Voortgangsrapportage Q1-2022 Spoorzone Rijen

Spoorzone Rijen Kwartaalrapportage Periode: januari – maart 2022

Bestuurlijk opdrachtgever Ambtelijk opdrachtgever Programmamanager Voortgangsrapportage Datum Projectfase Zaaknummer Status

: College van Burgemeester en Wethouders : Marijke van Riel : Bart-Jan Kouwenhoven : Q1-2022, standlijn 31 maart 2022 : 14-04-2022 : Planuitwerking : 305412 : definitief t.b.v. college B&W

Inhoudsopgave Inleiding Inhoudelijke voortgang programma Terugblik werkzaamheden voorgaande perioden Werkzaamheden voorgaand kwartaal Vooruitblik werkzaamheden komend kwartaal Verantwoording beheersaspecten programma

Q12022

Blad 2 3 3 3 6 7

Beheersaspect: Tijd

7

Beheersaspect: Geld

8

Beheersaspect: Kwaliteit

9

Beheersaspect: Organisatie

10

Beheersaspect: Risico’s

10

Opstellers: PM: Bart Jan Kouwenhoven MPB: Hans van den Berg

Datum: 14-04-2022 Status: definitief voor college B&W Blad: 1 van 12

Spoorzone Rijen Kwartaalrapportage Periode: januari – maart 2022

Opstellers: PM: Bart Jan Kouwenhoven MPB: Hans van den Berg

Datum: 14-04-2022 Status: definitief voor college B&W Blad: 2 van 12

Spoorzone Rijen Kwartaalrapportage Periode: januari – maart 2022 Inleiding De gemeente Gilze en Rijen wil een spoorzone ontwikkelen waar het goed wonen, werken en reizen is. Dat is vastgelegd in de Toekomstvisie Spoorzone Rijen van eind 2013. Centraal in deze visie staat de stationsomgeving, de verbinding met de rest van de gemeente en de bereikbaarheid en ontwikkeling van de militaire wijk. De gemeente heeft in de afgelopen jaren de haalbaarheid onderzocht van het programma Spoorzone Rijen. Op 30 september 2019 heeft uw gemeenteraad het college opdracht gegeven om in 2020 en 2021 op basis van de uitkomsten van alle voorbereidende onderzoeken de herontwikkeling van de stationsomgeving verder voor te bereiden. In juni 2021 besloot de raad: 1. Voor het ontwerp van de onderdoorgang Julianastraat - Stationsstraat als ontwerpeis een gemiddeld hellingspercentage per helling te hanteren van 4%; 2. De toerit van de onderdoorgang Julianastraat - Stationsstraat aan de zuidkant met 42 meter te verlengen, met daarbij mogelijk een verschuiving naar het westen van circa 2,5 meter (oplossing 2), waarmee een gemiddeld hellingspercentage van 4% per helling en toegankelijkheid van de onderdoorgang voor de hulpdiensten wordt gerealiseerd;

De gemeente werkt samen met het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, de provincie NoordBrabant, Nederlandse Spoorwegen en ProRail om de stationsomgeving te verbeteren. Er is voor de financiering en de uitvoering van het project een bestuursovereenkomst getekend op 26 november 2020. Het plan is om de spoorwegovergang Julianastraat-Stationsstraat te vervangen door een onderdoorgang en de perrons te vernieuwen. Op basis van eerdere besluitvorming en de opdracht van de gemeenteraad van 30 september 2019 moet het resultaat van deze programmafase zijn dat aanbesteding van realisatiewerkzaamheden mogelijk is. In deze fase bestaat het programma uit twee deelprojecten: A. Een deelproject planuitwerking en inrichting van de stationsomgeving en B. Een deelproject bestemmingsplan en verwerving. Daarnaast onderkennen we in het programma de volgende samenhangende projecten: N631 - N282 - Snelfietsroute - Trillingen - Geluidschermen (project Swung) – Rijen Zuid – Centrumplan Rijen – Herinrichting Wilhelminaplein - Duurzaamheid - Inclusieve samenleving. Met deze voortgangsrapportage informeren we periodiek bestuur en projectpartners over de stand van zaken van het programma. Het uitgangspunt van deze voortgangsrapportage is de stand van zaken aan het einde van het eerste kwartaal van 2022, de standlijn is dus 31 maart 2022.

De voortgangsrapportage is gebaseerd op de volgende (vigerende) besluitvorming:  Raadsbesluit op 9 juli 2018: voorkeursalternatief van een auto te gast tunnel;  Raadsbesluit op 10 september 2018: vestiging van een voorkeursrecht;  Raadbesluit op 12 november 2018: keuze voor een westelijk tracé;  Opdracht vanuit raad op 30 september 2019: voorbereiding tot aanbesteding;  Ondertekende bestuursovereenkomst in november 2020;  Raadsbesluit 17 juni 2021: hellingspercentage 4%, verlengen en verleggen as zuidelijke toerit;  Raadsbesluit 17 juni 2021 aanvulling structuurvisie;  Raadsbesluit 7 maart 2022: aanhouden vaststellen Bestemmingsplan Spoorzone Rijen. Opstellers: PM: Bart Jan Kouwenhoven MPB: Hans van den Berg

Datum: 14-04-2022 Status: definitief voor college B&W Blad: 3 van 12

Spoorzone Rijen Kwartaalrapportage Periode: januari – maart 2022 Inhoudelijke beschouwing voortgang Werkzaamheden voorliggende periode Nadat het Voorkeursontwerp Spoorzone Rijen door de Gemeenteraad is vastgesteld in september 2019 (met daarbij opdrachtverstrekking tot voorbereiding aanbesteding) is in november 2020 een bestuursovereenkomst gesloten tussen Rijk, Provincie en gemeente. De bestuursovereenkomst (BOK) regelt financiering en verantwoordelijkheid van partijen in deze unieke samenwerking. Als uitvoerende partijen zijn gemeente Gilze en Rijen en ProRail aangewezen. Hoewel het voorkeursontwerp uitgaat van een onderdoorgang (en dit nader te onderzoeken) met inrichting als woonstraat (in plaats van “auto te gast”) en toegang voor hulpdiensten (met name brandweer) blijven er zorgen leven over deze combinatie van (weg)gebruik. Toetsing door SWOV (verkeersveiligheid) en Stichting ZET (inclusie en toegankelijkheid) leert dat de oplossing wel veilig is, maar in het gebruik door fietsers door de steile toeritten niet voldeed aan de richtlijnen. Tegelijk is met een onderzoeksrapport van de veiligheidsregio vastgesteld dat een doorrijdhoogte van 3,50 m voor de brandweer voldoende is en leidt tot voldoen aan de wettelijke norm van opkomsttijden bij calamiteiten.

Dit heeft geleid tot het raadsbesluit (17 juni 2021) om het hellingspercentage van de toeritten te begrenzen tot gemiddeld maximaal 4% en de doorrijdhoogte van het voorkeursontwerp te handhaven. Het ontwerp is daarop in het najaar van 2021 aangepast. Omdat mede ten behoeve van de onderdoorgang een aantal woningen langs het tracé van de onderdoorgang moet worden gesloopt, werd begonnen met het minnelijk aankopen van de percelen. Op deze percelen is ook een voorkeursrecht op grond van de Wvg is gevestigd (Raadsbesluiten 10 september 2018). Dit is een doorgaand proces dat op termijn overgaat op onteigening van nog te verwerven woningen en percelen. In de tweede helft van 2021 is vastgesteld dat het huidige ontwerp en scope financieel niet passen binnen de vastgestelde budgetten in de BOK. Er ontwikkelt zich een beeld dat er een fors tekort dreigt, wat na uitgebreide berekening en in overleg met ProRail begroot wordt op ca. € 17 mln. Over deze situatie zijn de BOK partners sinds begin december 2021 met elkaar in overleg geweest met als doel om het tekort op te lossen voorafgaand aan het kunnen vaststellen van het Bestemmingsplan (beoogd maart 2022).

Werkzaamheden in hoofdlijnen eerste kwartaal 2022 In het eerste kwartaal zijn – op hoofdlijnen - de volgende werkzaamheden uitgevoerd:  In het eerste kwartaal 2022 hebben diverse en intense overleggen met de BOK partners plaatsgevonden om te komen tot een economisch haalbaar bestemmingsplan voor de behandeling in de raad van 7 maart jl. Helaas is dit niet gelukt en heeft de gemeenteraad de behandeling van het bestemmingsplan aangehouden. Met de projectpartners wordt het traject vervolgd om te komen tot een dekkend budget als onderdeel van een economisch haalbaar bestemmingsplan.  Na het besluit tot aanhouding van vaststellen Bestemmingsplan (gemeenteraad 7 maart 2022) is de focus met BOK partners gedraaid naar het inrichten van een proces dat we “doorstart BOK” noemen. Er is bepaald dat eerst een second opinion van een onafhankelijk expertteam noodzakelijk is om een aantal belangrijke vragen over kosten, risico, scope en governance te beantwoorden. Er wordt gewerkt aan het formuleren van een opdracht aan een beoogd expertteam bestaande uit deskundigen op het gebied van ruimtelijke projecten, Opstellers: PM: Bart Jan Kouwenhoven MPB: Hans van den Berg

Datum: 14-04-2022 Status: definitief voor college B&W Blad: 4 van 12

Spoorzone Rijen Kwartaalrapportage Periode: januari – maart 2022 











 

uitvoering, risico- en kostenberekeningen, spoorprojecten alsmede bestuurlijk juridische aspecten.. Binnen de gemeente beschikbaar stellen van budget voor de verdere voorbereiding van het project tot en met einde fase vaststelling bestemmingsplan (Q4-2022). Dit traject wordt ook in het tweede kwartaal 2022 voorgezet; Om te komen tot kostenreductie is een traject van Value Engineering opgestart met onze partners ProRail en het ingehuurde ingenieursbureau Movares. We bekijken of er versoberingen c.q. andere oplossingen in het huidige ontwerp kunnen worden doorgevoerd; Er is verder gewerkt aan de variantenbeslissing die inzicht moet geven in het meest optimale ontwerp (zowel fysiek als financieel) passend binnen het bestemmingsplan, budget en de uitgangspunten van de project partners; Onderzoek naar het hoofdtracé van de riolering heeft plaatsgevonden. Aangetoond is dat een omleiding mogelijk is zonder noemenswaardige problemen voor zowel het gebied ten noorden als ten zuiden van de spoorlijn. Er moet wel een boring worden gemaakt onder het spoor door, ongeveer in het verlengde van de Haansbergseweg; De minnelijke verwerving van panden en gronden is voortgezet.

Voor de panden Julianastraat 101, 111, 114 en 117 (alleen voortuin) zijn de eerste formele biedingsbrieven verstuurd; Op 26 januari hebben we met betrokkenen uit de spoorzone verdiepingsgesprekken gevoerd over het programma spoorzone, het concept beeldkwaliteitsplan van de stationsomgeving en de concept inrichtingsschets van de Julianastraat (en aansluiting op de militaire wijk Rijen Zuid). Daarnaast hebben we nog aparte gesprekken gevoerd met omwonenden en overige betrokkenen; Begin maart is de 17e nieuwsbrief over de stationsomgeving verstuurd naar alle betrokkenen; Met de bewoners van de Spoorlaan Zuid hebben we gekeken naar geschikte locaties om tijdelijk vleermuiskasten op te hangen. Er is vanuit de bewoners veel bereidheid om hieraan mee te werken. De tijdelijke locaties zijn nodig in verband met de toekomstige sloop van woningen aan de westzijde van de Julianastraat om ruimte te maken voor de onderdoorgang. In enkele woningen aan de Julianastraat verblijven momenteel vleermuizen. We willen ervoor zorgen dat deze vleermuizen op tijd een nieuw onderkomen vinden.

Aanhouden bestemmingsplan In het eerste kwartaal 2022 hebben we met de BOK-partners intensief overleg gevoerd om te komen tot aanvullende afspraken over een economische/financiële onderbouwing van het bestemmingsplan. Ondanks intensieve overleggen op ambtelijke en bestuurlijke niveaus is het nog niet gelukt om te komen tot een voldoende/aanvaardbare financiële dekking van de geraamde kosten voor het project. Dit heeft met name te maken met de krappe begrotingen van Rijk, Provincie en gemeente. Het bestemmingsplan is daarom begin maart door de gemeenteraad aangehouden voor verdere behandeling. In het tweede kwartaal 2022 wordt gestart met een traject om te komen tot een aanvullende set afspraken (doorstart BOK) die voldoende garanties bieden om in het vierde kwartaal 2022 de raad een besluit te laten nemen om het bestemmingsplan alsnog vast te laten stellen. De tijd die nodig is tot het vierde kwartaal wordt bepaald door de verwachting dat de BOKpartijen zeker tot in de zomer nodig hebben om tot overeenstemming te komen over de financiën en de implicaties voor de bestuursovereenkomst. Daarnaast moeten we bepalen in hoeverre de voorbereiding van het bestemmingsplan op onderdelen moet worden aangepast, mede gezien de ontwikkelingen die volgen op de gemeenteraadsverkiezingen. Opstellers: PM: Bart Jan Kouwenhoven MPB: Hans van den Berg

Datum: 14-04-2022 Status: definitief voor college B&W Blad: 5 van 12

Spoorzone Rijen Kwartaalrapportage Periode: januari – maart 2022 Het voorliggende bestemmingsplan is een zo “breed” mogelijk bestemmingsplan. Dit houdt in dat de spoorzone, zoals eerder is aangegeven, geschikt is voor het meest uitgebreide en door de raad vastgestelde gebruik door hulpdiensten, lokaal autoverkeer, voetgangers en fietsers. Het tempo in de komende maanden wordt dus bepaald door de voortgang van de onderhandelingen met de BOK-partners, mogelijke noodzakelijke aanvullende onderzoeken voor het bestemmingsplan, proceduretijd als blijkt dat door een aanpassing het bestemmingsplan opnieuw ter inzage moet en de mogelijkheden die de vergaderkalender van de gemeenteraad biedt om het bestemmingsplan te behandelen. 14-15-16 maart gemeenteraadsverkiezingen Na de gemeenteraadsverkiezingen dient opnieuw te worden bekeken hoe het ontwerp van het project past bij de visie van het nieuw te vormen college en raad. Parallel hieraan blijven we met de BOK partners in overleg over aanvullende afspraken voor een gedegen en beheerste uitvoering van het project. Verwerving op grond van WVG Er is een vervolg gegeven aan het verwerven van woningen en percelen. Op dit moment zijn 10 van de 14 objecten aangekocht. Daarnaast een perceel aan de noordzijde van het spoor gedeeltelijk aangekocht. Dat is gedaan om de fasering te optimaliseren.

De gesprekken over de aankoop van een 10 e object zijn gestart. Daarnaast heeft een aanpassing plaatsgevonden van de op grond van de WVG aangewezen objecten: een perceel dat eerder noodzakelijk leek om aan te kopen blijkt dat niet te zijn, behoudens een deel van de voortuin. Het aanwijzingsbesluit voor dit object is gedeeltelijk ingetrokken. Nadere onderzoeken nodig Bodem- en funderingsonderzoek is noodzakelijk om de vereiste kennis van de ondergrond vast te leggen. Analyses leidden ertoe dat een aanvullend pakket aan vervolgonderzoek en metingen noodzakelijk is. Deze werkzaamheden worden voor de komende fase gepland. De uitgevoerde onderzoeken vormen de basis voor de werkzaamheden die verricht worden in het kader van ontwerpen en dimensioneren (berekenen) van met name de constructie van de onderdoorgang. Met peilbuizen kunnen we de grondwaterhuishouding ter plaatse van de onderdoorgang beter in beeld krijgen. De peilbuizen worden nog geplaatst en zijn bedoeld om meerdere jaren te monitoren. Programma van eisen Het uitgangspunt in het programma van eisen is de opdracht van de gemeenteraad om een ondertunneling met een inrichting als woonstraat verder uit te werken. Daarbij hebben alle hulpdiensten ook toegang tot de onderdoorgang.

Op basis van dit uitgangspunt zijn dezorgen en wensen van de partners/betrokkenen vertaald in een conceptprogramma van eisen: de Klant-EisSpecificatie (KES). De KES geeft richting aan de eisen waaraan het ontwerp moet voldoen: de Systeem-Eis-Specificatie (SES). Met het opstellen van de KES worden oorsprong en validiteit van het ontwerp vastgelegd en kan in geval van uitdetaillering en toekomstige wijzigingen altijd de vraag worden beantwoord: “Waaraan moet het ontwerp voldoen?” Het is een gestructureerde wijze van werken waarmee het overzicht bewaard blijft. Voor het opstellen van de KES hebben we gebruik gemaakt van al geuite wensen en zorgen van omwonenden en andere betrokkenen. We willen hen ook de KES voorleggen voordat Rijk, Provincie en gemeente de KES zullen vaststellen. Niet iedere door de omgeving geuite zorg en/of wens kan direct leiden tot een eis in de KES, dit dient continu te Opstellers: PM: Bart Jan Kouwenhoven MPB: Hans van den Berg

Datum: 14-04-2022 Status: definitief voor college B&W Blad: 6 van 12

Spoorzone Rijen Kwartaalrapportage Periode: januari – maart 2022 worden afgewogen t.o.v. het ontwerp. De concept KES wordt momenteel afgerond door medewerkers van ProRail en de gemeente. Dynamische projectomgeving Voor het programma is vanuit de politiek en in de omgeving zeer veel aandacht. Dat vraagt om een goed ingericht omgevingsmanagement en communicatieproces. Het afgelopen kwartaal zijn een nieuwsbrief, informatiemails en berichten verspreid en is met diverse bewoners en stakeholders overleg gevoerd. Dit proces van participatie is cruciaal voor het behouden van de contacten met de omgeving en waar mogelijk vergroten van draagvlak voor het programma Spoorzone Rijen.

Vooruitblik werkzaamheden in hoofdlijnen tweede kwartaal 2022 In afwachting van het borgen van de financieel-economische haalbaarheid van het project en het vaststellen van het bestemmingsplan, worden alleen werkzaamheden verricht die nodig zijn om de voortgang van het project te behouden en veilig te stellen:  Binnen de gemeente beschikbaar stellen van budget voor de fase tot en met het vaststellen van het bestemmingsplan (verwachting Q4-2022);  Het afronden van het traject van de Value Engineering en te komen tot een keuze voor het gebruik van de onderdoorgang en de positionering van de perrons;  In overleg treden met de BOK partners om te komen tot een ontwerp- en economisch technisch passend project;  In overleg treden met de BOK partners om toe te werken naar een aanvulling op de BOK 2020 die een grondslag biedt voor een juiste afsprakenkader voor het project;  In overleg met de BOK-partners uitvoeren van een second-opinion als grondslag voor de aanvulling op de BOK;  Het verder uitvoeren van noodzakelijke onderzoeken in het kader van de uitvoering van het project op het gebied van archeologie, NGE, bodemonderzoek, Gilze en Rijen breuk, grondwaterstroming en ecologie;  Met de eigenaren van Stationsstraat 1, 1A, 3-3A-3B, 4 en 6 moet een huurovereenkomst worden gesloten voor het tijdelijk gebruik van een deel van hun voortuin.

De eigenaren zijn daarvan op de hoogte en krijgen van Gloudemans de concept huurovereenkomst voorgelegd;  Het plaatsen van de vleermuiskasten om tijdig mitigerende maatregelen te nemen;  Afronden concept klant eis specificatie (KES) en voorleggen aan de betrokkenen.

Opstellers: PM: Bart Jan Kouwenhoven MPB: Hans van den Berg

Datum: 14-04-2022 Status: definitief voor college B&W Blad: 7 van 12

Spoorzone Rijen Kwartaalrapportage Periode: januari – maart 2022 Verantwoording beheer aspecten Het volgende deel rapporteert over de aspecten tijd, geld, kwaliteit, risico, informatie en organisatie. Aangegeven is wat de stand van zaken is en wat de (eventuele) noodzakelijke actie is. Algemeen De focus ligt op dit moment om het borgen van de financieel-economische haalbaarheid en het vaststellen van het bestemmingsplan. In 2022 wordt er verder gewerkt aan het optimaliseren van de projectbeheersing en de governance die behoren bij het project. Hierin wordt samengewerkt met alle projectpartners bij het project. Tijd De voortgang van werkzaamheden wordt nu bepaald door het verkrijgen van overeenstemming over kosten en scope tussen BOK partners en binnen de gemeentelijke politiek. Het onderstaande schema geeft de projectmijlpalen weer en de actuele status bij de standlijn van deze kwartaalrapportage. De planning, zoals opgenomen in onderstaand schema, is op basis van de huidige kennis en inzichten opgesteld (deterministisch, dus zonder risicobuffers). Wanneer we een risicobeschouwing op deze planning loslaten, zien we dat de planning van het programma erg ambitieus is. LET OP! De huidige periode concentreert zich op het behalen van de mijlpalen M02 tot en met M06. Aangezien deze mijlpalen cruciaal zijn voor het verdere verloop van de planning van het project.

De mijlpalen M07 tot en met M13 zijn op dit moment niet van een update voorzien als gevolg van het aanhouden van de behandeling van het bestemmingsplan in de gemeenteraad en het traject dat we doorlopen met de BOK-partners Op het moment dat hier een meer betrouwbaar inzicht in is te geven worden deze mijlpalen van een update voorzien. Mijlpaal

Partij

Baseline 2020

Huidige prognose deterministisch (Q1 2022)

M01 - Voorkeursbeslissing M02 – Vaststellen bestemmingsplan M03 – Vaststellen passendheid binnen budget M04 – Vaststellen versoberingsopties scope M05 – Besluit goedkeuring variant

Allen Gemeente

Q3 2020 Nvt

Gereed Q4-2022

Gemeente

Nvt

Q4-2022

Gemeente

Nvt

Q4-2022

Allen

Q2 2022

Q4-2022

M06 – Bestemmingsplan onherroepelijk M07 – Grondverwerving – afronding minnelijke verwerving M08 – Realisatiebeslissing M09 – Grondverwerving – afronding onteigeningsprocedure M10 – Conditionerende werkzaamheden afgerond M11 – Start realisatie M12 – Project technisch gereed

Gemeente

Nvt

Q2-2023

Gemeente

Nvt

NTB

Status deterministische prognose t.o.v. Q4-2021 Gereed Vertraging 3 kwartalen Vertraging 3 kwartalen Vertraging 1 kwartaal Vertraging 2 kwartaal Vertraging 2 kwartalen Wordt later bepaald

Allen Gemeente

Q2 2023 Nvt

NTB NTB

Wordt later bepaald wordt later bepaald

Gemeente

Nvt

NTB

wordt later bepaald

Allen Allen

Q2 2025 Q4 2026

NTB NTB

wordt later bepaald wordt later bepaald

M13 – Project administratief

Allen

Q2 2027

NTB

wordt later bepaald

Opstellers: PM: Bart Jan Kouwenhoven MPB: Hans van den Berg

Datum: 14-04-2022 Status: definitief voor college B&W Blad: 8 van 12

Spoorzone Rijen Kwartaalrapportage Periode: januari – maart 2022 afgerond

Geld De Business Case, zoals benodigd voor de realisatiebeslissing, is momenteel niet sluitend. Het gevolg is dat er op dit moment een tekort is op de financiële mijlpaal ‘Prognose Einde Werk’. Prognose Einde Werk (PEW) is de term die we gebruiken om een indicatie te geven van de integrale projectkosten tot en met het moment van oplevering. Ten tijde van het ondertekenen van de bestuursovereenkomst in november 2020 (BOK2020) bestond er al een spanning op het beschikbare budget en was de Business Case (eveneens) niet sluitend. Deze spanning op het budget bestaat uit het nog niet passen van de P85 kostenraming (de kostenraming die een 85% kans van onderschrijden heeft) en het in de BOK2020 overeengekomen budget tussen rijk, provincie, ProRail en gemeente: Bij het ondertekenen van de BOK2020 is een projectbudget beschikbaar van € 42,95 mln. Hierbij is de verdeling per partij als volgt: Partij Rijk Provincie Brabant Gemeente Gilze en Rijen ProRail

Bedrag (€ x mln.) 16,05 14,27 10,00 2,13

Gemeente Gilze en Rijen risicobijdrage Totaal

0,50 42,95

Opmerking BOK 2020 BOK 2020 BOK 2020 Indicatief programma’s BOK 2020

uit

bestaande

De BOK2020 kent onderliggende kostenramingen van € 47,08 mln. voor het realiseren van: Onderdeel Bedrag (€ x mln.) Opmerking Stationsomgeving 41,08 P85 waarde kostenraming Verwerven vastgoed 5,00 Gemeentelijk deel Inrichten openbare ruimte 1,00 Gemeentelijk deel Totaal 47,08 Daarmee is de initiële spanning op het budget in november 2020: € 4,13 mln. Op basis van indexering door middel van IBOI is het budget vanuit de BOK2020 thans € 45,0 mln. Met als uitgangspunt bovenstaande, toepassen van loon- en prijspeilontwikkelingen, de nadere uitwerking van het ontwerp, invullen omissies, actualiseren van het risicodossier en het bijwerken van de planning is de kostenraming geactualiseerd en heeft een geraamd tekort van ongeveer € 17,0 mln. Dit tekort is geraamd in de periode voorafgaand aan de beoogde datum voor het vaststellen van het bestemmingsplan. Zoals al eerder aangeven Is in het eerste kwartaal 2022 geen overeenstemming met de BOK partners bereikt over het tekort. Projectuitgaven tot en met dit kwartaal: Opstellers: PM: Bart Jan Kouwenhoven MPB: Hans van den Berg

Datum: 14-04-2022 Status: definitief voor college B&W Blad: 9 van 12

Spoorzone Rijen Kwartaalrapportage Periode: januari – maart 2022 Bij het afsluiten van dit kwartaal is een bedrag van € 6,1mln. (was: € 5,8 mln.) uitgegeven aan het project. Dit bedrag is opgebouwd uit een bedrag van € 3,3 (was: € 3,3 mln.) aan verwerving van percelen en vastgoed en een bedrag van € 2,8 (was: € 2,5 mln.) voor plankosten, voorbereiding en bemensing van het project. Met een verdere opzet van de planontwikkeling in de komende maanden en het daarbij behorende budget komen wij bij u terug in de volgende raadscyclus. Kwaliteit Om de aanpak van het programma (verder) te structureren is in de afgelopen periode gestart met het werken volgens de principes van Systems Engineering. Deze aanpak zorgt voor het herleidbaar maken en houden van het ontwerp (en de wijze van realiseren) en de eisen waaraan de oplossing moet voldoen. Wensen, zorgen, randvoorwaarden en uitgangspunten worden (nog eens) goed tegen het licht gehouden en vertaald naar een Klant-Eis-Specificatie (KES), die als input dient voor de eisen die we aan het resultaat gaan stellen, de Systeem-Eis-Specificatie (SES). Gemeente en ProRail werken samen aan de concept KES. De concept KES wordt voorgelegd aan bewoners en overige betrokkenen, Daarna zullen Rijk, Provincie en gemeente de KES vaststellen.

Door het vaststellen van de KES kunnen we in de toekomst bij noodzakelijke afwijkingen goed herleiden welke stakeholders betrokken zijn bij de eisen en kunnen we een gestructureerd wijzigingsproces inzetten.

De projectorganisatie werkt volgens de principes van het IPM-model, waarbij IPM staat voor Integraal Project Management. Het is een veel gebruikt managementmodel bij grote projecten in de publieke ruimte en het zorgt voor aanspreekbaarheid en duidelijkheid over rollen in het project. De projectorganisatie kent vijf standaard rollen (IPM-rollen): projectmanager (PM), manager projectbeheersing (MPB), omgevingsmanager (OM), technische manager (TM), contract manager (CM). Iedere IPM-rolhouder is verantwoordelijk voor de eigen scope, en gezamenlijk vormen de vijf rolhouders een collegiaal team dat in samenhang stuurt op het behalen van de doelen. Het inrichten van het projectteam langs de lijnen van IPM is nieuw binnen gemeente Gilze en Rijen en ook ProRail hanteert gewoonlijk een wat ander model. Daarom wordt de tijd genomen voor het goed inregelen van de rollen en verantwoordelijkheden en stellen we ons als IPM-team lerend op. Scopebeheersing is een belangrijk aspect van kwaliteitsmanagement. In het afgelopen kwartaal is er een nieuw integraal ontwerp opgesteld dat de basis is voor het voeren van scopebeheersing. Opstellers: PM: Bart Jan Kouwenhoven MPB: Hans van den Berg

Datum: 14-04-2022 Status: definitief voor college B&W Blad: 10 van 12

Spoorzone Rijen Kwartaalrapportage Periode: januari – maart 2022 Organisatie De huidige managementbezetting binnen het IPM-team voor het programma is aan de zijde van gemeente en ProRail volledig en stabiel. Aan de zijde van de gemeente is een nieuwe manager projectbeheersing aangesteld. In de aankomende periode dient er gekeken te worden hoe de invulling van de rol op het gebied van vergunningen en conditionering ingevuld kan worden. Ook wordt gewerkt aan een plan om het risicomanagement nadrukkelijker vanuit de gemeentelijke organisatie te versterken. Risico’s In de afgelopen periode is het risicodossier geactualiseerd en er is 1 integraal risicodossier opgesteld. Dit risicodossier is nu ook onderdeel van de geactualiseerde raming.

Opstellers: PM: Bart Jan Kouwenhoven MPB: Hans van den Berg

Datum: 14-04-2022 Status: definitief voor college B&W Blad: 11 van 12

Spoorzone Rijen Kwartaalrapportage Periode: januari – maart 2022 De huidige top 5 risico’s zijn in onderstaande tabel weergegeven: Ritemnr

Afwijking RisicoOmschrijving Onzekerheid / Ongewenste gebeurtenis

Oorz(a)ak(en) (doordat…) Waardoor kan dit risico ontstaan? En zijn er mogelijke achterliggende oorzaken?

Gevolg(en) (waardoor…) Wat is ervan te merken als het risico optreedt; Welke afwijking (van eisen, van planning, etc.) kan ontstaan?

xxx

Partijen komen niet tot overeenstemming over de aanvulling op de BOK

O01. Partijen hebben verschillende belangen; O02. Partijen hebben onvoldoende budget beschikbaar; O03. Partijen krijgen geen overeenstemming over de scope-/risicoverdeling.

0095

Partijen uit de omgeving van de spoorzone Omgevingspartije n en/of individuele personen komen in opstand tegen het project.

G01. Het project kan geen doorgang vinden en wordt stil gelegd; G02. Project verliest het draagvlak. G03. Bestemmingsplan wordt niet vastgesteld. G01. Verlies aan draagvlak voor het project. --> bezwaar op BP G02. Verlies aan draagvlak voor raakvlakprojecten. G03. Imagoschade voor gemeente.

0096

0090

O01. Omgevingspartijen en/of individuele personen zijn niet (voldoende) inzichtelijk. O02. Omgevingspartijen en/of individuele personen zijn niet (voldoende) tijdig geïnformeerd. O03. Omgevingspartijen en/of individuele personen zijn niet (voldoende) passend geïnformeerd. O04. Omgevingspartijen en/of individuele personen zijn niet (voldoende) tijdig betrokken. Versoberingen O01. Werkzaamheden in het kader van kunnen niet (tijdig) (mogelijke) versoberingen zijn niet opgenomen worden in de projectplanning. Als gevolg van redoorgevoerd. enginerein moet planning aangepast worden O02. Noodzaak tot versoberingen wordt niet (voor feb / april 2022) gezien. O03. Mogelijkheden voor versoberingen worden (verder) beperkt. Bestemmingsplan O01. Procedure is niet (voldoende) gevolgd. krijgt niet (tijdig) O02. Bezwaren vanuit omgeving zijn niet (tijdig) (Q4-2022) weerlegd. vastgesteld of niet O03. Nut en noodzaak project-onderdelen zijn tijdig niet (voldoende) onderbouwd. onherroepelijk. O04. Financiële haalbaarheid project is niet (voorafgaand aan (volledig) onderbouwd. aanbesteding) O05. Extra financiële dekking van BOK partners niet tijdig geregeld

G01. Aanvullende planstudiekosten vanwege doorvoeren versoberingen. G02. Vertraging vanwege doorvoeren (aanvullende) versoberingen. G03. Vertraging vanwege aanvullende besluitvorming. G01. Onteigeningsprocedure percelen kan niet (tijdig) (..-..-..) starten. G02. K&L/ conditionering kan niet op tijd (..-..-..)starten GO3. Aanbesteding kan niet (tijdig) (..-..-..) starten. Extra werkzaamheden agv van vernietigd BP --> extra voorbereidingskosten

yyyy

Samenhang tussen diverse projecten komt in gevaar

O01. Vertraging in de besluitvorming Spoorzone Rijen.

Opstellers: PM: Bart Jan Kouwenhoven MPB: Hans van den Berg

G01. Veel conditionerende werkzaamheden worden uitgevoerd in samenhang met andere projecten (zoals de Militaire wijk); G02. Kostprijsverhogend effect voor de diverse projecten; G03. Extra overlast voor de omgeving; G04. Uitloop in planning.

Datum: 14-04-2022 Status: definitief voor college B&W Blad: 12 van 12