2024-91 Notitie leasecontract (002)

Notitie afkoop leasecontract Econocom Aan

: Richard Nagtzaam

Van

: Krenar Berisha

Onderwerp : Afkoop leasecontract Econocom

Inleiding Tot op heden was het gebruikelijk om te werken met een sale en lease back constructie voor goederen ICT via Econocom. In de praktijk betekent dit dat de aangeschafte materialen ICT worden ondergebracht bij deze partij en dat gedurende een periode van 5 jaar rente en kosten worden betaald voor het leasen van dit materiaal. Naar de leaseconstructie is vanaf begin 2024 intern uitgebreid onderzoek verricht (met het doel de toenemende kosten van de materialen beter te beheersen) op basis waarvan zowel het dageljiks- als het algemeen bestuur van GR de Bevelanden heeft besloten om ICT-goederen in het vervolg zelf aan te schaffen en in eigen beheer te nemen. Uitkomst onderzoek leaseconstructie Uit het intern onderzoek is gebleken dat 1. Er onduidelijkheden bestonden over de rechtmatigheid van het contract met Econocom. Als gevolg van het voortdurend opplussen van het lease-bedrag, is de vraag aan de orde of het contract nog rechtmatig is. Immers boven een bedrag van € 221.000, -- dient Europese aanbesteding plaats te vinden. Gezien de onduidelijkheden hierover en het niet in kaart kunnen brengen van de marge van Econocom is het contract tot en met 2023 als rechtmatig beoordeeld. Verder betreft het contract met Econocom een langdurig contract welke bij de oprichting van de organisatie is aangegaan. 2.

Daarnaast is vastgesteld dat het investeringsbedrag jaarlijks toeneemt, waarbij de gemeente elk jaar om aanvullende bijdragen wordt gevraagd. Voortzetting van de leaseconstructie kan leiden tot een verdere toename van de kosten in de komende jaren. 3. De grip en controle vanuit de organisatie op het pakket assets in de leaseconstructie onvoldoende was. Op basis van het onderzoek heeft GR de Bevelanden een nadere analyse uitgevoerd met betrekking tot het beheer van de activa. In dit kader zijn verschillende scenario's in kaart gebracht te weten: 1. Tussentijdse afkoop leasecontract Econocom en assets zelf aanschaffen; 2. Uitloop lease (sterfhuisconstructie) en assets zelf aanschaffen, of; 3. Voortzetting huidige leaseconstructie met Econocom. Na verschillende sessies met de stuurgroep, de begeleidingscommissie, het dagelijks- en het algemeen bestuur is het besluit genomen om het leasecontract af te kopen en de activa in eigen beheer te gaan nemen.

1

Financiële consequenties afkoop met eigen middelen Gekozen is voor scenario 1 (afkoop met eigen middelen), dat de volgende concrete stappen inhoudt: 1. De Gemeenschappelijke Regeling zal het leasecontract met Econocom afkopen voor een maximumbedrag van € 2.532.000, --, 2. Dit bedrag bevat ook activa die GR de Bevelanden van Econocom overneemt, met een waarde van € 187.500, --, 3. Voor het afkopen van het contract wordt minimaal 50% van de afkoop – zijnde ongeveer € 1.266.000, -- - gedragen door GR de Bevelanden uit het verwachtte exploitatieresultaat 2024. Als het exploitatieresultaat 2024 niet 50% van de afkoopsom dekt, vindt aanvulling plaats uit de algemene reserve van de GR de Bevelanden, 4. De resterende 50% van de afkoopsom – ongeveer € 1.266.000, -- - zal worden gedekt door een eenmalige financiële bijdrage van de deelnemende gemeenten. Het exploitatieresultaat over het boekjaar 2024 is naar verwachting positief. Dit wordt deels veroorzaakt doordat formatieruimte niet tijdig kon worden ingevuld. Het gaat hierbij om een bedrag van € 845.395, --. Ook is er sprake van uitgestelde projecten in het kader van de Ivisie. Het gaat hierbij om een bedrag van € 637.001, Kosten voor de gemeenten Korte termijn: Hier gaat het alleen om de gemeentelijke bijdrage in de afkoop van de lease-constructie, zijnde € 1.266.000, --.

In de begrotingen voor 2024- en 2025 zijn uitgaven geraamd voor de leasekosten. Het gaat hier om een bedrag van € 675.000, --. Deze bijdrage wordt ingezet voor te maken investeringen alsook ter dekking van de kapitaallasten. Langere termijn: Voor de toekomstige uitgaven verwacht GR de Bevelanden in de komende twee jaar (2025 en 2026) lagere exploitatielasten. Dit is het gevolg van het tijdstip van afschrijving van geactiveerde activa. Volgens de financiële verordening worden activa afgeschreven in het jaar na de ingebruikname van de goederen. Het effect van de investeringen zal pas na 2026 zichtbaar zijn in de kapitaallasten, waarbij de dekking van € 675.000, -- (voorheen uitgaven lease-kosten) wordt benut. De overschotten in de eerste twee jaar (2025 en 2026) worden in de jaren erna (2027 en 2028) ingezet ter dekking van de kapitaallasten. Op basis van de huidige inzichten betekent dit voor de komende jaren een budget-neutrale uitvoering. Daarnaast zijn de langere termijn uitgaven afhankelijk van verschillende factoren: 1. Ambitieniveau, 2. De mate waarin ambities kunnen worden gerealiseerd, 3. De hoogte van het rentepercentage wat wordt gehanteerd. Aanpassingen aan de bijdragen zijn afhankelijk van de eerdergenoemde factoren, waarbij de huidige bijdragen voldoende worden geacht ter dekking van de lasten.

2

Door het afkopen van het leasecontract neemt GR de Bevelanden een voortrekkersrol in ten opzichte van de omliggende gemeenten, waar een soortgelijke leaseconstructie met Econocom aanwezig is. Toekomstige investeringen Voordat tot aankoop van activa kan worden overgegaan, dient het algemeen bestuur krediet te verlenen aan de organisatie. Met dit krediet kan de organisatie activa aanschaffen, activeren en afschrijven. Op deze manier ontstaat er meer grip op de investeringen. Samen met de ontwikkeling van het verkrijgen van meer grip op het contractbeheer komt de organisatie hiermee verder in control. Voor de boekjaren 2024 en 2025 zal de organisatie per activa afzonderlijk krediet aanvragen bij het algemeen bestuur, dat hierover een besluit dient te nemen. Vanaf het boekjaar 2026 zullen toekomstige investeringen integraal onderdeel uitmaken van de begroting. Verwerking afkoop leasecontract Tot slot heeft GR de Bevelanden in overleg gestaan met de accountant over de verwerking van de afkoop van de leaseconstructie. Er wordt gezamenlijk samengewerkt met de accountant om een zorgvuldige en correcte verwerking in de financiële administratie te waarborgen.

3