03. Rapport vastgoed definitief

213a onderzoek vastgoed

Onderzoeksrapport vastgoed

Mark de Schipper Marielle de Pundert Marion Wiskerke

Goes, mei 2021

1

Inhoudsopgave Inhoud Inhoudsopgave...................................................................................................................................... 2 Hoofdstuk 1. Vastgoedbeleid algemeen ........................................................................................... 4 Inleiding .............................................................................................................................................. 4 1.1 Doelmatigheid- en doeltreffendheidonderzoek vastgoed. ................................................... 4 1.2 Afbakening .................................................................................................................................. 5 1.3 Wat willen we weten? (Wat zien we en wat kan/moet er beter?)........................................ 5 1.4 Onderzoeksmodel ...................................................................................................................... 5 1.5 Fasering onderzoek ................................................................................................................... 6 Hoofdstuk 2 Spelregels ........................................................................................................................

7 Inleiding .............................................................................................................................................. 7 2.1 Wettelijk kader: ........................................................................................................................... 7 2.1.1 TOM ...................................................................................................................................... 7 2.1.2 Aanbestedingsregels .......................................................................................................... 7 2.1.3 Staatssteun .......................................................................................................................... 7 2.1.4 Wet Markt en Overheid ...................................................................................................... 8 2.2 Interne kaders/beleidskaders ................................................................................................... 8 2.3 Externe kaders/Ontwikkelingen ............................................................................................... 8 Hoofdstuk 3 Bevindingen.....................................................................................................................

9 Inleiding .............................................................................................................................................. 9 3.1 Wat zien we? .............................................................................................................................. 9 3.1.1 Vastgoedorganisatie Goes ................................................................................................ 9 3.1.2 Vastgoedportefeuille Goes: ............................................................................................... 9 3.1.3 VBA-Definities vastgoedbeleid ......................................................................................... 9 3.1.4 VBA-Taxatie....................................................................................................................... 10 3.1.5 VBA-Onderhoud ................................................................................................................ 10 3.1.6 VBA-Verkoop ..................................................................................................................... 10 3.2 Verschillende definities ........................................................................................................... 11 3.3 Beleidsdocumenten .................................................................................................................

12 3.3.1 Bevindingen documenten ................................................................................................ 12 3.4 Processen ................................................................................................................................. 13 3.4.1. Bevindingen verkoopproces ........................................................................................... 14 3.4.2 Bevindingen taxatieproces .............................................................................................. 14

2

3.4.3 Algemene bevindingen taxatierapporten ...................................................................... 15 3.5 Systemen................................................................................................................................... 16 3.5.1. De vastgoedobjecten ...................................................................................................... 16 3.5.2. De staat van het vastgoed .............................................................................................. 17 3.5.3. De financiën van het vastgoed. ..................................................................................... 17 3.6 Andere gemeenten .................................................................................................................. 17 3.7 Overige bevindingen ................................................................................................................ 17 3.7.1 Collegevoorstellen ............................................................................................................ 18 3.7.2 Inhoud collegevoorstellen ................................................................................................ 18 3.7.3 Overige bevindingen ........................................................................................................

19 Hoofdstuk 4 Conclusies en aanbevelingen .................................................................................... 20 Inleiding ............................................................................................................................................ 20 4.1 Conclusies ................................................................................................................................. 20 4.1.1 Beantwoording onderzoeksvragen ................................................................................ 20 4.2 Aanbevelingen .......................................................................................................................... 21 4.2.1 Algemeen ........................................................................................................................... 21 4.2.2 Beleidsdocumenten .......................................................................................................... 22 4.2.3 Processen .......................................................................................................................... 22 4.2.4 Systemen ...........................................................................................................................

23 4.3 Verbeterplan ............................................................................................................................. 23 4.4 Slot ............................................................................................................................................. 23 Literatuurlijst ........................................................................................................................................ 25 Begrippenlijst ....................................................................................................................................... 25 Afkortingen ........................................................................................................................................... 25 Bijlage A Onderzoeksproces: aanpak ............................................................................................. 26 Bijlage B Bevindingen beleidsdocumenten .................................................................................... 27 Bijlage C Overige data ....................................................................................................................... 31

3

Hoofdstuk 1. Vastgoedbeleid algemeen Inleiding Het college heeft besloten om in 2019 een intern artikel 213a onderzoek te doen naar het strategisch vastgoedbeleid, m.n. het onderdeel hoe gaan we om met gemeentelijke eigendommen (bij verkoop panden)? In december 2016 heeft de raad van de gemeente Goes het gemeentelijk vastgoedbeleid vastgesteld. De gemeente streeft naar een vastgoedportefeuille die past bij haar omvang en ambities. De afdeling O&E is bezig met het uniformeren van processen die leiden tot de verkoop van gemeentelijke gebouwen. Er is o.a. een procesbeschrijving opgesteld voor het afstoten van gemeentelijk vastgoed. Uit de praktijk komen signalen dat het proces van afstoten/verkopen van gemeentelijk vastgoed optimaler kan verlopen. We zien voorbeelden dat de verkoopwaarde afwijkt van de taxatiewaarde. De afdeling O&E wil deze situatie in de toekomst voorkomen en de verkoopopgave beter invullen. Met dit onderzoek willen we beoordelen of het proces van de verkoop van vastgoed geoptimaliseerd kan worden.

1.1 Doelmatigheid- en doeltreffendheidonderzoek vastgoed. a) Het object van onderzoek Het betreft een 213a onderzoek naar de doelmatigheid (en de doeltreffendheid) van het vastgoedproces, m.n. de vraag hoe gaan we om met gemeentelijke eigendommen bij het afstoten van gemeentelijk vastgoed (verkoop en onderhoud panden)? b) De reikwijdte van het onderzoek Het doel van dit type onderzoek is leren en verbeteren. Het doel van dit vastgoedonderzoek is een objectief beeld te schetsen van vastgoedbeleid en -uitvoering (m.n. onderdelen verkoop- en onderhoudsproces en financieel beheersproces). Ook zoomen we in op het taxatieproces. Het achterliggende doel is een toekomstbestendige vastgoedportefeuille, het beheersen en verminderen van vastgoedrisico’s en de schuldenlast. Daarbij wordt ook gekeken naar de aanpak van andere gemeenten. Waar nodig worden aanbevelingen gedaan voor verbetering van het strategisch vastgoedbeleid. De centrale vraagstelling in het onderzoek is: Hoe gaan we om met gemeentelijke eigendommen bij het afstoten van gemeentelijk vastgoed? En wanneer besluiten we gemeentelijk vastgoed af te stoten? Om meer inzicht te krijgen wordt de hoofdvraag onderverdeeld in o.a. de volgende deelvragen: 1. Definities en uitgangspunten. Wat wordt bedoeld met strategisch vastgoedbeleid? Wat is er aan beleidsstukken en wat missen we nog? 2.

Hoe is het strategisch vastgoedbeleid vastgelegd en hoe voeren we het uit? Hebben we alle vastgoed in beeld waarvan de gemeente de eigenaar is? Hoe gaan we om met gemeentelijke eigendommen? 3. Proces afstoten vastgoed: Wat is het verkoopbeleid en hoe voeren we het uit? Wat is het taxatiebeleid en hoe voeren we het uit? Hoe komen we tot een verkoopbeslissing, wie heeft hier welke rol in: juridisch-administratief beheer en bouwkundig beheer ORU. Welke criteria hanteren we om te komen tot een beslissing over afstoten? Zetten we de verkoopopdracht goed uit bij de makelaar? Hoe krijgen we goede taxaties? 4. Proces bouwkundig beheer vastgoed: Wat is vastgelegd over het onderhoudsniveau en bouwkundig beheer en hoe voeren we het uit? Hoe nemen we beslissingen over het onderhoudsniveau? Welke keuzes maken we hierin? Hoe houden we onderhoudsvoorziening op peil? 5. Proces van de onderhoudsvoorziening: De vastgoedobjecten worden geregistreerd in het VBA (bij O&E). Het databeheer van bouwkundig onderhoud wordt gedaan via een ander systeem (bij ORU).

4

Sluiten deze systemen op elkaar aan? Hoe zorgen we voor een volledig en actueel beeld van objecten en onderhoud en financiën (staat C)? 6. Welke aanbevelingen voor verbetering van het vastgoed proces volgen hieruit? 7. Welk advies kan worden gegeven t.a.v. inrichting, sturing, monitoring van het verkoopproces? En het bouwkundig beheersproces?

1.2 Afbakening Uitgangspunt is het vastgoed dat nu eigendom is van de gemeente. Voor het onderzoek kijken we naar gemeentelijke eigendommen voor zover deze te exploiteren zijn (gebouwen en/of grond). We kijken naar het af te stoten vastgoed. Speeltuinen, parken, groenstroken, wegen en andere objecten in de openbare ruimte laten we buiten beschouwing. In het onderzoek naar het afstoten van gemeentelijk vastgoed wordt ook het taxatieproces meegenomen. Het beleid/de beleidskeuzes rondom verborgen vastgoed is geen onderdeel van de scoop van het onderzoek. Het uitvoeringsdeel van het onderhoudsbeleid nemen we niet mee. Hiermee bedoelen we het uitzetten van onderhoudsopdrachten bij aannemers, installatiebedrijven etc.

1.3 Wat willen we weten? (Wat zien we en wat kan/moet er beter?) • •

•

Wat is er vastgelegd over strategisch vastgoedbeleid? Hoe verkoopt Goes vastgoed (hoe verloopt het proces)? Wat zijn de besliscriteria? Hoe kunnen we de verkoopopgave beter invullen? Hoe professionaliseren we het opdrachtgeverschap naar de makelaar/taxateur? Hoe doen andere gemeenten dit? Zijn er overeenkomsten, gemeenschappelijke succesfactoren? Wat valt er te leren van hen?

Het betreft een onderzoek naar het proces: Wat zijn onze spelregels en houden we ons daaraan?1 Wie mag besluiten nemen en wie neemt besluiten? Welke verbeteringen zijn er mogelijk qua proces? (Hebben we onze spelregels goed geformuleerd? Hebben we de juiste keuzes gemaakt?). Het onderwerp is politiek gevoelig. Het gaat o.a. over publiek opdrachtgeverschap. Bij het onderzoeken van het taxatieproces nemen we de consistentie mee (m.a.w. handelen we volgens vast proces/afspraken of “doen we iedere keer maar iets anders”?) en of we meerdere taxateurs inschakelen (boven een bepaald bedrag).

1.4 Onderzoeksmodel Onderzoeksmodel strategisch vastgoedbeleid: Spoor 1. Wat is vastgelegd? Spoor 2. Hoe voeren we het uit? Resultaat: Objectief beeld van vastgoedbeleid en -uitvoering De uitkomsten kunnen leiden tot aanpassingen in het strategisch vastgoedbeleid.

1

Overige spelregels meenemen, zoals BBV, juridisch, fiscaal

5

1.5 Fasering onderzoek Het college heeft besloten om in 2019 een intern artikel 213a onderzoek te doen naar het strategisch vastgoedbeleid. De uitvoering van het onderzoek is eind 2019 gestart en is doorgelopen in 2020. In 2021 zijn de definitieve rapporten opgesteld. Zie ook bijlage A Aanpak onderzoeksproces. Nr. 1.

2. 3. 4.

Onderzoeksstap a. Literatuurstudie b. Documentenstudie c. Aanvullende interviews medewerkers Onderzoek processen

Doel Bepalen normenkader uitgangspunten).

Brainstormsessie met verschillende actoren in het proces/ benchmark andere gemeenten. Rapportage a. hoor en wederhoor bevindingen b. huidige versus gewenste situatie

6

(definitie

en

Inzicht in sturing, beheersing en monitoring Inzicht in ontwikkelingen, problemen en verbetermogelijkheden. Informeren bestuur over resultaten.

Hoofdstuk 2 Spelregels Inleiding In dit hoofdstuk worden de spelregels kort toegelicht. Wettelijke spelregels zoals Het BBV, juridische en fiscale spelregels. Maar ook interne spelregels en beleidsnota’s. Daarnaast komen externe ontwikkelingen aan de orde die invloed kunnen hebben op verkoop van vastgoed. Wettelijke kaders De gemeente heeft bij verkoop naast de regels uit onder andere het Burgerlijk Wetboek rekening te houden met bijvoorbeeld de aanbestedingsregels, staatssteun en de Wet Markt en Overheid. Hieronder worden deze wetten kort toegelicht. Ook worden de te hanteren uitgangspunten van TOM uiteengezet.

2.1 Wettelijk kader: 2.1.1 TOM In gemeenteland is de algemene spelregel dat al het vastgoed in principe TOM verkocht dient te worden. TOM staat voor T = Transparant; O = openbaar; M = marktconform. Dit principe houdt in dat al het vastgoed openbaar ‘op de vrije markt’ wordt verkocht, waarbij in de verkoopprocedure een iedere geïnteresseerde in de gelegenheid wordt gesteld mee te dingen naar de gunning. De koopsom moet marktconform zijn, waarbij een externe taxatie de toets is voor marktconformiteit. Zowel onderhandse verkopen (bij voorbeeld op ‘de markt’ via een (gemeentelijke) makelaar als selecties/tenders zijn TOM zolang partijen voldoende geïnformeerd worden (via marketing en websites zoals ’aanbodvastgoed’ en Funda.nl) en voldoende in de gelegenheid worden gesteld onderzoek te doen en een voorstel uit te brengen. Van voorkeursposities voor bijzondere partijen (zittende huurders, lokale spelers, en dergelijke) is bij dit uitgangspunt geen sprake. Als aan de uitgangspunten van TOM wordt voldaan, dan zal men in beginsel voldoen aan de relevante wet- en regelgeving. Zodra gekozen wordt voor een verkoop waarbij specifieke eisen en/of voorwaarden worden meegegeven zoals toekomstige bestemming en/of plannen, dan wordt het moeilijker om aan de diverse wettelijke uitgangspunten te blijven voldoen.

2.1.2 Aanbestedingsregels Dit zijn de regels die ervoor zorgen dat het speelveld voor iedere (mogelijke of geselecteerde) partij gelijk is. Vooraf dient precies duidelijk te zijn hoe en wat de kaders zijn. Aanpassingen in een later stadium zijn in beginsel niet mogelijk omdat dit strijdig is met de regel van een gelijk speelveld. Dit zorgt voor minder flexibiliteit. Aanbestedingsregels zijn bij TOM verkoopprocessen in principe niet van toepassing.

2.1.3 Staatssteun Dit is (financiële) hulp van de overheid voor een bedrijf of branche. Staatssteun kan tot uiting komen bij bijvoorbeeld subsidie of lagere verkoopprijzen. Krijgt een bedrijf staatssteun, maar zijn concurrenten niet? Dan kan dit leiden tot oneerlijke concurrentie en in een dergelijke situatie kan ongeoorloofde staatssteun ontstaan. Het cruciale staatssteuncriterium is of de maatregel een voordeel verstrekt aan een onderneming. Als een vastgoedobject voor een lagere prijs wordt verkocht of verhuurd dan de koper/ huurder onder normale omstandigheden voor dit type onroerend goed op de markt zou moeten betalen behelst het prijsverschil een voordeel voor de kopende/hurende onderneming. Er zijn twee door de Europese commissie erkende methoden om staatssteun uit te sluiten, namelijk: a. verkoop via een onvoorwaardelijke biedprocedure die voldoende openbaar is gemaakt. b. taxatie door een onafhankelijke deskundige en verkoop tegen de getaxeerde waarde. Er zijn wettelijke richtlijnen én praktische regels (ten minste compensatie voor boekwaarde en verkoopkosten) die de exacte wettelijke en potentiële financiële ruimte geven voor verkoop van vastgoed met behoud van maatschappelijke functie (geoorloofde staatssteun). Voor initiatiefgroepen die de

7

maatschappelijke functie in stand willen houden is dit de ‘De Minimus verordening’ (steun tot maximaal €200.000 in 3 jaar als korting op de getaxeerde waarde) en voor corporaties de zgn. ‘Tijdelijke regeling’. In bijzondere gevallen kan de DAEB-De Minimus regeling toegepast worden, hiervoor dient aan de koper een Dienst in het Algemeen Economisch Belang opgelegd te worden door het college. Op grond van deze regeling kan maximaal € 500.000 in 3 jaar aan steun worden gegeven.

2.1.4 Wet Markt en Overheid Deze zorgt ervoor dat concurrentievervalsing tussen overheden en bedrijven wordt voorkomen. Om deze mogelijke concurrentievervalsing te voorkomen, moeten overheden zich aan gedragsregels houden. Deze staan in de Wet Markt en Overheid, welke een onderdeel is van de Mededingingswet. In het voorgaande zijn diverse spelregels over verkoop van vastgoed toegelicht. In het vervolg van dit onderzoek kijken we alleen naar de spelregel TOM. Staatssteun en Wet Markt en overheid zijn geen onderdeel van het onderzoek.

2.2 Interne kaders/beleidskaders Interne kaders zijn bijvoorbeeld de nota strategisch Vastgoed beleid en de beschrijving van het verkoopen taxatieproces. De nota gemeentelijk vastgoedbeleid is in juli 2015 vastgesteld door het college/de raad. De beschrijving van het verkoop- en taxatieproces is in maart 2016 door het college/de raad goedgekeurd. Andere interne kaders zijn beschreven in bijlage C over bevindingen beleidsdocumenten. De vastgoednota geeft aan dat het een eerste invulling van het vastgoedbeleid is. De details moeten nog worden uitgewerkt. Hierbij valt te volgens het onderzoeksteam te denken aan een opzet voor en verkoopprotocol of een normenkader voor verkoop (wat moet hierover in het collegevoorstel staan?). Ook kan het onderwerp niet meer noodzakelijk vastgoed worden uitgewerkt: Onder welke voorwaarden wordt dit vastgoed verkocht?

2.3 Externe kaders/Ontwikkelingen Externe ontwikkelingen die invloed kunnen hebben op de verkoop van gemeentelijk vastgoed zijn bijvoorbeeld: - Economische ontwikkelingen - Duurzaamheid: verduurzaming van het gemeentelijk vastgoed Hoewel deze zaken invloed kunnen hebben op het vastgoedproces en de verkoopprijs zijn deze geen onderdeel van de onderzoeksvraag. Omdat deze externe invloeden snel kunnen verlopen en een grote (financiële) impact kunnen hebben is het belangrijk dat de gemeente bij verkoop van panden altijd zorgt voor een recente taxatie.

8

Hoofdstuk 3 Bevindingen Inleiding Eerst schetsen we een algemeen beeld van het vastgoed in Goes en de vastgoedorganisatie. Ook zetten we op een rij wat we zien bij het onderzoek van beleidsdocumenten over vastgoed, systemen, processen. Tot slot geven we weer wat we zien bij andere gemeenten en wat we daarvan kunnen leren.

3.1 Wat zien we? 3.1.1 Vastgoedorganisatie Goes De afdeling Omgeving & Economie (O&E) is een afdeling met 32 collega’s die er beleidsmatig zorg voor dragen dat het in Goes goed toeven is op het gebied van wonen, werken en recreëren. Ze gaan over klimaat, parkeren, milieu, stedenbouw, groenbeleid, het grondbedrijf, verkeer, economie, recreatie, planologie, strategisch advies, wonen, detailhandel en vastgoed. De volgende functionarissen zijn betrokken bij de uitvoering van het strategisch vastgoed beleid en de verkoop van vastgoed: De beleidsmedewerkers vastgoed, de beleidsmedewerker juridische zaken/onroerend goed en het afdelingshoofd van de afdeling O&E. Via interviews hebben we hun input voor het onderzoek verzameld. Daarnaast is er een initiatievencommissie. In de initiatievencommissie zitten verschillende vertegenwoordigers van verschillende afdelingen. Wanneer een pand op de nominatie staat om te verkopen wordt dit ook hier gemeld. Een soort laatste check of er binnen de gemeente nog kansen gezien worden voor dit pand. Zo zijn er weleens panden langer aangehouden of zijn er ideeën om er iets in te huisvesten. In de initiatievencommissie wordt bepaald hoe het kavelpaspoort eruit komt te zien. Hierin staan de regels m.b.t. het bestemmingsplan, stedenbouwkundige eisen en bepaalde randvoorwaarden/spelregels. Dit wordt ook altijd opgenomen in het collegevoorstel.

Indien bij verkoop blijkt dat een bepaalde spelregel niet uitvoerbaar is, wordt er altijd teruggaan naar college met verzoek dit te wijzigen. De initiatievencommissie wordt niet ingezet bij de verkoop van gemeentelijke panden, ze spelen geen rol in het besluit om een pand te gaan verkopen en ook geen rol in de beslissing over de eventuele verkoop.

3.1.2 Vastgoedportefeuille Goes: Uit de Vastgoedbeheer administratie (afkorting: VBA) blijkt het eigendommenoverzicht van de Gemeente Goes. Hieruit blijkt dat 982 objecten in het bezit zijn van de Gemeente Goes. Het gaat hierbij om uiteenlopende objecten zoals grond, woningen, schoolgebouwen. De mate van detaillering is hier zo groot dat er ook deelobjecten in het VBA staan. Onze bevinding is dat het om bijna 700 unieke objecten gaat (697). Een voorbeeld hiervan is de omschrijving van de schoolgebouwen. Als we willen zorgen voor een volledig en actueel beeld van objecten en onderhoud en financiën (in staat C) dan is het handig om een aansluiting te maken tussen de drie systemen. Dit kan door te gaan werken met unieke nummers en/of met een specifiekere omschrijving van het object zodat er sneller selecties gemaakt kunnen worden, waardoor je bijvoorbeeld snel een analyse op grond, bedrijfspanden, woonhuizen en gemeentelijke eigendommen zou kunnen maken.

3.1.3 VBA-Definities vastgoedbeleid In het VBA is inzichtelijk gemaakt wat de indeling van strategisch vastgoedbeleid is. In een apart tabblad is de toelichting voor een strategische keuze toegelicht en heeft de gemeente Goes 3 categorieën, welke zijn:

9

Kernvastgoed Strategisch Overig

Nodig voor uitvoering gemeentelijk beleid en/of proces ondersteunend (scholen/onderwijs, wijk- en dorpshuizen, lijkhuisjes, zoutloodsen etc.) Met een reden aangekocht (nieuwe afrit A58, Recreatiezone W'dijk, driehoek Lijnbaan, M.A. de Ruijterlaan en M.H. Trompstraat) Dient geen doel (meer) en is dus verhandelbaar/ te verkopen

Uit het VBA blijkt er bij de indeling strategisch vastgoedbeleid nog een 4e optie te staan welke niet is toegelicht. Dit betreft Clandestien. Ook blijkt uit het VBA dat er nog meer soorten vastgoed in de gemeenteportefeuille zitten, waarvan de definities niet zijn toegelicht. Daarnaast is bij 812 objecten geen strategische indeling meegegeven. Er zijn in totaal 982 objecten maar slechts een klein deel is in een categorie ingedeeld. Er zijn 812 objecten zonder indeling. Dit betekent ca. 20% met indeling en ca. 80% zonder indeling. Het gebruik van veel categorieën vastgoed is niet per definitie fout, maar wij adviseren dat de gebruikte definities vastgelegd zijn en aansluiten bij het vastgestelde beleid.

3.1.4 VBA-Taxatie In het VBA is er een kolom opgenomen met de ‘laatst getaxeerde verkoopwaarde’. Dit is slechts bij 8 objecten gevuld. Er is echter niet bekend van wanneer deze waarde dateert evenals de taxateur is onbekend. Daarnaast zijn er 98 objecten in de kolom “Opstal getaxeerd Lengkeek”. Ook hierbij is onduidelijk waarom de objecten getaxeerd zijn en betreffen het verschillende soorten objecten. Wanneer de taxatie is uitgevoerd en met wat voor soort waarde (executiewaarde, verkoopwaarde, herbouwwaarde) we te maken hebben. Lengkeek is een organisatie die zowel verzekeringstaxaties doet, als taxaties voor commerciële doeleinden. Tevens is er een kolom WOZ-waarde, waarbij bij 31 objecten een waarde is ingevuld. Waarom bij deze specifieke objecten dit gevuld is, blijkt niet uit het VBA. Zo betreffen het ook verschillende soorten objecten. Het betreft zowel kernvastgoed, als overig vastgoed en commercieel vastgoed. Daarnaast betreffen het zowel opstallen, als gronden. En betreffen het zowel verhuurde objecten, als objecten voor eigen gebruik. De WOZ-waarde geeft al een indicatie van de getaxeerde waarde. Daarom zou ons advies zijn om bij alle mogelijk te verkopen (overige objecten) de WOZ-waarde te vullen en jaarlijks te actualiseren, zodat er in één oogopslag een geactualiseerd beeld is.

Zodra er door college een besluit is genomen om een object definitief te verkopen, zal er en taxatie opgevraagd worden. Zodra deze gegevens bekend zijn, adviseren wij om de taxatiewaarde, datum van taxatie en naam taxateur in het VBA op te nemen.

3.1.5 VBA-Onderhoud In het VBA is een kolom ‘Onderhoudsdotatie 2019 SAP’ opgenomen. Uit een filter hierop blijkt dat er voor 4 objecten een onderhoudsdotatie gevuld te zijn. Daarnaast is er nog een kolom ‘Code onderhoud EZ’. Hieruit blijkt dat dit bij 195 objecten is gevuld. De nummers die hier gevuld zijn beginnen allemaal met V2014…. Dit lijkt erop dat dit oude nummers van voorzieningen betreffen. Het advies is om dit te vervangen door een goede koppeling met het onderhoudssysteem. Zoals een uniek nummer of adresgegevens en dan deze goed en consequent gebruiken.

3.1.6 VBA-Verkoop In het VBA is er geen kolomfilter waaruit de te verkopen panden in één oogopslag naar voren komen. Daarom is in het bestand gezocht op de woorden ‘verkoop’ en ‘verkocht’, dit levert 47 objecten op. Via de indeling strategisch vastgoed beleid blijken verschillende soorten vastgoedtypes. En is ook niet bij alle objecten gevuld. Objecten betreffen zowel gronden, als opstallen. Als de opmerkingen bij de objecten gelezen worden, zijn er 14 objecten die volgens ons in aanmerking komen voor verkoop.

10

Overwegingen hiervoor zijn niet duidelijk aangegeven bij de opmerkingen. De sturing op de portefeuille via het VBA is lastig vanwege de omvang van het bestand. Het advies is om in het VBA een aparte kolom met ‘Verkoop’: ja/nee op te nemen en nog een kolom met ‘toelichting/reden verkoop’.

3.2 Verschillende definities Uit het onderzoek is gebleken dat er verschillende definities van het begrip vastgoed in omloop zijn. - Definitie team vastgoed: Gemeentelijke eigendommen voor zover deze te exploiteren zijn (gebouwen en/of grond). - Definitie uit het VBA: Indeling in kernvastgoed, strategisch vastgoed en overig vastgoed. Zie paragraaf 3.1.3. - Definitie uit vastgoednota: Vastgoed is een waardevol en strategisch middel om beleids- en organisatiedoelen mee te realiseren. Vastgoed is een bedrijfsmiddel dat de gemeentelijke organisatie ondersteunt in het behalen van organisatie- en beleidsdoelen. Op basis van de doelstellingen dient het vastgoedbezit dus ten dienste te staan van het gemeentelijk beleid en/of de ondersteuning van het primaire proces van de gebruiker. - Definitie team onderhoud: Team onderhoud labelt het vastgoed in WISH op basis van adres en huisnummer. Deze komen altijd uit het VBA. In WISH staan geen benamingen als Koorschool of Muziekschool. Voor eigendommenbeheer/VBA kennen we de categorieën kernvastgoed, strategisch vastgoed en overig vastgoed. Voor onderhoud kennen we geen categorieën vastgoed. In WISH is een indeling gemaakt op gebouwgroepen, de gemeentelijke gebouwen zijn allemaal apart benoemd. Opgenomen op adres, aansluitend op de gegevens vanuit het VBA. Indien nodig kan de indeling in WISH aangepast worden.

Met het overnemen van het vastgoed uit VBA sluit het team onderhoud in feite aan op de definitie van het vastgoedbeheer. De definitie van vastgoed en de indeling uit VBA komt niet overeen met de definitie uit de vastgoednota. Team vastgoed hanteert een andere definitie dan de beheerder Geoweb. Dit geldt ook voor ORU en Concern. Elke afdeling kijkt anders naar het begrip vastgoed. Het advies is te kijken naar wat hoort bij integraal vastgoedbeleid en de verschillende elementen op te nemen in een definitie. - Definitie team financiën: Team Financiën sluit normaalgesproken aan bij de definities uit het BBV. Er is geen specifieke definitie vastgoed meer in het BBV. Team financiën hanteert enkel definities voor de materiële vaste activa (MVA). Materiële vaste activa zijn objecten (bijvoorbeeld gebouwen, wegen) die worden geactiveerd als deze een langere tijd (langer dan 1 jaar) mee gaan en een bepaalde waarde hebben (Uit notitie MVA). Het MVA is dus breder dan alleen gebouwen. Als we de gebouwen van het VBA en MVA willen vergelijken met elkaar zou er wel een definitie moeten komen. En ook een aparte labeling in de financiële administratie. Het advies is om ook als team financiën met een eigen definitie vastgoed te werken. Dat maakt het aansluiten op VBA en onderhoud duidelijker. Mogelijk dat het met de indeling in het MVA naar gebouwen, grond e.d.

er al aansluiting is met het VBA maar dit zou nader uitgezocht moeten worden. Met een definitie geeft het de concernmedewerker richting hoe hij zijn MVA moet indelen, wel rekening houdend met BBV. Zo Kunnen we bekijken of het met nummers het beste inzicht geeft, mogelijk met categorieën.

11

3.3 Beleidsdocumenten Het strategisch vastgoedbeleid is beschreven in verschillende beleidsdocumenten. Deze worden hieronder weergegeven. Masterplan Integraal Vastgoedbeleid

• 2014

Nota strategisch vastgoedbeleid

• 2016

Nota maatschappelijke voorzieningen

•2016

Voor de uitvoering van het beleid worden verschillenden systemen, processen en procedures gebruikt, zie onder.

Systemen

•VBA (gemeentelijke eigendommen) •Geoweb (vastgoed gemeente) •Wish (onderhoud) •Civision Staat C (financieel)

Processen

•Afstoten vastgoed intern •Afstoten vastgoed extern •Verloop proces taxaties •Verkoopprotocol?

Indicatoren

•Taxatiewaarde •Boekwaarde •Verkoopprijs •Onderhoudsstatus

Procedures

•Collegevoorstel verkoopplanning komend jaar •Collegevoorstel instemming verkoop per pand •Collegevoorstel verkoopbeslissing en gunning per pand

In bijlage B wordt weergegeven wat er in beleidsdocumenten en P&C documenten is vastgelegd over vastgoed en verkoop, en hoe dit in de praktijk wordt uitgevoerd. Hieronder worden de belangrijkste bevindingen aangestipt.

3.3.1 Bevindingen documenten Bevindingen nota vastgoedbeleid en beschrijving werkprocessen De nota strategisch vastgoedbeleid geeft geen compleet beeld; er wordt bijvoorbeeld niet vermeld hoe het vastgoedteam er uit ziet en hoe de taken zijn verdeeld. De nota strategisch vastgoedbeleid is sinds de vaststelling in 2015 nog niet herzien. We adviseren deze nota te herzien en daarbij ervoor te zorgen dat het goed de kaders aangeeft waaraan het VBA moet voldoen en welke definities er in het VBA gehanteerd moeten worden.

12

Bij de beschrijvingen van werkprocessen (als bijlage bij nota strategisch vastgoedbeleid) is niet goed vast te stellen wat de status ervan is, of ze vastgesteld zijn. De besluitvorming niet duidelijk. Bij het werkproces afstoten panden is het de vraag wanneer het verkoopproces start en van wie het signaal komt dat objecten voor verkoop in aanmerking komen. Bij de gemeente Goes komt de verkoop van panden incidenteel voor, vergeleken met andere gemeentes. Het is raadzaam om meer structuur aan te brengen in het proces bijv. bij het signaal over onvoldoende rendement gebouw.

Bevindingen financiële verordening In de financiële verordening staat dat er elke vier jaar een onderhoudsplan wordt aangeboden aan het college. De financiële verordening bevat geen passage over het boeken van verkoopopbrengsten. Ook gaat de financiële verordening niet in op een notitie vastgoed.

Bevindingen nota waardering en afschrijving De nota waardering en afschrijving raakt het proces van het afstoten van vastgoed met de paragraaf 3.9 Desinvesteren: “De verkoopopbrengst van een actief minus de boekwaarde van dit actief wordt de boekwinst of het boekverlies genoemd. Op het moment van afstoten wordt het resultaat in de exploitatie verantwoord als incidenteel voordeel of nadeel. De verkoopopbrengst zal in eerste instantie worden aangewend als dekking voor het volledig afschrijven van de restant boekwaarde van het actief. De boekwinst of het boekverlies mag in geen geval worden verrekend met de aanschaf- of verkrijgingsprijs van een nieuwe actief. Een actief dat buiten gebruik wordt gesteld, moet worden afgewaardeerd op het moment van buitengebruikstelling.” Voor de rest van de nota zijn er niet veel raakvlakken met het 213a onderzoek.

Bevindingen nota reserves en voorzieningen In de nota reserves en voorzieningen wordt niet ingegaan op desinvesteren/afstoten van vastgoed. Voor de uitgangspunten voor de voorziening wordt verwezen naar de beheersplannen: “Bij de actualisatie van de beheerplannen wordt beoordeeld of de onderhoudsvoorziening op basis van de vastgestelde uitgangspunten meerjarig van voldoende omvang is. Als een voorziening een te hoge dan wel te lage omvang vertoont op basis van de vastgestelde nieuwe uitgangspunten zal het overschot c.q. tekort onderdeel uitmaken van de integrale afweging van beleidsbeslissingen (bijv. bij een tekort de afweging kwaliteitsniveau versus benodigde middelen).”

Bevindingen jaarplan onderhoud Het Jaarplan voorziening onderhoud gebouwen d.d. 7-5-2019 is bekeken. Specifiek bijlage 4 Spelregels voorziening onderhoud gebouwen: Als een object/gebouw verkocht of afgestoten wordt, kan dit verschillende gevolgen hebben. Er wordt aangegeven dit mee te nemen bij het collegevoorstel voor afstoten/ verkopen. Op basis van de verkochte panden hebben we gekeken of dit is opgenomen: • • • •

Structureel voordeel door wegvallen van o.a. jaarlijkse onderhoudsdotaties is genoemd in 5 van de verkochte panden (Niet genoemd bij voorstellen van: Singelstraat 7, V.d. Spiegelstraat 4 en Van Dusseldorpstr. 78). In geen van de gevallen worden de volgende punten vanuit de spelregels genoemd: Afstoten pand met een hoge dotatie leidt ertoe dat de voorziening negatief komt te staan, dotatie zal stapsgewijs afgebouwd moeten worden. Zijn er afgelopen jaren kosten gemaakt en moet deze deels worden teruggestort in de voorziening om de voorziening positief te houden?

Het advies is om een checklist toe te voegen bij het collegevoorstel voor afstoten/verkopen waarop de punten kunnen worden afgevinkt/toegelicht.

3.4 Processen In deze paragraaf zoomen we in op het verkoop- en taxatieproces.

13

3.4.1. Bevindingen verkoopproces Jaarlijks wordt een verkoopplanning opgesteld waarin wordt aangegeven welke gebouwen het komende jaar op de nominatie staan om de verkopen en waarom. We hebben de panden die in 2018 -2019 zijn verkocht in ons onderzoek nader bekeken. In onderstaande tabel staan de objecten weergegeven. Gebouw / adres Ravelijn de Gr. Jager 5 Groeweg 1 (woning) Van de Spiegelstraat 4 (muziekschool) Van Dusseldorpstraat 78 (oude Mavo) Bessestraat 8 (vm schoolgebouw) Zusterstraat 11-19a (oude Manhuis) Westwal 8 (vm ouderensocieteit) Singelstraat 7 (vm koorschool)

Jaar in verkoop 2017 2017 2017 2018 2018 2018 2018 2018

Datum verkoop mrt-19 1-10-2017 31-12-2018 28-2-2018 1-5-2018 12-2-2018 21-9-2018 14-12-2018

Naam koper DHC Vastgoed Buijsrogge Sortario BV Sortario BV Rafael Kerkgenootschap De Pagter BV Pi-Spello Slot Ostende

Verkoopprijs € 526.000,00 € 165.000,00 € 650.000,00 € 850.000,00 € 459.000,00 € 800.500,00 € 350.000,00 € 480.000,00

Uit de interviews blijkt dat de beleidsmedewerker vastgoed de eigendommen en gebouwenbeheerder is. Deze medewerker maakt ook de afwegingen met betrekking tot het afstoten van vastgoed. Dit wordt beoordeeld op basis van of een pand ook kernvastgoed is. Kernvastgoed is al het vastgoed dat nodig is voor de organisatie en dienstverlening om te functioneren. Indien een pand geen kernvastgoed meer is, zal dit worden afgestoten. Indien een pand op de nominatie staat om verkocht te worden, vindt er eerste een sessie plaats met verschillende beleidsafdelingen waarin de verkoop van het pand wordt besproken. Indien collega’s toch mogelijkheden zien voor een pand wordt dit niet verkocht. Ook wordt de verkoop gemeld in de initiatievencommissie, waarin verschillende vertegenwoordigers van de organisatie zitten. Dit is een laatste check of er binnen de gemeente nog kansen worden gezien voor een pand. Tevens heeft de beleidsmedewerker vastgoed ieder kwartaal een overleg met de wethouders, waarin een verkoop van een pand besproken worden. De wethouders geven uiteindelijk de opdracht om de verkoop in gang te zetten. In het proces bij de verkoop van het pand worden er altijd 2 collegevoorstellen geschreven. In het eerste voorstel worden de randvoorwaarden geschetst van de verkoop. Zodra het pand is verkocht wordt een 2e voorstel geschreven om over de uiteindelijke verkoop een besluit te nemen.

Er is geen mandaat voor de afdeling om de verkoop zelf af te handelen. Bij verkoop van een pand wordt altijd gehandeld onder voorbehoud van goedkeuring van college. Bij de vastgoednota is een bijlage “Het afstoten van gemeentelijk vastgoed”. De werkwijze die hierin beschreven is, sluit aan bij de werkwijze in de praktijk zoals in de interviews naar voren is gekomen.

3.4.2 Bevindingen taxatieproces Het procesverloop is niet duidelijk; welke afspraken zijn gemaakt over taxaties en met wie? Waar liggen de afspraken vast? Handelen we volgens vaste afspraken? Schakelen we meerdere taxateurs in? Uit de interviews komt naar voren dat de afspraken m.b.t. de taxaties nergens zijn vastgelegd. In principe is het zo dat na het collegebesluit om een pand te gaan verkopen de opdracht gegeven worden voor een taxatie. Dan hebben we de beschikking over een zo’n recent mogelijk rapport. Mocht de verkoop van een pand niet binnen een jaar plaatsvinden, zal er een update van een rapport gevraagd worden. Indien het meerdere jaren gaat duren, zal er een nieuw rapport opgevraagd worden. Voor zover bekend is er geen norm over hoe oud een taxatie mag zijn. Onze bevinding is dat deze norm ontbreekt. Verder is het verkopen van panden niet iets dat elke dag plaatsvindt. Vaak wordt elke verkoop apart opgepakt, kijkend naar de specifieke situatie. Dit is niet ondervangen in een algemeen omvattend proces. In principe is de taxerend makelaar niet de verkopende makelaar, zodat er geen sprake is van belangenverstrengelingen. In sommige gevallen kan na ontvangst van taxatie toch besloten worden om

14

dezelfde makelaar voor verkoop te kiezen. Desbetreffende makelaar wordt dan achteraf op de hoogte gesteld. De keuze van een makelaar hangt van het soort object. Voor de verkoop van woningen wordt veelal gewerkt met een kleinere VBO-makelaar. Voor bedrijfspanden of overige objecten wordt er gekeken naar de ervaringen en specialisaties van de makelaars/taxateurs op dit gebied.

3.4.3 Algemene bevindingen taxatierapporten Per pand gaan we in op de aspecten waar we vragen bij kunnen stellen. Alle verkochte panden zijn getaxeerd. Wel kunnen we kanttekeningen plaatsen bij bijvoorbeeld de gekozen makelaar, de datum van het taxatierapport t.o.v. de verkoopdatum. Er is voor zover bekend geen beleid/afspraken binnen de Gemeente Goes m.b.t. het uitkiezen van een taxateur. Zo worden er bijvoorbeeld taxatierapporten gebruikt van makelaars die buiten de gemeente Goes actief zijn. De vraag is of er bij de keuze van een taxateur ook rekening wordt gehouden met de ervaring van desbetreffende taxateur? Heeft de taxateur bijvoorbeeld ervaring met bedrijfsmatig onroerend goed? In onderstaande tabel is de taxatiewaarde van de verkochte panden opgenomen.

Gebouw / adres Ravelijn de Gr. Jager 5 Groeweg 1 (woning)

Jaar in verkoop 2017 2017

Van de Spiegelstraat 4 (muziekschool)

2017

Van Dusseldorpstraat 78 (oude Mavo)

2018

Bessestraat 8 (vm schoolgebouw) Zusterstraat 11-19a (oude Manhuis) Westwal 8 (vm ouderensocieteit) Singelstraat 7 (vm koorschool)

2018 2018 2018 2018

taxatiewaar % afwijking Verkoopprijs de tax.waarde taxateur € 526.000,00 € 515.000 2% Neeskens € 165.000,00 € 130.000 27% Stad & Zeeland Makelaars faasse & Fermont; waarde € 795.000 -18% voor 324 m2 € 650.000,00 faasse & Fermont; waarde € 925.000 -30% voor 934 m2 € 834.000 2% Cees Kole € 850.000,00 € 1.180.000 -28% Makelaardij Westeinde € 459.000,00 € 459.000,00 0% Taxaties4Zeeland.B.V. € 800.500,00 € 580.000,00 38% Sinke Komejan € 350.000,00 € 280.000,00 25% Sinke Komejan € 480.000,00 € 480.000,00 0% Berend ten Hove

taxatiedatum 6-2-2014 1-6-2016 17-10-2016 17-10-2016 10-12-2012 6-12-2012 1-1-2017 12-10-2015 27-6-2017 26-1-2016

Uit deze analyse blijkt dat twee panden een lagere verkoopprijs hebben dan dat er getaxeerd is. Daarnaast zijn er bijzonderheden over de taxaties gevonden. De bevindingen bij deze panden zijn kort toegelicht. Pand: Van de Spiegelstraat 4 (muziekschool) Uit de collegevoorstellen wordt niet duidelijk met hoeveel grond het pand aan de verkoper is aangeboden. In de taxatierapporten zijn voor de uitgangspunten 324 m2 eigen grond en 934 m2 eigen grond opgenomen. In collegevoorstel over verkoop muziekschool (16INT02813) wordt gesproken over andere hoeveelheid grond, namelijk 324m2 grond + parkeerterrein 539m2. De eerste taxatie dateert van 31 maart 2015. Binnen een jaar, op 17 oktober 2016 is toen een aanvulling gemaakt naar het huidige huur- c.q. koopnivau. De waarden die in bovenstaande tabel zijn opgenomen betreffen de waarden vanuit de aanvulling op het rapport d.d. 17-10-2016. De waarden in 2016 € 55.000 (324 m2 ) en € 75.000 (934 m2 ) zijn lager dan dat er in 2015 getaxeerd is. De vraag is: waarom binnen een jaar al een nieuw rapport laten opstellen, terwijl bijv. pand aan de Zusterstraat op basis van een taxatierapport is verkocht dat al 3 jaar oud was. Concluderend kunnen we stellen dat dit pand voor een verkoopprijs is verkocht die 18% tot 30% lager lag dan de taxatiewaarde.

Uit collegebesluit blijkt dat er een uitgebreid inschrijvingstraject en onderhandelingen zijn geweest en dit de maximaal haalbare verkoopprijs is gebleken. Pand: Van Dusseldorpstraat 78 (Oude Mavo) Opvallend is dat er twee taxaties hebben plaatsgevonden op bijna nagenoeg dezelfde datum. Tussen de taxateurs zit € 346.000 verschil in de taxatiewaarde. Daarnaast is de vraag of beide taxateurs de ervaring hebben in het taxeren van bedrijfsmatig vastgoed en voldoende op de hoogte zijn van de

15

ontwikkelingen in de gemeente Goes, aangezien één taxateur met name in een andere gemeente actief is. Een andere bevinding is de datum van het taxatierapport. De taxatie dateert van eind 2012 en de verkoop vindt pas plaats in 2018. Het laten maken van een recenter taxatierapport zou een logische keuze geweest zijn. Uit het collegevoorstel over verkoop Oude Mavo (16INT02946) worden randvoorwaarden vastgesteld voor de verkoop. De minimum verkoopprijs wordt vastgesteld op € 930.000. Het pand wordt in de markt gezet met een vraagprijs van € 1.200.000. In het collegevoorstel over verkoop Oude Mavo (17BPR01354) wordt duidelijk dat er 3 biedingen zijn binnengekomen, welke lager liggen dan de minimum verkoopprijs. Afhankelijk van welk taxatierapport we als uitgangspunt nemen wordt het pand iets boven taxatiewaarde verkocht/ 28% onder de taxatiewaarde verkocht, De vraag is waarom er twee taxaties zijn opgemaakt? En waarom er geen recenter taxatierapport meer is opgemaakt? Uit het interview blijkt dat de opdracht voor de taxaties niet door de momenteel betrokken medewerkers is gegeven. Dus de reden waarom er in korte tijd 2 taxatie zijn gedaan is onbekend. De taxaties zijn destijds gemaakt zonder dat er een duidelijke visie was bij de ontwikkeling van dit eigendom. Er is geen recenter taxatierapport opgemaakt omdat het object gedurende de jaren is verschoven naar de bouwgrond.

De collega’s van de bouwgrond vragen geen externe taxatie op. Volgens de memo: Beschrijving procesverloop van een gebouwen taxatie d.d. 13-11-2018 wordt het afstoten van gemeentelijk vastgoed gedaan op basis van expertise lokale taxateur (per toerbeurt). Alle verkochte panden zijn getaxeerd, wel kunnen er kanttekeningen geplaatst worden bij de gekozen makelaar of de datum van het taxatierapport. We missen de definitie m.b.t. lokale taxateur. Verstaan we hieronder ook taxateurs uit omgeving Middelburg/Kapelle zoals uit onderzoek bij de verkochte objecten naar voren komt? De adviezen t.a.v. het taxatieproces zijn: • • • • •

Afspraken maken over hoe oud een taxatierapport mag zijn op moment van de verkoopbeslissing. Afspraken maken over welke taxateurs mogen taxeren (Shortlist van kundige taxateurs met eventueel uitsplitsing naar aandachtsgebied van taxateur (bijv. woonhuizen, bedrijfsmatig OG, monumenten, ect). Enkel lokale taxateurs inschakelen. Bij afwijking hiervan onderbouwen waarom dit is gebeurd. Voor specifieke kennis is het soms raadzaam om een andere taxateur te kiezen. Vooraf door het college laten vaststellen hoeveel een verkoopprijs onder een taxatiewaarde mag zitten. De taxateur en de verkopend makelaar zouden vanuit oogpunt van objectiviteit twee verschillende personen moeten zijn.

3.5 Systemen De informatie over het gemeentelijke vastgoed wordt geregistreerd in verschillende systemen, in Geoweb, het vastgoedbeheerssysteem VBA, het onderhoudssysteem WISH en het financieel systeem Civision (staat C). Voor de objecten worden verschillende namen gebruikt. De vraag is hoe we de te verkopen panden uit VBA en uit WISH halen? De vraag is of er een aansluiting gemaakt kan worden met Geoweb en met staat C.

3.5.1. De vastgoedobjecten In het VBA is een overzicht aanwezig van de panden waarvan de gemeente de eigenaar is.

16

3.5.2. De staat van het vastgoed WISH is een onderhoudsprogramma dat het te verwachten onderhoud voor meerdere jaren beheert. Er zijn verschillende onderhoudsniveaus. Als een (voorgenomen) verkoop wordt aangegeven door de beleidsmedewerker vastgoed, dan gaat een pand naar “instandhouding en zorgen dat het veilig blijft”. Dit wordt handmatig aangepast na overleg met de vastgoedbeheerder. WISH geeft wel aan wanneer een gebouw technisch onderhoud behoeft en ook wanneer een gebouw technisch afgeschreven is. Te verkopen panden kun je niet automatisch uit WISH halen. Dit moet handmatig gebeuren. In VBA kun je wel zien wat de verkoop- en onderhoudsplannen zijn (volgens de projectleider bouwkunde).

3.5.3. De financiën van het vastgoed. Op verzoek van de accountant (via de management letter) is er twee keer onderzoek gedaan naar de boekwaardes van gebouwen en de aansluiting op het VBA. De conclusie is steeds dat we aansluiting missen. De aansluiting met financiën is dus niet goed. Het risico is dat het college een besluit neemt over de verkoop van een pand zonder boekwaarde terwijl er in staat C wel een boekwaarde is. Ook hebben we geen aansluiting kunnen vinden van het onderhoudssysteem met het VBA. Welk pand heeft welk onderhoudsniveau? Dit komt niet terug in het VBA. Wat komt er uit het systeem als je een specifiek pand gaat verkopen? De invoer van gegevens in WISH geschiedt handmatig. Omdat er geen automatische koppeling is tussen VBA en WISH is er het risico dat we panden in beheer hebben die bouwkundig onderhoud niet kent, of andersom dat we panden onderhouden die gebouwenbeheer niet kent. Het eerste risico zou volgens bouwkundig onderhoud niet meer mogen voorkomen vanwege de veelvuldige overlegmomenten. Het tweede risico wordt laag ingeschat omdat er geen geld is voor een ander pand buiten VBA of WISH om. Hiervoor moet eerst een budgetaanvraag gedaan worden.

Uit interviews is gebleken dat het aanpassen van de waardes in het VBA handmatig gebeurt. Dit is het geval bij de WOZ-waardes, de jaarlijkse kosten-baten analyses, de subsidies in de wijkgebouwen en de verzekerde waardes. Het beheren en actueel houden van het VBA is een arbeidsintensief proces. Het risico is dat er fouten gemaakt worden bij het invoeren van waardes. Advies: Als VBA, WISH en Civision beter met elkaar moeten communiceren zullen er unieke nummers of adressen gebruikt moeten worden en deze moeten consequent worden gehanteerd.

3.6 Andere gemeenten Sommige gemeentes verkopen regelmatig vastgoed, andere gemeentes doen dit incidenteel. Ter vergelijking is gekeken naar hoe andere gemeenten hun vastgoed verkopen en welke spelregels ze daarover hebben vastgelegd. Voorbeelden zijn Rotterdam, Amsterdam, Hoogeveen en Eindhoven. Diverse gemeenten hebben in hun kadernota vastgoed een hoofdstuk aan- en verkoopbeleid met omschrijving verkoopvoorwaarden opgenomen (gemeente Rotterdam) of een aparte notitie over het verkoopprotocol met 7 strategische uitgangspunten opgesteld (gemeente Amsterdam, gemeente Hoogeveen). Ook gemeente Eindhoven heeft een aantal spelregels op een rij gezet m.b.t. verkoop gemeentelijk vastgoed in aanvulling op de vastgoednota. Door spelregels af te spreken en vast te leggen kunnen verkoopcases getoetst worden.

3.7 Overige bevindingen Het college van B&W krijgt een aantal collegevoorstellen te zien bij de verkoop van panden. Het collegevoorstel met de verkoop planning voor komend jaar, het collegevoorstel over de instemming met

17

verkoop per gebouw en het collegevoorstel over de verkoopbeslissing en gunning. De strekking hiervan is bij het eerste collegevoorstel informeren en bij het tweede en derde collegevoorstel besluiten.

3.7.1 Collegevoorstellen 1. Initiatief tot verkoop. Het college moet een besluit nemen welk pand ze gaan verkopen. (Steller: beleidsmedewerker vastgoed na overleg met afdelingen en initiatievencommissie). 2. Verkoopopzet met randdoorwaarden. In dit voorstel moet een besluit genomen over welke randvoorwaarden/richtlijnen we stellen bij de verkoop van het pand. Ook zal er voorgesteld worden het pand tenminste voor taxatiewaarde te verkopen. (Taxatie moet op dit moment nog plaatsvinden. (Steller: beleidsmedewerker OG). 3. Verkoopbesluit; in dit voorstel zal verkoopresultaat worden voorgelegd. Eventuele begrotingswijziging zal ook verwerkt worden. De collegevoorstellen over verkoop zijn vertrouwelijk.

3.7.2 Inhoud collegevoorstellen Bij de collegevoorstellen verkoop panden hebben we gekeken wat erin staat en wat erin zou moeten staan volgens het onderzoeksteam. Wat staat er in de onderzochte collegevoorstellen uit het verkoopregister • In bijlage C Overige data staat per onderzocht pand uit het verkoopregister welke punten in het Collegevoorstel zijn opgenomen. • Taxatiewaarde, boekwaarde en verkoopresultaat staan er in principe altijd in. Onderwerpen zoals huurprijs, onderhoudsstatus en risico’s staan erin indien van toepassing. Financiële effecten worden bij alle onderzochte dossiers benoemd. Wat moet er in het collegevoorstel staan (volgens het onderzoeksteam) CV Besluit tot verkoop • • • • •

Beleidsuitgangspunten: verkopen voor minimaal de taxatiewaarde (wanneer verkoopteam zelf doen en wanneer terug naar het college) Signaal verkopen (vanuit de markt of intern) Boekwaarde Getaxeerde waarde Verkoopprijs

CV Verkoopopzet en randvoorwaarden • • • • • • •

Aantal taxaties/datum van taxatie Uitleg keuze makelaar/taxateur (lokaal-bedrijfsmatig Onroerend Goed) Uitleg afwijkingen tussen twee taxaties (in geld of in tijd); terugkoppeling plaatsgevonden naar college; besproken met makelaar of taxateur? Uitleg afwijking tussen getaxeerde waarde en verkoopwaarde Uitleg taxatiewaarde hoger dan boekwaarde Onderhoudsstatus en bijzonderheden Effect op structurele baten en lasten bij verkoop (bijv. als pand wordt verhuurd en men wil toch verkopen, dan college goed informeren over baten en lasten) (vervallen onderhoudskosten bij verkoop) en dekking lagere of hogere lasten.

CV Gunningsbesluit • • • •

Beoordeling biedingen Afweging door verkoopteam (Afweging wel/niet verkopen, Afweging aan wie verkopen) Afwijking van eigen uitgangspunten: Niet altijd verkopen aan de meestbiedende projectontwikkelaar, ingaan op iets lagere bieding met maatschappelijke functie Voorgestelde verkoopprocedure

18

• • •

Gebouw en mee verkochte hoeveelheid grond (indien van toepassing) Als er sprake is van tegenvallende verkoopopbrengst, hoe wordt dit gedekt Betrouwbaarheidstoetsing gunning in het kader van wet BiBoB. (Indien van toepassing)

3.7.3 Overige bevindingen Overige bevindingen die genoemd kunnen worden zijn: • •

• •

De rol van de initiatieven commissie is niet goed beschreven in de beleidsstukken of bij de procesbeschrijving afstoten vastgoed. De informatie uit de verkoopdossiers van de 8 verkochte objecten komt overeen met wat is afgesproken over verkoop panden en taxaties. Het komt niet vaak voor dat de boekwaarde hoger is dan de taxatiewaarde. De taxatiewaarde is het meest bepalende voor de verkoopprijs. Er zijn enkele gevallen bekend dat de boekwaarde hoger is, dit wordt dan toegelicht in het collegevoorstel en ook aangegeven hoe dit ‘financieel’ wordt opgelost. Structurele baten en lasten worden bij het onderdeel financiën opgenomen. In de meeste onderzochte dossiers was dit ook het geval. Met betrekking tot de aansluiting tussen de vastgoednota/de verkoopvoorwaarden en het collegevoorstel kunnen we concluderen dat de werkwijze vaak impliciet is en specifiek voor een bepaald pand. Er is geen aansluiting met de inhoud van de vastgoednota. De vraag Verkopen we volgens het principe van TOM kan met ja beantwoord worden. Als de gemeente Goes besluit om een pand te verkopen wordt er een eerste instantie een ‘verkooppakket’ met richtlijnen/randvoorwaarden opgesteld. (Bijv. alleen maatschappelijke doelen of ook mogelijkheid tot wonen, B&B, etc. En moet het oorspronkelijke pand behouden blijven). Hierna wordt er een uitgevoerd om de mogelijke verkoopwaarde te bepalen.

De panden die door de gemeente Goes verkocht worden, worden allemaal verkocht via een makelaar op basis van inschrijving. Deze inschrijvingen verlopen via een notaris, die ons op de hoogte stelt van de hoogste inschrijving. Echter is er altijd een voorbehoud opgenomen dat de gemeente een eigen keuze kan maken over welke inschrijving gekozen wordt. Het pand hoeft niet altijd naar de hoogste bieder te gaan. Een reden om voor inschrijvingen te kiezen is om de discussie over staatssteun te voorkomen.

Het advies is om de kadernota vastgoed aan te passen en de beleidsuitgangspunten op te nemen zodat je in collegevoorstel kan toetsen aan die uitgangspunten en evt. afwijkingen van het beleid beter kan motiveren. Of een aparte notitie met spelregels op te stellen (bijvoorbeeld een verkoopprotocol à la gemeente Hoogeveen).

19

Hoofdstuk 4 Conclusies en aanbevelingen Inleiding In dit hoofdstuk beantwoorden we de onderzoeksvragen over strategisch vastgoedbeleid. Alle conclusies hebben hun onderbouwing eerder in het rapport. Ook doen we een aantal aanbevelingen voor verbetering. We kijken hier naar de plan-do-check-act cirkel: • Wat is vastgelegd? Hoe voeren we het uit? • Wat kunnen we zelf beter doen? Wat kunnen anderen van ons leren?

4.1 Conclusies 4.1.1 Beantwoording onderzoeksvragen 1. Definities en uitgangspunten. Wat wordt bedoeld met strategisch vastgoedbeleid? Wat is er aan beleidsstukken en wat missen we nog? We missen een eenduidige definitie van vastgoed. Elke afdeling kijkt anders naar het begrip vastgoed. Het advies is te kijken naar wat hoort bij integraal vastgoedbeleid en de verschillende elementen op te nemen in een definitie. Team onderhoud labelt het vastgoed in WISH op basis van adres en huisnummer. Deze komen altijd uit het VBA. Als we de gebouwen van het VBA en MVA willen vergelijken met elkaar zou er een definitie vanuit financiën moeten komen. En ook een aparte labeling in de financiële administratie. Het advies is om ook als team financiën ook met een definitie vastgoed te werken. Dat maakt het aansluiten op VBA en onderhoud duidelijker. Er is een vastgoednota uit 2015 maar we missen hierin een herziening. De nota strategisch vastgoedbeleid is sinds de vaststelling in 2015 nog niet herzien. We adviseren deze nota te herzien en daarbij ervoor te zorgen dat het goed de kaders aangeeft waaraan het VBA moet voldoen en welke definities er in het VBA gehanteerd moeten worden.

2. Hoe is het strategisch vastgoedbeleid vastgelegd en hoe voeren we het uit? Hebben we alle vastgoed in beeld waarvan de gemeente-eigenaar is? Hoe gaan we om met gemeentelijke eigendommen? Het strategisch vastgoedbeleid is vastgelegd in de vastgoednota, welke is vastgesteld in 2015. De uitvoering hiervan vindt plaats door de beleidsmedewerker vastgoed in overleg met anderen (periodiek afstemmingsoverleg gebouwen). In het VBA is een overzicht aanwezig van de panden waarvan de gemeente de eigenaar is. In WISH wordt het onderhoud van de vastgoedobjecten planmatig bijgehouden. En Geoweb geeft kadastraal inzicht in de eigendommen van al het onroerend goed van de Gemeente Goes. Het VBA is het uitgangspunt van de beleidsmedewerker vastgoed om te bepalen of een pand nog kernvastgoed of op andere wijze nog waardevol voor de gemeente is. Indien dit niet meer zo is, kan het pand door de gemeente verkocht worden.

3. Proces afstoten vastgoed: Wat is het verkoopbeleid en hoe voeren we het uit? Wat is het taxatiebeleid en hoe voeren we het uit? Hoe komen we tot een verkoopbeslissing, wie heeft hier welke rol in: juridisch-administratief beheer en bouwkundig beheer ORU. Welke criteria hanteren we om te komen tot een beslissing over afstoten? Zetten we de verkoopopdracht goed uit bij de makelaar? Hoe krijgen we goede taxaties? Het algemene beleid is, als iets geen kernvastgoed is of voor strategische doeleinden bedoeld is, wordt het afgestoten. Het initiatief voor het starten van het verkoopproces ligt bij de beleidsmedewerker vastgoed. Voordat de verkoop plaatsvindt, is er een check bij diverse beleidsafdelingen en de initiatieven commissie of er niet binnen de gemeente toch een andere bestemming voor het pand wordt gezien. Wanneer dit niet het geval is, wordt de procedure tot verkoop in gang gezet. (Zie ook bevindingen op blz. 13/14). Procesmatig is het niet vastgelegd hoe

20

de verkoopopdracht wordt uitgezet bij de makelaar en is dit niet door ons te toetsen. Ook de criteria voor een taxatie is niet in een proces vastgelegd. Door middel van criteria moeten we borgen dat het taxatierapport de informatie biedt die we nodig hebben. Het is belangrijk om randvoorwaarden mee te geven, zodat we borgen dat bij verkoop altijd aan bepaalde randvoorwaarden wordt voldaan. Met deze criteria wordt geborgd dat het taxatierapport de juiste informatie bevat.