voortgangsrapportage Spoorzone Rijen Q3-2021

Spoorzone Rijen Kwartaalrapportage Periode: Juli – September 2021

Bestuurlijk opdrachtgever Ambtelijk opdrachtgever Programmamanager Voortgangsrapportage Datum Projectfase Zaaknummer Status

: College van burgemeester en wethouders : Marijke van Riel : Bart-Jan Kouwenhoven : Q3-2021, standlijn 30 september 2021 : 14-12-2021 : Planuitwerking : 305412 : vrijgegeven door college

Inhoudsopgave Inleiding Inhoudelijke voortgang programma Terugblik werkzaamheden voorgaande perioden Werkzaamheden voorgaand kwartaal Vooruitblik werkzaamheden komend kwartaal Verantwoording beheersaspecten programma Beheersaspect: Tijd

Q3

Blad 2 3 3 3 5 6 7

Beheersaspect: Geld

8

Beheersaspect: Kwaliteit

11

Beheersaspect: Organisatie

12

Beheersaspect: Risico’s

12

Opstellers: PM: Bart Jan Kouwenhoven MPB: Werner Elias

Datum: 14 december 2021 Status: vrijgegeven door college Blad: 1 van 14

Spoorzone Rijen Kwartaalrapportage Periode: Juli – September 2021 Inleiding De gemeente Gilze en Rijen wil een spoorzone ontwikkelen waar het goed wonen, werken en reizen is. Dat is vastgelegd in de Toekomstvisie Spoorzone Rijen van eind 2013. Centraal in deze visie staat de stationsomgeving, de verbinding met de rest van de gemeente en de bereikbaarheid en ontwikkeling van de militaire wijk. De gemeente heeft in de afgelopen jaren de haalbaarheid onderzocht van het programma Spoorzone Rijen. Op 30 september 2019 heeft uw gemeenteraad het college opdracht gegeven om in 2020 en 2021 op basis van de uitkomsten van alle voorbereidende onderzoeken de herontwikkeling van de stationsomgeving verder voor te bereiden. De gemeente werkt samen met het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, de provincie NoordBrabant, Nederlandse Spoorwegen en ProRail om de stationsomgeving te verbeteren. Het plan is om de spoorwegovergang Julianastraat-Stationsstraat te vervangen door een onderdoorgang en de perrons te vernieuwen. Naar aanleiding van eerdere besluitvorming en de op 30 september 2019 door de raad gegeven opdracht moet het resultaat van de huidige fase van het programma zijn dat aanbesteding van realisatiewerkzaamheden na afronding van deze fase mogelijk is.

In deze fase bestaat het programma uit twee deelprojecten: een deelproject planuitwerking en inrichting van de stationsomgeving en een deelproject bestemmingsplan en WVG. Daarnaast onderkennen we in het programma de volgende samenhangende projecten: N631 - N282 Snelfietsroute - Trillingen - Geluidschermen (project Swung) - Rijen Zuid - Centrumplan - Duurzaamheid - Inclusieve samenleving Het doel van deze voortgangsrapportage is het op periodieke wijze informeren van bestuur en projectpartners over de stand van zaken van het programma. Dat doen wij met ingang van deze rapportage per kwartaal. Het uitgangspunt van deze voortgangsrapportage is de stand van zaken aan het einde van het derde kwartaal van 2021, de standlijn is dus 30-09-2021. De voortgangsrapportage is gebaseerd op de volgende (vigerende) besluitvorming: • Raadsbesluit op 9 juli 2018: voorkeursalternatief van een auto te gast tunnel • Raadsbesluit op 10 september 2018: vestiging van een voorkeursrecht • Raadbesluit 12 november 2018: keuze voor een westelijk tracé • Opdracht vanuit raad op 30 september 2019: voorbereiding tot aanbesteding • Ondertekende bestuursovereenkomst in november 2020 • Raadsbesluit 17 juni 2021: hellingspercentage 4%, verlengen en verleggen as zuidelijke toerit.

Opstellers: PM: Bart Jan Kouwenhoven MPB: Werner Elias

Datum: 14 december 2021 Status: vrijgegeven door college Blad: 2 van 14

Spoorzone Rijen Kwartaalrapportage Periode: Juli – September 2021 Inhoudelijke beschouwing voortgang Werkzaamheden voorliggende perioden Nadat het Voorkeursontwerp Spoorzone Rijen door de Gemeenteraad is vastgesteld in september 2019 (met daarbij opdrachtverstrekking tot voorbereiding aanbesteding) is in november 2020 een bestuursovereenkomst gesloten tussen Rijk, Provincie en gemeente. De bestuursovereenkomst regelt financiering en verantwoordelijkheid van partijen in deze unieke samenwerking. Als uitvoerende partijen zijn gemeente Gilze en Rijen en ProRail aangewezen. Hoewel het voorkeursontwerp in september 2019 is vastgesteld als onderdoorgang met inrichting als woonstraat (in plaats van “auto te gast”) en toegang voor hulpdiensten (met name Brandweer) bleken nog vragen en zorgen te leven over deze combinatie van (weg)gebruik. Het ontwerp is daarom getoetst op het aspect veiligheid (SWOV) en toegankelijkheid (Stichting ZET). Uit de toetsing kwam naar voren dat het ontwerp als “woonstraat” veilig en mogelijk is. Ten aanzien van toegankelijkheid werd geconcludeerd dat het hellingspercentage van de zuidelijke toerit met ca. 5,5% te steil was.

Daarop is een tweetal varianten voor de onderdoorgang beschouwd: • Een ondiepe onderdoorgang voor fietsers met een hellingpercentage van gemiddeld 4% (hetgeen een verlenging van 16 m betekent) en lokaal autoverkeer (doorrijdhoogte <2,50 m). Voor de brandweer zou een alternatieve route moeten worden gevonden. • Een diepere onderdoorgang (doorrijdhoogte 3,5 m - zoals bedoeld in het voorkeursontwerp) maar dan met een langere helling (verlenging van 42 m) om het hellingspercentage van de zuidelijke toerit te verlagen tot gemiddeld 4%. Parallel is doorgewerkt aan het opstellen en ter visie leggen van het voorontwerp Bestemmingsplan Spoorzone Rijen, noodzakelijk om de planologisch-juridische grondslag te bieden voor het realiseren van het programma. Omdat ten behoeve van het programma bekend werd dat een aantal woningen langs het tracé van de onderdoorgang moet worden gesloopt, werd begonnen met het minnelijk aankopen van deze woningen op grond van de Wet Voorkeursrecht Gemeenten (WVG). De politieke en publiek belangstelling voor het programma is groot. Dat maakt dat omgevingsmanagement en communicatie in de voorliggende fasen belangrijke pijlers zijn geweest om continu het contact met belanghebbenden te behouden en hen op de hoogte te houden van tussentijdse ontwikkelingen in het programma.

De coronamaatregelen zorgden er voor dat in het afgelopen jaar voornamelijk via digitale hulpmiddelen en -bijeenkomsten contact is gehouden. Werkzaamheden derde kwartaal 2021 Het derde kwartaal heeft zich vooral gekenmerkt door het inpassen en nader uitwerken van: • hellingbanen op basis van de besluitvorming met betrekking tot de hellingpercentages; • inpassing geluidwerende maatregelen ter plaatse van station en onderdoorgang; • Optimalisatie spoordraagconstructie om diepte onderdoorgang te verminderen; • Aansluiting zuidelijke toerit op Julianastraat en Militaire wijk;

Opstellers: PM: Bart Jan Kouwenhoven MPB: Werner Elias

Datum: 14 december 2021 Status: vrijgegeven door college Blad: 3 van 14

Spoorzone Rijen Kwartaalrapportage Periode: Juli – September 2021 • • •

Ontwerp directe stationsomgeving vanuit het door de spoorbouwmeester opgestelde eisenpakket spoorbeeld.nl; Optimalisatie van loopstromen en oriëntatie van liftconstructies; Beeldkwaliteitsplan voor de directe stationsomgeving.

Deze werkzaamheden lopen in het vierde kwartaal door. Bijgestaan door de gecontracteerde ZJA architecten, landschapsarchitect Houtman&Sanders en het ingenieurs- en adviesbureau Movares zullen ProRail en gemeente op basis van deze werkzaamheden een aantal bijgestelde ontwerpuitgangspunten vast stellen. Aan het einde van het derde kwartaal zijn werkzaamheden formeel opgestart met een meerdaagse Project Start Up [PSU], gevolg door diverse ontwerpateliers. Er hebben enkele personele wijzigingen plaatsgevonden in de afgelopen periode. Bij ProRail is de Manager Projectbeheersing vertrokken en opgevolgd door een nieuwe projectcoördinator . Daarnaast heeft de Railsystems Engineer het stokje overdragen aan een opvolger. Beide personen zijn inmiddels goed ingewerkt en het team is compleet. Voor het overige is de organisatie ongewijzigd gebleven. Onderzoeken voor het opstellen van het ontwerpbestemmingsplan zijn uitgevoerd, evenals diverse aanvullende onderzoeken. Het ontwerpbestemmingsplan is, conform planning, ter visie gelegd in de tweede helft van september 2021. Met het gezamenlijke team van Gemeente en ProRail team is een risico analyse uitgevoerd. Dit heeft geleid tot het benoemen van risico’s, met name gericht op de huidige projectfase. De risicoanalyse van de gemeente is voorzien van een kwantificering.

Het risicodossier wordt nu als één integraal beheersproces verder opgepakt met als doel om risicobewustzijn levend te houden en maximaal in te zetten op voorkomen en mitigeren van risico’s. In het kader van de Wet Voorkeursrecht Gemeenten (WVG) is een vervolg gegeven aan het verwerven van gronden en vastgoed. Bij het verstrijken van het derde kwartaal zijn 9 van de 14 objecten aangekocht. Ten behoeve van een optimalisatiemogelijkheid in de fasering is daarnaast een perceel aan de noordzijde van het spoor gedeeltelijk aangekocht. De gesprekken over de aankoop van een 10e object zijn gestart en zullen mogelijk in het vierde kwartaal leiden tot een koopovereenkomst. Tevens is een aanpassing van de in de WVG opgenomen objecten in voorbereiding: Een pand dat eerder noodzakelijk leek om aan te kopen blijkt dat niet te zijn. Alleen een deel van de voortuin blijkt noodzakelijk te zijn voor de realisatie van het project. De wijziging wordt in het volgende kwartaal ter vaststelling voorgelegd aan de gemeenteraad. De Structuurvisie Stedelijk Gebied Gilze en Rijen met aanvulling Stationsomgeving Rijen is door de gemeenteraad op 17 juni 2021 vastgesteld. Hiermee wordt geborgd dat de gemeente het aankoopbeleid onder de WVG in de komende periode kan vervolgen.

Bodem- en funderingsonderzoek is uitgevoerd om de vereiste kennis van de ondergrond ten behoeve van ontwerp en uitvoering vast te leggen. De uitgevoerde onderzoeken vormen de basis voor de werkzaamheden die verricht gaan worden in het kader van ontwerpen en dimensioneren (berekenen) van met name de constructie die de onderdoorgang vormt. Deze werkzaamheden zijn in de afgelopen periode uitgevoerd en tevens hebben diverse aanvullende onderzoeken plaatsgevonden om een (nog) beter beeld te krijgen van met name de geotechnische en geohydrologische ondergrond. Inmiddels is Opstellers: PM: Bart Jan Kouwenhoven MPB: Werner Elias

Datum: 14 december 2021 Status: vrijgegeven door college Blad: 4 van 14

Spoorzone Rijen Kwartaalrapportage Periode: Juli – September 2021 duidelijk geworden dat enkele peilbuizen geplaatst dienen te worden om het grondwaterhuishouding te plaatse van de onderdoorgang beter in beeld te krijgen. De peilbuizen zullen later geplaatst worden en langjarig gemonitord worden. Er is een start gemaakt met het vertalen van omgevingszorgen en omgevingswensen in een navolgbaar programma van eisen: de Klant-Eis-Specificatie (KES). De KES geeft richting aan de eisen waaraan het ontwerp moet voldoen: de Systeem-Eis-Specificatie (SES). Met het opstellen van de KES worden oorsprong en validiteit van het ontwerp vastgelegd en kan in geval van uitdetaillering en toekomstige wijzigingen altijd de vraag worden beantwoord: “Waaraan moet het ontwerp voldoen?” Het is een gestructureerde wijze van werken waarmee het overzicht bewaard blijft. Voor het opstellen van de KES maken we gebruik van al geuite wensen en zorgen van omwonenden en andere belanghebbenden. We betrekken hen ook bij het opstellen van de KES. Omdat niet iedere door de omgeving geuite zorg en/of wens direct gaat leiden tot een eis in de KES, vindt komende periode een zogeheten honoreringssessie plaats. Tijdens deze sessie wordt in samenspraak overeengekomen welke eisen en/of wensen vanuit de KES worden opgenomen en vertaald naar de SES en zo ja, op welke wijze deze worden opgenomen (eis of wens).

Voor het programma is vanuit de politiek en in de omgeving zeer veel aandacht. Dat vraagt om een goed ingericht omgevingsmanagement en communicatieproces. Het afgelopen kwartaal zijn nieuwsbrieven, informatiemails en berichten verspreid en is met diverse bewoners en stakeholders overleg gevoerd. Dit proces van participatie is (met veel inspanning) cruciaal voor het behouden en waar mogelijk vergroten van draagvlak voor het programma Spoorzone Rijen. Vooruitblik werkzaamheden vierde kwartaal 2021 De werkzaamheden in het kader van ontwerp en berekening voor planfase 1 zijn in de afgelopen periode gestart en worden voortgezet in de komende periode. Deze planfase loopt tot voorjaar 2022 en heeft als mijlpaal een GO-NOGO beslissing (de Variantbeslissing) door projectpartners op grond van de dan vast te stellen financiële haalbaarheid. Om budget en kosten in evenwicht te krijgen wordt (ook) komende periode het nodige onderzocht, getekend en berekend. De inzet is maximaal om te komen tot een passend ontwerp – fysiek èn financieel. Het werkproces van het derde kwartaal op het gebied van ontwerp optimalisaties en inpassing wordt vervolgd. Door middel van 4 ontwerpateliers wordt gewerkt aan het stabiliseren van de resterende onzekerheden in de scope van het project.

Door architect, ingenieursbureau en landschapsarchitect is samengewerkt aan het in balans krijgen van: • Het ontwerp van de domeinen volgens het Spoorbeeld van de Spoorbouwmeester; • Een optimalisatie van de onderdoorgang en toeritten, leidend tot een minder diepe ligging; • Inpassen van geluidwerende voorzieningen in het ontwerp van de stationsomgeving; • Een verbetering van de looproutes en liftplaatsing voor reizigers en interwijk-voetgangers en minder validen. Deze werkzaamheden leiden tezamen tot een stabiele scope, van waaruit het werk in het kader van de planfase zijn aanvang kan krijgen. Het ontwerpbestemmingsplan is in september ter visie gelegd en de reacties hierop worden in de komende periode ontvangen en verwerkt in het uiteindelijke bestemmingsplan dat, zoals nu gepland, in het voorjaar van 2022 wordt vastgesteld. Opstellers: PM: Bart Jan Kouwenhoven MPB: Werner Elias

Datum: 14 december 2021 Status: vrijgegeven door college Blad: 5 van 14

Spoorzone Rijen Kwartaalrapportage Periode: Juli – September 2021 De minnelijke verwerving van panden en gronden wordt voortgezet, en de voorbereidingen worden getroffen voor het vervolg op de minnelijke verwerving in het kader van het vaststellen van het bestemmingsplan. Ook zullen zienswijzen op het ter visie gelegde ontwerp bestemmingsplan worden behandeld, leidend tot het kunnen vaststellen van het bestemmingplan in Q1 van 2022. Ondertussen blijven we in gesprek met de omwonenden en op gezette tijden wordt iedereen geïnformeerd over de stand van zaken, onder andere middels de nieuwsbrief.

Verantwoording beheersaspecten Het volgende deel rapporteert over de aspecten tijd, geld, kwaliteit, risico, informatie en organisatie. Aangegeven is wat de stand van zaken is en op grond daarvan wat de (eventuele) noodzakelijke actie is.

Opstellers: PM: Bart Jan Kouwenhoven MPB: Werner Elias

Datum: 14 december 2021 Status: vrijgegeven door college Blad: 6 van 14

Spoorzone Rijen Kwartaalrapportage Periode: Juli – September 2021 Tijd De voortgang van werkzaamheden is redelijk tot goed. Het behalen van mijlpaal 2 en 4 is erg belangrijk voor de programmavoortgang. Het onderstaande schema geeft de projectmijlpalen weer en de actuele status bij de standlijn van deze kwartaalrapportage. De planning, zoals opgenomen in onderstaand schema, is op basis van de huidige kennis en inzichten opgesteld (deterministisch, dus zonder risicobuffers). Om de haalbaarheid van de planning te kunnen berekenen worden door ProRail diverse activiteiten gekoppeld aan de bijbehorende risico’s, met daarbij de kans dat het risico optreedt en de mogelijke extra tijd die de activiteit dan kost. Daarnaast hebben activiteiten een bandbreedte in doorlooptijd, sommige activiteiten kunnen eerder of later zijn afgerond dan nu is ingeschat. Door voor alle activiteiten zowel deze bandbreedtes als de gekoppelde risico’s door te rekenen kan de haalbaarheid van de diverse mijlpalen (voorzien van (*)) statistisch worden doorgerekend (probabilistisch). Gezien het grote effect van het tijdig behalen van mijlpaal 04 (Besluit goedkeuring variant) op de haalbaarheid van het volledige project biedt de probabilistische doorrekening meerwaarde nadat deze mijlpaal (tijdig) is behaald.

Vooralsnog laten de probabilistische doorrekeningen zien dat de planning van het programma erg ambitieus is. Mijlpaal (nummer + omschrijving) M01 Voorkeursbeslissing (*) M02 Vaststellen Bestemmingsplan M03 Projectscope – Vaststellen passendheid binnen budget M04 Projectscope – Vaststellen versoberingsopties scope M05 Besluit goedkeuring variant (*) M06 Bestemmingsplan onherroepelijk M07 Grondverwerving – afronding minnelijke verwerving M08 Realisatiebeslissing (*) M09 Grondverwerving – afronding onteigeningsprocedure M10 Conditionerende werkzaamheden afgerond M11 Start realisatie (*) M12 Project technisch gereed (*) M13 Project administratief afgerond (*)

Partij Allen Gemeente Gemeente Gemeente Allen Gemeente Gemeente Allen Gemeente Gemeente Allen Allen Allen

Prognose Status Q3-2020 Behaald Q1/Q2-2022 Ongewijzigd Q1/Q2-2022 Ongewijzigd Q3-2022 Ongewijzigd Q3-2022 Ongewijzigd Q3-2022 Ongewijzigd Q1-2022 Ongewijzigd Q3-2023 Ongewijzigd Q1-2024 Ongewijzigd Q2-2025 Ongewijzigd Q2-2025 Ongewijzigd Q1-2027 Ongewijzigd Q2-2027 Ongewijzigd

Voor de komende periode zijn de volgende activiteiten voorzien: Hoofdactiviteiten (nummer + omschrijving) A01 Actualiseren akoestisch onderzoek MJPG A02 Opstellen Beeldkwaliteitsplan Beeldkwaliteitsplan A03 Inventariseren bovengronds areaal A04 Inventariseren ondergronds areaal A05 Afstemmen financiële strategie A06 Minnelijke grondverwerving

Partij ProRail Gemeente Gemeente Gemeente Gemeente Gemeente

Standlijn -

Prognose 10-2021 10-2021 10-2021 10-2021 12-2021 Q1-2022

Delta -

Ten behoeve van verduidelijking en leesbaarheid zijn bovenstaande mijlpalen [M] en activiteiten [A] opgenomen in een globale planning (balkenschema). Doorlooptijden van activiteiten zijn aangeduid met ‘A’ en [groen] gemarkeerd en mijlpalen aangeduid met ‘M’ en zijn [rood] gemarkeerd. Opstellers: PM: Bart Jan Kouwenhoven MPB: Werner Elias

Datum: 14 december 2021 Status: vrijgegeven door college Blad: 7 van 14

Spoorzone Rijen Kwartaalrapportage Periode: Juli – September 2021 Jaar: 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 M/A Omschrijving Kwartaal: 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 M M01 Voorkeursbeslissing A A01 Conditionerende onderzoeken A A02 Stedenbouwkundige visie A A03 Inventarisatie bovengronds A A04 Inventarisatie ondergronds A A05 Financiële strategie M M02 Bestemmingsplanprocedure M M03 Projectscope – Passendheid M M04 Projectscope – Versoberingen M M05 Goedkeuring variant M M06 Bestemming onherroepelijk M M07 Grondverwerving – Minnelijk M M08 Realisatiebeslissing M M09 Grondverwerving - Onteigening M M10 Conditionering M M11 Realisatie M M12 Technische afronding M M13 Administratieve afronding

Geld De Business Case, zoals benodigd voor de realisatiebeslissing, is momenteel niet sluitend. Het gevolg is dat op dit moment een tekort gemeld moet worden op de financiële mijlpaal ‘Prognose Einde Werk’. Prognose Einde Werk (PEW) is de term die we gebruiken om een indicatie te geven van de integrale projectkosten tot en met het moment van oplevering. Ten tijde van het ondertekenen van de bestuursovereenkomst in november 2020 (BOK2020) bestond er al een spanning op het beschikbare budget en was de Business Case (eveneens) niet sluitend. Deze spanning op het budget bestaat uit het nog niet passen van de P85 kostenraming (de kostenraming die een 85% kans van onderschrijden heeft) en het in de BOK2020 overeengekomen budget tussen rijk, provincie, ProRail en gemeente: Er is een projectbudget beschikbaar van €42.950.000,-.

Hierbij is de verdeling per partij als volgt: • Rijk draagt bij: € 16.050.000,- (BOK2020) • Provincie draagt bij: € 14.270.000,- (BOK2020) • Gemeente draagt bij: € 10.000.000,- (BOK2020) • ProRail draagt bij: € 2.130.000,- (indicatief uit bestaande programma’s) • Risicobijdrage Gemeente: € 500.000,- (BOK2020) De BOK2020 kent een onderliggende kostenramingen van € 47.082.000,- voor het realiseren van: • Projectdeel stationsomgeving ter grootte van €41.082.000 (P85-waarde kostenraming) • Gemeentelijk deel ter grootte van €5.000.000 (verwerven vastgoed) • Gemeentelijk deel ter grootte van €1.000.000 (inrichten openbare ruimte) Opstellers: PM: Bart Jan Kouwenhoven MPB: Werner Elias

Datum: 14 december 2021 Status: vrijgegeven door college Blad: 8 van 14

Spoorzone Rijen Kwartaalrapportage Periode: Juli – September 2021 Daarmee is de initiële spanning op het budget in november 2020: € 4.132.000,Bovenstaande geldbedragen kennen een prijspeil april 2019. Om de budgetspanning “te lijf” te gaan is tussen partijen afgesproken om een nadere ontwerpslag uit te voeren. Deze ontwerpslag is na de zomer van 2021 gestart met het uitvoeren van planfase 1 en zal tot het voorjaar van 2022 duren. Hierbij zal vooral actueel onderzochte informatie over de bodemgesteldheid (sonderingen en grondboringen) veel onzekerheid weg kunnen nemen in de P85 kostenraming. Een actualisering van het risico dossier met bijbehorende mitigerende maatregelen behoort hier ook toe. Bovendien worden optimalisaties en potentiële versoberingen geïdentificeerd en na besluitvorming opgenomen in het ontwerp. De initiële spanning op het budget neemt toe nu meer inzicht wordt verkregen in de kosten behorende bij de planuitwerkingsfase: • De inzet van projectmedewerkers voor sturing, begeleiding en advies en verantwoording is aanzienlijk hoger dan eerder geraamd. Dit is mede het gevolg van de complexe projectomgeving, de omvang van het project en de mate waarin deze omgeving (politiek en omwonenden) tussentijds informatie en verantwoording verlangt van het project. Wij verwachten dat deze bijzondere interesse in het project niet afneemt, eerder toeneemt.

• Daarnaast leidt een nog niet eerder geraamde post – begeleiding uitvoeringsfase door de gemeente – tot een verder tekort. Nog niet geheel accuraat geraamd, zal deze post in de orde van € 2 mln. bedragen. • Ook het effect van de ontwikkelingen van lonen en prijzen in de projectkosten tussen 2019 en heden zullen de in de Bestuursovereenkomst overeengekomen indexering volgens IBOI overtreffen. • Daarnaast zijn er diverse onzekerheden met betrekking tot de realisatiefase die nog niet voldoende inzichtelijk zijn en afhankelijk zijn van de ontwerpkeuzes die in de komende periode gemaakt gaan worden. Om deze onzekerheden te beperken zijn in de afgelopen periode diverse onderzoeken verricht, die in de komende periode worden voortgezet naar onder andere: o Bouwen in een zeer krappe omgeving; o Extra maatregelen om toegang en bereikbaarheid voor omwonenden en passanten tijdens de bouw te garanderen; o Extra inspanningen met betrekking tot kabels en leidingen ondergronds; o De aanwezigheid van bodemverontreinigingen; o Sloopkosten van WVG panden en functievrij opleveren van de gronden; o Nader onderzoek in het kader van Niet Gesprongen Explosieven (NGE) • Inmiddels hebben in de afgelopen periode enkele kostenoverschrijdingen plaatsgevonden: o Hogere prognose inrichting openbare ruimte (ca.

€ 0,5 mln) als gevolg van een voorziene uitbreiding van de projectscope; o Verleggen as en verlengen zuidelijke toerit (ca. € 0,35 mln) om de toegankelijkheid voor fietsers te verbeteren: raadsbesluit 17 juni 2021; o Hogere prognose verwerving vastgoed (ca. € 0,4 mln) als gevolg van de prijsontwikkelingen in de woningmarkt. o De kosteneffecten van het nadere ontwerpwerk van 2021 (de vier werkateliers) zullen nog moeten worden geraamd.

Opstellers: PM: Bart Jan Kouwenhoven MPB: Werner Elias

Datum: 14 december 2021 Status: vrijgegeven door college Blad: 9 van 14

Spoorzone Rijen Kwartaalrapportage Periode: Juli – September 2021 Ten tijde van het raadsbesluit van 30 september 2019 zijn de risico’s rond de P85 raming (de budgetspanning in de bestuursovereenkomst) en de kosten voor begeleiding realisatiefase door de gemeente reeds als financiële onzekerheden genoemd. Het inzicht van nu is dat met loon- en prijspeil ontwikkeling van 2019 naar eind 2021, alsmede verbeterd inzicht in de grond- en bodemsituatie en overige ontwikkelingen in de kostenraming de waarde van P85 in de kostenraming niet zal dalen, maar zelfs een stijgende tendens zal krijgen. Projectuitgaven tot en met dit kwartaal: Bij het afsluiten van dit kwartaal is een bedrag van € 5,6 mln uitgegeven aan het project. De grootste uitgavenpost is de verwerving van percelen en vastgoed in het kader van de WVG, goed voor zo’n 60% van het totaal. Overige uitgaven (40%) betreffen de kosten voor adviezen, interne inzet van projectmedewerkers en ingehuurde externen. De samenvatting van bovenstaande opsomming is dat het waarschijnlijk is dat het project Spoorzone Rijen met een blijvende financiële spanning te maken heeft waarvan de omvang inmiddels duidelijk wordt. Speerpunt voor de komende periode is daarom om – parallel met het verfijnen van het ontwerp - de kostenraming te herijken en te actualiseren op basis van de huidige kennis en inzichten.

Deze situatie heeft ertoe geleid dat in het huidige kwartaal overleg is opgestart met de financierende partijen in de Bestuursovereenkomst (Rijk, Provincie en Gemeente) om het overleg te starten over hoe om te gaan met de toenemende spanning op het budget. Dit gesprek wordt in het vierde kwartaal voortgezet. De urgentie voor het overeenkomen van een oplossing voor de financiële situatie is gekoppeld aan het kunnen vaststellen van het bestemmingsplan in Q1-2022. Het is de verwachting dat in de komende maanden, op weg naar het vaststellen van het bestemmingsplan, intensief overleg noodzakelijk zal zijn om tot een oplossing te komen. Het eerstvolgende overleg met de projectpartners over deze spanning is gepland in de eerste week van december 2021. Uit te voeren acties voor het komende kwartaal: 1. Tezamen met ProRail opstellen van een kostenramingsmethodiek waarin alle binnen de scope van programma Spoorzone behorende kosten integraal worden opgenomen; 2. Opstellen van kostenraming voor risico’s, zoals die bekend zijn per Q4-2021; 3. Een indicatieve raming maken van de effecten van marktwerking en kostenstijging voor lonen en grondstoffen en de dekking ervan door de overeengekomen indexering (IBOI) in de BOK2020; 4. Optimaliseren ontwerp in planfase 1, met als doel de geraamde realisatiekosten te verlagen; 5.

Onderzoeken met projectpartners op welke wijze met een mogelijk blijvende financiële budgetspanning wordt omgegaan.

Opstellers: PM: Bart Jan Kouwenhoven MPB: Werner Elias

Datum: 14 december 2021 Status: vrijgegeven door college Blad: 10 van 14

Spoorzone Rijen Kwartaalrapportage Periode: Juli – September 2021 Kwaliteit Om de aanpak van het programma (verder) te structureren is in de afgelopen periode gestart met het werken volgens de principes van Systems Engineering vanwege het herleidbaar maken en houden van het ontwerp (en de wijze van realiseren) en de eisen waaraan de oplossing moet voldoen. Wensen, zorgen, randvoorwaarden en uitgangspunten worden (nog eens) goed tegen het licht gehouden en worden vertaald naar een Klant-Eis-Specificatie (KES), die als input dient voor de eisen die we aan het resultaat gaan stellen, de Systeem-Eis-Specificatie (SES). Gemeente en ProRail werken samen om de KES compleet en correct te krijgen en te houden. Belanghebbenden, zoals omwonenden en overige stakeholders, zijn en worden betrokken bij het formuleren en vaststellen van de KES. Hiermee wordt draagvlak voor het te realiseren programma verkregen en kan in de toekomst bij noodzakelijke afwijkingen goed worden herleid welke belanghebbenden betrokken zijn en kan een gestructureerd wijzigingsproces worden ingezet. De projectorganisatie wordt ook ingericht volgens de principes van het IPM model, waarbij IPM staat voor Integraal Project Management. Het is een veel gebruikt managementmodel bij grote projecten in de publieke ruimte en het zorgt voor aanspreekbaarheid en duidelijkheid over rollen in het project.

De projectorganisatie kent vijf standaard rollen (IPM-rollen): projectmanager (PM), manager projectbeheersing (MPB), omgevingsmanager (OM), technische manager (TM), contract manager (CM). Iedere IPM-rolhouders is verantwoordelijk voor de eigen scope, en tezamen vormen de vijf rolhouders een collegiaal team dat in samenhang stuurt op het behalen van de doelen. Het inrichten van het projectteam langs de lijnen van IPM is nieuw binnen gemeente Gilze en Rijen en ook ProRail hanteert gewoonlijk een wat ander model. Daarom wordt de tijd genomen voor het goed inregelen van de rollen en verantwoordelijkheden en stellen we ons als IPM-team lerend op. Scopebeheersing is een belangrijk aspect van kwaliteitsmanagement. In het afgelopen kwartaal is vooral de besluitvorming over de hellingspercentages en doorrijdhoogte van de onderdoorgang belangrijk geweest en dit heeft tot een aanpassing van de scope van het voorkeursontwerp geleid. In de komende periode gaat deze scopewijziging worden geformaliseerd. Eventuele scopewijzigingen die voortkomen uit de diverse ontwerpateliers worden op eenzelfde wijze geformaliseerd.

De ontwerpateliers leiden tot een stabiele scope met: • Een stationsgebied dat past binnen de eisen van het Spoorbeeld van de Spoorbouwmeester; • Een inpassing van de geluidwerende voorzieningen in overleg met het MJPG; • Een optimalisatie van de onderdoorgang met als resultante een minder diepe ligging en kortere toeritten; • Een verbetering van looproutes in de stationsomgeving voor transferreizigers en (minder valide) voetgangers over de interwijkverbindingen. De stabiele scope is de basis voor het uitwerken van planfase deel 1. Opstellers: PM: Bart Jan Kouwenhoven MPB: Werner Elias

Datum: 14 december 2021 Status: vrijgegeven door college Blad: 11 van 14

Spoorzone Rijen Kwartaalrapportage Periode: Juli – September 2021 Uit te voeren acties voor het komende kwartaal: 1. Vaststellen KES in samenspraak met projectpartners, stakeholders en omwonenden; 2. Verder ontwikkelen van de integrale projectorganisatie met ProRail, Gemeente, ingenieursbureau en architectenorganisatie; 3. Verder uitwerken van de projectscope (komende planfase) na afronding van de tussenfase om te komen tot een stabiele scope.

Organisatie De huidige management bezetting binnen het IPM-team voor het programma is aan de zijde van gemeente en ProRail volledig en stabiel.: Het team wordt versterkt en bijgestaan door inhoudelijke bijdragen vanuit ZJA architecten, Sander + Houtman landschapsarchitecten en ingenieurs- en adviesbureau Movares. Uit te voeren acties voor het komende kwartaal: 1. Met alle projectpartners en adviseurs afspraken maken over de integratie van alle organisatie onderdelen. 2. Voortzetten werkzaamheden t.b.v. planfase 1 Risico’s In de voorgaande periode is een slag gemaakt met het kwantificeren van de risico’s zoals opgenomen in het risicodossier vanuit de gemeente. Het proces van integreren en actualiseren van het risico dossier loopt in het komende kwartaal door en kan leiden tot een herijking van de TOP5-risico’s. In elk geval is op basis van de actuele kwantificering (scores) hierna de TOP5-risicolijst opgenomen, inclusief de bijbehorende beheersmaatregelen. Risico R043 Projectscope is niet (voldoende) stabiel. Oorzaak O01 Wijziging functionele uitgangspunten onder politieke druk. "O02 Wijziging functionele uitgangspunten onder omgevingsdruk. O03 Wijzigingen ten gevolge van nieuwe samenstelling raad en/of college. O04 Wijzigingen ten gevolge van nieuwe ontwikkelingen en/of beeldvorming. O05 Voorkeursalternatief wordt (herhaaldelijk) ter discussie gesteld. Gevolg

G01 G02 G03 G04

Vertraging vanwege (herhaaldelijk) doorvoeren scopewijzigingen. Aanvullende kosten vanwege (herhaaldelijk) doorvoeren scopewijzigingen. Verlies draagvlak shareholders vanwege (herhaaldelijk) doorvoeren scopewijzingen. Vertraging vanwege (herhaaldelijke) noodzaak tot bijstellen projectbudget.

Maatregel

M01 M02 M03 M04 M05

Aansturen op besluitvorming voorafgaand aan gemeenteraadsverkiezingen. Vaststellen momenten waarop scope wordt vastgesteld. Vaststellen functionele uitgangspunten. Vaststellen scope door college van B&W. Vaststellen procedure voor doorvoeren scopewijzigingen.

Opstellers: PM: Bart Jan Kouwenhoven MPB: Werner Elias

Datum: 14 december 2021 Status: vrijgegeven door college Blad: 12 van 14

Spoorzone Rijen Kwartaalrapportage Periode: Juli – September 2021 Risico R046 Versoberingen kunnen niet (tijdig) worden doorgevoerd. Oorzaak O01 Werkzaamheden in het kader van (mogelijke) versoberingen zijn niet opgenomen in de " projectplanning. O02 Noodzaak tot versoberingen wordt niet (tijdig) gezien. O03 Mogelijkheden voor versoberingen worden (verder) beperkt. Gevolg G01 Aanvullende kosten vanwege doorvoeren versoberingen. G02 Vertraging vanwege doorvoeren (aanvullende) versoberingen. G03 Vertraging vanwege aanvullende besluitvorming. Maatregel

M01 M02 M03 M04 M05 M06

Genereren van aanvullend budget. Overtuigen college van noodzaak tot versobering, wat gaat leiden tot vertraging. Afpellen concrete versoberingsopties middels multi-criteria-analyses. Voorkomen (herhaaldelijke) scopeuitbreidingen. Vaststellen uiterste datum voor doorvoeren scopewijzigingen. Voortzetten ontwerpwerkzaamheden IB in afwachting over besluitvorming over versoberingen. M07 Later nemen realisatiebesluit vanuit gemeente.

Risico R017 Omgevingspartijen en/of individuele personen komen in opstand tegen het project. " Oorzaak O01 Omgevingspartijen en/of individuele personen zijn niet (voldoende) inzichtelijk. O02 Omgevingspartijen en/of individuele personen zijn niet (voldoende) tijdig geïnformeerd. O03 Omgevingspartijen en/of individuele personen zijn niet (voldoende) passend geïnformeerd. O04 Omgevingspartijen en/of individuele personen zijn niet (voldoende) tijdig betrokken. Gevolg

G01 G02 G03

Verlies aan draagvlak voor het project. Verlies aan draagvlak voor raakvlakprojecten. Imagoschade voor gemeente.

Maatregel

M01 Opstellen communicatieplan. M02 Uitvoeren omgevingsanalyse. M03 Uitvoeren kernopdracht om alle betrokkenen te informeren over en (meer) omwonenden, bedrijven en bewoners te betrekken bij het programma Spoorzone. M04 Aanhaken bij overige ontwikkelingen in onze gemeente. M05 Betrekken omwonenden, bedrijven en bewoners tijdig en op verschillende manieren, zoals middels: - Persoonlijke gesprekken - Informatiebijeenkomsten voor omwonenden/bedrijven - Inloopavonden voor alle betrokkenen - Aparte bijeenkomsten gericht op een bepaald onderwerp M06 Opstellen zesmaandelijkse rapportage aan gemeenteraad.

Risico R016 Beschikbaar budget wordt overschreden vanwege (meerdere) optredende risico's. Oorzaak O01 Beschikbaar budget houdt onvoldoende rekening met (mogelijke) risico's. " O02 Risico's zijn niet (voldoende) inzichtelijk gemaakt. O03 Risico's zijn niet (voldoende) gekwantificeerd. O04 Maatregelen zijn niet (voldoende) inzichtelijk gemaakt. O05 Maatregelen zijn niet (voldoende) financieel onderbouwd. O06 Beschikbaar budget komt onder druk door raakvlakprojecten

Opstellers: PM: Bart Jan Kouwenhoven MPB: Werner Elias

Datum: 14 december 2021 Status: vrijgegeven door college Blad: 13 van 14

Spoorzone Rijen Kwartaalrapportage Periode: Juli – September 2021 Risico R016 Beschikbaar budget wordt overschreden vanwege (meerdere) optredende risico's. Gevolg G01 Vertraging vanwege (herhaaldelijk) aanvragen aanvullend budget binnen gemeente. "G02 Vertraging vanwege (herhaaldelijk) aanvragen aanvullend budget bij shareholders. G03 Vertraging vanwege (herhaaldelijk) doorvoeren versoberingen en/of optimalisatie. Maatregel

M01 Inzetten op effectief risicomanagement.

Risico R006 Planvorming voor Spoorzone Rijen wordt niet binnen (beschikbaar) budget afgerond. Oorzaak O01 Inschatting urenbesteding planuitwerkingsfase blijkt niet (voldoende) betrouwbaar. "O02 Inschatting (onderzoeks)kosten planuitwerkingsfase blijkt niet (voldoende) betrouwbaar. O03 Scope is niet (voldoende) passend. Gevolg G01 Vertraging vanwege (herhaaldelijk) aanvragen aanvullend budget binnen gemeente. G02 Vertraging vanwege (herhaaldelijk) aanvragen aanvullend budget bij shareholders. G03 Vertraging vanwege (herhaaldelijk) doorvoeren versoberingen en/of optimalisaties. Maatregel

M01 M02 M03 M04

Verhelpen budgettekort middels doorvoeren van kostenverlaging(en). Verhelpen budgettekort middels doorvoeren van (functie)versobering(en). Uitvoeren conditionerende onderzoeken. Herijken ontwerpuitgangspunten op basis van uitkomsten conditionerende onderzoeken. M05 Herijken voorgestelde bouwmethodiek op basis van uitkomsten conditionerende onderzoeken. M06 Opvolgen stappen Planuitwerking - deel I M07 Opvolgen stappen Planuitwerking - deel II

Opstellers: PM: Bart Jan Kouwenhoven MPB: Werner Elias

Datum: 14 december 2021 Status: vrijgegeven door college Blad: 14 van 14