2026-202 Stand van zaken archief 07072026

Informatiebrief aan Gemeenteraden en Provinciale Staten Betreft: Stand van zaken mandatering VTH-archieftaken RUD Zeeland Geachte raadsleden en statenleden, Met deze brief informeren wij u, namens de kleine werkgroep VTH‑archief (bestaande uit medewerkers van de Provincie Zeeland, de gemeenten Borsele en Vlissingen en het Zeeuws Archief), over de actuele stand van zaken rondom de mogelijke mandatering van de archieftaken voor de VTH‑dossiers aan de RUD Zeeland. Het Algemeen Bestuur (AB) heeft hierover op 10 december 2025 een besluit genomen. In deze brief wordt ook ingegaan op het reeds gelopen proces, de ontvangen zienswijzen en de voorgenomen vervolgstappen. 1. Terugkoppeling van het gelopen proces Sinds 2020 is op diverse momenten vastgesteld dat de archivering van de VTH-dossiers binnen Zeeland structureel aandacht vraagt. Het inspectierapport van het Zeeuws Archief (2020) concludeerde dat noch de deelnemers, noch de RUD, de archivering van VTH-dossiers duurzaam en volledig op orde hadden. Ook is sindsdien duidelijk dat de deelnemende overheden hun wettelijke zorgplicht voor deze archieven niet konden waarmaken zonder aanvullende structurele voorzieningen. Om tot een oplossing te komen, is vanaf 2023 samengewerkt in zowel een brede als een kleine werkgroep met vertegenwoordigers van alle deelnemers en het Zeeuws Archief.

Begin 2025 heeft dit geleid tot een gedragen advies om de VTH-archieftaken te mandateren aan de RUD Zeeland, waarbij het Zeeuws e-Depot wordt aangewezen als archiefbewaarplaats en het Zeeuws Archief als archivaris. Op 14 april 2025 heeft het DB ingestemd met het uitvoeren van een zienswijzeprocedure. De stukken zijn voorgelegd aan alle deelnemers, met het verzoek deze ter zienswijze voor te leggen aan raden en staten en uiterlijk juli 2025 met een reactie te komen. Dit proces heeft langer geduurd dan voorzien. De laatste zienswijzen zijn in oktober 2025 ontvangen. Daarna is door de kleine werkgroep een uitgebreide notitie opgesteld aan de RUD met beantwoording van alle zienswijzen. Op 10 november 2025 heeft het DB deze notitie toegevoegd aan de stukken en voorgesteld het besluit over mandatering uit te stellen. Het AB heeft dit voorstel op 8 december 2025 overgenomen. Het AB heeft besloten: A. Het besluit over het mandateren van de archieftaken uit te stellen; B. Het voorstel en de onderliggende stukken in 2026 verder uit te werken, zodat besluitvorming medio 2026 kan plaatsvinden en een beoogde ingangsdatum van 1 januari 2027 haalbaar blijft.

2. Hoe is/wordt omgegaan met de zienswijzen van de deelnemers? Uitslag van het zienswijzetraject voor het mandateren van de VTH-archieftaken was als volgt: - 9 positieve zienswijzen (Borsele, Goes, Kapelle, Middelburg, Noord-Beveland, Reimerswaal, Schouwen-Duiveland, Tholen, Vlissingen) - 5 zienswijzen met kanttekeningen (Hulst, Provincie Zeeland, Sluis, Terneuzen, Veere) De kanttekeningen die door verschillende deelnemers zijn ingebracht, hadden vooral betrekking op de onderstaande thema’s. Deze zijn in de notitie van de werkgroep uitgewerkt en meegestuurd naar het AB van 12 december 2025 en worden in deze brief nogmaals uiteengezet. De belangrijkste kanttekeningen zijn: - Positie en verantwoordelijkheden (zorgdragerschap en PIOFAC) Deelnemers vroegen waarom archiefbeheer niet onder de bestaande PIOFAC‑afspraken valt. In de notitie is toegelicht dat colleges zelf zorgdrager zijn voor VTH‑archieven en dat deze verantwoordelijkheid niet eerder is gemandateerd en ook geen onderdeel vormde van de PIOFAC-afspraken. Integratie in PIOFAC zou eenzelfde financiële impact hebben, daarnaast juridisch en bestuurlijk onwenselijk zijn vanwege verschillen tussen gemeentelijke en provinciale archiefverantwoordelijkheden. - Formatiebehoefte (3 fte) Verschillende deelnemers vroegen onderbouwing voor de benodigde 3 fte.

De werkgroep heeft verduidelijkt dat sinds 2014 geen structurele archieftaken zijn uitgevoerd (vernietiging, kwaliteitscontrole, overbrenging). Daarnaast moet een achterstand van circa 175.000 dossiers worden ingehaald. Er is gebruikgemaakt van referentiegegevens van de Omgevingsdienst Midden‑Holland om de formatie te onderbouwen. - Financiële gevolgen Enkele deelnemers vroegen waarom geen begrotingswijziging was bijgevoegd. Het DB heeft aangegeven dat de zienswijzeprocedure primair ging over richting en mandatering; een financiële uitwerking is te vinden in de bijlage. Deze uitwerking geeft de financiële impact van de keuzes mandateren of het per deelnemer zelf organiseren van het archiefbeheer weer. Het gebruikte model is een indicatieve businesscase orde van grootte. De uitwerking geeft weer dat het mandateren van de archieftaken schaalvoordeel oplevert. Grootste verschil hierin zijn de personeelskosten en (daarmee automatisch) de interne overheadkosten die gemaakt moeten worden. De personeelskosten zijn groter doordat elke deelnemer zelf het wiel moet uitvinden, periodiek moet overleggen met zowel de RUD als het Zeeuws Archief en intern het besluitvormings-traject moet doorlopen. Bij het scenario 'individueel' zijn de kosten voor niet Zeeuws Archief partners hoger doordat zij zelf een eDepotvoorziening moeten inrichten en toezicht moeten houden op de archieven.

Omdat hierin verschillende keuzes mogelijk zijn, zijn deze kosten niet meegenomen. Voor de partners die wel zijn aangesloten bij het Zeeuws Archief is dit reeds onderdeel van de dienstverlening. - Verschillen in urenbelasting voor deelnemers De Provincie vroeg om vergelijking tussen huidige en toekomstige inzet. De werkgroep heeft dit met de businesscase uitgewerkt maar concludeerde daarnaast dat een exacte vergelijking

niet mogelijk is: deelnemers hebben de archieftaken in de huidige situatie feitelijk niet uitgevoerd. Het blijft dus een inschatting - Zorgen over uitvoeringskracht van de RUD Enkele deelnemers plaatsten vraagtekens bij continuïteit en capaciteit van de RUD. De werkgroep heeft toegelicht dat centralisatie juist zorgt voor kwaliteitsverbetering, uniformiteit en structurele borging. 3. Verdere processtappen die de werkgroep in 2026 zal zetten Het AB heeft de werkgroep opdracht gegeven om in 2026 het voorstel verder te verfijnen en af te stemmen, zodat besluitvorming zorgvuldig kan plaatsvinden. De komende maanden worden de volgende stappen gezet: - Ambtelijke gesprekken In de afgelopen periode zijn wij ambtelijk in gesprek gegaan met de deelnemers die een zienswijze met kanttekeningen hebben ingediend. Tijdens deze gesprekken zijn resterende vragen toegelicht en beantwoord. Deze overleggen zijn positief ontvangen: • er was duidelijk begrip voor de noodzaak van een duurzame oplossing voor de VTH‑archieftaken; • deelnemers gaven aan ambtelijk positief tegenover het voorstel te staan, mits de verdere uitwerking in 2026 helder en zorgvuldig wordt vormgegeven; • de gesprekken hebben waardevolle inzichten opgeleverd die zijn meegenomen in de vervolguitwerking.

- Actualisatie op basis van de nieuwe Archiefwet (inwerkingtreding 1 januari 2027) De nieuwe Archiefwet introduceert gewijzigde rollen, terminologie en verplichtingen. Het voorstel moet juridisch volledig in overeenstemming worden gebracht met deze nieuwe kaders. - Uitwerken van formele documenten In 2026 worden verder uitgewerkt: • addendum op de DVO’s; • aanpassing van de mandaatregelingen; Het streven is om het aangepaste voorstel voor te leggen aan het DB van 24 augustus 2026, waarna besluitvorming plaatsvindt in de vergadering van het AB van 7 september 2026. De beoogde ingangsdatum blijft 1 januari 2027. 4. Hoe wordt omgegaan met een situatie waarin sommige deelnemers wel en andere niet willen overdragen? Het AB heeft de werkgroep expliciet gevraag dit punt toe te lichten. VTH-archieftaken zijn direct verbonden aan het VTH-werkpakket waarvoor de RUD in mandaat werkt. Een situatie waarin slechts enkele deelnemers archieftaken mandateren en anderen niet, leidt tot: - verschillende werkwijzen en kwaliteitsniveaus; - verschillen in risico’s op het gebied van aansprakelijkheid en informatiebeheer; - technische en organisatorische complicaties (meerdere archiefbewaarplaatsen, verschillende archivaris‑rollen, verschillende selectielijsten);

-

verlies van uniformiteit in het VTH‑proces.

De werkgroep ziet de volgende opties: A. Collectieve mandatering (voorkeursoptie) In lijn met het solidariteitsprincipe binnen de GR, waarbij het gezamenlijk belang zwaarder weegt dan individuele belangen, is de voorkeursroute daarom collectieve mandatering conform dit voorstel. Deelnemers die besluiten te mandateren sluiten aan op de centrale voorziening. Vanuit de RUD wordt na vastlegging van de afspraken met de deelnemers centraal uitvoering gegeven aan vernietiging, overbrenging, metadatering, conversie en beschikbaarstelling. B. Deelnemers die (nog) niet willen mandateren doen dit niet, de rest wel Deelnemers die willen mandateren regelen dit, de deelnemers die (nog) niet aansluiten behouden de volledige archieftaak voor hun eigen VTH-archief. Dit betekent o.a.: - extra belasting bij de eigen informatiebeheerders, zelf vernietigen, ordenen, converteren en verzamelen; - zelf voldoen aan Archiefwet en Woo; - zelf investeren in systemen, capaciteit en kwaliteitsborging; - zelf werkafspraken maken met de RUD. Tot slot Met het uitstel van het besluit creëert het AB de mogelijkheid om het voorstel zorgvuldig af te ronden, aan te passen aan de nieuwe Archiefwet en in goed overleg met alle deelnemers tot een breed gedragen oplossing te komen. De werkgroep bedankt u voor uw eerdere betrokkenheid en houdt u via uw colleges op de hoogte van de vervolgstappen.

Met vriendelijke groet, Werkgroep VTH-archief RUD Zeeland