2025-085 Jaarverslag 2024 Griffie - DEF

Jaarverslag Griffie 2024 Inleiding Om de werkgeverscommissie en de gemeenteraad meer inzicht te geven in de uitvoering van het Griffie Jaarplan 2024 hebben we dit jaarverslag opgesteld. In het jaarverslag komen alle voorgenomen acties aan de orde en geven we kort aan of deze wel of niet zijn gehaald. Voorgenomen activiteiten en werkzaamheden • Organiseren en faciliteren 40 officiële vergaderingen • (Mede) organiseren 40 incidentele vergaderingen Resultaat: Er hebben in 2024 in totaal 128 bijeenkomsten en vergaderingen met óf voor de gemeenteraad van Goes plaatsgevonden. Hiervan zijn 82 vergaderingen door onszelf georganiseerd (denk aan de BOB-cyclus, presidium, informatiecarrousels, agendacommissie, auditcommissie, werkgroepen, trainingen, cursus Politiek actief, raadsledenspreekuur o.a.) en 46 bijeenkomsten zijn door derden op de agenda geplaatst.

---------•

Positie raad in P&C-cyclus versterken

Het proces om de raad beter in positie te brengen bij de P&C cyclus, is gestart in 2021. Sindsdien is er ieder jaar verder geschaafd aan de opzet van de cyclus en in 2024 kwam dit tot een voorlopige afronding. De wijzigingen die doorgevoerd zijn sinds de start betroffen o.a.: - De perspectiefbrief werd de kadernota. Niet alleen anders in naam, maar ook in opzet. I.p.v. een soort mini-begroting is het nu een kaderstellend document dat (meer) recht doet aan de rol van de gemeenteraad. - Het zwaartepunt van de cyclus werd verlegd van de begroting naar de kadernota. Denk aan de verschuiving van de algemene beschouwingen en het voorkomen van een ‘motiespektakel’ bij de begrotingsraad als de meeste pap al is gestort. - De behandeling van de belangrijkste financiële stukken is nu geïntegreerd met de BOB aanpak, die we ook gebruiken bij de andere raadsvoorstellen. Het ‘drooghouden van kruit’ tot een besluitvormende raad is niet langer de manier van werken, wat een

goede inhoudelijke behandeling van de documenten mogelijk maakt. -----------------•

Burgemeesterswissel: Inwerken nieuwe burgemeester en investeren driehoeksrelatie

Resultaat: Op 25 januari 2024 namen we afscheid van waarnemend burgemeester Marcel Fränzel.

En op 7 februari werd, na een zorgvuldig en goed verlopen zoektocht, onze kroonbenoemde burgemeester Cees van den Bos geïnstalleerd.

De griffier heeft wekelijks een bilateraal overleg met de burgemeester en met de secretaris en tweewekelijks met hen beide. De verhoudingen zijn goed en constructief. Waar nodig vinden we elkaar en gezamenlijk proberen we alle bestuursorganen in positie te brengen en te houden. ---------------•

Plan doorontwikkeling griffie opstellen en uitvoeren

In maart vorig jaar is de Raadsenquête Goes 2024 digitaal opengezet via de groepsapp. De enquête is door alle raads- en steunfractieleden ingevuld. De griffier heeft daarnaast een tweetal benchmarks opgesteld. Hierbij is de omvang van de Goese griffie vergeleken met die van griffies van vergelijkbare Zeeuwse en landelijke gemeenten. Zij heeft tevens gesproken met diverse collega’s in deze gemeenten, zodat niet alleen de cijfers werden vergeleken, maar ook de inhoud van het takenpakket. Op 5 juni zijn de uitkomsten van de enquête en de benchmark gepresenteerd tijdens een informatiecarrousel. De reacties uit de raad zijn door de werkgeversommissie besproken en zij hebben de griffier opdracht gegeven een voorstel voor een toekomstgerichte griffie op te stellen. Nadat bleek dat de ambtsinstructie van de griffier, de functieprofielen – en waardering van de griffiemedewerkers nodig geactualiseerd moesten worden, is bureau Necker ingeschakeld. Zij hebben alle beschikbare informatie gebundeld en voorzien van een advies. Dit heeft geresulteerd in één voorstel dat in januari 2025 aan het presidium is voorgelegd en waar de raad in maart 2025 positief over heeft besloten. ----------------•

Inrichten en afronden processen rondom onafhankelijke Rekenkamer

Nadat de gemeenteraad in 2023 had ingestemd met het oprichten van een (wettelijke verplichte) onafhankelijke rekenkamer, stond 2024 in het teken van het effectueren van dit besluit. Zo hebben er sollicitatiegesprekken plaatsgevonden, zijn de verkozen leden benoemd en beëdigd, is een samenwerkingsovereenkomst tussen de deelnemende gemeenten (griffies) opgesteld én hebben de leden kennisgemaakt met de raad, de driehoek en het presidium.

-----------------------•

Via aanbesteding een nieuw contract aangaan met de accountant

Omdat na het boekjaar 2023 het contract met de accountant Baker Tilly afliep, moest de gemeenteraad in 2024 de diensten opnieuw aanbesteden. Een afvaardiging van de auditcommissie heeft samen met o.a. de concerncontroller het aanbestedingsproces doorlopen. Er is een aanbestedingsdocument opgesteld en de inschrijvingen zijn beoordeeld door het beoordelingsteam. Het proces liep van maart tot en met juni, waardoor de accountantsdiensten in juli, wederom, aan Baker Tilly konden worden gegund. -----------------•

Communicatieplan rondom de gemeenteraad en zijn leden

Deze actie is helaas niet gehaald wegens onvoldoende beschikbare tijd en/of menskracht. Wel hebben we een Goese trainee een onderzoekje laten doen naar raadscommunicatie. Wat werkt en wat niet? Waarover communiceren griffies en wat doen de raadsleden zelf? De uitkomsten zijn gepresenteerd in een informatiecarrousel en kunnen worden meegenomen door onze nieuwe college bij het opstellen van het plan in 2025. --------------------•

Organiseren Democracity voor alle Goese Basisscholen

Van maandag 15 januari tot en met maandag 29 januari hebben we met 14 schoolklassen van 11 verschillende scholen het spel Democracity gespeeld in de raadzaal. We konden weer rekenen op veel enthousiasme vanuit de leerlingen, maar ook van diverse raadsleden die zich als begeleider en vraagbaak hebben ingezet.

------------------------

•

Met werkgroep bestuurlijke vernieuwing komen tot afronding uitwerken moties.

De werkgroep Bestuurlijke vernieuwing werd na de verkiezingen van 2022 nieuw leven ingeblazen en belast met het oppakken van een drietal opdrachten vanuit de raad. In 2024 heeft de uitwerking van de motie Raadsambitie document Goes Verbonden partijen geleid tot een initiatiefvoorstel vanuit de werkgroep, om een Regionale adviescommissie voor de RUD op te richten. De Goese raad was de eerste gemeenteraad in Zeeland die zich positief uitsprak over het instrument. De uitwerking van het initiatiefvoorstel Raad zoekt diversiteit werd doorgeschoven naar de nieuw op te richten raadswerkgroep met een (meer) representatieve samenstelling. Met de afronding van alle opdrachten is de werkgroep Bestuurlijke vernieuwing weer in ruste gegaan. ----------------------•

Werkgroep diversiteit in de raad opzetten en acties uitwerken

De nieuwe werkgroep Raad zoekt diversiteit is in februari 2024 gestart met zijn werkzaamheden. Deze had de opdracht om de uitwerking van het (geamendeerde) initiatiefvoorstel Raad zoekt diversiteit uit september 2021 ter hand te nemen. In november en december is de cursus Politiek Actief georganiseerd met 30 deelnemers. Gedurende vijf avonden werden de (politiek) geïnteresseerde inwoners uit Goes meegenomen in de bestuurlijke wereld van de gemeenteraad. Een enkele deelnemer heeft zich inmiddels aangesloten bij een fractie.

----------------------•

Geslaagde raadsexcursie buiten Goes

Op vrijdag 7 september zijn we met 25 raads- en collegeleden afgereisd naar de gemeente Dordrecht. Het inhoudelijke ochtendprogramma bestond uit een drietal presentaties (vergroening binnenstad, binnenstadsmanagement en natuurinclusief bouwen) en in de middag

was er een rondvaart en/of stadswandeling door het centrum. We genoten samen van een lunch, borrel en bij het diner in Slot Oostende voegden zich nog vijf leden bij de groep. Wij kijken terug op een informatieve, maar vooral gezellige dag.

---------------------•

Scholingsbudget gemeenteraad

Op donderdag 14 maart heeft de gemeenteraad ingestemd met het invoeren van een collectief scholingsbudget voor de raads- en steunfractieleden. Jaarlijks is er 5000 euro beschikbaar om individuele opleidingen/ trainingen te volgen. ----------------------•

Diverse verordeningen aanpassen en actualiseren

De volgende verordeningen zijn geactualiseerd en vastgesteld door de gemeenteraad: -

Verordening op de auditcommissie Verordening Ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Verordening rechtspositie Raads- en commissieleden ------------------------

•

Herinrichten van de G-schijf en pilot dossiervorming

De Griffie schijf bevat een enorme hoeveelheid informatie die makkelijk doorzoekbaar en vindbaar moet zijn. Hoe netjes we ook werken, na

verloop van jaren treedt er toch verrommeling op. De G-schijf is opnieuw ingedeeld en verouderde mappen en bestanden zijn opgeruimd. Omdat dossiervorming binnen het raadsinformatiesysteem op zich laat wachten zijn we zelf gestart met een overzicht van een aantal grotere onderwerpen. We maken een tijdlijn van behandelmomenten om deze later eenvoudig terug te kunnen vinden en aan te bieden. -----------------•

Open dag raadsdeel verzorgen

Op zaterdag 2 maart vond de Open Dag van de gemeente Goes plaats. In het hele gebouw waren rondleidingen te volgen en leuke activiteiten te doen. In de raadzaal kon men een quiz over de gemeentelijke politiek spelen of een ambtsketen knutselen. Er waren veel raadsleden aanwezig om de griffie te helpen bij het verwelkomen én te woord staan van de mensen.

---------------------•

Avond rondom integriteit

Op woensdagavond 21 februari speelden zo’n 14 raads- en steunfractieleden het integriteitsspel Reflect onder begeleiding van bureau BING. --------------------•

Trainingen gericht op debattechnieken, voorzitterschap Raad, werking van het RIS.

De volgende trainingen zijn in 2024 georganiseerd voor de gemeenteraad: 11 maart 2024 - Voorzitterstraining 27 maart 2024 - Training gebruik raadsinformatiesysteem 29 augustus 2024 - AI /ML (Artificial Intelligence en Machine Learning) 13 september 2024 - Training werkgeverscommissie (Zeeuwsbreed)

•

Presentaties aan (nieuwe) collega’s geven over de raadsprocessen en vergaderstructuur

In het voor- en najaar zijn in totaal vier presentaties gehouden voor de collega’s in de organisatie over het werken met de gemeenteraad. --------------------•

Advisering aan raadsleden (bij initiatiefvoorstellen, moties, amendementen, etc.)

In 2024 zijn 35 moties, 30 amendementen en 2 initiatiefvoorstellen door de gemeenteraad ingebracht in de vergaderingen. Op een groot aantal van deze voorstellen heeft de griffie gevraagd én ongevraagd geadviseerd en/of meegeschreven.

---------------------•

Opleidingen

De volgende twee opleidingen zijn in 2024 met goed gevolg afgerond: Griffier: Training De Baak; leidinggeven aan eigenwijze professionals Raadsadviseur: Training krachtige adviseur ---------------------Niet voorzien: -

Modules Raadsvoorstellen en Ingekomen stukken aangeschaft Om meer informatie openbaar beschikbaar te kunnen stellen en voorstellen sneller bij de raad onder de aandacht te brengen, is er extra ICT budget aan de raad gevraagd. Dit budget is toegekend en hiermee zijn twee nieuwe modules bij Notubiz ingekocht. Deze modules zijn tijdens het zomerreces geïmplementeerd en na de zomer in gebruik genomen.

-

Kennismaking Commissaris van de Koning Hugo de Jonge Op 16 oktober maakte een deel van de gemeenteraad kennis met waarnemend Commissaris van de Koning Hugo de Jonge. Een ontspannen en interessante uitwisseling van standpunten over de toekomst van Zeeland en Goes.

-

Overlegstructuren en ondersteuning raadslid in VNG -commissie De griffier neemt deel aan diverse overlegstructuren i.h.k.v. informatieuitwisseling, collegiaal overleg (intervisie) en advisering. Het betreft de Zeeuwse griffierskring, adviseur van het AB van de VZG en de ondersteuning van het Goese raadslid als lid van de VNG commissie Raadsleden en griffiers. Laatstgenoemde rol is nieuw sinds 2024.

Bijlage 1: Infographic 2024