verslagcieMiddelen 28-06-2021 + actielijst

VERSLAG van de openbare vergadering van de raadscommissie Middelen, gehouden op 28 juni 2021. voorzitter: griffier: leden:

de heer F. Beterams mevrouw S. van Dijk mevrouw A. Krol en de heren M. Bink, P. van Dongen, G. Koenen, J. Manders, C. Machielsen P. von Meijenfeldt, H. van Nistelrooij, A. Schelfhorst, P. van Seters, G. Sterenborg, F. van Vugt, J. Wouters en M. van Zuijlen. tevens aanwezig: de heren D. Alssema (burgemeester) en D. Vermorken (wethouder) 1. Opening en mededelingen. De voorzitter opent de digitale vergadering om 19.30 uur en heet alle aanwezigen en kijkers welkom. De gemaakte afspraken rondom het digitaal vergaderen worden toegelicht. De beantwoording van de technische vragen kan worden meegenomen bij de behandeling van het betreffende agendapunt. 2. Inventarisatie spreekrecht. Er zijn geen inspreekverzoeken of inspreekteksten ontvangen. 3. Vaststellen definitieve agenda. De agenda wordt conform het voorgelegde concept vastgesteld. 4. Verslag vergadering raadscommissie Middelen d.d. 31 mei 2021 + actielijst. Het verslag van de vergadering d.d. 31 mei 2021 wordt ongewijzigd vastgesteld. Naar aanleiding van: - blz. 3, punt 7: raadsvoorstel ontwerpbegroting 2022 en meerjarenbegroting 2023-2025 ABG-organisatie (ABG): de heer Von Meijenfeldt heeft de aangekondigde zienswijze van de fractie van Gemeentebelang gemist. Wordt deze nog gedeeld en aangeboden? De heer Manders meldt dat zijn fractie heeft besloten geen zienswijze in te dienen.

Actielijst: Alle actiepunten zijn geagendeerd of benoemd. 5. Ontwerp-raadsvoorstel inzake inkoop en aanbestedingsbeleid ABG-organisatie (ABG). Meerdere fracties zijn positief over de extra mogelijkheden voor lokale inkoop. Dat kan zeker een bijdrage leveren. Wel zijn er vragen hoe het MKB/kleinere ondernemers hieraan kunnen voldoen, invulling aan kunnen geven en voorkomen wordt dat ze buiten de boot vallen. Afgewacht wordt wat het uiteindelijk zal opleveren. De heer Von Meijenfeldt wijst op het belangrijke beleidsonderdeel circulariteit; kan hier specifiek naar worden verwezen. Voor zijn fractie is ook het verantwoordelijk maatschappelijk ondernemen erg belangrijk (SROIsociaal return on investment). Hij stelt dat door afkoop van de SROI niet aan de eisen wordt voldaan. Hij zou dit graag uitgebreider willen bediscussiëren; en dan vooral de voortrekkersrol van onze gemeente? Is dit al echt onderdeel van het gemeentelijk beleid? Misschien is er informatie bij andere gemeenten op te halen. De heer Wouters benoemt de opgenomen uitzonderingen op pagina 3; wie bepaalt dat een ondernemer niet in aanmerking komt? De heer Van Dongen wijst op de rol van de inkoopadviseur. Wie heeft de beslissende stem in de keuze voor een bepaald bedrijf? Wat zijn eventuele voorwaarden bij een keuze? Hij vraagt daarnaast meer informatie over de lokale inkoop.

De heer Van Vugt verwacht dat ook harmonisatie van formulieren in de ABG plaatsvindt door dit beleid. Hij vindt de sprong van € 25.000,00 nu naar € 70.000,00 erg hoog. Komt dit overeen met omliggende gemeenten als Dongen, Goirle en Oosterhout? Ook wijst hij op het concurrentiebeginsel bij aanbestedingen; moet sowieso de motivering bij selecties niet worden vastgelegd? Ook hij wil graag apart discussiëren over de SROI; hij hoort graag welke relevante aanbestedingen zijn bedoeld. Hij is voorstander van een evaluatie van het contract aan het einde van het traject.

De heer Koenen verwacht dat het besluit vanuit de drie gemeenten wordt teruggekoppeld. Wat gebeurt er als niet iedere partij akkoord gaat of slechts gedeeltelijk? Wethouder Vermorken laat weten dat na de zomervakantie duidelijk is of dit ABG-aankoopbeleid ongewijzigd is overgenomen. Als dit niet het geval is, wordt het beleid opnieuw bediscussieerd. De circulariteit is niet specifiek vermeld, maar wordt zeker meegenomen onder de SROI, duurzaam inkopen in en het manifest professioneel inkopen is het een belangrijk onderdeel. Dus er is voldoende aandacht voor. De heer Von Meijenfeldt wijst er op dat bij circulariteit mee moet wegen of nieuwe aanschaf ook echt nodig is. Controle op het gebied van SROI bij aanbesteding aan (onder)aannemers hoort daar bij. Wethouder Vermorken legt uit dat dit ook altijd gebeurd, net als SROI. Contractmanagement hoort daarbij. Er is aandacht voor de betrokkenheid van de kleine ondernemers en het verminderen van de administratie. Met voorbeelden geeft hij aan waar mogelijk de lokale aanbieders niet voor in aanmerking komen. Vooral de expertise van de inkoopadviseur is belangrijk bij aanbestedingen en de vastgestelde criteria. Door de verhoging van de drempelwaarde ontstaan meer mogelijkheden voor lokale ondernemers. Door gebruik te maken van uniforme documenten kunnen we zelf de voorwaarden vastleggen (ABG-breed).

Het college maakt de afweging of al dan niet een eenvoudige procedure kan worden gevolgd; daarbij hoort een motivatie van het besluit. De aanbesteding van stroomvoorzieningen moet Europees gebeuren; maar het staat (een bundeling van) corporaties vrij hierop in te schrijven. De "spend"-analyse wordt uitgevoerd door het inkoopbureau. in tweede termijn pleit de heer Von Meijenfeldt voor een uitgebreidere discussie over SROI; bijvoorbeeld in de commissie Samenleving. Mogelijk kan na ongeveer 2 à 3 jaar een evaluatie van het beleid plaatsvinden? Wil het college bij andere gemeenten nagaan hoe men daar met SROI omgaat? De heer Bink informeert of ook de verbeteringen inzichtelijk kunnen worden gemaakt richting ondernemers. De heer Van Vugt verwacht dat voor SROI ook breder (regionaal) wordt gekeken, bijvoorbeeld mensen met afstand tot de arbeidsmarkt, in de ww of in de bijstand. Kan dit in regionale overleggen worden aangegeven. De opmerking van de heer Van Nistelrooij dat lokaal voor regionaal gaat, ondersteunt hij.

Hij heeft nog vragen over het (meervoudig) onderhands aanbesteden, de drempelwaarden, de registratie van alle inkooptrajecten, de aanbestedingen en het meenemen van de ZZP-ers uit de eigen gemeente bij aanbestedingen? De heer Koenen herhaalt de vraag wat er gebeurt als een van de vier partijen niet akkoord gaat met dit voorstel? Wethouder Vermorken legt uit dat de ambitie is om één beleid voor de vier partijen vast te stellen. Lukt dit niet, dan moet worden gekeken waarover wel overeenstemming is. Hij gaat na of inderdaad uit de "spend"analyse blijkt hoeveel opdrachten naar lokale ondernemers gaan. Over het beleid wordt (extra) al gecommuniceerd richting de ondernemers. Of de registratie nu beter is wordt nagegaan; en als dit mogelijk is voorafgaand aan de raad gemeld; zo niet, dan wordt dit verwerkt in de 2e Turap. Door het nieuwe beleid wordt altijd een lokale ondernemer uitgenodigd. Op de vraag van de heer Van Vugt of dit al niet werd gedaan door de ABG, meldt hij dat het geen onderdeel van het beleid was. In het nieuwe beleid is het als eis opgenomen. Na besluitvorming zal het nieuwe beleid breed worden gecommuniceerd. Het voorstel kan worden geagendeerd voor de raadsvergadering van 19 juli a.s. 6. Initiatiefvoorstel D66 inzake vaststellen verordening burgeragendering en burgerinitiatief Gilze en Rijen 2021.

De heer Van Vugt geeft aan dat bij artikel 5 het woord "raadscommissie" is bedoeld. In de tabel van de memo zijn niet de goede cijfers opgenomen; bij zo'n 6% van de gemeenten is een formeel burgerinitiatief aanwezig. Meerdere partijen geven aan dat er op dit moment voor de burgers voldoende mogelijkheden zijn om zaken op de agenda van de commissie of raad te zetten. Daarnaast heeft het college toegezegd beleid op te stellen voor het beter betrekken van burgers. Waarom wordt hier niet op gewacht? De heer Wouters waardeert het initiatief, maar vraagt zich toch af of met deze verordening lukt wat we willen bereiken; dat kan ook via het huidige werkwijze. Hij wil voorkomen dat vooral de mondige of goed opgeleide 2

burger zaken op de agenda gaat zetten. Dus een verzoek moet worden gesteund door meerdere burgers. De heer Van Nistelrooij ziet graag enkele wijzigingen voordat zijn fractie hiermee akkoord kan gaan. Het gaat om een leeftijdsgrens van 18 jaar en een quotum van 20 ondersteuners. Lid 11 zou moeten worden geschrapt? De heer Machielsen ziet weinig wijzigingen ten opzichte van de eerdere versie. Zijn fractie is kritisch op dit voorstel. De heer Sterenborg wijst op het ontbreken van financiële consequenties; maar er is wel degelijk sprake van ambtelijke uren, opstellen van plan van aan pak en begeleiding van het proces. De heer Van Vugt zal als initiatiefnemer van deze verordening, de vragen beantwoorden. Het voorstel is naar aanleiding van de eerdere discussie aangepast; hij geeft meerdere voorbeelden. Het wordt met deze verordening makkelijker om iets op de agenda te krijgen; het is geen spreekrecht op een stuk vanuit het college. Daarnaast kan het los van een politieke partij worden aangeboden. Om die redenen is de verordening van toegevoegde waarde; dat is nu nog niet mogelijk. Het college heeft aangegeven een visie op te willen stellen; deze is niet binnen nu en een half jaar te verwachten. En pas na het opstellen van die visie wordt het beleid uitgewerkt. Pas daarna wordt het voorgelegd aan de raad en dat duurt te lang. Zeker omdat er begin 2022 verkiezingen zijn.

Hij heeft de aantallen bewust aangepast om de drempel zo laag mogelijk te houden. Hij zegt toe nog te kijken naar artikel 8.11. De burgemeester licht toe dat het college planmatig aan de slag wil gaan over dit onderwerp. Het college wil de visie wel samen met de raad opstellen. Maar dat duurt inderdaad langer dan 5 maanden. Hij meldt dat de discussie binnen het college pas na de zomervakantie wordt opgepakt. In tweede termijn geeft de heer Wouters aan dat hij bij andere gemeenten nergens iets over agendering van onderwerpen door één persoon heeft gelezen. Ook zijn er wel degelijk kosten aan verbonden. De heer Van Dongen ziet deze verordening als een opstapje naar een gezamenlijke verordening. Eerst moeten we het gereedschap hebben, dan de kist om een en ander in op te bergen. De heer Manders wil vooral dat er duidelijkheid voor de burger is. De heer Sterenborg ziet een risico in de onomkeerbaarheid van de verordening. Voor hem zijn er nog te veel vraagtekens op dit moment. De heer Van Vugt meldt nog dat er naar zijn mening wel middelen zijn; voor ambtelijke uren zal dit waarschijnlijk erg meevallen. De voorgestelde burgerparticipatie is conform een eerdere opzet van het college. Hij vindt dat de raad en het college altijd aanspreekbaar moet zijn; dat is je taak als vertegenwoordiger.

Er worden inderdaad al verzoeken via politieke partijen ingediend; maar het recht om als burger dit zelf te kunnen doen wordt met deze verordening mogelijk. De onomkeerbaarheid geldt voor alle aspecten van de inspraak. Fijn dat het college na de vakantieperiode al met een eerste opzet komt. Hij zal een aangepast voorstel bespreken in het presidium en dat aansluitend aanbieden aan de raad. 7. Informatie van de portefeuillehouder(s) over/uit de gemeenschappelijke regelingen. Er zijn geen specifieke zaken die moeten worden toegelicht. 8. Ter kennisname stukken. a. RIB medewerkersbelevingsonderzoek en charter diversiteit De heer Van Dongen constateert dat genoemde stukken nog steeds niet beschikbaar zijn. Wethouder Vermorken licht toe dat dit in de ABG-directie zou worden besproken. Op 13 juli a.s. is dat het geval; de informatie wordt, na behandeling in het college, aangeboden. b. Memo 2e kwartaalrapportage AZC (asielzoekerscentrum) 2021 Meerdere partijen hebben vragen over de (tijdelijke) zendmast en de stand van zaken van de verbouwing (van de officierswoningen). Mevrouw Krol wijst daarnaast op het al vrij lang ontbreken van een nieuwsbrief . De heer Schelfhorst v raagt of er consequenties zijn voor de gemeente door de inschrijving van asielzoekers door de POL (proces opvang locatie)ter plaatse. 3

De burgemeester licht toe dat er bezwaar tegen de plaatsing van de nieuwe mast is aangetekend. Er vindt momenteel aanvullend onderzoek plaats; daarna wordt de procedure weer opgepakt. De verbouwing van het AZC duurt inderdaad al erg lang; inmiddels is men wel gestart met de renovatie. Er is met COA (centraal orgaan opvang asielzoekers) gesproken over een betere communicatie; zoals de nieuwsbrief; deze wordt weer opgepakt, net als het overleg met de werkgroepen. Hij denkt dat het goed is om de raad bij te laten praten vanuit het AZC/COA, mogelijk kan dit later dit jaar, tegelijk met een bezoek, worden gepland. c. RIB VNG/WSW achtervangovereenkomst De heer Schelfhorst wil weten of het klopt dat het rijk eerst een renteloze lening verstrekt en dat pas daarna de gemeenten in beeld komen. Komen gemeenten dan überhaupt wel aan de beurt? En is er ook een orgaan om misstanden te voorkomen? Wethouder Vermorken laat weten dat er tot nu toe nog geen beroep gedaan op onze gemeentelijke achtervangovereenkomst is gedaan. En er is zeker toezicht geregeld. 9. Rondvraag en sluiting. Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraag. Aansluitend aan de vergadering wordt het rapport "hoe verder met de ABG" toegelicht. Afgesproken wordt dat fracties nog gedurende twee weken schriftelijke vragen hierover kunnen dienen. Niets meer aan de orde zijnde, sluit de voorzitter de vergadering om 22.40 uur.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 20 september 2021. , voorzitter , griffier

4

Actielijst middelen Rood = deadline bereikt Groen = afgehandeld Geel = volgende commissie vergadering Nr. Vergadering d.d. 181 10-09-2014 25-06-2020 275 02-11-2020 (raad) 276 12-11-2020 (raad) 277 31-05-2021

279 31-05-2021

280 12-07-2021 (raad)

281 12-07-2021 (raad)

282 19-07-2021 (raad)

283 28-06-2021

284 19-07-2021 (raad)

Actiepunt s.v.z. AZC (elk kwartaal) + plan herbestemming officierswoningen Evaluatie vergunningverlening huisvesting arbeidsmigranten Voorstel inzake huisvesting ABGorganisatie Dashboard NVVB Dienstverlening Gilze en Rijen Dit lopende jaar werken we nog met het Dashboard NVVB, daarmee verschijnt begin volgend jaar een soortgelijke rapportage over 2021. Hiermee hebben we een beeld over drie jaar tijd via dezelfde methodiek. Medewerkersbelevingsonderzoek 2018 (na 20 juli info bekend – 13 juli in ABG-bestuur) BOA team formeren (Hoe kunnen we het BOA team formeren zodat we de beleidsdoelstellingen behalen? (Motie 2021-14) (Voor kaders ABG begroting 2023, meer kwalitatief dan kwantitatief) n.a.v. motie 2021-15 (ingetrokken) invoeren app omgevingsalert. Informeren s.v.z. n.a.v. motie 2021-36 Aanleg regenboogpaden (aangenomen) Brainstormavond (Wat kunnen we als gemeente doen voor deze gemeenschap?) besluitvorming in de gemeenten Alphen-Chaam en Baarle-Nassau en de ABG inzake inkoop- en aanbestedingsbeleid ABG organisatie terugkoppelen Brede evaluatie op aanbestedinginkoopbeleid in 2024 Vorm bepalen in november 2023

5

Actie door Alssema

In Commissie 20-09-2021

College

31-10-2022

Vermorken /Alssema Vermorken

20-09-2021

Vermorken

20-09-2021

Alssema

11-07-2022

Vermorken

30-11-2021

Alssema

23-12-2021

Vermorken

30-09-2021

21-04-2022

(wordt i.v.m. besluitvorming Baarle-Nassau op de 29-09-2021 verschoven naar

Vermorken

01-11-2021) November 2023