2025-162 raadsmemo verbeterplan KPI verslag

Z0DD4A89D75

RAADSMEMO Interbestuurlijk Toezicht (IBT) Op 1 oktober 2012 is de Wet revitalisering generiek toezicht (Wrgt) van kracht geworden. Het sturend toezicht op het archief- en informatiebeheer werd vervangen door een meer terughoudend toezicht door de provincie achteraf. Dit noemen we ‘horizontale verantwoording’. Jaarlijks moet de gemeente Goes voor 15 juli een verslag aanleveren bij de provincie Zeeland in kader van deze horizontale verantwoording. De VNG (= Vereniging van Nederlandse Gemeenten) heeft een checklist opgesteld om gemeenten te ondersteunen bij het opstellen dit verslag. Dit noemen Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s). Het verslag noemen we het KPI-verslag. De provincie Zeeland maakt gebruik van deze informatie bij de uitvoering van het toezicht. Vaststellen nieuw beleidskader Op 14 februari 2023 hebben de Gedeputeerde Staten het beleidskader Generiek Inter Bestuurlijk Toezicht 2023-2027 vastgesteld. Dit kader beschrijft de hoofdlijnen van het toezicht en de beoordelingsmethodiek. De beoordeling vindt plaats in de categorieën Goed, Redelijk of Onvoldoende. De beoordelingen kunnen leiden tot een toezicht door de provincie Zeeland met lage, gemiddelde of hoge toezichtintensiteit. Voor het domein Archief en Informatiebeheer is door de provincie Zeeland een nulmeting uitgevoerd bij alle Zeeuwse gemeenten, het Waterschap en het Zeeuws Archief.

Op basis van dit onderzoek is geconcludeerd dat de gemeente Goes goed op weg is om haar informatiehuishouding op orde te krijgen. Om deze reden krijgt de gemeente de score ‘goed’. Tegelijkertijd zijn er een aantal aandachtspunten die aandacht vragen. De provincie Zeeland verwacht dat de gemeente komend jaar de aanbevelingen, zoals genoemd in het KPI-verslag, een plek geeft in haar ontwikkeldoelstellingen. Tegelijkertijd blijft het van belang dat het huidige niveau van de informatiehuishouding wordt gehandhaafd. Aandachtspunten gemeente Goes Als aandachtspunten worden door de provincie Zeeland de volgende zaken aangegeven: Er zijn geen structurele achterstanden, met uitzondering van het archief ouder dan 20 jaar. Daarnaast is er behoefte aan verdere ontwikkeling van het overzicht van vak-applicaties, het zogenaamde metagegevensschema, de processen rondom selectie en vernietiging binnen andere informatiebeheersystemen en doorontwikkeling van het kwaliteitssysteem. Tenslotte wordt aangegeven dat het wenselijk is dat er een reglement wordt opgesteld voor het fysieke bezoek in de publieksruimte en het aan te bevelen is om de Archiefverordening aan te passen. Verbeterplan 2025 De provincie Zeeland is in het bezit van de laatste KPI-rapportage (verslagjaar 2023) en verzoekt daarom de gemeente Goes een dergelijk verslag niet opnieuw aan te leveren.

Wel is het de bedoeling dat een verbeterplan wordt opgesteld en dat dit verbeterplan naar Gedeputeerde Staten wordt verzonden.

Van College van B&W Afdeling Facilitaire Zaken Aan Gemeenteraad Datum 6 juni 2025 Onderwerp Verslag horizontale verantwoording (KPI-verslag), verbeterplan informatiebeheer 2025 Registratienummer Z25.225103 / D25.1365428 Pagina 1

De aandachtspunten aangegeven door de provincie Zeeland zijn meegenomen in ons verbeterplan 2025 (zie bijlage). Na kennisname wordt dit verbeterplan voor 15 juli naar Gedeputeerde Staten verzonden.

Datum 6 juni 2025 Onderwerp Verslag horizontale verantwoording (KPI-verslag), verbeterplan 2025 Registratienummer Z25.225103 / D25.1365428 Pagina 2