Document · PDF

2026-193 Afschrift Accountantsverslag 2025 - SVWO

Besluitvormende raad 9 juli 2026, gemeente GoesBij agendapunt: Ingekomen stukken en mededelingen8.418 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Accountantsverslag Samenwerkingsverband Welzijnszorg Oosterschelderegio Boekjaar 2025

Aanbiedingsbrief Geachte leden van het algemeen en dagelijks bestuur, In overeenstemming met de opdracht tot de controle van de jaarrekening 2025 van Samenwerkingsverband Welzijnszorg Oosterschelderegio (SWVO), zoals overeengekomen in onze opdrachtbevestiging d.d. 8 oktober 2025, bieden wij u hierbij het accountantsverslag aan. Het accountantsverslag bevat de bevindingen en conclusies naar aanleiding van onze werkzaamheden. Boekjaar 2025 betreft het eerste jaar waarin Baker Tilly de accountantscontrole heeft uitgevoerd. Een eerstejaarscontrole is van nature intensiever van aard, aangezien aanvullende werkzaamheden noodzakelijk zijn om voldoende inzicht te verkrijgen in de organisatie, processen en interne beheersingsmaatregelen. Dit heeft geleid tot aanvullende controlewerkzaamheden. Wij hebben u op 29 juni 2026 gemachtigd om onze controleverklaring met beperking op te nemen in uw jaarrekening 2025. Indien de jaarrekening niet door het algemeen bestuur wordt goedgekeurd en vastgesteld en leidt tot een aangepaste jaarrekening, dient ook bij deze aangepaste jaarrekening door ons toestemming te worden verleend tot het opnemen van onze controleverklaring. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en zijn graag bereid de inhoud van deze rapportage nader toe te lichten. Met vriendelijke groet, Baker Tilly (Netherlands) B.V.

Was getekend drs. A.R.M. Peelen RA Partner Audit

pagina | 2

Inhoud 1. Bestuurlijke samenvatting 2. Opdracht, scope en uitkomsten

3. Belangrijke bevindingen 4. Financiële positie 5. Bevindingen interne beheersing

6. Overige onderwerpen 7. Bijlagen

pagina | 3

Bestuurlijke samenvatting

en uitkomsten Opdracht, scope

Opdracht, scope en uitkomsten

1. Bestuurlijke samenvatting

Belangrijke bevindingen

positie Financiële

Financiële positie

interne beheersing Bevindingen

Bevindingen interne beheersing

onderwerpen Overige

Overige onderwerpen

Bijlagen

pagina pagina| 4| 4

Bestuurlijke samenvatting

1. Bestuurlijke samenvatting

en uitkomsten Opdracht, scope

Opdracht, scope en uitkomsten

Wij hebben bij de jaarrekening 2025 een controleverklaring met beperking verstrekt.

Belangrijke bevindingen

Het Besluit Begroting en Verantwoording is in alle opzichten nageleefd in 2025. Het jaarverslag is conform NV COS 720 verenigbaar met de jaarrekening en voldoet in materiële zin aan de laatste actuele voorschriften.

Financiële positie

Onze controle heeft geleid tot een aantal tekstuele en cijfermatige correcties, met invloed op het resultaat of het vermogen. Een deel van de geconstateerde bevindingen is aangepast in de tweede versie van de jaarrekening. Wij constateren dat sprake is een aantal ongecorrigeerde afwijkingen in de jaarrekening van SWVO. Als gevolg van het niet corrigeren van de beginbalans / verwerken van foutherstel is sprake van een controleverklaring met beperking ten aanzien van de beginbalans per 01-01-2025.

Bevindingen interne beheersing

Het dagelijks bestuur heeft een rechtmatigheidsverantwoording opgenomen in de jaarrekening en heeft daarin opgenomen dat de baten en lasten en balansmutaties 2025 niet rechtmatig tot stand zijn. Zie hiervoor ook toelichting in hoofdstuk 3. Belangrijkste bevindingen. Er is sprake van een bevinding ten aanzien van het voorwaardencriterium en een overschrijding van het investeringskrediet. Ten aanzien van het begrotingscriterium en misbruik en oneigenlijk gebruik criterium zijn geen bijzonderheden geconstateerd.

positie Financiële

interne beheersing Bevindingen

onderwerpen Overige

Overige onderwerpen

Wij hebben vastgesteld dat de bezoldigingen over 2025 in overeenstemming zijn met de Wet normering topinkomens (WNT) en dat de jaarrekening 2025 van SWVO voldoet aan de publicatieverplichtingen van de WNT. Ten aanzien van de vergelijkende cijfers over 2024 heeft foutherstel plaatsgevonden. Dit is toegelicht in de jaarrekening.

Bijlagen

pagina | 5

Bestuurlijke samenvatting

en uitkomsten Opdracht, scope

Opdracht, scope en uitkomsten

Belangrijke bevindingen

2. Opdracht, scope en uitkomsten

Belangrijke bevindingen

positie Financiële

Financiële positie

interne beheersing Bevindingen

Bevindingen interne beheersing

onderwerpen Overige

Overige onderwerpen

Bijlagen

pagina| 6| 6 pagina

Bestuurlijke samenvatting

2. Opdracht, scope en uitvoering

en uitkomsten Opdracht, scope

Opdracht, scope en uitkomsten

Reikwijdte van de controle De jaarstukken van SWVO bestaan uit:

• Het jaarverslag (programmaverantwoording + paragrafen).

Belangrijke bevindingen

• De jaarrekening inclusief rechtmatigheidsverantwoording. • De overige gegevens. • De bijlagen.

positie Financiële

Financiële positie

interne beheersing Bevindingen

Bevindingen interne beheersing

onderwerpen Overige

Overige onderwerpen

Met de opdrachtbevestiging d.d. 8 oktober 2025 heeft u ons opdracht gegeven de jaarrekening 2025 te controleren. De reikwijdte van onze controle staat omschreven in deze opdrachtbevestiging. Daarnaast hebben wij de financiële verantwoordingen WMO en overige projecten en de financiële verantwoording CZW gecontroleerd. Er is gedurende het verloop van de controle geen sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle.

Overzicht toleranties Vanaf het boekjaar 2025 is de materialiteit bij de uitvoering van onze controle voor fouten en onzekerheden 2% van de totale lasten, exclusief dotaties aan de reserves. Deze materialiteit sluit aan op het door het algemeen bestuur op 3 december 2025 vastgestelde controleprotocol over boekjaar 2025.

Grondslag

Bedrag

Goedkeuringstolerantie fouten en onzekerheden

2% lasten exclusief toevoegingen aan reserves

€ 230.697

Rapporteringstolerantie

10% van de goedkeuringstolerantie

€ 23.070

De toleranties voor de rechtmatigheidsverantwoording, zoals vastgelegd in uw financiële verordening, wijken niet af van de toleranties voor de controle op de getrouwheid. De tolerantie voor de rechtmatigheidsverantwoording mag vanaf boekjaar 2025 maximaal 2% bedragen. Dit leidt ertoe dat de door het algemeen bestuur opgestelde rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld op basis van de volgende toleranties:

Grondslag

Bedrag

Goedkeuringstolerantie fouten

2% lasten exclusief toevoegingen aan reserves

€ 230.697

Rapporteringstolerantie

Conform afspraak in de financiële verordening

€ 23.070

Bijlagen

pagina | 7

Bestuurlijke samenvatting

2. Opdracht, scope en uitvoering

en uitkomsten Opdracht, scope

Opdracht, scope en uitkomsten

Kernpunten en significante risico’s in de controle

Geautomatiseerde gegevensverwerking

Wij hebben voldoende en geschikte controle-informatie verkregen, onder andere met betrekking tot de volgende kernpunten van de controle:

Op grond van artikel 393 lid 4, Titel 9 Boek 2 BW rapporteren wij onze bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking in dit verslag. Wij merken op dat de jaarrekeningcontrole niet specifiek gericht is op de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking.

Belangrijke bevindingen

• De rechtmatigheidsverantwoording (en de daarbij horende verantwoordelijkheden voor u); • De verwerking van de balansposten en baten en lasten van CZW in de jaarrekening van SWVO;

positie Financiële

• De naleving van de Wet Normering Topinkomens (WNT); Financiële positie

• Het risico op onrechtmatige betalingen;

Wij zijn van mening dat voldoende maatregelen zijn getroffen om de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking en informatievoorziening te waarborgen. In het hoofdstuk bevindingen interne beheersing hebben wij een aantal attentiepunten ten aanzien van de IT-omgeving opgenomen.

• Het risico op doorbreking van AO/IB door het management. interne beheersing Bevindingen

Uitkomsten Bevindingen interne beheersing

Wij hebben bij de jaarrekening 2025 een verklaring met beperking verstrekt. Een deel van de geconstateerde controleverschillen is gecorrigeerd in de definitieve versie van de jaarrekening.

onderwerpen Overige

Overige onderwerpen

Bijlagen

pagina | 8

Bestuurlijke samenvatting

2. Opdracht, scope en uitvoering

en uitkomsten Opdracht, scope

Fraude en naleving wet- en regelgeving Opdracht, scope en uitkomsten

Het algemeen bestuur is primair verantwoordelijk voor het voorkomen van fraude, het naleven van wet- en regelgeving en voor een cultuur van eerlijkheid en integriteit en dient zowel preventieve als repressieve beheersingsmaatregelen te nemen om de kans op fraude en overtreding van wet- en regelgeving zo veel mogelijk te beperken.

Belangrijke bevindingen

Voor het uitoefenen van deze verantwoordelijkheid maakt het management gebruik van diverse beheersingsmaatregelen, zoals interne richtlijnen en gedragscodes, controletechnische functiescheiding en periodieke rapportages over financiën.

Belangrijke bevindingen

positie Financiële

Financiële positie

interne beheersing Bevindingen

Bevindingen interne beheersing

onderwerpen Overige

Overige onderwerpen

Wij hebben geconstateerd dat u geen formeel proces heeft geïmplementeerd inzake het periodiek uitvoeren van een frauderisicoanalyse. Hierdoor bent u mogelijk niet in staat om fraude tijdig te detecteren dan wel te voorkomen. Wij adviseren u dan ook om het frauderisico-beheersingsproces te formaliseren en in te bedden in uw periodieke rapportagecyclus. Hierbij adviseren wij u ook om een ‘fraude response plan’ op te stellen, zodat u bij een vermoeden tot fraude bij uw organisatie tijdig kan anticiperen om mogelijke schade (zowel financieel als reputatie) zo veel mogelijk te beperken.

Ten behoeve van onze jaarrekeningcontrole identificeren wij de risico’s met betrekking tot fraude en overtreding van wet- en regelgeving en beoordelen wij de interne beheersingsmaatregelen die gericht zijn op het voorkomen en signaleren van (materiële) fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving. Voor zover relevant voor onze controle voeren wij gegevensgerichte controlewerkzaamheden uit. Onze controle is echter niet specifiek gericht op het signaleren van fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving. Wij hebben als onderdeel van de jaarrekeningcontrole uw inschatting inzake frauderisico’s met betrekking tot uw organisatie besproken. Onderzoek wijst uit dat het grootste deel van de fraudegevallen door middel van een ‘tip’ aan het licht komt. Dit toont het belang aan van een fraudemeldpunt en een klokkenluidersregeling. In het kader van onze controle hebben wij geen bevindingen te melden met betrekking tot fraude en de naleving van wet- en regelgeving.

Bijlagen

pagina | 9

Bestuurlijke samenvatting

en uitkomsten Opdracht, scope

3. Belangrijke bevindingen

Opdracht, scope en uitkomsten

Belangrijke bevindingen

positie Financiële

Financiële positie

interne beheersing Bevindingen

Bevindingen interne beheersing

onderwerpen Overige

Overige onderwerpen

Bijlagen

pagina | 10

Bestuurlijke samenvatting

3. Belangrijke bevindingen Controleverklaring – aangepast oordeel

Opdracht, scope en uitkomsten

Belangrijke bevindingen

Financiële positie

Bevindingen interne beheersing

Overige onderwerpen

Bijlagen

Wij zijn voornemens bij de jaarrekening 2025 een verklaring met beperking te verstrekken als gevolg van de geconstateerde afwijking in de beginbalans. Deze afwijking heeft een gezamenlijke impact van € 82.000 op het beginvermogen per 1 januari 2025 en de balansposten materiele vaste activa, vooruitbetalingen uitzettingen met een rente typische looptijd < 1 jaar, overlopende activa, netto vlottende schulden met een rente typische looptijd < 1 jaar en overlopende passiva. Deze afwijkingen zien toe op balansposten van het CZW-bureau welke in de jaarrekening van SWVO verwerkt hadden moeten worden gezien CZW-bureau geen juridisch zelfstandige entiteit is. Deze fouten overschrijden de door ons gehanteerde goedkeuringstolerantie voor fouten. SWVO heeft ervoor gekozen deze verschillen niet te corrigeren in de beginbalans 2025 door middel van foutherstel, maar in de cijfers van boekjaar 2025 te verwerken. Hierdoor is het beginvermogen van 1 januari 2025 te laag opgenomen en het resultaat over 2025 overeenkomstig te hoog weergegeven. Dit is ook niet toegelicht in de jaarstukken 2025. Dit leidt tot een aanpassing van ons oordeel.

In de jaarstukken 2025 heeft het dagelijks bestuur verantwoording afgelegd over de rechtmatigheid van de baten en lasten. De verantwoording bestaat uit: • De rechtmatigheidsverantwoording opgenomen in de jaarrekening; en • De toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording in de paragraaf bedrijfsvoering. De jaarstukken worden opgesteld conform het BBV.

Totale conclusie rechtmatigheid In de tabel hiernaast is een overzicht opgenomen van de geconstateerde rechtmatigheidsfouten vanuit de jaarrekeningcontrole. U heeft de conclusie van de rechtmatigheidsverantwoording hierop aangepast en komt tot de conclusie dat de balans, baten en lasten niet rechtmatig tot stand zijn gekomen. (x €)

Rechtmatigheidsverantwoording

Overschrijdingen lasten programma’s

Op 16 april 2025 is in het Staatsblad het Besluit van 21 maart 2025 tot wijziging van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) en het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) gepubliceerd. Als gevolg van de wijzigingen van het BBV en BADO geldt voor de rechtmatigheidsverantwoording vanaf begrotingsjaar 2025 een nieuwe gemaximeerde grens voor fouten en onduidelijkheden samen van 2% op basis van lasten (exclusief dotaties aan reserves). SWVO heeft hier op 3 december 2025 haar financiële verordening op aangepast. Alle rechtmatigheidsafwijkingen (individueel en/of cumulatief) boven de door u als bestuur vastgestelde verantwoordingsgrens (€ 25.000) worden in de rechtmatigheidsverantwoording benoemd.

Overschrijdingen kredieten Overige begrotingsonrechtmatigheden Bevindingen ten aanzien van het voorwaardencriterium Bevindingen ten aanzien van het Misbruik en Oneigenlijk gebruik criterium Totaal

Onrechtmatig

Acceptabel

39.000

555.000

626.000

pagina | 11

Bestuurlijke samenvatting

3. Belangrijke bevindingen Voorwaardencriterium

Opdracht, scope en uitkomsten

Belangrijke bevindingen

Financiële positie

Het voorwaardencriterium ziet toe op voorwaarden die gelden voor de uitvoering van de financiële beheershandelingen. Deze voorwaarden komen voort uit externe en interne regelgeving, zoals opgenomen in het door u vastgestelde normenkader. Het niet in acht nemen van de geldende voorwaarden bij financiële beheershandelingen leidt tot een onrechtmatigheid die het bestuur moet toelichten in de rechtmatigheidsverantwoording als de verantwoordingsgrens (op basis van individuele en/of cumulatieve onrechtmatigheden) wordt overschreden. Een belangrijk onderdeel van het voorwaardencriterium is de naleving van de (Europese) aanbestedingsrichtlijnen. Europese aanbestedingswetgeving is complexe materie en het blijkt in de praktijk moeilijk rechtmatig na te leven.

Ten aanzien van de subsidielasten constateren wij dat sprake is van formele rechtmatigheidsfouten die geen financiële impact hebben: • SWVO: bij drie van de gecontroleerde subsidies hebben wij vastgesteld dat bij de vaststelling van de subsidie een accountantsverklaring ontbreekt, terwijl deze op basis van de subsidieverordening vereist is. • SWVO: bij een van de gecontroleerde subsidies ontbreekt het verzoek tot vaststelling, waardoor wij niet hebben kunnen vaststellen of deze tijdig is geweest. • CZW-bureau: bij twee van de gecontroleerde subsidies heeft de definitieve vaststelling voor 2024 nog niet plaatsgevonden, waardoor deze niet tijdig is.

Uit onze controle op de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen hebben wij geconstateerd dat voor een overeenkomst met een inkoopwaarde van in totaal € 555.000 niet de juiste procedure is gevolgd. Bevindingen interne beheersing

Overige onderwerpen

Bijlagen

Er zijn ook voorwaarden waar geen mogelijk financieel gevolg aan is verbonden. Als deze voorwaarden niet rechtmatig zijn nageleefd dan is er sprake van een formele rechtmatigheidsfout. Volgens een stellige uitspraak van de Commissie BBV betreffen deze afwijkingen van het voorwaardencriterium formele rechtmatigheidsfouten die in de paragraaf bedrijfsvoering worden gerapporteerd. Ten aanzien van de naleving van de renterisiconorm, de kasgeldlimiet en de naleving van schatkistbankieren merken wij op dat de gemeenschappelijke regeling zich aan de wettelijke normen heeft gehouden, zoals ook toereikend is toegelicht in de paragraaf financiering respectievelijk de jaarrekening. Een toelichting in de paragraaf bedrijfsvoering is hiervoor dus niet noodzakelijk.

pagina | 12

Bestuurlijke samenvatting

3. Belangrijke bevindingen Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O)

Opdracht, scope en uitkomsten

Belangrijke bevindingen

Financiële positie

Bevindingen interne beheersing

Overige onderwerpen

Bijlagen

Het bestuur is verantwoordelijk voor effectieve maatregelen om misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsregelingen te voorkomen. Deze maatregelen maken deel uit van de interne beheersing ter borging van het voorwaardencriterium. Wij hebben vastgesteld dat momenteel geen Nota misbruik en oneigenlijk gebruik aanwezig is. In de paragraaf bedrijfsvoering is hierover momenteel een korte toelichting opgenomen. Wij bevelen SWVO aan om de werkzaamheden en bevindingen rond het M&O-criterium explicieter te rapporteren, bijvoorbeeld via een korte samenvatting van de uitgevoerde controles, de belangrijke risico’s en de conclusies. Dit vergroot de transparantie en geeft het bestuur beter inzicht in de werking van de interne beheersing.

Begrotingscriterium Laatste onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording is het begrotingscriterium. De organisatie heeft in dit kader de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. Wij hebben in dit kader controlewerkzaamheden uitgevoerd om vast te stellen dat de rechtmatigheidsverantwoording een getrouw beeld geeft. U stelt als algemeen bestuur met het vaststellen van de begroting de budgettaire kaders voor de uitgaven, investeringen en reservemutaties vast. Met het vaststellen van de geactualiseerde financiële verordening heeft u vastgelegd op welke wijze binnen SWVO moet worden omgegaan met begrotingsoverschrijdingen, overige begrotingsafwijkingen en welke begrotingsonrechtmatigheden als acceptabel worden beschouwd (dus wel onrechtmatig, maar acceptabel).

Wij hebben vastgesteld dat er lastenoverschrijdingen ten opzichte van de geautoriseerde begroting zijn. Deze lastenoverschrijdingen passen binnen het beleid en worden gedekt door direct gerelateerde hogere baten. Als gevolg hiervan is op totaalniveau geen sprake van een overschrijding van de begroting. Ten aanzien van de investeringskredieten is sprake van een overschrijding van € 38.600 als gevolg van een overschrijding van het investeringsbudget voor de verbouwing van de gehuurde locatie. In het boekjaar is € 32.000 gedoteerd aan de reserve afschrijvingen (gerelateerd aan de WMO-lasten). Als gevolg van het ontbreken van het besluit inzake de dotatie (en onttrekking) aan de reserve afschrijvingen is sprake van een onzekerheid in de mutaties van de reserves. Wij zijn geïnformeerd dat in het verleden besluitvorming heeft plaatsgevonden ten aanzien van de vorming en onttrekking, maar dat het formele besluit niet kan worden teruggevonden. Wij adviseren u om dit alsnog door het Algemeen Bestuur in de vorm van een systeembesluit te laten bekrachtigen. Gezien het aannemelijk is dat in het verleden een besluit is genomen, is deze afwijking niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.

Continuïteit Als onderdeel van de vereisten voor de controleverklaring hebben wij de continuïteitsveronderstelling getoetst. Wij hebben vastgesteld dat SWVO een sluitende meerjarenbegroting heeft. Daarnaast geven de financiële kengetallen inclusief het weerstandsrisico geen reden tot twijfel of SWVO haar activiteiten in continuïteit kan voortzetten. SWVO heeft een toelichting opgenomen in de jaarrekening inzake de overname van de vervoersactiviteiten per 01-01-2026 en het voornemen voor de vorming van de gemeenschappelijke regeling sociaal domein Zeeland per 01-01-2027.

pagina | 13

Bestuurlijke samenvatting

3. Belangrijke bevindingen

en uitkomsten Opdracht, scope

Dossierreview Opdracht, scope en uitkomsten

Wij hebben op 1 oktober 2025 een uitgebreide dossierreview uitgevoerd op de werkzaamheden die Deloitte heeft verricht ten behoeve van de jaarrekeningcontrole 2024 van SWVO. Vanuit onze dossierreview en aanvullende correspondentie hebben wij een aantal bevindingen geconstateerd.

Belangrijke bevindingen

WNT In de jaarrekening 2024 is ten onrechte uitgegaan van intra-group detachering. Aangezien het CZW-bureau geen juridische entiteit vormt, is geen sprake van een WNT-plicht en derhalve ook niet van een groepsverantwoording. Als gevolg hiervan dient het volledige dienstverband te worden toegelicht in de jaarrekening van SWVO. Dit leidt tot foutherstel met betrekking tot de WNT-verantwoording over 2024. Het foutherstel is toegelicht in de jaarrekening 2025.

Belangrijke bevindingen

positie Financiële

Financiële positie

interne beheersing Bevindingen

Bevindingen interne beheersing

onderwerpen Overige

Overige onderwerpen

Bijlagen

Balansposten en baten en lasten CZW Het CZW-bureau betreft geen juridische entiteit. In het verleden zijn de baten en lasten van CZW netto gepresenteerd (de secretariaatskosten worden 1-op-1 vergoed door centrumgemeente Vlissingen) en zijn van de activa en passiva alleen de liquide middelen en het saldo schatkistbankieren verantwoord (met een rekening-courant positie met CZW als virtuele sluitpost. Aangezien een groot aantal contracten op naam van SWVO is afgesloten en voor rekening en risico van SWVO komen, dienen de hiermee samenhangende baten, lasten en balansposten in de jaarrekening van SWVO te worden verantwoord. Hierop geldt een uitzondering voor de centrumtaken (waarvoor een afzonderlijke financiële verantwoording wordt opgesteld) en de taken waarvoor de individuele gemeenten verantwoordelijk zijn.

De jaarrekening 2025 is naar aanleiding van deze bevinding aangepast, met uitzondering van een later geïdentificeerde post met betrekking tot subsidielasten bij SWVO en corresponderende baten bij CZW ter grootte van € 35.000. Naast de verwerking in boekjaar 2025 is tevens sprake van een fout in de beginbalans, waardoor foutherstel dient plaats te vinden. De beginbalans 2025 wordt naar aanleiding van deze bevinding niet aangepast. Dit komt tot uiting in ons oordeel.

WNT verantwoording Als onderdeel van onze controle hebben wij de naleving van de Wet normering topinkomens (WNT) gecontroleerd. Deze wet stelt maxima aan de bezoldiging van topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector, evenals aan uitkeringen bij beëindiging van het dienstverband. Voor SWVO kwalificeert de directeur/secretaris als topfunctionaris. De topfunctionaris is in loondienst. In 2025 hebben zich geen wijzigingen voorgedaan. De publicatieverplichting voor uitkering wegens beëindiging dienstverband geldt eveneens voor bezoldiging van niet-topfunctionarissen met een dienstbetrekking, indien hun bezoldiging het algemene bezoldigingsmaximum overschrijdt. Op basis van onze werkzaamheden constateren wij dat de toelichting inzake foutherstel is opgenomen in de definitieve WNT-verantwoording. Voorts hebben wij vastgesteld dat de bezoldigingen over 2025 niet in strijd zijn met de WNT en dat de WNT-verantwoording in de jaarrekening voldoet aan de geldende publicatieverplichtingen. Wij willen benadrukken dat de naleving van de anticumulatiebepaling (het nagaan of topfunctionarissen van SWVO betrokken zijn bij andere organisaties c.q. nevenactiviteiten hebben die onder de WNT vallen) geen onderdeel uitmaakt van de controle van de accountant.

pagina | 14

Bestuurlijke samenvatting

3. Belangrijke bevindingen

en uitkomsten Opdracht, scope

Overlopende passiva CZW Opdracht, scope en uitkomsten

Belangrijke bevindingen

Ten aanzien van de controle van de schulden van het CZW-bureau hebben wij de volgende bevinding geïdentificeerd:

Wij adviseren u dan ook op korte termijn te onderzoeken, te onderbouwen en indien noodzakelijk contact te zoeken met de Belastingdienst omtrent de vrijstelling inzake de Vpb-plicht en de actualisatie van Btw-afspraken. U heeft hiervoor een toelichting opgenomen in de jaarrekening onder de niet uit de balans blijkende rechten en verplichtingen.

In de jaarrekening is een vooruit ontvangen bedrag inzake zorgfraude verantwoord. Op basis van de gemaakte afspraken is geen sprake van een prestatieverplichting voor dit programma in 2026, waardoor deze middelen als nog te betalen bedrag verantwoord dienen te worden. Wij hebben hiervoor een reclass opgenomen.

Niet uit de balans blijkende rechten en verplichtingen

positie Financiële

Financiële positie

interne beheersing Bevindingen

Bevindingen interne beheersing

onderwerpen Overige

Overige onderwerpen

Vanuit de controle van de niet uit de balans blijkende verplichtingen blijkt dat een aantal langlopende verplichtingen niet is verantwoord in de jaarrekening. Dit geldt ook voor een toelichting met betrekking tot de aanwezige aanbestedingen (vanuit de Wmo). Wij verzoeken u deze toelichtingen op te nemen in de definitieve versie van de jaarrekening.

Fiscaliteit In het kader van de eerstejaarscontrole van SWVO hebben wij nader onderzoek verricht ten aanzien van de belastingplicht voor zowel de omzetbelasting (Btw) als vennootschapsbelasting (Vpb). Zowel ten aanzien van de Vpb als voor de Btw is sprake van verouderde afspraken. Uit onze eerste inventarisatie komt naar voren dat er mogelijke risico’s zijn ten aanzien van zowel de Vpb- als Btw-plicht als gevolg van verouderde afspraken.

Bijlagen

pagina | 15

Bestuurlijke samenvatting

3. Belangrijke bevindingen

Opdracht, scope en uitkomsten

Nog te betalen accountantskosten

en uitkomsten Opdracht, scope

Belangrijke bevindingen

positie Financiële

Financiële positie

interne beheersing Bevindingen

Bevindingen interne beheersing

De commissie BBV stelt dat voor de verantwoording van accountantskosten aansluiting gezocht dient te worden met het moment van de prestatielevering. Lasten dienen verantwoord te worden in het jaar dat de prestatie wordt geleverd. Gezien in boekjaar 2025 uitsluitend de interim-controle heeft plaatsgevonden dienen uitsluitend de lasten hiervan verantwoord te worden in de jaarrekening 2025. Dit leidt tot een correctie van de lasten van het secretariaat van SWVO en CZW van in totaal € 51.000.

Deelverantwoording WMO en overige projecten In lijn met onze opdrachtbevestiging hebben wij voor 2025 de deelverantwoordingen voor de WMO en overige projecten en het CZWbureau gecontroleerd ten behoeve van de verantwoording richting de deelnemende gemeenten en centrumgemeente Vlissingen. Wij hebben een goedkeurende verklaring verstrekt bij de deelverantwoording WMO en overige projecten.

Daarnaast hebben wij geconstateerd dat bij twee van de gecontroleerde subsidies de definitieve vaststelling voor 2024 nog niet heeft plaatsgevonden, waardoor deze niet tijdig is. Dit is ook reeds toegelicht onder de toelichting op het voorwaardencriterium. Verder hebben wij bij een subsidie geconstateerd dat niet wordt voldaan aan de gestelde voorwaarden vanuit de beschikking om een tussentijdse financiële verantwoording op te stellen en in publicaties een vermelding op te nemen naar de totstandkoming van de bijdrage. Voor het opstellen van de deelverantwoordingen is door SWVO een controleprotocol gehanteerd, dat in 2025 door het Algemeen Bestuur is vastgesteld. De tolerantiegrenzen zijn opgesteld op basis van de gegevens van de (accountants van de) deelnemende gemeenten.

Financiële verantwoording CZW-bureau

onderwerpen Overige

Overige onderwerpen

Bijlagen

Ten aanzien van de financiële verantwoording CZW-bureau zijn wij ook voornemens een goedkeurende verklaring te verstrekken. Hierbij is sprake van een ongecorrigeerde afwijking ten aanzien van de bekostiging beschermd wonen met een omvang van € 364.000 als gevolg van het verantwoorden van de bekostiging op basis van de bevoorschotting in plaats van de werkelijke lasten.

pagina | 16

Bestuurlijke samenvatting

3. Belangrijke bevindingen

en uitkomsten Opdracht, scope

Opdracht, scope en uitkomsten

Belangrijke bevindingen

positie Financiële

Financiële positie

interne beheersing Bevindingen

Bevindingen interne beheersing

onderwerpen Overige

Overige onderwerpen

Jaarverslag

Element jaarverslag

Onze waarneming

In het jaarverslag worden de beleidsuitgangspunten en beleidsevaluaties zichtbaar. De paragrafen maken deel uit van het jaarverslag en vallen dus niet onder de controle van de jaarrekening. Primair object van de accountantscontrole (op grond van Artikel 213 van de Gemeentewet) is de jaarrekening, waaronder de staat van baten en lasten met toelichting en de balans met toelichting, zoals in de jaarstukken 2025 is opgenomen.

Vereisten BBV

Uw jaarverslag bevat in materiële zin de vereiste informatie op basis van artikel 24 lid 2, artikel 25 en artikel 26 BBV.

Verenigbaar

Uw jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening. Wij merken wel op dat inzake de activiteiten van het CZWbureau een separaat inhoudelijk verslag is opgesteld.

Voor de accountantscontrole onderzoeken wij het jaarverslag om vast te stellen of het jaarverslag verenigbaar is met de jaarrekening en geen materiële afwijkingen bevat en of het jaarverslag alle informatie bevat, die op grond van de Gemeentewet en de Nederlandse Standaard 720 is vereist. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening.

Overeenstemming

Wij hebben vastgesteld dat de informatie in het jaarverslag overeenstemt met de resultaten van de door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden.

Paragrafen

Alle verplichte paragrafen, voor zover deze relevant zijn, zijn opgenomen en zijn kwalitatief van voldoende niveau.

Informatiewaarde

De toelichtingen zijn goed leesbaar en geven een adequate analyse van het uitgevoerde beleid en de financiële gevolgen.

Fraude

Fraude en de frauderisicoanalyse zijn steeds belangrijker thema's. We adviseren u in de paragraaf bedrijfsvoering te rapporteren over de actualisatie van uw frauderisicoanalyse.

Wij hebben geen strijdigheden geconstateerd tussen de in het jaarverslag opgenomen informatie en het beeld van de jaarrekening en geen materiële afwijkingen gesignaleerd.

Bijlagen

pagina | 17

Bestuurlijke samenvatting

en uitkomsten Opdracht, scope

Opdracht, scope en uitkomsten

4. Financiële positie

Belangrijke bevindingen

positie Financiële

Financiële positie

interne beheersing Bevindingen

Bevindingen interne beheersing

onderwerpen Overige

Overige onderwerpen

Bijlagen

pagina | 18

Bestuurlijke samenvatting

4. Financiële positie

en uitkomsten Opdracht, scope

Grafiek ontwikkeling eigen vermogen Opdracht, scope en uitkomsten

1.500.000 1.000.000

500.000

Belangrijke bevindingen

x. 1000

Definitieve begroting

Jaarrekening

Verschil

Totale lasten Totale baten

- € 9.800 € 9.759

- € 11.535 € 11.857

- € 1.735 € 2.098

Totaal saldo baten en lasten

-€ 41

€ 322

€ 363

Mutatie in reserves

€ 41

€ 116

€ 75

Gerealiseerd €0 resultaat Gerealiseerd saldo

€ 438

Belangrijke bevindingen

-500.000

2022

Financiële positie

interne beheersing Bevindingen

Bevindingen interne beheersing

onderwerpen Overige

Overige onderwerpen

2024

2025

-1.000.000 Algemene reserve

positie Financiële

2023

Bestemmingsreserve

Gerealiseerd resultaat

Van de totale reserves ter hoogte van € 977.000 is € 551.000 opgenomen als algemene reserve. Het saldo van deze algemene reserve is ten opzichte van voorgaand jaar gestegen. Per saldo is gedurende 2025 € 149.000 onttrokken aan de bestemmingsreserves (dekking kapitaallasten). Het gerealiseerde resultaat in 2025 bedraagt € 438.000.

Analyse van het resultaat Het resultaat voor mutaties in de reserves laat een positief saldo zien. Het gerealiseerde resultaat bedraagt afgerond € 438.000 positief. In de gewijzigde begroting was rekening gehouden met een resultaat van € 0. et jaarrekeningresultaat is voordeliger dan begroot. Dit komt onder H andere door hogere rentebaten en lagere lasten bij de programma’s secretariaat en overige projecten.

Van het gerealiseerde saldo ad € 438.000 wordt € 226.000 veroorzaakt door een positief resultaat op inhoudelijke programma’s en afrekening van verstrekte voorzieningen door gemeenten. Het overige deel van € 212.000 ziet toe op het programma secretariaat. Er is voorgesteld om € 42.000 toe te voegen aan de reserve exploitatieresultaten. Het resterende bedrag wordt uitgekeerd aan de deelnemende gemeenten.

Weerstandsvermogen en risicobeheersing De analyse van het weerstandsvermogen en de risicobeheersing is een onderdeel van het jaarverslag en de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. Deze paragraaf bevat de informatie over de weerstandscapaciteit, de risico’s en het beleid dat hieromtrent gedurende 2025 is gevoerd.

Bijlagen

Het eigen vermogen, inclusief het gerealiseerde resultaat, bedraagt per 31 december 2025 volgens de jaarrekening € 1.415.000.

pagina | 19

Bestuurlijke samenvatting

en uitkomsten Opdracht, scope

Opdracht, scope en uitkomsten

5. Bevindingen interne beheersing

Belangrijke bevindingen

positie Financiële

Financiële positie

interne beheersing Bevindingen

Bevindingen interne beheersing

onderwerpen Overige

Overige onderwerpen

Bijlagen

pagina | 20

Bestuurlijke samenvatting

5. Bevindingen interne beheersing

en uitkomsten Opdracht, scope

Inleiding Opdracht, scope en uitkomsten

Belangrijke bevindingen

positie Financiële

Financiële positie

Dit accountantsverslag bevat onze bevindingen ten aanzien van de interne beheersing (inclusief de IT-omgeving), die zijn gebaseerd op onze werkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole 2025. Deze werkzaamheden zijn dan ook niet gericht op het geven van een oordeel over de interne beheersing van uw organisatie als geheel. Een goede interne beheersing maakt dat de risico’s voor de organisatie beter beheersbaar zijn en de jaarrekeningcontrole effectiever en efficiënter kan plaatsvinden. Vanuit onze natuurlijke adviesfunctie willen wij bijdragen aan verbetering van uw bedrijfsvoering, onder andere door het analyseren van de IT-omgeving en de bedrijfsprocessen.

Interne beheersing

onderwerpen Overige

Overige onderwerpen

Wij hebben de beheersing van uw IT-omgeving onderzocht. Op basis van onze werkzaamheden hebben wij een inschatting gemaakt van de kwaliteit van de ITomgeving. Bij onze werkzaamheden hebben wij aandacht besteed aan onderstaande onderwerpen. Op de volgende pagina’s rapporteren wij onze bevindingen. Onze bevindingen ten aanzien van de IT-omgeving zijn als volgt geclassificeerd: Verbetering nodig Adviespunt Voldoende

Voorgaande jaren hebben wij onze bevindingen eveneens met u gedeeld.

interne beheersing Bevindingen

Bevindingen interne beheersing

IT General Controls

Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole hebben wij de interne beheersing inclusief de IT-omgeving, voor zover van belang voor de jaarrekeningcontrole, beoordeeld. Onze werkzaamheden zijn niet gericht op het geven van een oordeel over de interne beheersing van de organisatie als geheel. De rapportage bevat daardoor niet alle onvolkomenheden in de interne beheersing, die bij een eventueel uitgebreid en hierop specifiek gericht onderzoek naar voren zouden kunnen komen.

Toegangsbeveiliging Bij het toetsen van ‘toegangsbeveiliging’ wordt onderzocht of de inrichting van de IT-omgeving de authenticiteit van de gebruiker van een gebruikersaccount borgt. Vervolgens onderzoeken wij de mogelijkheden voor het ‘steunen’ op autorisaties en de processen rondom het verstrekken, muteren en ontnemen van autorisaties binnen de omgeving.

Wanneer de randvoorwaarden hiervoor voldoende aanwezig zijn, kunnen wij in de controle gebruikmaken van ingerichte functiescheiding in het systeem. Een adequate inrichting kan preventief risico’s voor uw organisaties beperken en tegelijkertijd efficiencyvoordelen opleveren in de controle.

Bijlagen

pagina | 21

Bestuurlijke samenvatting

5. Bevindingen interne beheersing

en uitkomsten Opdracht, scope

Opdracht, scope en uitkomsten

Belangrijke bevindingen

positie Financiële

Financiële positie

Wijzigingsbeheer Bij het toetsen van ‘wijzigingsbeheer’ ofwel change management wordt vastgesteld dat wijzigingen aan de applicatie op gestructureerde en gecontroleerde wijze worden doorgevoerd. Voor uw organisatie heeft wijzigingsbeheer ten doel om te voorkomen dat applicaties zich niet gedragen zoals u verwacht na een wijziging in de software, resulterend in, wellicht niet opgemerkte, (financiële) gevolgen.

Continuïteit en beveiliging Onder de noemer continuïteit en beveiliging krijgen wij inzicht in uw beheersing van risico’s gericht op continuïteit van uw bedrijfsvoering. Hierbij kan discontinuïteit worden veroorzaakt door menselijk of technisch falen, maar ook door interne of externe kwaadwillenden. Voor continuïteit zijn met name het punt in de tijd tot waar u gegevens bij discontinuïteit kunt herstellen en de tijd die het kost om tot een normale bedrijfsvoering te komen bij discontinuïteit van belang. IT General Controls - Detailbevindingen

Onderdeel

interne beheersing Bevindingen

Authenticatie

Bevindingen interne beheersing

Netwerk onderwerpen Overige

Overige onderwerpen

Toegangsbeveiliging

Wijzigingsbeheer

Continuïteit

Belangrijkste bevindingen en gevolgen voor de controle

Autorisatie N.v.t.

Externe dienstverlener Acknowledge is verantwoordelijk voor het operationeel beheer van het netwerk. De wachtwoordvereisten (minimale wachtwoordlengte, complexiteit en maximale wachtwoordduur) die worden afgedwongen voor SWVO-gebruikers, beoordelen wij als voldoende sterk. Er zijn geen beheerrechten belegd bij SWVO-medewerkers. Er zijn geen indicaties van tekortkomingen met betrekking tot de continuïteit van IT. De voor de jaarrekening relevante data wordt opgeslagen in datacentra waar de leveranciers (ISPnext, Microsoft) voor verantwoordelijk zijn.

Bijlagen

pagina | 22

Bestuurlijke samenvatting

5. Bevindingen interne beheersing

en uitkomsten Opdracht, scope

Opdracht, scope en uitkomsten

IT General Controls - Detailbevindingen

Onderdeel

Toegangsbeveiliging

Wijzigingsbeheer

Continuïteit

Belangrijkste bevindingen en gevolgen voor de controle

Belangrijke bevindingen

Authenticatie Belangrijke bevindingen

Microsoft Business Central (BC)

positie Financiële

Financiële positie

ISPnext

Overige onderwerpen

Om in te loggen op de applicatie wordt gebruik gemaakt van Single Sign-on (SSO). Daarmee zijn voor onze beoordeling de wachtwoordvereisten van het netwerk van belang. Wij beoordelen deze instellingen als voldoende sterk, waardoor in de controle op authenticatie gesteund kan worden.

Voor het wijzigingsbeheer en continuïteit verwachten wij een positieve conclusie in de ISAE 3402 Type II verklaring van ISPnext.

Management commentaar Bijlagen

De hoge rechten zijn belegd bij beheerders van Acknowledge. Om de interne beheersing omtrent autorisaties te versterken raden wij aan om de functie-autorisatiematrix periodiek te herzien en een vastgelegde periodieke controle uit te voeren op de toegekende rechten en rollen op basis van deze matrix.

De hoge rechten zijn niet onafhankelijk belegd. Deze zijn toebedeeld aan functionarissen met finance-gerelateerde functies binnen SWVO. Wij raden aan om de hoge rechten onafhankelijk te beleggen. Daarnaast raden wij aan om een functie-autorisatiematrix op te stellen aan de hand waarvan rechten en rollen toegekend, gewijzigd en periodiek gecontroleerd worden.

onderwerpen Overige

Bijlagen

De verwachting is dat er gesteund kan worden op de betrouwbaarheid van het lijstwerk uit BC. De assuranceverklaring van Acknowledge waarin de interne beheersing omtrent wijzigingsbeheer geadresseerd wordt, is echter nog niet in ons bezit. Indien deze verklaring niet beschikbaar komt, verwachten wij de wijzigingsbeheerprocedure aan de hand van change-vastlegging te kunnen beoordelen.

interne beheersing Bevindingen

Bevindingen interne beheersing

Autorisatie

Het actiepunt inzake business central is intern besproken en wordt opgepakt door Acknowledge. Dit is momenteel onderhanden. De bevinding inzake ISP Next wordt opgepakt bij de oprichting van de nieuwe GR.

pagina | 23

Bestuurlijke samenvatting

5. Bevindingen interne beheersing

en uitkomsten Opdracht, scope

Opdracht, scope en uitkomsten

Waarnemingen controle-omgeving De controleomgeving vormt de basis voor de opzet en effectieve werking van de processen binnen uw organisatie. Onderstaand onze waarnemingen ten aanzien van de verschillende elementen van de controleomgeving.

Elementen

Waarnemingen controleomgeving

Monitoring

• Er vindt maandelijks overleg plaats door het dagelijks bestuur. Daarnaast vindt per kwartaal overleg plaats door het algemeen bestuur.

Informatie & communicatie

• Er is sprake van een actueel personeelshandboek waarin de gedragscode ambtelijke integriteit, regeling melding vermoeden misstand, klachtenregeling en de klachtenverordening is opgenomen.

Controleactiviteiten

• Een intern controleplan (IC-plan) ontbreekt.

Belangrijke bevindingen

positie Financiële

Financiële positie

• Er worden gedurende het jaar geen interne controlewerkzaamheden uitgevoerd. • Een toetsingskader ontbreekt.

interne beheersing Bevindingen

Bevindingen interne beheersing

• Een formele overeenkomst voor de doorbelasting van lasten naar het CZW-bureau ontbreekt. 4

Risicobeoordeling

• Beleid inzake misbruik en oneigenlijk gebruik ontbreekt. • Er is geen sprake van een formeel risico-inschattingsproces en geen sprake van een formele (fraude) risicoanalyse. Er blijkt wel aandacht voor het onderwerp. Gezien de toenemende aandacht voor fraude- en corruptierisico’s adviseren wij een dergelijke frauderisicoanalyse te maken en deze intern te bespreken.

onderwerpen Overige

Overige onderwerpen

Controleomgeving

• Primaire functiescheiding is ingericht in de processen met uitzondering van het betaalproces. Wij constateren dat een groot deel van de controles en vastleggingen buitenom het systeem plaatsvinden in Excellijsten. • Procesbeschrijvingen ontbreken.

Bijlagen

pagina | 24

Bestuurlijke samenvatting

5. Bevindingen interne beheersing

en uitkomsten Opdracht, scope

Opdracht, scope en uitkomsten

Belangrijkste aanbevelingen In onderstaand overzicht zijn de belangrijkste aanbevelingen naar aanleiding van onze werkzaamheden opgenomen. Wij hebben per bevinding een beknopte omschrijving opgenomen. Een gedetailleerde beschrijving van de detailbevindingen is opgenomen in de volgende slides. De kleur van het symbool geeft de status van de constatering aan.

Belangrijke bevindingen

# 1

Proces

Bevinding

Inkopen SWVO/ CZW bureau

Status

Prioriteit 2025

Ontbreken vier-ogenprincipe en zichtbare validatiecontrole mutaties crediteurenstamgegevens

Hoog

Betalingen SWVO/ CZW bureau

Controles ten aanzien van betalingen vinden buitenom het systeem plaats

Hoog

Betalingen SWVO/ CZW bureau

Ontbreken vier-ogenprincipe betaalapplicatie.

Inkopen SWVO

Ontbreken procedure aanbestedingen.

positie Financiële

2 Financiële positie 3 interne beheersing Bevindingen

Bevindingen interne beheersing

Hoog

onderwerpen Overige

Overige onderwerpen

Bijlagen

Toelichting prioriteit Prioriteit hoog: Prioriteit midden: Prioriteit laag:

Bevinding op korte termijn opvolgen / impact hoog Bevinding op middellange termijn opvolgen / impact gemiddeld Bevinding op lange termijn opvolgen / impact laag

pagina | 25

Bestuurlijke samenvatting

5. Bevindingen interne beheersing

en uitkomsten Opdracht, scope

Detailbevindingen interne beheersing – Bevindingen per proces Opdracht, scope en uitkomsten

Op de volgende pagina’s zijn de detailbevindingen ten aanzien van de belangrijkste processen opgenomen. Per pagina is een bevinding opgenomen met daarbij het risico en de aanbeveling. Bij elke bevinding is het jaar van de eerste vermelding vermeld, evenals de geschatte kans van voorkomen en de impact op uw organisatie. Daarnaast hebben wij de gevolgen voor de controle beschreven. Tot slot verzoeken wij het management om een reactie te geven op de bevindingen.

Belangrijke bevindingen

Bevinding

Titel bevinding

Jaar van constateren

Boekjaar eerste vermelding

Constatering

In dit blok wordt aangegeven wat gedurende de accountantscontrole is geconstateerd en waarvan wij u graag op de hoogte willen brengen.

Risico

Hier beschrijven wij de risico's van de bevinding en wat de gevolgen voor uw onderneming kunnen zijn.

Aanbeveling

Hier geven wij u aanbevelingen met betrekking tot de bevinding. Deze aanbeveling is een mogelijke oplossing voor de bevinding.

Gevolgen voor de jaarrekeningcontrole

Op deze plaats beschrijven wij de gevolgen van de bevinding voor de controleaanpak en de omvang van onze controlewerkzaamheden.

Management commentaar

Na het bespreken van de concept managementletter verzoeken wij u hier uw commentaar op te nemen.

Status bevinding: Nieuw / (Geen) Actie ondernomen / Opgelost

Kans:

Hoog/midden/laag

Impact:

Hoog/midden/laag

positie Financiële

Financiële positie

interne beheersing Bevindingen

Bevindingen interne beheersing

onderwerpen Overige

Overige onderwerpen

Bijlagen

pagina | 26

Bestuurlijke samenvatting

5. Bevindingen interne beheersing

en uitkomsten Opdracht, scope

Detailbevindingen interne beheersing – Bevindingen per proces Opdracht, scope en uitkomsten

Bevinding

Ontbreken vier-ogenprincipe validatiecontrole bij wijzigen / aanmaken crediteurstamgegevens (bankrekeningnummer)

Kans:

Midden

Jaar van constateren

2025

Impact:

Hoog

Constatering

Wij constateren dat bij het aanmaken en wijzigen van bankrekeningnummers van crediteuren geen vier-ogenprincipe wordt afgedwongen in Business Central. Het bankrekeningnummer wordt gewijzigd op basis van de ontvangen factuur of mail van de leverancier. Er wordt geen (zichtbare) controle uitgevoerd aan de hand van een IBAN-check of een andere externe validatie.

Risico

Het risico bestaat dat nieuwe of gewijzigde bankrekeningnummers foutief of ten onrechte worden verwerkt in Business Central. Dit vergroot de kans op onterechte of onrechtmatige betalingen en verhoogt het risico op frauduleuze transacties.

Aanbeveling

Wij adviseren u bij het wijzigen van het bankrekeningnummer van crediteuren de volgende werkzaamheden zichtbaar vast te leggen: - Naam-nummercontrole: Voer een controle uit via de bankapplicatie waaruit blijkt dat het rekeningnummer op naam staat van de betreffende partij. - Aanvullende verificatie: Documenteer overige werkzaamheden om het rekeningnummer te verifiëren, zoals het raadplegen van de officiële website van de crediteur of telefonisch contact om te bevestigen dat het rekeningnummer bij de crediteur hoort.

Gevolgen voor de jaarrekeningcontrole

Er is sprake van een frauderisico ten aanzien van uitgaande betalingen. Als gevolg hiervan verrichten wij aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden op de inkopen en betalingen met bijzondere aandacht voor gewijzigde crediteurenstamgegevens.

Management commentaar

Er wordt onderzocht welke mogelijkheden er in Business Central zijn om dit in te regelen.

Belangrijke bevindingen

positie Financiële

Financiële positie

interne beheersing Bevindingen

Bevindingen interne beheersing

onderwerpen Overige

Status bevinding: Nieuw

Overige onderwerpen

Bijlagen

pagina | 27

Bestuurlijke samenvatting

5. Bevindingen interne beheersing

en uitkomsten Opdracht, scope

Detailbevindingen interne beheersing – Bevindingen per proces Opdracht, scope en uitkomsten

Belangrijke bevindingen

Bevinding

Controles ten aanzien van betalingen vinden buitenom het systeem plaats

Kans:

Midden

Jaar van constateren

2025

Impact:

Hoog

Constatering

De betaallijst wordt gegenereerd en klaargezet in de bank. Daarnaast wordt het hardcopy bestand in PDF naar de directeur gestuurd. Na ondertekening door de directeur wordt de betaling uitgevoerd. Gezien een controle heeft plaatsgevonden op de uitgeprinte betaallijst vindt geen controle meer plaats op het ingelezen bestand in de bankapplicatie. Door de controle buitenom het systeem uit te voeren bestaat het risico dat hardcopy betaalbatch niet overeenkomt met de ingelezen betaalbatch welke wordt betaald, waardoor ongeautoriseerde betalingen plaats kunnen vinden.

Risico

Het risico dat onterechte betalingen of betalingen aan niet-rechthebbenden plaatsvinden doordat bankrekeningnummers van begunstigden niet juist zijn dan wel dat er geen prestatie ten grondslag ligt aan de uitgaande betaling.

Aanbeveling

Wij adviseren u de autorisatie van de betalingen in de bankapplicatie uit te voeren waardoor het risico dat de geautoriseerde betalingen niet overeenkomen met de daadwerkelijk uitgevoerde betalingen wegneemt.

Gevolgen voor de jaarrekeningcontrole

Er is sprake van een frauderisico ten aanzien van uitgaande betalingen. Als gevolg hiervan zullen wij aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden verrichten op de betalingen die in het boekjaar hebben plaatsgevonden.

positie Financiële

Financiële positie

interne beheersing Bevindingen

Bevindingen interne beheersing

Status bevinding: Nieuw

onderwerpen Overige

Overige onderwerpen

Bijlagen

pagina | 28

Bestuurlijke samenvatting

5. Bevindingen interne beheersing

en uitkomsten Opdracht, scope

Detailbevindingen interne beheersing – Bevindingen per proces Opdracht, scope en uitkomsten

Belangrijke bevindingen

Bevinding

Ontbreken functiescheiding bankapplicatie

Jaar van constateren

2025

Constatering

Vanuit het doornemen van de autorisatiematrix blijkt dat medewerkers rechten hebben om zowel betalingen klaar te zetten als te autoriseren. Als gevolg hiervan is het theoretisch mogelijk om zelfstandig betalingen uit te voeren.

Risico

Aanbeveling

Wij adviseren u rechten in de bankapplicatie zodanig aan te passen dat sprake is van functiescheiding tussen het aanmaken en autoriseren van betalingen. Daarnaast adviseren wij u om bij het wijzigen van de rechten en rollen ditzelfde principe toe te passen, waarbij een medewerker de wijzigingen invoert en een tweede medewerker (of directeur) de wijzigen autoriseert.

Gevolgen voor de jaarrekeningcontrole

Management commentaar

De bevinding inzake de betaalapplicatie wordt opgepakt bij de oprichting van de nieuwe GR.

Status bevinding: Nieuw

Kans:

Midden

Impact:

Hoog

positie Financiële

Financiële positie

interne beheersing Bevindingen

Bevindingen interne beheersing

onderwerpen Overige

Overige onderwerpen

Bijlagen

pagina | 29

Bestuurlijke samenvatting

5. Bevindingen interne beheersing

en uitkomsten Opdracht, scope

Detailbevindingen interne beheersing – Bevindingen per proces Opdracht, scope en uitkomsten

Belangrijke bevindingen

Bevinding

Ontbreken procedure aanbestedingen

Jaar van constateren

2025

Constatering

Uit de procesbespreking blijkt dat geen gestandaardiseerd proces bestaat voor het tijdig identificeren van aanbestedingsplichten. Daarnaast wordt geen periodieke spend-analyse uitgevoerd om inzicht te krijgen in uitgaven per leverancier en potentiële aanbestedingsdrempels.

Risico

Door het ontbreken van een gestandaardiseerd proces bestaat het risico dat aanbestedingsplichtige inkopen niet tijdig of niet juist worden geïdentificeerd, waardoor opdrachten onterecht niet worden aanbesteed en juridische of financiële risico’s ontstaan.

Aanbeveling

Wij adviseren u om jaarlijks een spend-analyse uit te voeren. Hiermee kunt u inzichtelijk maken welke inkopen aanbestedingsplichtig zijn en in hoeverre de huidige werkwijze afdoende borgt dat aan de geldende wet- en regelgeving wordt voldaan. Op basis hiervan kunt u het aanbestedingsproces verder uniformeren en centraliseren waar nodig.

Gevolgen voor de jaarrekeningcontrole

Als gevolg van de bevinding zullen wij aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden verrichten ten aanzien van de aanbestedingen.

Management commentaar

Deze bevinding wordt komend boekjaar opgepakt.

Status bevinding: Nieuw

Kans:

Midden

Impact:

Hoog

positie Financiële

Financiële positie

interne beheersing Bevindingen

Bevindingen interne beheersing

onderwerpen Overige

Overige onderwerpen

Bijlagen

pagina | 30

Bestuurlijke samenvatting

5. Bevindingen interne beheersing

Detailbevindingen interne beheersing – Overige bevindingen en aandachtspunten

en uitkomsten Opdracht, scope

Onderstaande tabel geeft een overzicht van de overige bevindingen en aandachtspunten voor zover deze niet afzonderlijk zijn behandeld bij de detailbevindingen.

Opdracht, scope en uitkomsten

Bevinding

Toelichting

BTW (SWVO en CZW bureau)

Als onderdeel van de eerstejaarscontrole heeft een interne BTW deskundige kennis genomen van de aanwezige documentatie. Hieruit blijkt dat de documentatie en afspraken met de Belastingdienst verouderd zijn. Daarnaast is sprake van nieuwe ontwikkelingen op het gebied van BTW welke impact kunnen hebben op SWVO/ CZW-bureau. Als gevolg hiervan adviseren wij u opnieuw de BTW uitgangspunten te onderzoeken. Daarnaast wordt de BTW momenteel handmatig verwerkt, waardoor het risico bestaat dat een onjuiste BTW-codering wordt toegepast. Wij adviseren u de mogelijkheden te onderzoeken waarbij een BTW codering wordt toegekend aan een grootboek of kostenplaats. Daarnaast adviseren wij de BTWpositie opnieuw in kaart te brengen en af te stemmen met de Belastingdienst.

Subsidies (SWVO en CZW bureau)

Er is geen sprake van een centraal contracten- en subsidieregister. De informatie over verleende subsidies wordt in losse Excel-overzichten vastgelegd. Excel-bestanden zijn door hun aard gevoelig voor fouten, verlies van data, overschrijvingen en het ontbreken van versiebeheer. Daarnaast wordt de vaststelling van subsidies niet zichtbaar vastgelegd. Wij adviseren om een centraal contracten- en subsidieregister in te richten, bij voorkeur in Business Central, waarin alle gegevens ten aanzien van subsidies en vaststellingen worden vastgelegd.

Memoriaalboekingen (SWVO en CZW bureau)

De controle op memoriaalboekingen vindt buiten het systeem, en pas aan het einde van het jaar, plaats. Hierdoor bestaat het risico dat onjuiste of ongeautoriseerde boekingen niet tijdig worden opgemerkt. Wij adviseren om de controle periodiek uit te voeren en te borgen dat de hardcopy export van de boekingen overeenkomst met de gegevens in Business Central.

Leerlingenvervoer (SWVO)

Ten aanzien van het leerlingenvervoer is geen vier-ogenprincipe ingericht bij het afgeven van beschikkingen. Hierdoor bestaat het risico dat onjuiste of onbevoegde beschikkingen worden afgegeven. Wij adviseren om een collegiale toetsing te implementeren, zodat iedere beschikking door een tweede, onafhankelijke functionaris wordt beoordeeld voordat deze definitief wordt afgegeven.

Prestatielevering inkopen (SWVO en CZW bureau)

Wij constateren dat geen zichtbare controle plaatsvindt op de prestatielevering bij inkopen. Hierdoor bestaat het risico dat goederen of diensten worden betaald zonder dat de daadwerkelijke levering is bevestigd, wat kan leiden tot onrechtmatige betalingen. Wij adviseren om een zichtbare controle op prestatielevering uit te voeren, bijvoorbeeld door vastlegging in Business Central of ISP Next.

Monitoring beschermd wonen (CZW bureau)

Wij constateren dat door de huidige facturatiemethodiek op basis van bevoorschotting en het ontbreken van een tussentijdse registratie niet kan worden vastgesteld of verstrekte beschikkingen daadwerkelijk leiden tot zorglevering. Alleen bij een wijziging in cliëntaantallen wordt het voorschot eenmaal gedurende het jaar herzien, waarna aan het einde van het jaar een verrekening plaatsvindt, die handmatig in Excel wordt bijgehouden. Wij adviseren u om in overleg te treden met de gemeente Vlissingen of en op welke wijze de rechtmatigheid van de beschikkingen vastgesteld dient te worden.

Belangrijke bevindingen

positie Financiële

Financiële positie

interne beheersing Bevindingen

Bevindingen interne beheersing

onderwerpen Overige

Overige onderwerpen

Bijlagen

pagina | 31

Bestuurlijke samenvatting

en uitkomsten Opdracht, scope

Opdracht, scope en uitkomsten

6. Overige onderwerpen

Belangrijke bevindingen

positie Financiële

Financiële positie

interne beheersing Bevindingen

Bevindingen interne beheersing

onderwerpen Overige

Overige onderwerpen

Bijlagen

pagina | 32

Bestuurlijke samenvatting

en uitkomsten Opdracht, scope

Opdracht, scope en uitkomsten

Belangrijke bevindingen

6. Overige onderwerpen Bevestiging onafhankelijkheid

Schriftelijke bevestigingen

Wij zijn van mening dat wij onafhankelijk hebben gefunctioneerd en dat de objectiviteit van onze oordeelsvorming niet is aangetast, in overeenstemming met de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO).

Wij hebben aan het management schriftelijke bevestigingen gevraagd in het kader van onze controle. Deze bevestigingen hebben betrekking op de verantwoordelijkheid van het management voor het opstellen van de jaarrekening, voor het volledig verantwoorden van transacties en voor het aan ons verschaffen van alle relevante informatie. Daarnaast hebben wij geen specifieke schriftelijke bevestigingen verzocht.

Hierbij bevestigen wij dat wij geen geschenk en/of een persoonlijke uiting van gastvrijheid van uw organisatie hebben ontvangen met een waarde van meer dan honderd euro.

Kwaliteitsborging

positie Financiële

Financiële positie

interne beheersing Bevindingen

Bevindingen interne beheersing

onderwerpen Overige

Overige onderwerpen

Baker Tilly heeft diverse organisatorische maatregelen getroffen om haar onafhankelijkheid en die van haar medewerkers te waarborgen. Deze maatregelen omvatten onder meer: door

partners,

Wij hebben de schriftelijke bevestigingen van het management ontvangen.

Controleaanpak en uitvoering Wij voeren onze controle uit met een mix van systeem- en gegevensgerichte werkzaamheden en een mix van vaste teamleden en ingeschakelde experts. Daarnaast beschikken wij als organisatie over verschillende kwaliteitsborgingsmaatregelen. Dit geheel tezamen leidt tot een kwalitatief goede controle.

•

Jaarlijkse bevestiging van onafhankelijkheid professionals en ondersteunende stafdiensten

•

Cliënt- en opdrachtacceptatieprocedures, waaronder de beoordeling of er sprake is van mogelijk conflicterende diensten

•

In- en extern kwaliteitsonderzoek

•

Reviews door partners die niet betrokken zijn bij de opdracht ter waarborging van een deugdelijk / deskundig oordeel

Onze controleaanpak is onder andere gericht op het in kaart brengen van de voor de jaarrekening van belang zijnde risico’s. Op basis van onze gesprekken met het management over de belangrijke financiële en operationele ontwikkelingen is een aantal punten met een verhoogd risico voor de jaarrekening 2025 onderkend.

Op deze controleopdracht zijn geen aanvullende maatregelen getroffen om onze onafhankelijkheid te waarborgen.

De belangrijkste onderwerpen vanuit de controle zijn nader omschreven in hoofdstuk 2.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/17170795/1