064. Raadsvoorstel Verordening Auditcommissie Goes 2025 en benoemen lid Auditcommissie

Raadsvoorstel Datum vergadering Agendapunt Zaaknummer Onderwerp

:

Portefeuillehou der Programma Opgesteld door: Afdeling

:

C.H. van den Bos

:

Bestuur F.J. de Kok MSc Griffie

: : :

:

19 december 2024 Z24. / D24. Raadsvoorstel Verordening Auditcommissie Goes 2025 en Benoemen lid Auditcommissie

Gevraagd besluit 1. In te stemmen met de Verordening Auditcommissie Goes 2025; 2. De heer G.M. Kruitbosch te benoemen als lid van de Auditcommissie. Juridische grondslag Artikel 84 Gemeentewet Resultaat 1. Een vastgestelde Verordening Auditcommissie Goes 2025. 2. Een voltallige Auditcommissie. Aanleiding De Verordening Auditcommissie is een nieuwe verordening. Eerder stond er in de Controleverordening een artikel over de Auditcommissie, maar dit artikel is vervallen bij de laatste wijziging van de Controleverordening. De Verordening Auditcommissie Goes 2025 sluit aan bij de bestaande praktijk en de brede rol van de Auditcommissie zoals beschreven in lid 2 van de Verordening. Met deze nieuwe verordening zal de Auditcommissie de gemeenteraad optimaal in staat stellen zijn kaderstellende en controlerende rol te vervullen. Voorgesteld wordt de Auditcommissie vier leden te laten tellen. Op basis van de Controleverordening telde de commissie drie leden, en werd één lid toegevoegd vanuit de Rekenkamercommissie (RKCie). Met de komst van een onafhankelijke Rekenkamer Goes heeft de RKCie opgehouden te bestaan. De gemeenteraad dient bij de samenstelling van de Auditcommissie zorg te dragen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde fracties.

Daarom is het voorstel de Auditcommissie te laten bestaan uit vier leden, die bij voorkeur deskundig zijn op of affiniteit hebben met het taakgebied van de commissie. Op 4 juli 2024 heeft de toenmalige voorzitter van de Auditcommissie, drs. C. Pille, afscheid genomen als raadslid. Ter vervulling van de vacature die hierdoor ontstond is de heer G.M. Kruitbosch voorgedragen. Voorgesteld wordt hem als lid van de Auditcommissie te benoemen.

Agendapunt Pagina 2

Argumenten Controle van het college is van essentieel belang, maar hoe zorgt een gemeenteraad ervoor dat hij effectief controleert? Niet alle raadsleden hebben kennis van of affiniteit met de gehele bedrijfsvoering, met een jaarverslag of een jaarrekening. Het is dan niet effectief om met de volledige raad de stukken te beoordelen en te bespreken. Vandaar dat er een speciale commissie is die deze rol op zich neemt: een Auditcommissie. De Auditcommissie fungeert als de ogen en oren van de gemeenteraad. Zij houdt toezicht op de uitvoering van de (financiële bedrijfsvoerings-)kaders door het college. Vervolgens adviseert zij daarover aan de raad. De commissie neemt dus de controlerende taak van de gemeenteraad niet over, maar zorgt ervoor dat de raad die taak beter kan uitvoeren. Een ander voordeel van een Auditcommissie is dat zij kan optreden als aanspreekpunt voor de controller en de accountant. Verder houdt een Auditcommissie toezicht op de voortgang van de verbeteringen in de (financiële) bedrijfsvoering. Ook stemt zij de diverse onderzoeken van de accountant, het college en de Rekenkamer op elkaar af. Kanttekeningen Het voordeel van een Auditcommissie is dat deskundigen op een apolitieke manier kijken hoe transparant de financiële sturing en verantwoording richting de gemeenteraad is.

De commissie kijkt niet alleen naar financiële aspecten, maar ook naar risico’s in de bedrijfsvoering en de risico’s in de omgeving van de gemeente. Het functioneren van een Auditcommissie steunt daarbij op drie pijlers: 1. onafhankelijkheid; 2. communicatie en 3. verantwoording. 1.1 Onafhankelijk Een effectieve Auditcommissie is onafhankelijk van bestuur, management en externe accountant. Dit is essentieel. De mate van onafhankelijkheid bepaalt in hoeverre de betrouwbaarheid en het vertrouwen in de commissie toenemen. Voor de Nederlandse lokale overheid zijn algemene regels vastgelegd. De algemene regels voor onafhankelijkheid gelden ook voor de Auditcommissie. Om te beginnen moet zij namelijk materieel onafhankelijk zijn (zodat zij geen financiële belangen heeft bij een beslissing). Daarnaast moet zij ook in perceptie onafhankelijk zijn: er mag geen reden zijn om aan haar onafhankelijkheid te twijfelen. Tot slot moet zij maatregelen treffen om haar onafhankelijkheid te garanderen. 1.2 Communicatie De Auditcommissie vervult ook een nuttige rol voor het financiële management van de gemeente. De commissie kan namelijk met de raad communiceren over financiële onderwerpen. In die rol vormt zij de link tussen de raad en het financiële management. De leden van de gemeenteraad zijn niet speciaal gekozen vanwege hun kennis van verslaglegging of accountantscontrole.

Maar effectief toezicht vraagt wel gespecialiseerde kennis van de processen bij de gemeente: verslaglegging, interne beheersing en vaak ook van (accountants)controle. De financiële functionarissen binnen de gemeente hebben deze kennis wel, daarom is goede communicatie tussen de gemeenteraad en

Agendapunt Pagina 3

deze financiële functionarissen van groot belang. De Auditcommissie kan hiervoor zorgen. 1.3 Verantwoording Voor een gemeenteraad is het erg belangrijk dat deze op een goede manier verantwoording kan afleggen. De Auditcommissie heeft hierin ook een belangrijke rol. Met een Auditcommissie heeft de gemeenteraad namelijk een combinatie van enerzijds onafhankelijk toezicht op de verslaglegging en accountantscontrole en anderzijds inhoudelijke kennis. Een onafhankelijke Auditcommissie zal bijdragen aan de integriteit van de verslaglegging en verantwoording. De Auditcommissie houdt actief toezicht op het college en het management dat zij voldoende maatregelen treffen om fraude te voorkomen. Het toezicht van de commissie zorgt ervoor dat het college en het management hun verantwoordelijkheid hierin nemen. Financiën Aan dit voorstel zijn geen financiële consequenties verbonden. Duurzaamheid Niet van toepassing Communicatie & Participatie De verordening wordt op de gebruikelijke wijze gepubliceerd. Hoe wordt aan participatie uitvoering gegeven? De conceptverordening is besproken met de leden van de Auditcommissie en de ambtelijke organisatie Uitvoering De verordening wordt op de gebruikelijke wijze gepubliceerd. Hoogachtend, De Auditcommissie Gemeente Goes,

drs. B.C. van Doornum J. van Mil Griffier Voorzitter