011. Raadsvoorstel Uitbreiding Griffie 2025

Raadsvoorstel Datum vergadering Agendapunt Zaaknummer Onderwerp

: : : :

20 maart 2025

Portefeuillehouder Programma Opgesteld door: Afdeling

: :

C.H. van den Bos Bestuur drs. B.C. van Doornum Griffie

:

Z25. / D25. Raadsvoorstel Uitbreiding Griffie

Gevraagd besluit 1. De griffieformatie met ingang van 1 april 2025 uit te breiden van 2,54 fte naar 3,66 fte. De uitbreiding betreft een nieuwe functie van raadsadviseur (max. 1,0 fte) en urenuitbreiding voor de (senior) raadsadviseur / plv. griffier van 0,88 naar 1,0 fte. 2. De hogere personeelslasten voor 2025 (maximaal € 158.456) en verder (prijspeil 2025 + indexatie) te dekken uit het begrotingssaldo en hiertoe de 18e begrotingswijziging 2025 vast te stellen. 3. De ‘Instructie raadsgriffier gemeente Goes’ vast te stellen. 4. De ‘Functiebeschrijvingen Griffie Goes’ inclusief functiewaardering vast te stellen. Juridische grondslag Artikel 107a,Gemeentewet. 2. De raad stelt in een instructie nadere regels over de taak en de bevoegdheden van de griffier. Artikel 107e, Gemeentewet. 1. De raad kan regels stellen over de organisatie van de griffie. 2. De raad is bevoegd de op de griffie werkzame ambtenaren te benoemen, te schorsen en te ontslaan. Resultaat 1. Een griffie die voldoende capaciteit heeft om de gemeenteraad procesmatig en inhoudelijk te ondersteunen. 2. Een geactualiseerde Instructie voor de griffier en functiebeschrijvingen voor de medewerkers van de griffie die aansluiten bij de dagelijkse werkpraktijk. Aanleiding De gemeenteraad wordt bij de uitvoering van zijn werkzaamheden en taken ondersteund door de raadsgriffie.

De griffie is niet meer weg te denken uit het lokaal bestuur. Een gemeenteraad kan niet zonder goede ondersteuning, advisering en vertegenwoordiging van de raad in vele gremia, zowel binnen de ambtelijke organisatie als daarbuiten richting inwoners of de regio. Een goede en sterke griffie vergroot het vakmanschap van de raadsleden en draagt bij aan een stevige positie positionering van de raad. De Werkgeverscommissie constateert kwetsbaarheid in deze ondersteuning met de huidige omvang van de griffie. Om de procesmatige ondersteuning van de gemeenteraad te kunnen blijven garanderen en de gemeenteraad meer inhoudelijk-strategisch te kunnen bijstaan, is uitbreiding van de raadsgriffie noodzakelijk. De raad wordt voorgesteld om de griffie uit te breiden met een raadsadviseur (max. 1,0 fte) en de formatie voor de (senior) raadsadviseur / plv. griffier uit te breiden van 0,88 naar 1,0 fte. Daarnaast wordt de raad verzocht enkele documenten (opnieuw) vast te stellen. De huidige ambtsinstructie van de griffier dateert uit 2002 en dient nodig geactualiseerd te worden. Dit geldt ook voor de functieprofielen. Deze dateren uit 2007 en zijn bovendien niet (geheel) toegespitst op de taken en werkpraktijk van de griffiemedewerkers. Naast een inhoudelijke toets op de profielen is ook gekeken naar de functiewaardering. Dit heeft geleid tot een nieuwe inschaling.

Agendapunt Pagina 2

Argumenten Ambities van de gemeenteraad In het voorjaar van 2024 is een enquête over het werkplezier, de werkdruk, de ontwikkelambities en de ondersteuningsbehoefte van de Goese raads- en steunfractieleden uitgezet en door alle leden ingevuld. Op drie ambities zijn er vanuit de gemeenteraad gewenste ontwikkelingen meegegeven richting de griffie en de raad zelf. Deze ambities zijn: 1. Versterken positie gemeenteraad door a) zelf als raad meer de agenda vorm te geven en het college minder te volgen en b) de zichtbaarheid van de raad en het raadswerk te vergroten. 2. Verhogen democratische kwaliteit door a) meer betrokkenheid aan de voorkant van het beleidsproces, b) meer inzicht en controle op de effecten van beleid (zowel ten aanzien van het college als van verbonden partijen) en c) meer hoofdlijnen en minder details. 3. Goede belangenafweging en vertegenwoordiging door a) meer maatschappelijke interactie en minder gemeentehuis, b) beter benutten van kennis uit de samenleving en c) meer oog voor kansen in de regio. Deze ambities worden nader toegelicht in het advies van Necker (“Groei voor de griffie in Goes – Advies voor het versterken van de griffie in Goes”) dat als bijlage aan dit raadsvoorstel is toegevoegd. Wens om meer inhoudelijke ondersteuning door de gemeenteraad Uit de enquête komt ook de behoefte aan ondersteuning naar voren.

Raadsleden geven hierin aan dat extra ondersteuning gewenst is op de volgende zes thema’s: 1. Ondersteuning bij uitzoekwerk 2. Het organiseren van werkbezoeken / ideeën opdoen / mensen spreken 3. Coaching en advies t.a.v. vaardigheden / optredens in de raad (per fractie of individueel) 4. Ondersteuning en hulp bij het opstellen van moties, amendementen of initiatiefvoorstellen 5. Advies en ondersteuning bij gebruik en inzet van raadsinstrumenten 6. Hulp bij inzicht in en grip op verbonden partijen De gewenste extra ondersteuning kan niet worden gerealiseerd met de huidige bezetting van de griffie, omdat het primaire proces veel tijd en aandacht vraagt. Kwetsbaarheid in de ondersteuning van het raadswerk met de huidige griffieformatie De Goese griffie heeft in vergelijking met andere, vergelijkbare gemeenten een relatief kleine formatie: 2,54 fte (verdeeld over drie medewerkers) tegen gemiddeld 4,4 voor middelgrote gemeenten. De griffie van Goes is formatief niet toegerust op de taken die zij voor de gemeenteraad van Goes uitvoert c.q. uit zou willen voeren. Een uitbreiding is hierom noodzakelijk. Deze uitbreiding is allereerst nodig om de huidige werkzaamheden van de griffie binnen een aanvaardbare werkdruk te kunnen uitvoeren.

Pas daarna kan de uitbreiding ook de ruimte bieden aan de verdere professionele ondersteuning van de griffie en daarmee de ontwikkeling van de raad van Goes. De griffie kende de achterliggende jaren vrijwel geen afwezigheid anders dan regulier verlof. De griffie is met een bezetting van 2,54 fte echter wel kwetsbaar als het gaat om ziekte, zorgtaken of extra werkbelasting. Vervanging leidt direct tot taakverdringing en omdat veel werk niet kan blijven liggen loopt de werkdruk op. Vanwege de beperkte vervangingsmogelijkheden blijft er op dit moment altijd de nodige alertheid en verantwoordelijkheid, ook tijdens vakanties. Hoewel dit altijd in enige mate het geval zal zijn voor de functie van griffier, zou meer afstand tot het werk gezond zijn. Een extra medewerker kan hierin verlichting brengen. Verdere ontwikkeling externe communicatie van de gemeenteraad Er is nog nauwelijks sprake van actieve raadscommunicatie. In De Bode en op het RIS wordt vermeld wanneer de raadsvergaderingen plaatsvinden. Wat betreft sociale media wordt Facebook ingezet voor het aankondigen van raadsvergaderingen en het publiceren van de besluitenlijst van de

Agendapunt Pagina 3

besluitvormende raad. De griffie heeft geen uren om actieve raadscommunicatie structureel en gedegen op te pakken. Met een extra raadsadviseur kan meer vorm worden gegeven aan actieve raadscommunicatie. Hierbij valt te denken aan: 1. Vergroten bekendheid van de raad 2. De raad in verbinding brengen met inwoners, bedrijven en maatschappelijke instellingen 3. Strategisch adviseren over positionering raad en raadscommunicatie 4. Participatie stimuleren 5. Begrijpelijke en transparante communicatie over besluitvorming Dit sluit aan bij een raad die verhoging van de democratische kwaliteit nastreeft. Grotere gemeenteraad m.i.v. 2026 Op 2 juni 2024 werd in het ADRZ de 40.000e inwoner van de gemeente Goes verwelkomd. Hierdoor promoveerde de gemeente naar een volgende klasse. Wanneer Goes ook op 1 januari 2026 meer dan 40.000 inwoners heeft, groeit het aantal raadsleden na de gemeenteraadsverkiezingen van 2026 van 25 naar 27. Ook een groei van het aantal fracties in de gemeenteraad is niet ondenkbaar. Meer raadsleden en (mogelijk) meer fracties vraagt om meer inhoudelijke ondersteuning. Kanttekeningen Risico’s bij gelijkblijvende formatie Het is aan de raad zelf om te bepalen welk soort griffie hij wenst en welke omvang daarbij passend is.

Aan de andere kant is het de verantwoordelijkheid van de raad om de griffier in staat te stellen om de griffie te kunnen ontwikkelen en toe te rusten op de door de raad gewenste ondersteuning. Het alternatief van uitbreiding is dat de formatie van de griffie hetzelfde blijft. Hierdoor zal aan de wensen van de gemeenteraad en de ambitie van de griffie beperkt invulling gegeven kunnen worden en zal met name meer strategisch-inhoudelijke ondersteuning in het gedrang komen. Bovendien zal de griffie en daarmee de organisatie van vergaderingen en inhoudelijke ondersteuning kwetsbaar blijven. Inwerktijd raadsadviseur De gewenste impuls door uitbreiding van de griffie zal waarschijnlijk niet direct na aanstelling van de extra raadsadviseur volledig worden bereikt. Daarvoor is een inwerkperiode met herverdeling van werkzaamheden nodig. Financiën De kosten voor de uitbreiding van de griffie kunnen niet worden gedekt uit het bestaande budget. De bijgevoegde financiële doorrekening van het advies van Necker laat zien dat het budget van de griffie moet worden verhoogd met maximaal € 158.456 (prijspeil 2025). Dit bedrag wordt voor 2025 gedekt uit het begrotingssaldo en voor 2026 en verder opgenomen in de reguliere begroting.

Duurzaamheid Niet van toepassing Communicatie & Participatie Na positieve besluitvorming door de gemeenteraad wordt een vacaturetekst opgesteld en verspreid via de gebruikelijke kanalen. Hoe wordt aan participatie uitvoering gegeven? Het advies van Necker is, met alles wat daaruit voortvloeit, besproken in de vergadering van het Presidium van 13 januari 2025. Andere participatie is niet aan de orde. Het betreft een interne bedrijfsmatige aangelegenheid.

Agendapunt Pagina 4

Uitvoering Na positieve besluitvorming door de gemeenteraad wordt een vacaturetekst opgesteld en verspreid via de gebruikelijke kanalen. Vervolgens zal de griffier met de werkgeverscommissie, een vertegenwoordiging vanuit de griffie en de contactpersoon P&O van GR De Bevelanden de selectieprocedure op zich nemen en vervolgens de gemeenteraad een voorstel ter benoeming van de kandidaat-raadsadviseur voorleggen. De ‘Instructie voor de griffier van de gemeente Goes’ wordt op de gebruikelijke wijze gepubliceerd. Hoogachtend, Namens de Werkgeverscommissie Gemeenteraad Goes, J. Lukasse, voorzitter