070. Participatieleidraad definitief

Het Goese Gesprek Aan de slag met participatie Start je met een project, nieuw beleid, uitvoering van beleid of een ander plan? Dan krijg je vaak te maken met participatie. Hoe pak je dit aan? Deze leidraad biedt je handvatten voor de start van elk participatieproces. De zes stappen geven je een overzicht van vragen en keuzes waarmee je rekening moet houden. Wat is inwonerparticipatie? Inwonerparticipatie betekent dat we actief inwoners betrekken bij wat we doen. Bijvoorbeeld wanneer we beleid, plannen en projecten maken, uitvoeren en evalueren.

In dit document gebruiken we de term ‘inwoners’. Daarmee bedoelen we ook andere belanghebbenden, zoals belangenverenigingen, organisaties en andere partijen met een lokaal belang.

Hoe gaan we te werk? Bij het Goese Gesprek werken we met deze uitgangspunten: We doen ons best de juiste mensen te betrekken We bieden verschillende manieren om mee te praten en mee te denken. We hebben daarbij aandacht voor inwoners in een kwetsbare situatie. We nemen inwoners serieus We willen een gelijkwaardig gesprek waarbij iedereen even belangrijk is. We kijken ook hoe inwoners zelf kunnen bijdragen. We zijn open en transparant We zijn duidelijk en eerlijk over het proces. We leggen uit welke keuzes we maken en waarom. Samen ontdekken en leren we We zijn niet bang om nieuwe dingen uit te proberen. We leren van wat er goed en niet goed gaat.

www.goes.nl

1

Wanneer in gesprek?

De ruimte voor en waarde van participatie Bepaal eerst hoeveel ruimte er is voor participatie: kunnen inwoners er nog iets van vinden? Soms moet iets gebeuren en kan het maar op één manier. Natuurlijk informeer je inwoners dan, maar voorkom gesprekken die verkeerde verwachtingen kunnen scheppen. Denk ook na over de uitvoering: is er genoeg tijd en is er iemand die het kan uitvoeren? Dit weeg je altijd af tegen wat het oplevert om wel in gesprek te gaan. Let ook op dat participatie bij sommige onderwerpen verplicht is volgens de wet.

Soms kun je de gespreksdoelen ook bereiken door goed te communiceren. Een volledig participatieproces is dan niet nodig! Twijfel je of je moet participeren? Kijk dan naar de volgende stappen en maak opnieuw de afweging.

Afweging Participatie kost tijd en inzet voor de organisatie en voor de deelnemers. Kijk of de tijd, moeite en het geld dat nodig is voor participatie de moeite waard zijn voor wat deelnemers willen zeggen en de informatie die je krijgt.

2

Waarom in gesprek? Het doel van je gesprek

Denk vooraf goed na over wat je wilt bereiken met je gesprek. Voorbeelden hiervan zijn: • De kwaliteit van je beleid, plan of project vergroten • (Ervarings)kennis van buitenaf ophalen • Meer begrip voor elkaars mening • Horen wat er speelt in een buurt of bij een groep inwoners • Nieuwe ideeën krijgen • Teleurstellingen achteraf voorkomen • Meer begrip of steun krijgen voor je beleid, plan of project

Soms is het gesprek zelf ook een doel. Een goed gesprek helpt om elkaars standpunten beter te snappen. Hierdoor begrijp je waarom inwoners iets vinden en begrijpen zij waarom uiteindelijk bepaalde keuzes gemaakt worden.

3

Waarover in gesprek?

Het onderwerp en de ruimte voor invloed Stel in deze fase een duidelijke vraag voor jezelf: waar wil je echt antwoord op krijgen? Denk ook aan de kaders en waarover je niet in gesprek kan. Leg dit tijdens het proces goed uit aan deelnemers. Je kunt inwoners op verschillende niveaus betrekken. Dit kan door: • Inwoners te raadplegen • Advies te vragen aan inwoners • Inwoners mee te laten beslissen • Inwoners een verantwoordelijkheid voor (een deel van) het proces en/of de uitvoering te geven

4

Met wie in gesprek? De doelgroepen

Als je vroeg begint met participatie, heb je soms nog geen duidelijke vraag. Dan kan het helpen om erachter te komen wat de wensen, zorgen en behoeften van mensen zijn. Of te bekijken wat de tips, tops en flops in de bestaande situatie zijn. Soms zijn de kaders nog niet helemaal duidelijk, vooral als je vroeg in het proces begint. Wees daar open over. Zo weten mensen wat hun rol en invloed kan zijn.

Denk goed na over welke partijen betrokken zijn. Maak eerst een lijst van alle doelgroepen en partijen die je kan bedenken. Kies daarna de belangrijkste. Bedenk wie direct geraakt wordt door je plannen en wie je nodig hebt om je vragen te beantwoorden. Betrek ook belangenverenigingen, zoals wijk- en dorpsverenigingen. Zij kunnen zelf een doelgroep zijn en kunnen helpen andere doelgroepen te vinden en te bereiken.

Bedenk voor elke doelgroep wie de uitnodiging verstuurt en hoe je dat doet. Soms werk je samen met andere partijen en bereik je je doelgroep beter of sneller als zij de afzender zijn. En soms werkt een creatieve manier van uitnodigen beter dan een standaard brief.

5

Hoe in gesprek? De methode en de vorm

Er zijn veel verschillende manieren om inwoners te betrekken: online of in het echt, één keer of vaker, op een simpele of uitgebreide manier, één op één of in een grote groep, etc. Hou goed je eigen vraag of vragen uit stap 3 in gedachte. Geeft deze manier van in gesprek gaan antwoord op deze vraag of vragen? En bereik je met deze manier de doelgroepen uit stap 4?

Probeer altijd een mix van methodes in te zetten. Zo hebben inwoners meer dan één manier om mee te praten en denken.

Kijk in onze gereedschapskist voor meer handvatten.

6

Na het gesprek Evalueren en vervolg

Participatie stopt niet na het gesprek. Denk vooraf goed na hoe je verder gaat met je participatieproces. Bij sommige projecten is er een duidelijk begin en een eind, maar bij andere niet. Welke belangrijke momenten zijn er in je proces en hoe houd je deelnemers daarbij betrokken en op de hoogte?

Praat met de deelnemers ook over het proces zelf: hoe ervaren zij het en hoe willen zij geïnformeerd en betrokken worden in het vervolg? Vraag na een bijeenkomst bijvoorbeeld wat deelnemers ervan vonden of laat ze een evaluatieformulier invullen.

Tot slot Elk participatieproces is anders en gaat niet altijd zoals je verwacht. Samen leren en ontdekken we en bijsturen is niet erg. Belangrijk is dat je flexibel blijft, aanpassingen doet als dat nodig is en goed communiceert. Zo zorg je ervoor dat iedereen goed kan meedoen.

Oktober 2024

participatie@goes.nl