4. Concept Accountantsverslag 2023 GR (De Betho) 27 maart 2024 (schoon)[57]

Accountantsverslag 2023 27 maart 2024, CONCEPT

Aan de directie en het algemeen bestuur van Gemeenschappelijke Regeling De Betho Klein Frankrijk 2 4461 ZM GOES

Dordrecht, 27 maart 2024 Ref.: 334/JSC/DY/MG

Geachte directie en bestuur, Overeenkomstig uw opdracht hebben wij de jaarrekening 2023 van Gemeenschappelijke Regeling De Betho (verder genoemd: De Betho) gecontroleerd. In overeenstemming met artikel 213 van de Gemeentewet en Controlestandaard 260 Communicatie met de met governance belaste personen, brengen wij verslag aan u uit over onze bevindingen. Onze controle is uitgevoerd in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden, het Controleprotocol WNT en het controleprotocol van De Betho en normenkader 2023, vastgesteld door het algemeen bestuur op 13 december 2023. Bij de uitvoering van onze controlewerkzaamheden hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel vastgesteld op € 214.104. Ter informatie en ter identificatie vermelden wij de belangrijkste bedragen zoals die blijken uit de door ons gecontroleerde jaarrekening 2023 en het bedrag van de door ons gehanteerde materialiteit bij de planning en uitvoering van de jaarrekeningcontrole: De Betho (x € 1.000)

2023

2022

Jaarrekening Balanstotaal

€ 15.069

€ 15.144

Eigen vermogen

€ 10.682

€ 11.102

Totaal lasten inclusief reservemutaties

€ 21.410

€ 20.348

Totaal baten inclusief reservemutaties

€ 21.660

€ 20.348

Resultaat (na mutaties in de reserves)

€ 250

€0

Materialiteit

€ 214.104

Ontwikkelingen rechtmatigheid en rechtmatigheidsverantwoording Vanuit de VNG, het ministerie van BZK en de Algemene Rekenkamer zijn ontwikkelingen gemeld over de rechtmatigheidsverantwoording, die maken dat de definitieve invoering van de rechtmatigheidsverantwoording in 2023 onzeker is geworden. Als sluitstuk van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording moesten nog het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) worden aangepast. De Algemene Rekenkamer heeft op 6 februari 2024 laten weten fundamentele bezwaren te hebben op de voorgestelde aanpassingen van het BBV en het BADO. Hiermee is het onzeker geworden of BBV en BADO nog tijdig kunnen worden aangepast voor verslagjaar 2023. De VNG heeft het ministerie van BZK en de Algemene Rekenkamer opgeroepen om zo snel mogelijk helderheid te geven en de onzekerheid die nu is ontstaan voor gemeenten en gemeenschappelijke regelingen weg te nemen. In hoofdstuk 4 informeren wij u over de laatste ontwikkelingen en wat dat op dit moment betekent voor de jaarrekening 2023 van De Betho, de bestuurlijke behandeling daarvan en wat dit betekent voor de afronding van onze controlewerkzaamheden. Aan accountants en ook aan Verstegen is verzocht om te wachten met het afgeven van de controleverklaring bij de jaarrekening 2023 van gemeenten en gemeenschappelijke regelingen.

Dit standpunt volgen wij. Wij hebben de jaarrekening 2023 gecontroleerd uitgaande van de verwachting dat de rechtmatigheidsverantwoording (alsnog) formeel wordt bekrachtigd en voor verslagjaar 2023 van toepassing wordt verklaard. In dit accountantsverslag gaan wij daarvan eveneens uit. De controle 2023 hebben wij conform de afspraken en kaders met uw organisatie uitgevoerd en hebben wij voor zover mogelijk afgerond. Het is de verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur van De Betho om de jaarrekening op te maken in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en de Wet normering topinkomens (WNT) en de daarop berustende bepalingen. Het dagelijks bestuur is tevens verantwoordelijk voor de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen. Het dagelijks bestuur heeft in de jaarrekening 2023 de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen en heeft in de paragraaf Bedrijfsvoering in het jaarverslag de belangrijkste bevindingen, afwijkingen en verbeterpunten nader toegelicht. Het is onze verantwoordelijkheid een controleverklaring over de getrouwheid van de jaarrekening te verstrekken.

Het dagelijks bestuur is voornemens om deze jaarrekening op 4 april 2024 vast te stellen en ter goedkeuring van dat besluit voor te leggen aan het algemeen bestuur van XX. Wij hebben onze controle d.d. 27 maart 2024 afgerond en wij geven een goedkeurende controleverklaring af voor getrouwheid bij deze jaarrekening, mits de jaarrekening ongewijzigd wordt vastgesteld door het dagelijks bestuur en goedgekeurd wordt door het algemeen bestuur. De concepttekst van onze controleverklaring kunnen wij u gelet op de hiervoor genoemde ontwikkelingen nog niet verstrekken. De definitieve controleverklaring zullen wij afgeven nadat wij de ondertekende jaarrekening hebben ontvangen. Wij zullen vervolgens een ondertekende controleverklaring toevoegen aan de ondertekende jaarrekening. Daarnaast zullen wij een ‘was-getekend’ controleverklaring toevoegen aan de ‘was-getekend’ versie van de jaarrekening. In het geval dat de door ons gecontroleerde jaarrekening nog wordt gewijzigd, verzoeken wij u om zo snel mogelijk contact met ons op te nemen over de dan ontstane situatie. Onze bevindingen hebben wij op 21 maart 2024 voorgelegd aan uw organisatie door middel van een concept rapportage en nader toegelicht aan uw directeur en de manager FEZ op 27 maart 2024.

CONCEPT-Accountantsverslag 2023

Gemeenschappelijke regeling de Betho

Pagina 3

Wij benadrukken dat dit accountantsverslag uitsluitend is bedoeld om u te informeren over onze controlebevindingen en aanbevelingen. Belanghebbenden kunnen u vragen om een afschrift van onze rapportage(s) voor hun beoordeling van de financiële stand van zaken van De Betho en van de risico’s in haar bedrijfsvoering. Wij benadrukken dat wij niet aansprakelijk zijn voor eventuele gevolgen van externe verspreiding. Wij vertrouwen erop u met dit verslag voldoende te hebben geïnformeerd en zijn graag bereid om het nader toe te lichten.

Hoogachtend,

drs. J. Schot RA

CONCEPT-Accountantsverslag 2023

Gemeenschappelijke regeling de Betho

Pagina 4

INHOUDSOPGAVE 1.

De Betho in beeld ....................................................................................................................... 6

2.

Onze belangrijkste boodschappen aan De Betho ......................................................................... 7

3.

2.1.

Opdrachtbevestiging .................................................................................................................................... 7

2.2.

Materialiteit, normenkader en (rapporterings)toleranties ......................................................................... 7

2.3.

Goedkeurende controleverklaring getrouwheid ......................................................................................... 8

2.4.

Rechtmatigheidsverantwoording ................................................................................................................ 8

2.5.

Het verloop van onze controlewerkzaamheden .......................................................................................... 8

Vermogen, resultaat en continuïteit ........................................................................................... 9 3.1.

Analyse vermogen, resultaat en resultaatontwikkeling .............................................................................. 9

3.2.

Financiële positie en continuïteit............................................................................................................... 10

3.3.

Weerstandsvermogen en risicomanagement ............................................................................................ 10

4.

Jaarverslag ............................................................................................................................... 10

5.

Algemene controlebevindingen bij de jaarverslaglegging 2023 .................................................. 11

6.

7.

8.

5.1.

Rechtmatigheid .......................................................................................................................................... 11

5.2.

Gecorrigeerde en ongecorrigeerde fouten ................................................................................................ 14

5.3.

WNT-verantwoording ................................................................................................................................ 16

Interne beheersing ................................................................................................................... 17 6.1.

Procesbeschrijvingen ................................................................................................................................. 17

6.2.

Inrichting interne beheersing .................................................................................................................... 18

6.3.

Omzet SW-bedrijf ...................................................................................................................................... 19

6.4.

Personeels- en salarisadministratie ........................................................................................................... 20

6.5.

Inkopen (inclusief investeringen) en aanbestedingen ............................................................................... 20

6.6.

Memoriaalboekingen ................................................................................................................................. 21

6.7.

IT-beheersing ............................................................................................................................................. 21

Overige onderwerpen............................................................................................................... 22 7.1.

Naleving van wet- en regelgeving en frauderisicobeheersing ................................................................... 22

7.2.

Onafhankelijkheid ...................................................................................................................................... 23

7.3.

Duurzaamheid............................................................................................................................................ 23

Slot .......................................................................................................................................... 25

CONCEPT-Accountantsverslag 2023

Gemeenschappelijke regeling de Betho

Pagina 5

1. De Betho in beeld In onderstaand overzicht geven wij een totaalbeeld van de financiële positie en interne beheersing van De Betho met verwijzingen naar de verdere uitwerking in dit verslag. Boekjaar 2023 is ons eerste controlejaar. De eerste fase van onze controle stond vooral in het teken van een ‘nulmeting’ en het doorgronden van de interne beheersing. Hierdoor kan de kleursignalering afwijken van de kleursignalering van uw voorgaande accountant. De onder “Financiële positie” opgenomen signalering is uitsluitend een cijfermatige berekening en aansluiting en is geen kwaliteitsaanduiding. De gehanteerde normen onder “Norm” zijn algemene, bruikbare normen waaraan wij De Betho toetsen.

Geen noemenswaardige bevindingen

Tekortkomingen en/of aandachtspunten met een verhoogd risico/verhoogde impact

Geen tekortkomingen, wel relevante bevindingen en/of aandachtspunten

Tekortkomingen en/of aandachtspunten met een hoog risico/grote impact

Beperkte tekortkomingen en/of bijzondere aandachtspunten

Onderwerp

Bevindingen 2023 2023

Gerealiseerd resultaat

Schuldquote

Gerealiseerd resultaat (€ 250.000) als % van totale baten inclusief reservemutaties (€ 21.925.000).

> 0% < 0%

Wettelijke onderdelen (€ -5.668.000) als % van totale baten (€21.255.000).

<100% 130%

< -2%

>130% Vermogenspositie

Eigen vermogen (€ 10.682.000) als % van totaal vermogen (€ 15.068.000).

> 30% > 20% < 20%

Weerstandsvermogen

CONCEPT-Accountantsverslag 2023

Het beschikbare weerstandsvermogen als factor van de benodigde weerstandscapaciteit

Gemeenschappelijke regeling de Betho

> 1,5 > 1,0

Niet bepaald

< 1,0

Pagina 6

Signalering Onderwerp

Bevindingen 2022

Paragraaf 2023

Jaarrekeningproces

Door personele mutaties bij De Betho is het jaarrekeningproces moeizamer verlopen dan vooraf gepland.

De Betho kent nog geen geformaliseerd Risicobeheersings- en risicobeheersings- en controlesysteem, controlesysteem (incl. fraude) inclusief frauderisicobeheersing.

Inrichting interne beheersing

De Betho heeft diverse verbeterpunten wat betreft de interne beheersing.

2.5

7.1

6

2. Onze belangrijkste boodschappen aan De Betho 2.1.

Opdr achtbevestiging In onze opdrachtbevestiging van 17 januari 2024 hebben wij de tussen De Betho en Verstegen accountants en adviseurs met elkaar gemaakte afspraken ten aanzien van het controleren van de jaarrekening 2023 bevestigd.

2.2.

Materialiteit, normenkader en (rapporterings )toleranties Bij de uitvoering van onze controlewerkzaamheden hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel vastgesteld op € 214.104. De berekening hebben wij verricht conform het Besluit Accountantscontrole decentrale overheden (BADO), gebaseerd op 1% van de totale werkelijke lasten over 2023 plus de toevoegingen aan de reserves. Afwijkingen als gevolg van fraude of fouten zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel. Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve redenen materieel zijn. Met ingang van verslagjaar 2023 geeft het dagelijks bestuur een rechtmatigheidsverantwoording, voor het eerst bij de jaarrekening 2023. Voor de controle van de jaarrekening 2023 heeft u in uw Controleprotocol en Normenkader van d.d. 13 december 2023 hierover afspraken gemaakt. Onze controle is uitgevoerd in overeenstemming met: • •

Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en Het Controleprotocol WNT

CONCEPT-Accountantsverslag 2023

Gemeenschappelijke regeling de Betho

Pagina 7

Wij baseren onze controleopdracht op de uitgangspunten die zijn vastgelegd in: •

• •

2.3.

de Gemeentewet, het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de normen afkomstig van de Commissie Bedrijfsvoering en Auditing Decentrale Overheden (BADO), allen in aangepaste vorm voor de rechtmatigheidsverantwoording. de geactualiseerde Notitie Rechtmatigheidsverantwoording 2023, vanwege de rechtmatigheidsverantwoording. Controleprotocol en Normenkader van d.d. 13 december 2023.

Goedkeurende controleverklari ng getrouwheid Wij hebben de controle van de jaarrekening 2023 van De Betho afgerond. Wij geven bij de jaarrekening 2023 een goedkeurende controleverklaring af voor getrouwheid. Dit onder het voorbehoud dat deze jaarrekening ongewijzigd wordt vastgesteld door het dagelijks bestuur en op ongewijzigd wordt goedgekeurd door het algemeen bestuur. De accountantscontrole over verslagjaar 2023 leidt hiermee indirect tot een oordeel over de rechtmatigheid van alle baten, lasten en balansmutaties, via een getrouwheidsoordeel over de rechtmatigheidsverantwoording.

2.4.

Rechtmatig heidsv erantwoordi ng In de jaarrekening is de rechtmatigheidsverantwoording van het dagelijks bestuur opgenomen. Het dagelijks bestuur heeft conform het door het algemeen bestuur vastgestelde controleprotocol 1 % van de lasten als verantwoordingsgrens gehanteerd. Uit de rechtmatigheidsverantwoording blijkt dat er rechtmatigheidsfouten zijn boven deze verantwoordingsgrens. Voor de begrotingsrechtmatigheid zijn dit acceptabele fouten. In de paragraaf bedrijfsvoering is een nadere toelichting opgenomen ten aanzien van de rechtmatigheid en zijn fouten boven de door het algemeen bestuur vastgestelde rapportagegrens van € 25.000 toegelicht. In hoofdstuk 4 hebben wij onze bevindingen bij de rechtmatigheidsverantwoording nader uitgewerkt. Op grond van onze controle zijn wij van oordeel dat de rechtmatigheidsverantwoording een getrouw beeld geeft.

2.5.

Het verloop van onze control ewerkz aamheden Wij hebben onze controlewerkzaamheden uitgevoerd overeenkomstig de tussen De Betho en Verstegen opgestelde opdrachtbevestiging. Ter ondersteuning daarvan zijn vooraf risicoanalyses opgesteld, werkafspraken gemaakt en tussentijdse controlewerkzaamheden uitgevoerd.

CONCEPT-Accountantsverslag 2023

Gemeenschappelijke regeling de Betho

Pagina 8

Met betrekking tot het controleproces constateren wij het volgende: De concept-jaarrekening was in week 6 nog niet compleet. Door personele mutaties bij De Betho kon de afgesproken planning voor controle in week 6 en 7 niet worden gerealiseerd. Dit is door het management in januari aangegeven richting het controleteam. De controle is daarom in twee delen uitgevoerd en in belangrijke mate vanaf week 9 uitgevoerd. De rechtmatigheidsverantwoording en de toelichting rechtmatigheid in de paragraaf Bedrijfsvoering zijn nieuw in de jaarrekening 2023. De Betho en Verstegen hebben onderling intensief samengewerkt met als resultaat dat de bestuurlijke planning toch gerealiseerd kon worden. De samenwerking tussen uw organisatie en Verstegen is goed en constructief verlopen. De dossiervorming als basis voor onze controle is een ontwikkelpunt voor GR De Betho. Door personele wisselingen in 2023 van key-functionarissen waaronder op de financiële functie was oplevering van alle benodigde informatie een uitdaging voor De Betho. Door goede samenwerking en goede en tijdige beantwoording van onze vragen en opmerkingen is het uiteindelijk gelukt de jaarstukken en controle tijdig te realiseren. Het onderwerp rechtmatigheid en specifiek de rechtmatigheids-verantwoording heeft een extra beslag op uw en onze capaciteit gelegd. Dit valt buiten de invloedsfeer van De Betho.

De wederzijdse afspraken over planning en afronding en uw en onze extra inspanningen hebben ertoe geleid dat de controle binnen de bestuurlijke planning kon worden afgerond. Behoudens onduidelijkheid over rechtmatigheids-verantwoording, buiten de invloedsfeer van De Betho. Onze controlewerkzaamheden zijn intensiever geweest en hebben ook meer tijd gekost dan vooraf overeengekomen. De extra werkzaamheden en de bijbehorende controlekosten zullen wij met het management overleggen en vervolgens een voorstel doen om de aanvullende tijdbesteding in rekening te brengen. Wij zijn, rekening houdend met het vorenstaande, van mening dat onze gerealiseerde tijdsbesteding en de door ons gerealiseerde controlewerkzaamheden voldoende zijn voor een kwalitatief toereikende uitvoering van onze controlewerkzaamheden, overeenkomstig de voor ons geldende controle- en overige standaarden (COS).

3. Vermogen, resultaat en continuïteit 3.1.

Analyse vermogen, resultaat en resultaatontwikkeling Het Besluit Begroting en Verantwoording (hierna: BBV) is voor De Betho het geldende verslaggevingsstelsel. Hierin wordt onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Het is niet toegestaan baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen te muteren. Mutaties in het eigen vermogen vinden plaats op basis van besluitvorming door het algemeen bestuur. De jaarrekening 2023 van De Betho is opgesteld in overeenstemming met het van toepassing zijnde model. De door ons gecontroleerde jaarrekening 2023 geeft een eigen vermogen aan per 31 december 2023 van € 10.682.000 (2022: 10.587.000) en een voordelig resultaat na

CONCEPT-Accountantsverslag 2023

Gemeenschappelijke regeling de Betho

Pagina 9

mutaties in de reserves over 2023 van € 250.000 (voordelig resultaat 2022: € 0 na mutaties in de reserves). De analyse van het resultaat 2023 ten opzichte van de begroting 2023 is toereikend toegelicht in het jaarverslag en de jaarrekening.

3.2.

Financiële positi e en continuïteit Uitgangspunt bij de begroting van De Betho is dat de begroting ten minste sluitend is. Een positief of negatief resultaat wordt in beginsel verrekend met de eigenaar gemeenten. In 2023 bedraagt de terugstorting aan de eigenaar gemeenten € 1.335.000 (2022 € 1.126.000). Het resultaat van € 250.000 is niet met de gemeenten verrekend. Aan het bestuur wordt voorgesteld dit resultaat te reserveren om in 2024 de regeling meerwaarde te kunnen afkopen. De omvang van het totaal van de algemene reserve en bestemmingsreserves is in 2023 afgenomen met een bedrag van € 670.000 conform de begrote onttrekkingen aan de bestemmingsreserves. De jaarrekening is opgesteld op basis van de continuïteitsveronderstelling. Het bestuur van De Betho bevestigt dat er geen twijfel bestaat ten aanzien van de financiële omvang van het vermogen van De Betho om de continuïteit te waarborgen. Wij hebben de continuïteitsveronderstelling als basis voor de jaarrekening 2023 beoordeeld en wij kunnen ons verenigen met de toepassing van de continuïteitsveronderstelling in de jaarrekening.

3.3.

Weerstandsvermogen en risicomanagement Het weerstandsvermogen van De Betho heeft de aandacht van management en bestuur. In de begroting en jaarrekening is in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing inzicht gegeven in de risico’s en het beschikbare weerstandsvermogen. De Betho heeft als richtlijn dat de algemene reserve maximaal 5% van de omzet mag zijn. Gerealiseerd is een percentage tussen de 4% en 5%. De Betho heeft risicomanagement beperkt ingevuld. In de paragraaf weerstandsvermogen en risicomanagement is volstaan met het vermelden van twee algemene landelijke risico’s voor SW-bedrijven die verder niet zijn gekwantificeerd. De Betho beschikt (nog) niet over een specifiek en structureel risicobeheersingssysteem, waarmee de belangrijkste risico’s periodiek worden geïnventariseerd, geadresseerd, geëvalueerd en besproken met het managementteam (MT), directie en bestuur. Dit is een ontwikkelpunt voor De Betho.

4. Jaarverslag Naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij, omvatten de jaarstukken 2023 andere informatie, die bestaat uit: Bestuursverslag

CONCEPT-Accountantsverslag 2023

Gemeenschappelijke regeling de Betho

Pagina 10

Jaarverslag met daarin de programmaverantwoording en de paragrafen Overige gegevens Bijlagen Wij hebben de overige informatie gelezen en vastgesteld dat de daarin opgenomen informatie niet strijdig is met de jaarrekening of onze controlebevindingen. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten uit het BBV en de Nederlandse Standaard 720 Nadere Voorschriften Controlestandaarden en de verantwoordelijkheden van de accountant met betrekking tot andere informatie. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het jaarverslag en andere informatie mag geen ander beeld oproepen bij de lezer dan de jaarrekening. Wij hebben vastgesteld dat het jaarverslag 2023 van De Betho de vereiste informatie in voldoende mate weergeeft en niet strijdig is met de jaarrekening of onze controlebevindingen.

5. Algemene controlebevindingen bij de jaarverslaglegging 202 3 5.1.

Rechtmatig heid

5.1.1.

Inleiding De Betho heeft in de jaarrekening een rechtmatigheidsverantwoording van het dagelijks bestuur opgenomen. De rechtmatigheidsafwijkingen (rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden) boven de overeengekomen verantwoordingsgrens worden in de rechtmatigheidsverantwoording benoemd. In de paragraaf Bedrijfsvoering in het jaarverslag heeft het dagelijks bestuur een nadere toelichting gegeven over de onderwerpen die de rechtmatigheid raken en op welke wijze de interne beheersing en verbeteracties zijn vormgegeven.

5.1.2.

Ontwikkelingen rechtmatigheidsverantwoording Invoeringsdatum rechtmatigheidsverantwoording verslagjaar 2023 Op 27 september 2022 is de Wet versterking decentrale rekenkamers aangenomen door de Eerste Kamer. In deze wet is geregeld dat de rechtmatigheidsverantwoording, opgesteld door het dagelijks bestuur van De Betho, onderdeel wordt van de jaarrekening. Hiermee is het dagelijks bestuur zelf verantwoordelijk voor afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid van het gevoerde bestuur en de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Dit zou betekenen dat de accountant met ingang van de jaarrekening 2023 alleen een controleverklaring met een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening (inclusief rechtmatigheidsverantwoording) als geheel afgeeft. Tot en met 2022 was dat een controleverklaring met een oordeel over zowel getrouwheid als rechtmatigheid. Wij hebben uw organisatie en het bestuur hierover eerder geïnformeerd. Aanpassing Gemeentewet, geen aanpassing accountantsnormen

CONCEPT-Accountantsverslag 2023

Gemeenschappelijke regeling de Betho

Pagina 11

Inmiddels is de Gemeentewet aangepast aan de nieuwe rechtmatigheidsverantwoording. De verwachting was dat in het voorjaar van 2024 de wijzigingen in de normen voor de accountantscontrole (het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de normen afkomstig van de Commissie Bedrijfsvoering en Auditing Decentrale Overheden (BADO) in het Staatsblad gepubliceerd zouden worden. Zeer recent is, tegen de verwachtingen in, gepubliceerd dat de Algemene Rekenkamer (AR) fundamentele bezwaren heeft tegen de voorgestelde wijzigingen in het BBV en in het BADO. De (beoogde) wijzigingen zijn derhalve niet definitief en hiermee zijn de verslaggevings- en accountantsnormen BBV en BADO formeel ongewijzigd. Overleg tussen het Ministerie van BZK en de Algemene Rekenkamer moet uitwijzen of de AR alsnog met de wijzigingen in de verantwoordings- en accountantsnormen kan instemmen. Afhankelijk hiervan kan de rechtmatigheidsverantwoording wel of niet van toepassing worden verklaard met ingang van verslagjaar 2023. Op dit moment is de uitkomst hiervan onzeker. Wel een oordeel over rechtmatigheid Gemeenschappelijke regelen en gemeenten worden op dit moment opgeroepen om de rechtmatigheidsverantwoording wel op te nemen in de jaarrekening.

Dit conform besluitvorming door de Eerste Kamer op 27 september 2022 en de door u inmiddels aangepaste en vastgestelde (interne) verordeningen en afspraken die hierover door vertegenwoordigende organen met het algemeen bestuur gemaakt zijn. De accountantscontrole over verslagjaar 2023 leidt uiteraard wel tot een oordeel over de rechtmatigheid van alle baten, lasten en balansmutaties, maar de vorm van het accountantsoordeel is nog afhankelijk van de uitkomsten van het overleg tussen het Ministerie van BZK en de Algemene Rekenkamer. Het accountantsoordeel zal daardoor of “indirect” zijn via een getrouwheidsoordeel over de rechtmatigheidsverantwoording (de beoogde nieuwe situatie met ingang van 2023) of “direct” zijn via een rechtmatigheidsoordeel, zoals dat over de verslagjaren tot en met 2022 is gerapporteerd door de accountant. Helderheid gevraagd De VNG heeft het ministerie van BZK en de AR opgeroepen om zo snel mogelijk helderheid te geven. Omdat de verslaggevings- en accountantsnormen niet zijn aangepast en accountants hiermee geen formele grondslag hebben voor het kunnen afgeven van de controleverklaring 2023, is aan accountants en ook aan Verstegen verzocht om te wachten met het afgeven van de controleverklaring bij de jaarrekening 2023 van gemeenten en gemeenschappelijke regelingen en dus ook bij De Betho. Dit standpunt volgen wij.

Wij hebben de jaarrekening 2023 gecontroleerd uitgaande van de verwachting dat de rechtmatigheidsverantwoording (alsnog) formeel wordt bekrachtigd en voor verslagjaar 2023 van toepassing zal zijn. 5.1.3.

Begrotingsonrechtmatigheid Onderdeel van de rechtmatigheidscontrole en de rechtmatigheidsverantwoording is begrotingsrechtmatigheid. In het kader van de begrotingsrechtmatigheid beoordeelt De Betho de begrotingsafwijkingen per programma voor zowel, lasten, baten als investeringskredieten.

CONCEPT-Accountantsverslag 2023

Gemeenschappelijke regeling de Betho

Pagina 12

Over 2023 heeft De Betho volgens de begroting 2023 € 19,9 miljoen aan lasten begroot tegenover € 21,7 miljoen aan werkelijke lasten over 2023 (2022: € 20,3 miljoen). Aan baten heeft De Betho over 2023 een bedrag geraamd van € 19,9 miljoen volgens de begroting 2023, tegenover gerealiseerde baten over 2023 van € 21,9 miljoen (2022: € 20,3 miljoen). Dit betekent een over realisatie van de lasten van € 1,7 miljoen en baten in 2023 van € 2 miljoen. De Betho kent maar 1 programma. Zeer recentelijk is door de commissie BBV in de gewijzigde Kadernota Rechtmatigheid van november 2023 een nadere duiding gegeven aan het begrip Begrotingsonrechtmatigheid: 1. Er is hiervan sprake als het dagelijks bestuur bij de realisatie van doelen en het realiseren van activiteiten de door het algemeen bestuur vastgestelde budgetten voor wat betreft de lasten of investeringsbudgetten overschrijdt. 2. Toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves die niet door het algemeen bestuur zijn vastgesteld voor het einde van het boekjaar. 3. Bij onderschrijdingen van lasten of investeringskredieten en ook bij lagere/hogere baten dan begroot de begroting niet tijdig* met begrotingswijzigingen is aangepast. Het derde onderdeel is een uitbreiding van het begrip begrotings-onrechtmatigheid. Hoe niet tijdig wordt geïnterpreteerd, wordt bepaald door de ‘spelregels’ tussen het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur.

De spelregels met betrekking tot het informeren en vaststellen van begrotingswijzigingen bij onderschrijdingen van lasten en investeringsbudgetten (kredieten) en bij lagere/hogere baten ten opzichte van de begroting zijn veelal in de financiële verordening art. 212 Gemeentewet opgenomen. De Betho heeft in de vernieuwde financiële verordening ex. artikel 212 Gemeentewet afspraken opgenomen over het begrotingscriterium. In artikel 10.3 is opgenomen dat Investeringskredieten moeten worden beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. In artikel 4 is toegelicht wanneer afwijkingen (hogere uitgaven) als acceptabel worden aangemerkt. De geconstateerde afwijkingen op het programma van De Betho worden gecompenseerd door direct gerelateerde inkomsten en zijn daarmee acceptabel. Bovendien vielen de afwijkingen allemaal buiten de invloedsfeer van De Betho (cao en minimumloon verhogingen, rente schatkistbankieren). Ten aanzien van het tijdig melden van onderschrijdingen van lasten en afwijkingen van baten is gebleken dat de afspraken tussen algemeen bestuur en het dagelijks bestuur beperkt zijn uitgewerkt. Er zijn geen afwijkingen op de baten als onrechtmatig aangemerkt omdat de hogere baten direct samenhangen met de hogere lasten. Hiermee is er netto geen sprake van hogere opbrengsten.

Wij adviseren u de komende periode de afspraken ten aanzien van tijdigheid nader te definiëren en vast te laten leggen door het algemeen bestuur. Wij hebben begrepen dat dit advies wordt opgevolgd.

CONCEPT-Accountantsverslag 2023

Gemeenschappelijke regeling de Betho

Pagina 13

5.1.4.

(Europese) aanbested ing Onderdeel van het vastgestelde normenkader van De Betho zijn regels en voorschriften ten aanzien van Europese aanbestedingsregels. De Betho is door de eerder vermelde personele wisselingen niet in staat geweest om te toetsen of er voldaan is aan de Europese aanbestedingsregels. Deze toetsing is daarom door het controleteam van Verstegen zelf uitgevoerd. Door De Betho kan voor twee opdrachten met uitgaven van € 155.000 in 2023 niet worden aangetoond dat deze in het verleden rechtmatig zijn aanbesteed. Dit betreffen al langer doorlopende contracten. Deze rechtmatigheidsfout is goed opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording 2023 en goed toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering in het jaarverslag. Hiermee is de rechtmatigheidsfout wel getrouw in de jaarrekening verantwoord. De wisseling van het management in 2023 en ook de wisseling aan onze kant maakt dat historische informatie over aanbestedingen en contracten die in het verleden zijn afgesloten soms niet meer herleidbaar waren.

5.1.5.

Rechtmatigheidsafwijkingen 2023 In de rechtmatigheidsverantwoording 2023 in de jaarrekening heeft u de rechtmatigheidsafwijkingen zoals vermeld in voorgaande paragrafen opgenomen en de afwijkingen die daarvoor in aanmerking komen nader toegelicht in de paragraaf Bedrijfsvoering. Wij hebben vastgesteld dat de rechtmatigheidsverantwoording getrouw is.

5.2.

Gecorrigeerde en ong ecorrigeer de fouten

5.2.1.

Gecorrigeerde fouten en onzekerheden Tijdens de jaarrekeningcontrole zijn enkele financiële correcties doorgevoerd naar aanleiding van de controle.

Betreft

Effect op activa

Rente Schatkistban kieren

€ 264.650

Voorziening personeel

CONCEPT-Accountantsverslag 2023

Effect op passiva

-€ 250.000

Effect op resultaat

Toelichting

€ 264.650

Over het vierde kwartaal 2022 en 2023 is rente vergoed op de uitzettingen Schatkistbankieren. Deze rentebaten waren eerder niet opgemerkt..

€ 250.000

Er was een voorziening getroffen voor afkoop meerwaarde regeling. Omdat besluitvorming hierover in 2023 nog niet was geformaliseerd is deze voorziening gecorrigeerd.

Gemeenschappelijke regeling de Betho

Pagina 14

Voorziening personeel

€ 155.000

-€ 155.000

In de personele voorzieningen was voor de afvloeiingskosten van twee medewerkers nog onvoldoende rekening gehouden met het WW-risico (De Betho is eigen risicodrager).

Bestemming sreserve reorganisatie kosten participatiewet

-€ 155.000

€ 155.000

De onttrekking aan deze bestemmingsreserve voor de kosten generatiepact was niet verwerkt.

€ 264.650

De gemeentelijke terug stortingen zijn hoger geworden

€ 250.000

Het resultaat is hoger geworden

Saldo

€ 264.650 250.000

5.2.2.

Niet gecorrigeerde fo uten en onzekerheden Tijdens de jaarrekeningcontrole zijn enkele fouten en onzekerheden geconstateerd die wij hieronder toelichten indien ze boven de rapporteringstolerantie van € 25.000 uitkomen. Het saldo van de fouten is lager dan onze goedkeuringstoleranties voor fouten waardoor wij een goedkeurende verklaring afgeven:

Betreft

Effect op activa

Bestemmingsreserve brand 5.2.2.1.

Effect op passiva

Effect op resultaat

Toelichting

-€ 33.000

€ 33.000

De onttrekking aan de bestemmingsreserve brand is lager dan begroot.

Voorziening personeel In de eerste concept jaarrekening was een voorziening meerwaarde regeling getroffen van € 250.000. De interne besluitvorming en communicatie hierover was op balansdatum nog niet gerealiseerd en daarom is er nog niet voldaan aan de BBV-eisen voor het vormen van een voorziening. De directie is in 2024 voornemens om deze regeling te herzien. Om de kosten hiervan te kunnen dekken is daarom deze vrijval niet meegenomen in de gemeentelijke terugstorting, maar zal aan het bestuur worden voorgesteld om deze middelen in 2024 aan te wenden voor de voorgenomen herziening van deze regeling. In 2023 is door de directie vastgesteld dat er in het verleden beloningen aan personeelsleden zijn toegekend die geen grondslag meer hebben in de huidige CAO. De directie onderzoekt of deze in het verleden toegekende rechten kunnen worden afgeschaft. De afkoop van in het verleden toegekende rechten zal vermoedelijk zorgen voor uitstroom van middelen.

CONCEPT-Accountantsverslag 2023

Gemeenschappelijke regeling de Betho

Pagina 15

In de jaarrekening 2023 zijn voorzieningen getroffen voor op balansdatum inactieve personeelsleden waarvan is ingeschat dat deze niet meer zullen terugkeren bij De Betho. Voor deze langdurig zieke danwel anderszins niet actieve personeelsleden is een voorziening getroffen voor de geschatte nog te maken loonkosten in het komende boekjaar en de kosten van afvloeiing. De Betho is eigen risicodrager en daarom komen kosten van eventuele WW-uitkeringen voor rekening van De Betho. De Betho heeft in de definitieve jaarrekening het WW-risico volledig voorzien. Dit is een voorzichtige, maar wel acceptabele inschatting gelet op het risico. 5.2.2.2.

Bestemmingsreserves De Betho heeft in het verleden een vijftal bestemmingsreserves gevormd. In voorgaande begrotingen en jaarrekening zijn aard en doel van deze bestemmingsreserves summier toegelicht. Het BBV schrijft dwingend voor dat mutaties in de reserves conform de door het algemeen bestuur vastgestelde begroting moeten worden gerealiseerd, tenzij anders is besloten door het algemeen bestuur (dekking van werkelijke lasten), of sprake is van dekking van kapitaalslasten. Het huidige management kan niet meer goed achterhalen voor welk doel de bestemmingsreserves zijn ingesteld en wat het bestuur heeft beoogd (dekking van werkelijke lasten of niet). In lijn met voorgaand boekjaar zijn uit de bestemmingsreserve Reorganisatiekosten Participatiewet kosten voor het generatiepactonttrokken. In de concept jaarrekening was geen onttrekking opgenomen. Het is van belang dat er beleid wordt geformuleerd door De Betho op aard en doel van de bestemmingsreserves zodat helder is wat het bestuur beoogd met de bestemmingsreserves en mutaties conform dit beleid kunnen worden gerealiseerd.

5.3. 5.3.1.

WNT-verantwoor ding Controlebevindingen en aanbevelingen Wij hebben de in de jaarrekening opgenomen WNT-verantwoording 2023 gecontroleerd overeenkomstig de door de minister vastgestelde Regeling controleprotocol WNT 2023. Daarbij zijn door ons geen afwijkingen geconstateerd.

5.3.2.

Beperkingen in de rei kwijdte van onze controlewerkzaamheden Het doel van het controleprotocol WNT is om vast te stellen of de bezoldiging van de directeur en het bestuur overeenkomt met de bepalingen van de WNT en juist is gepresenteerd in de WNT-verantwoording. Wij kunnen op grond van de uitvoering van het WNT-protocol niet uitsluiten dat de uitbetaalde bezoldiging volledig overeenkomt met de daarover gemaakte afspraken tussen de directie en het bestuur. Bijvoorbeeld omdat wij geen weet hebben van een separaat gemaakte bezoldigingsafspraak. Het kan daardoor voorkomen dat de WNT correct is toegepast, terwijl de bezoldiging afwijkt van gemaakte afspraken.

CONCEPT-Accountantsverslag 2023

Gemeenschappelijke regeling de Betho

Pagina 16

Als de in de WNT-verantwoording verantwoorde bezoldiging niet overeenkomt met uw beeld van de gemaakte afspraken of met uw eigen administratie, verzoeken wij u ons zo snel mogelijk daarover te informeren. Wij kunnen dan op grond van uw informatie onze controlebevindingen evalueren.

6. Interne beheersing Het boekjaar 2023 was ons eerste controlejaar. We hebben de samenwerking met de medewerkers van De Betho als prettig en constructief ervaren. Vanuit onze kant en de kant van De Betho is sprake geweest van een intensief traject. Op directie en MT- niveau is sprake geweest van verloop in 2023 waardoor een deel van de historische kennis niet beschikbaar was. Verder is ons beeld dat de bezetting van sommige functies beperkt is en er is sprake van tijdelijke inhuur op een aantal belangrijke functies. Het is daarom van belang dat gelet op het belang van de continuïteit in bedrijfsvoering wordt onderzocht of de huidige bezetting op de staf functies toereikend is. 6.1.

Procesbeschrijvingen Het inrichten en beschrijven van de administratieve organisatie door middel van procesbeschrijvingen is een belangrijke waarborg voor een goede procesbeheersing. De Betho heeft op dit punt nog een verbeterslag te maken. De processen zijn bij De Betho niet beschreven. Wij adviseren daarom om voor de belangrijkste processen: 1. Planning & Control (begroting, tussentijdse rapportage en jaarrekening) 2. Omzet montage en verpakkingen 3. Omzet detachering 4. Omzet buitendienst (groen en schoonmaak) 5. Personeels- en salarisadministratie 6. Inkopen (inclusief investeringen) en aanbestedingen 7. Memoriaalboekingen Procesbeschrijvingen op te stellen volgens het 6-W model (wie doet wat, waarom, wanneer, waarmee en met welk doel). En dit te onderbouwen door middel van ondersteunende documentatie. Hiermee kan vervolgens invulling gegeven worden aan het identificeren van risico’s en interne beheersingsmaatregelen waar vervolgens intern op getoetst kan worden. Verder is het voor de continuïteit van de bedrijfsvoering verstandig om de belangrijkste processen te beschrijven.

CONCEPT-Accountantsverslag 2023

Gemeenschappelijke regeling de Betho

Pagina 17

6.2.

Inrichting interne beheersing Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording wordt van de directie/het dagelijks bestuur van De Betho verwacht dat ze zelf verantwoording afleggen over de rechtmatigheid. Om dit onderbouwd te kunnen doen moet de directie/het bestuur een instrument hebben om zelf zekerheid te verkrijgen over de rechtmatigheid van het gevoerde beleid. Gebruikelijk is dat dit wordt gedaan door inrichting van een verbijzonderde interne controle (VIC). De Betho heeft deze functie nog niet ingericht. Wij denken dat inrichting van een VIC functie ingebed in het Three Lines of Model directie en dagelijks bestuur van De Betho kan helpen bij het verder in control komen van de organisatie.

6.2.1.

Three Lines Model In het Three Lines Model gaat het om de waarden van een organisatie te bewaken, maar veel meer ook om deze waarden te vergroten. Door de functies binnen dit model op elkaar af te stemmen en daarin samen te werken, komen daarmee de doelstellingen van de organisatie centraal te staan.

Het uitgangspunt van het model is dat de lijnorganisatie (de afdelingen binnen De Betho inclusief de manager FEZ en de directeur) verantwoordelijk is voor haar eigen processen. Daarbij wordt zij ondersteund en geadviseerd door de tweede lijn, die tevens bewaakt dat de lijnorganisatie deze verantwoordelijkheid ook daadwerkelijk neemt. Ook bepaalde beleidsvoorbereidende taken zijn taken van de tweede lijn. Het controleren van het samenspel tussen de eerste en tweede lijn en het daarover concluderen en rapporteren kan worden belegd bij de derde lijn (onafhankelijke controller/VIC functionaris). Op basis van de omvang van De Betho zien wij het Three Lines Model als passend model. Zeker in de beginfase kan De Betho ervoor kiezen een praktische aanpak van dit model toe te passen. De werkzaamheden kunnen dan binnen de drie lijnen flexibel worden belegd. Belangrijk hierbij is dat er altijd een controlerende functie binnen de lijnen wordt geborgd en dat deze onafhankelijk kan worden uitgevoerd. Voorkom dat de “slager zijn eigen vlees keurt”. Advies: Met betrekking tot de inrichting van het ‘Three Lines Model’ adviseren wij: 1.

Als startpunt voor dit model, periodiek beoordelen of interne controles in de juiste ‘lijn’ zijn belegd.

2.

Opstellen organogram voor het 3LM: wie heeft welke rol/functie.

3.

Beschrijf de primaire processen met beheersmaatregelen (inclusief de uitvoeringsfrequentie) en de controles op naleving hiervan (zie paragraaf 5.1).

CONCEPT-Accountantsverslag 2023

Gemeenschappelijke regeling de Betho

Pagina 18

4.

Waarborg dat de uitvoering van de controles in de eerste lijn ook door de eerste lijn worden uitgevoerd en ondersteun/adviseer bij de uitvoering van de activiteiten door de eerste lijn.

De meerwaarde voor De Betho voor het goed organiseren van het ‘Three Lines Model’ is gelegen in het bevorderen van het risicobewustzijn. Een eigen controle in de eerste lijn vergroot het lerend vermogen van die lijn waarmee de kans op fouten wordt verkleind. Hiermee worden fouten sneller opgemerkt dan ‘pas’ als gevolg van controle in de tweede of zelfs de derde lijn. Verder geeft dit model directie en dagelijks bestuur van De Betho een goede basis voor de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening.

6.3.

Omzet SW-bedrijf Primair is een SW-bedrijf een ‘mensontwikkelbedrijf’. De medewerkers van De Betho zijn dan ook primair gericht op de medewerkers en pas in de tweede plaats op de productieprocessen of de detacheringsactiviteiten. Dit zorgt ervoor dat soms keuzes worden gemaakt die bedrijfseconomisch niet de meest optimale uitkomst geven, maar wel goed zijn voor de medewerkers. In de beoordeling van de processen moet rekening worden gehouden met de primaire doelstelling van het SW-bedrijf. Dit neemt niet weg dat eisen gesteld kunnen en moeten worden aan de processen. Uiteindelijk is financiële continuïteit ook in het belang van de doelgroep. Opdrachten kunnen worden aangegaan die niet het bedrijfseconomisch optimale resultaat opleveren, maar wel vanuit de ontwikkeling van de mensen goed zijn. Het is dan wel van belang dat een zorgvuldige afweging kan worden gemaakt tussen de financiële belangen en de belangen van het ‘mensontwikkelbedrijf’ door de daartoe bevoegde functionarissen. De Betho kent geen normen voor te hanteren tarieven en marges. Wij adviseren om dergelijke richtlijnen op te stellen en toe te zien op naleving van deze richtlijnen en motivering voor afwijkingen te documenteren. De omzet van het SW-bedrijf kan in drie hoofdstromen worden onderscheiden. Detacheringen – basis voor deze omzet zijn de gewerkte uren van de gedetacheerde medewerkers.

Buitendienst (groenbedrijf en schoonmaakbedrijf) – basis voor deze omzet zijn veelal contracten met vaste afnemers op basis van vaste prijsafspraken. Verpakken en montage – basis voor deze omzet zijn contracten met vaste opdrachtgevers en prijzen per stuk. Uit de controle is gebleken dat De Betho diverse registraties heeft waar de omzet per stroom en per opdrachtgever zichtbaar is en ook de gerealiseerde omzet per gewerkt uur (netto opbrengst per uur). Op basis van deze registraties hebben wij voldoende zekerheid kunnen verkrijgen over de omzet SW. Wel constateren wij dat de Betho zelf maar beperkt zichtbare interne analyses en controles uitvoert waarmee zekerheid over de juistheid en volledigheid van de omzet kan worden verkregen. Wij noemen als aanbevelingen:

CONCEPT-Accountantsverslag 2023

Gemeenschappelijke regeling de Betho

Pagina 19

Maak sluitende analyses tussen de beschikbare detacheringscapaciteit, de geregistreerde detacheringsuren en de gefactureerde detacheringsuren. Verschillen moeten toereikend zijn uitgezocht en verklaard. Een goede beheersmaatregel in het proces van de buitendienst is een orderanalyse. Hierbij wordt vooraf bepaald wat een normale netto opbrengst per uur is met een acceptabele bandbreedte. De orderregistratie wordt vervolgens geanalyseerd op afwijkingen. Indien de toegevoegde waarde buiten de bandbreedte uitkomt, wordt de reden uitgezocht, eventueel wordt de registratie aangepast, dan wel wordt de verklaring voor afwijking vastgelegd. Voor verpakken en montage is aansluiting tussen de geregistreerde hoeveelheden bij de logistiek en de gefactureerde hoeveelheden van belang. Verder geven we in overweging om vooraf een kostprijscalculatie te maken van de netto opbrengst per uur en per order een nacalculatie op te stellen van de gerealiseerde netto opbrengst per uur. Afwijkingen buiten een vooraf bepaalde bandbreedte moeten dan zichtbaar worden verklaard. Dit is ook een stuurmiddel op het rendement van deze opdrachten. Zorg voor een goede contractenregistratie zodat voor alle materiële orders sprake is van actuele onderliggende contracten.

6.4.

Personeels- en sal arisadministr atie De Betho heeft zowel ambtelijke medewerkers in loondienst als SW-medewerkers en nieuw-beschut werkers. De bezetting van de functies op dit proces zijn gedurende het boekjaar 2023 aan verandering onderhevig geweest. In 2023 is gebouwd aan de HRfunctie bij De Betho. Gebleken is dat er sprake is van achterstallig onderhoud op deze functie. Wij noemen: 1. Tot medio 2023 werden loonstroken nog fysiek uitgereikt. 2. Verlofregistraties worden nog handmatig bijgehouden op verlofkaarten. 3. Het functiehuis en functieomschrijvingen moeten worden opgesteld. 4. Er is sprake van verlofstuwmeren. Hierbij is er geen goed onderscheid in de verschillende soorten verlof (wettelijk, bovenwettelijk, overuren enz.) en er is geen beleid geformuleerd op het verlof. 5. In 2023 heeft het niet goed opvolgen van de ‘wet verbetering poortwachter’ geleid tot een loonsanctie. In de loop van 2023 is een HR medewerker verzuim aangesteld die zich specifiek richt op verzuim. Gelet op bovenstaande zaken is verbetering van het personeels- en salarisadministratieproces noodzakelijk voor De Betho. Gelet op de omvang van de hiermee samenhangende uitgaven vraagt dit proces prioriteit van het management.

6.5.

Inkopen (inclusief inv estering en) en aanbestedi ngen Bij de controle van het inkoop- en aanbestedingsproces hebben wij de volgende aandachtspunten vastgesteld:

CONCEPT-Accountantsverslag 2023

Gemeenschappelijke regeling de Betho

Pagina 20

1. De naleving van de aanbestedingswet is intern niet zichtbaar geborgd. Dit heeft geresulteerd in een tweetal inkopen waar nu de rechtmatigheid niet meer van kan worden aangetoond (EU-aanbesteding). Verder kan de naleving van de nationale aanbestedingswet niet zichtbaar worden aangetoond. Wij adviseren u door middel van periode inkoopanalyses en contractbeheer grip te krijgen op dit proces. 2. Gebleken is dat sommige contracten gedateerd zijn en al meerdere jaren sprake is van stilzwijgende verlenging. Het risico bestaat dat de afspraken en nu gehanteerde prijzen niet meer actueel zijn en niet de economisch meest voordelige prijzen worden gerekend. 3. Budgetbeheer op de uitgaven en investeringen is een aandachtspunt voor De Betho. Wij noemen als voorbeeld de investeringen. Deze zijn op totaalniveau binnen het begrote krediet, maar per actiefsoort is sprake van forse afwijkingen. Zo zijn de gerealiseerde uitgaven op vervoersmiddelen € 300.000 terwijl de begroting op deze actiefpost € 150.000 bedraagt. In 2022 waren deze investeringen overigens ook hoger dan begroot.

6.6.

Memori aal boeki ngen Met betrekking tot het proces memorialen hebben wij vastgesteld dat er geen sprake is van functiescheiding in dit proces. Tevens vindt geen controle plaats op de invoer van memoriaalboekingen. Wij adviseren u dit proces te herzien en functiescheiding en interne controle in te voeren op dit proces.

6.7.

IT-beheersi ng Vanuit onze controle van de jaarrekening zijn geen aanwijsbare risico’s geconstateerd voor de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Onze werkzaamheden richten zich vooral op de IT-beheersingsmaatregelen die relevant zijn in het kader van onze opdracht voor het controleren van de jaarrekening. Wij benadrukken dat onze werkzaamheden zich niet richten op alle IT-risico’s en beheersingsmaatregelen, zoals bijvoorbeeld de risico’s en beheersingsmaatregelen die voortvloeien uit cybercriminaliteit. Het huidige IT-landschap wordt gedomineerd door Cloud- en SaaS-oplossingen. Het zwaartepunt van IT-beheersing verschuift daardoor naar toegangsbeheer en het reduceren van het risico van cybercriminaliteit. Hierbij willen wij graag nog het volgende opmerken: ▪

Goed toegangsbeheer vergt een op rollen gebaseerd toegangsmanagement, gekoppeld aan HR-systemen en de daarin opgenomen functieprofielen van medewerkers. De Betho heeft hierin nog een professionaliseringsslag te maken.

▪

Machtigingen voor medewerkers die van functie veranderen worden niet adequaat ingetrokken. Er is vaak sprake van horizontale verschuiving.

▪

Gebruikerstoegang wordt niet beoordeeld waardoor uitdiensttreding gemist kan worden. De machtigingen worden dan mogelijk niet ingetrokken.

CONCEPT-Accountantsverslag 2023

Gemeenschappelijke regeling de Betho

Pagina 21

▪

De Betho heeft nog geen gestructureerde aanpak voor het reduceren van het risico van cybercriminaliteit. Aanbevolen wordt om aanvullende maatregelen te treffen om risico’s op dit gebied te reduceren. Hierbij is ook aandacht voor maatregelen nodig als dit risico zich voordoet. Denk hierbij aan een adequate verzekering inclusief bijstand tijdens de calamiteit en een incident response plan.

Wij benadrukken dat ons onderzoek van de IT-beheersingsmaatregelen in het kader van onze jaarrekeningcontrole belangrijke informatie kan geven over IT-risicogebieden van De Betho. Er kan echter ook sprake zijn van risicogebieden die niet door ons onderkend worden. De oorzaak hiervan is de beperkte scope van ons onderzoek. Voor een verbreding van de scope van het onderzoek naar IT-beheersingsmaatregelen adviseren wij om met name aandacht te hebben voor kwaliteitscertificering van ITprocessen, systemen en applicaties en voor beveiligingsscans door specialisten. Desgewenst bespreken wij graag de relevante opties en de mogelijkheden die wij (vanuit ons netwerk) hierin kunnen bieden.

7. Overige onderwerpen 7.1.

Naleving van w et - en regelgeving en fr auderisicobeheersi ng Wij betrekken bij onze controlewerkzaamheden, overeenkomstig de voor ons geldende standaarden, de naleving van wet- en regelgeving en frauderisico’s. Daarbij richten wij ons op risico’s die kunnen leiden tot een afwijking van materieel belang in de jaarrekening. Wij hebben op basis van onze controlewerkzaamheden de risicofactoren voor overtredingen van wet- en regelgeving en fraude geëvalueerd. Frauderisicofactoren kunnen voortvloeien uit bijvoorbeeld leveranciersselectie, (contant) geldverkeer, bewuste beïnvloeding door het bestuur en/of het management van de presentatie (jaar)cijfers teneinde een ander beeld voor te stellen dan de werkelijkheid en misbruik/oneigenlijk gebruik van bedrijfsmiddelen van De Betho. Onze controle heeft geen afwijkingen van wet- en regelgeving of aanwijzingen voor fraude aan het licht gebracht. De Betho kent op dit moment nog geen frauderisicoanalyse. Gelet op de controlerende en toezichthoudende rol van het algemeen bestuur is het eveneens aan te bevelen om de frauderisicoanalyse periodiek te agenderen in het algemeen bestuur.

Voor het opstellen van de frauderisicoanalyse geven wij de volgende aandachtspunten mee die wij signaleren bij andere gemeenten en gemeenschappelijke regelingen: De frauderisicoanalyses beperken zich vaak tot het aspect ‘gelegenheid’ van de fraudedriehoek en specifiek op het onderdeel hard controls. Om inzicht te krijgen in de ‘soft controls’ en ook in de onderdelen druk en rationalisatie van de fraudedriehoek is het van belang om ook de organisatiecultuur onderdeel van de analyse te maken. Hoe zorgt de organisatie voor een cultuur van openheid en integriteit waarbij eventuele misstanden bespreekbaar zijn en ook besproken worden?

CONCEPT-Accountantsverslag 2023

Gemeenschappelijke regeling de Betho

Pagina 22

De analyses worden veelal ingestoken op de kans van optreden en financiële impact voor risico’s met economische gevolgen. Gezien de maatschappelijke rol van De Betho is het ook aan te bevelen om de maatschappelijke risico’s te identificeren en verder uit te werken conform het kans maal impact model. In de analyses wordt vaak geen onderscheid gemaakt tussen bruto risico’s (de kans en impact voor het treffen van interne beheersingsmaatregelen) en het netto risico’s (het resterend risico na het treffen van de interne beheersmaatregelen). Voor dit restrisico is het van belang om overeenstemming te bereiken met het governance orgaan (algemeen bestuur) of de restrisico’s acceptabel zijn of middels beheersmaatregelen verder afgedekt moeten worden. Het periodiek testen van de onderkende beheersingsmaatregelen om vast te stellen dat deze maatregelen geïmplementeerd zijn en effectief werken vindt regelmatig plaats. Wij stellen voor een fraude-stappenplan op te stellen met hierin de stappen die genomen moeten worden als een fraude zich onverhoopt toch voordoet binnen De Betho. Hoe borgt De Betho dat er bij vermoedens van fraude snel en adequaat onderzoek wordt verricht, data wordt veilig gesteld en, indien daadwerkelijk sprake is van fraude, de juiste acties worden ondernomen?

7.2.

Onafhankelijkheid Het waken voor onze onafhankelijkheid is primair onze eigen (vaktechnische) verantwoordelijkheid. Daarvoor treffen wij – overeenkomstig onze standaarden en interne kwaliteitsprocedures – diverse maatregelen. Op basis van de uitvoering van deze maatregelen kunnen wij bevestigen dat wij de controleopdracht voor de jaarstukken van De Betho op onafhankelijke wijze hebben kunnen uitvoeren en afronden. Aanvullend daarop rapporteren wij u jaarlijks – voor uw beoordeling van onze onafhankelijkheid – de werkzaamheden die door ons zijn verricht naast het controleren van financiële verantwoordingen en het uitoefenen van onze natuurlijke adviesfunctie. Met betrekking tot het verslagjaar 2023 hebben wij geen werkzaamheden verricht naast onze controlewerkzaamheden en de direct daaruit voortvloeiende ondersteuning en advisering over de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording.

7.3.

Duurzaamheid Wij hebben ons een beeld gevormd van de aandacht die De Betho heeft voor het verduurzamen van de bedrijfsvoering en de verantwoording daarover in het bestuursverslag of anderszins. Daarbij houden wij er rekening mee dat De Betho niet onder de verplichtingen vanuit de CSRD valt, maar wel te maken heeft en krijgt met verantwoordingsvereisten vanuit onder meer (lokale) overheden, opdrachtgevers en banken.

CONCEPT-Accountantsverslag 2023

Gemeenschappelijke regeling de Betho

Pagina 23

Het verdient aanbeveling om duurzaamheid nadrukkelijker te agenderen, zodat De Betho zelf ook de regie kan houden over de ontwikkelingen die vanuit wet- en regelgeving op de organisatie afkomen. Het voert voor dit accountantsverslag te ver om een volledig stappenplan uit te werken en tegelijkertijd onderkennen wij een risico dat te laat wordt gestart met voorbereidingen om tijdig te kunnen voldoen aan de verantwoordingsvereisten vanuit de CSRD die indirect op De Betho afkomen. In dat kader adviseren wij om in ieder geval de volgende processtappen te agenderen en op te pakken: ▪

Materialiteitsanalyse. Zie voor meer informatie over het bepalen van de materialiteit bijvoorbeeld het Stappenplan dubbele materialiteitsanalyse CSRD dat ontwikkeld is door de NBA. De materialiteitsanalyse geeft richting aan de focusgebieden voor verduurzaming en aan verantwoording daarover. Een goede materialiteitsanalyse motiveert ook waarom De Betho wel of niet werkt aan bepaalde duurzaamheidsdoelstellingen. Professionele adviesbureaus beschikken over software om de materialiteitsanalyse gestructureerd uit te voeren.

▪

Duurzaamheidsbeleid. Op basis van de materialiteitsanalyse kan het duurzaamheidsbeleid van De Betho herijkt worden en vertaald worden naar actiepunten die geadresseerd worden aan verantwoordelijke functionarissen, al dan niet ondersteund door externe deskundigen. Wij adviseren om het herijken van het duurzaamheidsbeleid tijdig te agenderen. Hierbij merken wij nog op dat duurzaamheidsbeleid niet los is te zien van het meerjarenbeleid van organisaties en andersom ook niet. Dit impliceert dat het uitwerken van duurzaamheidsbeleid tot gevolg kan hebben dat het meerjarenbeleid op onderdelen bijgesteld moet worden.

▪

Verantwoordingsinformatie. Voor CSRD-plichtige organisaties zijn de verantwoordingsvereisten (in combinatie met de materialiteitsanalyse) inmiddels bekend. Voor niet-CSRD-plichtige organisaties zal er de komende tijd meer duidelijkheid komen over de verantwoordingsvereisten vanuit ketenpartners. Ongeacht de toepasselijkheid van de CSRD is het uitwerken van een duurzaamheidsverantwoording een omvangrijk proces. Wij adviseren om dit tijdig te agenderen en daarbij in eerste instantie aansluiting te zoeken bij de ‘light’ versie van de CSRD: de EU Voluntary Sustainability Reporting Standard for non-listed SMEs that are outside the scope of CSRD. Desgewenst beschikken wij over een in het Nederlands vertaalde versie. Als aandachtspunt merken wij hierbij nog op dat het stelselmatig verantwoorden over duurzaamheid ook vraagt om een daarop afgestemde inrichting van registraties en informatiesystemen. Wij adviseren om hier aandacht voor te hebben.

CONCEPT-Accountantsverslag 2023

Gemeenschappelijke regeling de Betho

Pagina 24

Van het in de vorige paragaaf geschetste, beschikken nog maar weinig organisaties over veel deskundigheid. In lijn met de CSRD adviseren wij om externe deskundigen in te schakelen om scherper zicht te krijgen op deze ontwikkelingen en een beeld te krijgen van wat dit concreet van De Betho zal vragen de komende jaren.

8. Slot Wij vertrouwen erop u met dit accountantsverslag voldoende te hebben geïnformeerd over onze controlebevindingen en u van dienst te zijn geweest met de vermelde ontwikkelingen en aanbevelingen.

CONCEPT-Accountantsverslag 2023

Gemeenschappelijke regeling de Betho

Pagina 25