie aan, adviseert raadsleden, bewaakt het besluitvormingsproces, stemt af met de organisatie en gemeentesecretaris, is verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering (contractbeheer, budgetbeheer, etc.) van de griffie, is op strategisch niveau bezig met de doorontwikkeling van de griffie en de professionalisering van de raad en pakt indien nodig administratieve taken op die anders blijven liggen. De raadsadviseur ondersteunt de griffier bij het adviseren van raadsleden en bij het besluitvormingsproces, actualiseert verordeningen en schrijft raadsvoorstellen, begeleidt de cursus Politiek Actief en andere projecten, optimaliseert de interne informatievoorziening, en begeleidt commissies en werkgroepen. De griffiemedewerker voert de administratieve taken van de griffie uit. Onderdeel hiervan is de ontvangst van poststukken en het plaatsen van stukken op het raadsinformatiesysteem.
Tabel 3: Werkverdeling van de Goese griffie
7
Samenspel tussen griffie en organisatie Het samenspel tussen de griffie en de ambtelijke organisatie verloopt soepel in Goes. De griffier en de gemeentesecretaris en leden van het MT weten elkaar makkelijk te vinden en de afstemming is goed. Raadsvoorstellen worden vaak ruim voor de start van de raadscyclus aangeboden, ambtenaren nemen deel aan de beeldvormende vergaderingen, en de griffier geeft regelmatig een presentatie aan recent gestarte ambtenaren over de raad en het besluitvormingsproces van de raad. De griffier heeft de mogelijkheid om de kwaliteit van raadsvoorstellen voorafgaand aan college toetsen. In Goes wordt gewerkt met een planningslijst met stukken die in voorbereiding zijn op besluitvorming. Het ontbreekt aan een lange termijnplanning voor de gemeenteraad. Hierop kan ook aangegeven worden wanneer beleidsstukken, visies en verordeningen actualisatie krijgen.
2.2. Knelpunten in de ondersteuning door de griffie De werkzaamheden van de griffie in Goes staan onder druk, er zijn de nodige knelpunten. Dit is al enige tijd zo en dit is ook richting de werkgeverscommissie, het presidium en de gemeenteraad gesignaleerd. De oorzaak van deze knelpunten ligt bij de hoge werklast in relatie tot de beschikbare formatie binnen de griffie. De werkzaamheden van de griffie van Goes zijn nooit klaar, maar de medewerkers hebben ook het gevoel dat zij onvoldoende tijd en aandacht aan hun werk kunnen besteden om de raad van Goes om het gewenste hoogwaardige niveau te kunnen ondersteunen. De griffie kan hierdoor ook niet professioneel groeien naar de ondersteuning die de raad van Goes op dit niveau zou mogen verwachten. Op verzoek van de werkgeverscommissie heeft de griffier een lijst opgesteld met taken waar de griffie nu geen of onvoldoende tijd voor heeft. Necker heeft deze lijst in gesprekken met de griffier, burgemeester en de werkgeverscommissie geverifieerd. We komen tot knelpunten op vijf thema’s: 1. 2. 3. 4. 5.
(Strategische) advisering vanuit de griffie; Professionaliseren van organisatie en informatie; Ontwikkeling van de gemeenteraad; Ontwikkeling van de griffie De balans tussen werk en privé
Deze thema’s werken we hierna uit. Ze bieden ook handvatten voor de verdere ontwikkeling en groei van de griffie in de komende jaren. (Strategische) advisering vanuit de griffie Taak Lezen van en adviseren over raadsstukken
Toelichting Om proactief te kunnen adviseren en het overzicht te houden op de politieke realiteit van de raad is kennis van voorstellen, memo’s en nieuwsbrieven van groot belang. De griffie heeft hier op dit moment onvoldoende tijd voor. Hierdoor is de griffie meer op het proces georganiseerd en kan de griffie alleen meer reactief bijspringen bij het inzetten van de raadsinstrumenten. De griffie komt niet toe aan het maken van korte opleggers of memo’s bij relevante poststukken van bijvoorbeeld VNG, vereniging van raadsleden of het ministerie. Hiermee zou de raad op het niveau van Goes beter van informatie kunnen worden voorzien. Dit geldt ook voor ondersteuning en advisering over stukken in de regionale samenwerking. Meer tijd voor het lezen van de stukken kan leiden tot betere en meer inhoudelijke advisering en ondersteuning vanuit de griffie.
8
Taak Adviseren op kwaliteit en behandelrijpheid stukken
Toelichting Idealiter is er tijd om voor de collegevergadering kennis te nemen van de voorstellen en eventuele aandachtspunten mee te geven aan de gemeentesecretaris. Denk hierbij aan zaken als de actieve informatieplicht, agendering van voorstellen, een kloppend dictum, de relatie tot eerdere besluitvorming en betrokkenheid van de raad. De raad wordt hierdoor beter bediend vanuit het college. Deze voorbereiding komt ook het werk van de agendacommissie ten goede, omdat de griffier gerichter en eerder kan adviseren op voorstellen.
Coaching en ondersteuning fracties en leden
Iedere vier jaar wisselt ongeveer de helft van de Goese raad en is de griffie aan zet om de nieuwe leden wegwijs te maken in het raadswerk. Ook tijdens de bestuursperiode zijn er de nodige wisselingen. Tijd voor coaching van individuele leden of fracties is er nauwelijks, terwijl het zijn van een effectief raadslid zijn niet alleen met stukken doorgronden te maken heeft maar evenzoveel met de ontwikkeling van vaardigheden en kennis van het politieke bedrijf. De griffie kan de leden ondersteunen in hun leer- en ontwikkelingsproces. De griffie ervaart op dit moment dat vooral raadsleden en fracties die de ‘weg naar de griffie’ weten hierop ondersteuning ontvangen. Dit wordt ook zo in de raad ervaren. Dit wijkt af van de wens van de griffie om fracties en raadsleden gelijkwaardig te ondersteunen.
Professionaliseren van organisatie en informatie Taak Investeren in werkwijzen, processen, taken binnen de griffie en organisatie
Toelichting Technologische ontwikkelingen bieden kansen om efficiënter, transparanter of eenvoudiger te werken. Het bijhouden, inkopen en implementeren van nieuwe applicaties en modules kost tijd en een zekere mate van expertise. De griffie zou graag ruimte hebben om hier een paar keer per jaar goed naar te kijken om het presidium verbetervoorstellen te kunnen doen. Ook in de eigen werkwijzen kan geoptimaliseerd worden.
Clusteren dossiers met informatie
Door alle informatie over één thema duidelijk bijeen te brengen in een dossier, wordt het voor raadsleden eenvoudiger om het overzicht over het thema te bewaren. Ook voor nieuwe raadsleden wordt het op deze manier mogelijk om zich goed in te lezen op deze thema’s. De griffie heeft dit nu gedaan voor een beperkt aantal thema’s, maar zou dit graag voor meer thema’s gaan doen.
Ontwikkeling van de gemeenteraad Taak Toelichting Professionalisering Naast het coachen van raadsleden individueel, zou de griffie graag ook meer tijd besteden aan raad: vakmanschap het professionaliseren van de raad als geheel. Een strategische griffie behoort te reflecteren op de rol van de raad en de strategische doorontwikkeling van de raad te faciliteren. Communicatie en contacten met samenleving
De griffie heeft nu zeer beperkt de tijd om werkbezoeken of beeldvormende vergaderingen op locatie te organiseren. Terwijl dit wel een waardevolle toevoeging is aan het besluitvormingsproces en invulling geeft aan de volksvertegenwoordigende rol van de raad.
Initiatieven nemen en ontwikkelingen volgen in samenwerkingsverbanden
Het is voor raadsleden ingewikkeld om grip te krijgen op gemeenschappelijke regelingen. De griffie zou hier graag meer van dienst willen zijn, door meer tijd te besteden aan het volgen van de ontwikkelingen in gemeenschappelijke regelingen en vervolgens de raad hierover te kunnen adviseren.
9
Ontwikkeling van de griffie Taak Toelichting Teambuilding griffie Momenteel is er geen tijd voor teambuilding op de griffie. De griffie heeft geen gezamenlijke trainingen, intervisie of afdelingsuitjes, terwijl dit wel goed zou zijn voor de onderlinge verbondenheid en ontwikkeling van het team. Bijhouden vakliteratuur en verdieping in dossiers
Voor iedere professional is het belangrijk om te blijven leren en de ontwikkelingen binnen je vakgebied te volgen. De griffie werkt in een dynamische omgeving waarbij het goed is om tijdig te kunnen anticiperen op veranderingen. Jaarlijks ontvangen we diverse interessante publicaties en rapporten over het werk van de gemeenteraad en de griffies. Hier zou de griffie graag meer gebruik van willen maken.
Investeren in ontwikkeling griffiepersoneel
Tijd voor het volgen van trainingen op individuele basis is er maar zeer beperkt, terwijl ook de medewerkers van de griffie een ontwikkelbehoefte hebben. Ruimte voor ontwikkeling kan ook leiden tot verbetering van de ondersteuning aan de gemeenteraad.
De balans tussen werk en privé Taak Kwetsbaarheid
Verlof
Toelichting De griffie is met een bezetting van 2,5 fte kwetsbaar als het gaat om ziekte, zorgtaken of verlof. Vervanging leidt direct tot taakverdringing en omdat veel werk niet kan blijven liggen loopt de werkdruk op. Vanwege de beperkte vervangingsmogelijkheden blijft er op dit moment altijd de nodige alertheid en verantwoordelijkheid, ook bij verlof. Hoewel dit altijd in enige mate het geval zal zijn (dit hoort tot bepaalde hoogte bij de functie van griffier) zou meer afstand tot het werk gezond zijn, zeker in verlofperioden als taken worden waargenomen.
10
3. Ambities en ondersteuningsbehoefte van de raad In het voorjaar is in 2024 een enquête over het werkplezier, de werkdruk, de ontwikkelambities en de ondersteuningsbehoefte van de Goese raads- en steunfractieleden uitgezet en door alle leden ingevuld. De uitkomsten van deze enquête zijn eerder al op 5 juni 2024 door de griffier met de raad gedeeld, maar met name de ontwikkelambities en ondersteuningsbehoefte van de raad zijn relevant voor de ontwikkeling van de griffie. Aspecten hieruit hebben we daarom in dit hoofdstuk opgenomen.
3.1. Ambities van de gemeenteraad Op drie ambities zijn er vanuit de gemeenteraad gewenste ontwikkelingen meegegeven richting de griffie en de raad zelf. Hierbij is steeds ook aangegeven wat dit vergt van de ontwikkeling van de griffie op de eerder geformuleerde knelpunten. 1. Versterken positie gemeenteraad a. Als raad zelf meer de agenda vormgeven en minder het college volgen. De griffie kan dit mogelijk maken door meer tijd te hebben voor advisering en ondersteuning. Hierbij is het ook belangrijk dat een langere termijn agenda de raadsleden inzicht biedt in de thema’s en voorstellen die aan de raad op de middellange termijn voorgelegd gaan worden. b. Vergroten zichtbaarheid van het raad en het raadswerk De griffie kan in deze ontwikkeling ondersteunen door het verbeteren van de raadscommunicatie en door het organiseren van kwalitatief hoogwaardige beeldvormende bijeenkomsten, ook door werkbezoeken op locatie.
2. Verhogen democratische kwaliteit a. Meer betrokkenheid raad aan de voorkant van het beleidsproces (kaders stellen) De griffie kan hierin met advisering en ondersteuning ondersteunen. De rol van de griffie bij het waarborgen van kwaliteit van raadsvoorstellen kan hierin ook een effectief middel zijn. Een meer kaderstellende raad is vaak ook een meer actieve raad. b. Meer inzicht in en controle op de effecten van beleid (zowel college als verbonden partijen) De griffie kan dit verzorgen door informatie hiervoor beschikbaar te stellen en te bundelen waardoor de raad een beter samenhangend zicht krijgt. Ook zou de griffie de raad bij kleine uitzoekopdrachten kunnen voorzien van dit type informatie. c. Meer hoofdlijnen, minder details (minder vergaderen, meer doen) De griffie kan hierin ondersteunen en adviseren.
3. Goede belangenafweging/vertegenwoordiging a. Meer maatschappelijke interactie, minder gemeentehuis De griffie kan hierin voorzien door het organiseren van werkbezoeken tijdens de fase van beeldvorming. Verder wensen op het gebied van raadscommunicatie zouden een plek kunnen krijgen in een plan voor raadscommunicatie wat op dit moment nog niet is opgesteld.
11
b. Beter benutten van kennis uit de samenleving (gesprekken met inwoners en stakeholders) Aansluitend aan het voorgaande zou de griffie hierin kunnen ondersteunen. Dit is daarnaast ook een taak die raadsleden zelf kunnen oppakken. c. Meer oog voor kansen in de regio In het verzorgen van informatie en advisering kan de griffie hierin ondersteunen. Meer aandacht voor de regio vergt ook dat de griffie in het regionale netwerk de nodige relaties kan opbouwen en onderhouden. De bovengenoemde ambities sluiten in zekere zin aan bij de gesignaleerde knelpunten door de griffie zelf in het voorgaande hoofdstuk.
3.2. Ondersteuningsbehoefte van de gemeenteraad Uit het raadsonderzoek komt ook de behoefte aan ondersteuning naar voren. Raadsleden geven hierin aan dat extra ondersteuning gewenst is op de volgende zes thema’s.
In de enquête is niet gevraagd wie de extra ondersteuning zou moeten bieden. Fracties en leden kunnen op drie niveaus ondersteuning op de bovenstaande punten krijgen: 1. Vanuit de eigen fractieorganisatie, bijvoorbeeld door fractieondersteuning hoogwaardiger te organiseren. Dit geldt specifiek voor bijvoorbeeld het organiseren van eigen werkbezoeken door de fractie en het zelf nemen van (meer politieke) initiatieven. 2. Vanuit de griffie, dit geldt voor vrijwel alle aspecten die zijn genoemd. 3. Vanuit de ambtelijke organisatie, via een verzoek tot ambtelijke bijstand. Dit geldt voor meer grotere uitzoekopdrachten en technisch inhoudelijk advies en ondersteuning of voor wensen die vanuit de hele raad bij de organisatie worden belegd (bijvoorbeeld een opdracht om inzicht in de regionale samenwerking te organiseren).
12
3.3. Ontwikkelingen in het raadswerk De volgende ontwikkelingen worden door de griffie en de werkgeverscommissie aangestipt als belangrijke veranderingen in het raadswerk in Goes. 1. Informatiedichtheid Door de toegenomen complexiteit van maatschappelijke vraagstukken waarover de raad zich moet buigen, is ook de hoeveelheid informatie die met de raad wordt gedeeld gestegen. Dit zit hem enerzijds in de toegenomen hoeveelheid stukken en onderwerpen die bij gemeenten zijn belegd, en anderzijds in de informatiedichtheid van stukken. Met dit laatste wordt bedoeld dat steeds meer gespecialiseerde mensen aan voorstellen werken en informatie uit verschillende beleidsvelden aan elkaar wordt verknoopt. Daar komt bij dat ontwikkelingen elkaar snel opvolgen en achterhaalde informatie wordt aangevuld met nieuwe feiten en nieuwe informatie. Om geen verwijten te krijgen over het niet volledig of tijdig informeren van de raad sturen colleges grote hoeveelheden rapporten, onderzoeken en andere bijlagen mee omdat deze mogelijk van belang kunnen zijn voor de raadsleden. De ordening, ontsluiting en vindbaarheid van al deze informatie is een groeiend aandachtspunt binnen de griffie. 2. Regionale samenwerking Gemeenten werken in toenemende mate samen in verschillende regio’s en samenwerkingsverbanden.
De regionale structuren worden ingesteld op basis van geografische of inhoudelijke aspecten, zoals een arbeidsmarktregio, de woningmarktafspraken en de Regionale Energie Strategie. Samenwerking vindt veelal plaats op het niveau van het college, waarbij de vorm van de samenwerking per onderwerp kan verschillen. Het effect daarvan is dat het voor de gemeenteraad lastig is te onderscheiden met welke type samenwerking zij te maken hebben en wat hun invloed hier op is. Kaders meegeven aan het college over regionale vraagstukken is (nog) geen gemeengoed, waardoor verantwoording afleggen achteraf ook minder eenvoudig is. Bij Gemeenschappelijke Regelingen is vaak wel expliciet aandacht voor de rol van de raad in de samenwerking en met de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) in juli 2022 is er extra ruimte gekomen voor raden om hun kaderstellende en controlerende taken uit te voeren. Dit betekent meer mogelijkheden voor de raden, maar het vraagt tegelijkertijd ook meer initiatief, inzet en expertise. 3. Interactie samenleving Inwoners en belangenorganisaties weten de weg naar de raad en pers tegenwoordig goed te vinden en roeren zich gemakkelijk in het politieke en maatschappelijke debat. Dit biedt kansen voor het leggen van nieuwe verbindingen en vormen van interactie, maar tegelijkertijd vormt het ook een uitdaging hoe dit goed te doen.
De kloof tussen politiek en samenleving wordt vooralsnog niet kleiner en de opkomst bij de gemeenteraadsverkiezingen in 2022 was lager dan ooit. Een toegankelijke en zichtbare raad die eigenstandig contacten opzoekt én onderhoud in de gemeente, kan bijdragen aan vertrouwen en een brede vertegenwoordiging van meningen in het debat.
13
4. De griffie van Goes in breder perspectief 4.1. Ontwikkelingen in het griffiewerk De griffie is niet meer weg te denken uit het lokaal bestuur. Een gemeenteraad kan niet zonder goede ondersteuning, advisering en vertegenwoordiging van de raad in vele gremia, zowel binnen de ambtelijke organisatie als daarbuiten richting inwoners of de regio. Een goede en sterke griffie vergroot het vakmanschap van de raad en de raadsleden en kan de positie van de raad verstevigen. De griffie anno 2024 heeft een uitgebreid takenpakket. Naast de procedurele en administratieve werkzaamheden, zijn daar inhoudelijk advies, scholing en coaching, strategische ontwikkeling van de gemeenteraad, raadscommunicatie, samenspel gemeenteraad – college/organisatie, griffie-organisatie en verbinding met de rekenkamer(functie) bijgekomen. Daarnaast positioneert de gemeenteraad zich steeds sterker richting inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties en heeft de regionale samenwerking een enorme vlucht genomen. Kortom, de griffie heeft binnen en buiten de gemeente contact met een heel scala aan actoren: van de leden van de gemeenteraad en hun fracties tot organisaties waarmee regionaal wordt samengewerkt, van ambtelijke organisatie tot pers en inwoners. Dit vraagt om een goede en sterke griffie, zowel kwalitatief als kwantitatief.
4.2. De griffie van Goes in vergelijking met andere gemeenten Er is door de griffie van Goes eerder een benchmark uitgevoerd om de formatie van de Goese griffie in landelijk en regionaal perspectief te kunnen bezien. Hiervoor zijn twee vergelijkingen uitgevoerd: één met gemeenten van een vergelijkbare omvang in het land en één met de grotere Zeeuwse gemeenten. Een benchmark geeft een waardevolle indicatie, maar geen blauwdruk. Het takenpakket van de griffie (ambitie van de raad), de verantwoordelijkheden, gremia die worden ondersteund (zoals de rekenkamer) en afspraken met de ambtelijke organisatie kunnen verschillen. De benchmark schetst echter wel een beeld en plaatst de omvang van de griffie in perspectief met vergelijkbare gemeenten. Gemeente
Inwoners1
Raadsleden
Gorinchem
38.472
Oude IJsselstreek
Fracties
Totaal fte
25
Commissieleden (fluctueert) 12
9
4
39.396
25
33
8
3,5
Oldambt
39.421
25
20
12
3,96
Heemskerk
39.435
25
15
7
4,22
Goes
39.677
25 (27 per ’26)
14
7
2,54
Geldrop-Mierlo
40.736
27
20
8
2,44
Huizen
41.205
27
21
10
3,7
Wijchen
41.543
27
17
7
3,6
Tiel
42.372
27
28
11
4
Wageningen
42.616
25 (27 per ’26)
20
8
4,05
Tabel 3: De Goese griffie in vergelijking met gemeenten met een soortgelijke omvang
Uit de tabel komt naar voren dat de griffie in Goes in vergelijking een relatief kleine formatie heeft. In de vergelijking is het aantal fracties en commissieleden in Goes (op dit moment) iets kleiner dan dat van vergelijkbare gemeenten. Het aantal fracties en commissieleden (maximaal 3 maal het aantal fracties) kan echter fluctueren en was in Goes eerder wel hoger.
1
Inwonersaantallen volgens het CBS op 1 januari 2024.
14
Onderstaand is ook een vergelijking opgenomen met een aantal andere Zeeuwse gemeenten, om een vergelijking in de regio te maken. Deze vergelijking is ook door de griffie van Goes gemaakt. Ook uit deze vergelijking komt naar voren dat de griffie in Goes een relatief kleine formatie heeft. Wat hierin ook opvalt is het kleiner aantal fracties en commissieleden dat ondersteuning vergt. Gemeente
Inwoners
Raadsleden
Fracties
Totaal fte
31
Commissieleden (fluctueert) 18
Terneuzen
55.128
13
3,45
Middelburg
50.002
29
22
10
3,44
Vlissingen
45.410
27
17
13
3,9
Goes
39.677
25
14
7
2,54
SchouwenDuiveland
34.631
23
15
9
3,79 + 0,4 organisatie
Tabel 3: De Goese griffie in vergelijking met de grotere Zeeuwse gemeenten
Necker heeft bovenstaand beeld bevestigt door de formatie van de griffie in Goes te vergelijken met de gegevens uit de Necker griffiemonitor 2024. 2 Middelgrote gemeenten Aantal inwoners Gemiddeld aantal FTE
Kleine gemeenten
Goes
40.000 – 65.000
<40.000
39.677
4,4
2,7
2,54
Tabel 4: De Goese griffie in vergelijking op basis van de Necker Griffiemonitor 2024
In de griffiemonitor 2024 van Necker zit Goes met ruim 39.000 inwoners op 1 januari 2024 net op de grens tussen de categorieën kleine gemeente (<40.000 inwoners) en middelgrote gemeente (40.00065.000 inwoners). Desondanks is de formatie van de Goese griffie kleiner dan de gemiddelde formatie bij kleine(re) gemeenten. Inmiddels is Goes de grens van 40.000 inwoners al gepasseerd, wat de kleine formatie opvallender maakt. Necker heeft ook het beloningsniveau van de griffier in kaart gebracht vanuit de Griffiermonitor. Gemeente
Aantal inwoners
Functieschaal
Aantal fte op de griffie
1.
38.500
13
4,0
2.
38.500
13
2,5
3.
38.500
13
2,7
4.
39.000
14
2,9
Goes
40.000
13
2,6
5.
40.000
13
3,4
6.
41.500
14
3,6
7.
42.500
14
4,7
8.
43.500
14
3,8
Uit bovenstaand beeld blijkt dat de beloning van de griffier in Goes op het snijvlak ligt van de overgang van schaal 13 naar schaal 14, gelet op de omvang van de gemeente.
2
Necker doet ieder jaar onderzoek naar de formatie, inschaling, en taakinvulling van griffies door heel Nederland. In totaal hebben 55% van de griffiers, 188 in totaal, de vragenlijst voor de griffiemonitor 2024 ingevuld waardoor een representatief beeld ontstaat.
15
5. Advies: groei voor de griffie in Goes Op basis van de bovenstaande analyse van de griffie van Goes, waarbij is gekeken naar de werkzaamheden en de samenstelling komen wij tot een advies. In dit advies gaan we zowel in op de groei van de griffie die mogelijk is in de ondersteuning van de raad als op de groei van de griffie die noodzakelijk is om een verdere ontwikkeling en professionalisering mogelijk te maken. We geven in dit advies onze punten op hoofdlijnen aan en lichten toe hoe dit in de implementatie uitgewerkt kan worden. De hoofdlijnen van het advies zijn gericht op de gemeenteraad. Het advies voor implementatie is gericht voor werkgeverscommissie in afstemming met de griffier.
5.1. Laat de griffie groeien door het uitbreiden van de formatie De griffie van Goes is formatief niet toegerust op de taken die zij voor de gemeenteraad van Goes uitvoert. Een uitbreiding is hierom noodzakelijk. Deze uitbreiding is allereerst nodig om de huidige werkzaamheden van de griffie binnen een aanvaardbare werkdruk te kunnen uitvoeren. Pas daarna kan de uitbreiding ook de ruimte bieden aan de verdere professionele ondersteuning van de griffie en daarmee de ontwikkeling van de raad van Goes. Implementatie De uitbreiding van de formatie van de griffie kan er in onze ogen het beste als volgt uitzien: • Uitbreiding van de formatie van de raadsadviseur van 32 uur (0,89 fte) naar 36 uur (1,0 fte); • Toevoegen van een junior raadsadviseur (32-26 uur, 1,0 fte), deze adviseur zal gedeeltelijk ook taken krijgen die meer in het verlengde van de medewerker liggen. Dit advies is gebaseerd op enerzijds de behoeftes zoals deze uit de raadsenquête en interviews naar voren zijn gekomen en anderzijds op de huidige lokale situatie op de griffie in Goes. Uitbreiding van de formatie heeft vooral tot doel de inhoudelijke (strategische) ondersteuning van de gemeenteraad te versterken. De geconstateerde knelpunten in de formatie zijn terug te lezen in paragraaf 2.2 en de ambities van de raad in paragraaf 3.1. Hieruit blijkt dat het niveau waarop uitbreiding nodig is van inhoudelijke aard is.
De toe te voegen functie van (junior) raadsadviseur biedt ruimte aan de griffie om zich op dit vlak door te ontwikkelen. Uitbreiding op het niveau van de griffie-medewerker naar een fulltime aanstelling behoort tot de wensen, maar de resterende fte is momenteel te gering om hier een nieuwe vacature voor uit te schrijven. Mocht de griffie in de toekomst verdere uitbreiding krijgen dan kan deze het beste worden gezocht in verdere uitbreiding van het aantal medewerkers.
5.2. Groei en ontwikkel de griffie verder in ondersteuning van de gemeenteraad De ondersteuning van de griffie is, ook in vergelijking tot andere gemeenten, professioneel en hoogwaardig. De raad heeft een griffie die strategisch kan ondersteunen en adviseren. Er is echter ook volop ruimte om dit verder te laten ontwikkelen. Uitbreiding van de formatie is hiervoor een belangrijke randvoorwaarde. Zo ontstaat meer tijd voor (strategische) advisering en ondersteuning, die nu ontbreekt. Meer uitvoerende taken kunnen griffier en raadsadviseur dan minder verrichten waardoor tijd overblijft voor andere taken, meer passend bij hun werk- en denkniveau. Implementatie Wij zien vier ontwikkelopgaven (op basis van ambities raad en knelpunten griffie) die werkgeverscommissie en griffier kunnen vaststellen als ontwikkelopgaven voor de komende jaren. Het vaststellen hiervan helpt ook om periodiek het gesprek te voeren over het bereikte resultaat en verdere ontwikkeling hierop. Deze vier zijn:
16
Implementatie 1.
Advies, ondersteuning en opleiding van raadsleden en fracties. Door meer tijd te besteden aan advies, ondersteuning en opleiding van raadsleden en fracties kan de dienstverlening van de griffie richting de raad (desgewenst) door iedereen in gelijke mate worden genoten. Onderdeel hiervan is ook meer tijd om opleiding te organiseren voor raadsleden (algemeen en specifiek). De griffie kan jaarlijks bij alle fracties de behoeften aan advies, ondersteuning en opleiding inventariseren en op basis hiervan de dienstverlening richting fracties en raadsleden optimaliseren.
2.
De raad aan het stuur: kwaliteitsontwikkeling en een langere termijnagenda De griffier kan de kwaliteit van raadsvoorstellen beter waarborgen in de richting van de ambtelijke organisatie. Door aandachtspunten te signaleren bij voorstellen die richting het college gaan en door advisering aan ambtenaren die zich voorbereiden op besluitvorming. Ontwikkeling van een langere termijnagenda kan de raad ook een betere positie geven om op te sturen in de agendacommissie. Dit vergt aandacht vanuit zowel griffier als de organisatie.
3.
Communicatie en zichtbaarheid in de samenleving Een stap die de raad van Goes kan zetten, is het intensiveren van het contact met de samenleving. Dit draagt bij aan de zichtbaarheid van de raad in de stad, maar ook aan de kwaliteit van de democratische besluitvorming. Door bijvoorbeeld het organiseren van werkbezoeken (voorafgaand aan besluitvorming), kunnen kennis van stakeholders en inzichten van inwoners worden betrokken bij de belangenafweging door de gemeenteraad. Uit de enquête blijkt dat wens om meer maatschappelijke interactie te zoeken in de raad ook leeft. Ook op het gebied van raadscommunicatie doet de griffie op dit moment alleen de basis van de dienstverlening. Een visie en plan op het gebied van raadscommunicatie en -participatie kan hierin een verdere groei van de raad geven.
4. Informatievoorziening en advisering De raad ontvangt veel informatie. De griffie kan hierin nader ondersteunen met organisatie en advisering. Dit geldt specifiek door clustering van informatie in thema’s zodat deze eenvoudig te vinden zijn voor de gemeenteraad. Daarnaast geldt dit voor het bieden van advies en samenvatting bij landelijke ontwikkelingen en informatiestukken. De griffie kan ook de raad helpen bij een steviger positionering op regionale ontwikkelingen en informatie. Ook het verder investeren in netwerk en relaties op het niveau van regionale verbanden kan de raad beter in positie brengen en het advies van de griffie versterken.
5.3. Vernieuw de ambtsinstructie voor de griffier en functieprofielen van de griffie Goes heeft achterstallig onderhoud op belangrijke documenten voor het functioneren van de griffie. Dit is onderkent en Necker heeft in overleg met griffier en werkgeverscommissie een nieuwe ambtsinstructie en nieuwe functieprofielen opgesteld. Deze documenten zijn in bijlage 1 en 2 van dit advies opgenomen. 1. De geactualiseerde ambtsinstructie voor de griffier is opgesteld aan de hand van de modelinstructie van de VNG en toegespitst op de situatie in Goes. In de nieuwe ambtsinstructie is ook opgenomen om deze periodiek te actualiseren, zodat de instructie passend blijft bij de invulling van het ambt in de gemeente Goes. Bij vaststelling moet de oude instructie (2002) worden ingetrokken. 2. De functiebeschrijvingen voor het griffieteam zijn vernieuwd aan de hand van de modelfunctieprofielen en toegespitst op de (toekomstige) situatie in Goes. Ze bevatten functiebeschrijvingen voor de griffier, de (senior) raadsadviseur/plaatsvervanger, een junior raadsadviseur en de griffiemedewerker. Deze omschrijvingen bevatten ook resultaatgebieden, benodigde kennis en vaardigheden en competenties, en het beloningsniveau.
17
Implementatie • •
De werkgeverscommissie kan aan de hand van deze documenten jaarlijks met de griffier een functioneringsgesprek voeren. Ook kan periodiek worden bezien of er ontwikkelingen zijn waarop de documenten moeten worden aangepast. De griffier kan met haar teamleden periodiek functioneringsgesprekken voeren aan de hand van de profielen. Ook werving en selectie van nieuwe teamleden van de griffie kan aan de hand van de profielen plaatsvinden.
5.4. Herijk de waardering voor de functies in het griffieteam Bij deze ambities en het groeiende takenpakket hoort ook een passende (financiële) waardering bij elk functieniveau. In de functieprofielen zijn deze waarderingen opgenomen. Necker heeft deze gebaseerd op basis van een aantal uitgangspunten. • De taken en verantwoordelijkheid van elke functionaris; • Het ambitieniveau van de gemeenteraad en de behoefte aan ondersteuning; • De omvang van het griffieteam en de verdeling van de werkzaamheden. Daarnaast nemen wij het volgende mee: • De benchmark met andere griffiers van gemeenten met een vergelijkbare grootte is een referentiekader, maar hanteren wij niet als norm. • De Vereniging van Griffiers en de Vereniging van Raadsleden hebben geadviseerd om de griffier één of twee schalen lager in te schalen dan de burgemeester3. Dit hanteren wij als richtlijn, toegepast op de lokale context. De waardering staat immers in verhouding tot de opgaven die de griffier heeft. Op dit moment is de beloning van de griffier en de senior raadsadviseur onder het niveau dat passend is voor de taken en verantwoordelijkheid die zij uitvoeren. Voor de griffier geldt dat in relatie tot het ambitieniveau van de raad, de omvang van het griffieteam, de gemeente en de verhouding tot gemeentesecretaris en burgemeester.
Bij verdere ontwikkeling van de griffiefunctie in Goes zoals beschreven in dit advies hoort ook een passende beloning bij de taken en verantwoordelijkheden van de griffier. Voor de senior raadsadviseur geldt dat de huidige beloning in verhouding tot taken en verantwoordelijkheden flink minder is dan verwacht zou mogen worden. Een stevige beloningsstap is daarom opportuun. Daarin weegt ook mee dat bij groei van het griffieteam een heldere taak- en verantwoordelijkheidsverdeling met de junior raadsadviseur wordt gerealiseerd. Implementatie Op basis van het voorgaande adviseren wij het volgende aan de werkgeverscommissie. • Herijk het bij de functie horende salarisniveau van de griffier naar schaal 14 (nu 13). • Herijk het bij de functie horende salarisniveau van de (senior) raadsadviseur naar schaal 12 (nu 10). • Stel de schaalniveaus voor junior raadsadviseur en medewerker vast op schaal 10 respectievelijk 7. Omdat in Goes wordt gewerkt met uitloopschalen kan de daadwerkelijke beloning één schaalniveau doorgroeien. Omdat in de huidige griffie de griffier en senior raadsadviseur reeds in het einde van hun uitloopschaal zitten zou dit kunnen betekenen dat zij meteen doorschuiven naar het einde van hun nieuwe uitloopschaal. Het lijkt ons passend (gelet op de groei- en ontwikkelopgave van de griffie) om afspraken hierover te maken.
Wellicht kan hierbij ervoor worden gekozen om op basis van hiervoor geschetste ontwikkelingen in de komende jaren bij goed resultaat die groei door te maken.
3
Nederlandse Vereniging voor Raadsleden & Vereniging van Griffiers. (oktober 2024). Advies waardering griffier.
18
5.5. Stuur als raad en werkgeverscommissie op de ontwikkeling van de griffie De raad is werkgever van de griffier en dient dit werkgeverschap zorgvuldig in te vullen. Onderdeel van goed werkgeverschap is ook voldoende uitdaging blijven bieden aan je werknemers. De werkgeverscommissie kan dit invullen via periodiek overleg, jaarlijks voortgangsgesprekken en het spreken over het griffieplan en de bereikte resultaten door de griffie. Met het implementeren van deze adviezen ontstaat ruimte voor de raad om meer van de griffier en de griffie te gaan ontvangen in ondersteuning en advisering. Maak bij het bespreken van het jaarplan jaarlijks afspraken over welke strategisch ontwikkelingen de griffie dat betreffende jaar gaat maken en wat de raad daarvan gaat merken. Hier profiteert niet alleen de raad van, maar ook de griffier. Dit biedt namelijk extra uitdaging en duidelijkheid over gedeelde doelen en gewenste resultaten. Implementatie De werkgeverscommissie kan aan de hand van dit advies de groei en ontwikkeling van de griffie stimuleren en periodiek met de griffier bespreken. Aan de hand van het griffieplan kan jaarlijks de planning en het resultaat van de groei worden geëvalueerd.
19
Bijlagen 1. Ambtsinstructie voor de griffier 2. Functieprofielen voor de griffie van Goes
20