verslag cie Middelen d.d. 20-09-2021 + actielijst

VERSLAG van de openbare vergadering van de raadscommissie Middelen, gehouden op 20 september 2021. voorzitter: griffier: leden:

de heer F. Beterams mevrouw S. van Dijk de dames M. Doremalen, J. Frankemölle en A. Krol en de heren M. Bink, P. van Dongen, G. Koenen, J. Manders, C. Machielsen, H. van Nistelrooij, B. Rops, A. Schelfhorst, P. van Seters, G. Sterenborg en F. van Vugt. tevens aanwezig: de heren D. Alssema (burgemeester) en D. Vermorken (wethouder)

1. Opening en mededelingen. De voorzitter opent de vergadering om 19.30 uur en heet alle aanwezigen en kijkers welkom. De beantwoording van de technische vragen kan worden meegenomen bij de behandeling van het betreffende agendapunt. 2. Inventarisatie spreekrecht. Er zijn geen inspreekverzoeken of inspreekteksten ontvangen. 3. Vaststellen definitieve agenda. De agenda wordt conform het voorgelegde concept vastgesteld. 4. Verslag vergadering raadscommissie Middelen d.d. 28 juni 2021 + actielijst. Het verslag van de vergadering d.d. 28 juni 2021 wordt ongewijzigd vastgesteld. Naar aanleiding van: - blz. 2, punt 5: raadsvoorstel inkoop en aanbestedingsbeleid ABG: de heer Van Vugt hoort nog graag hoeveel opdrachten aan lokale ondernemers zijn verstrekt. Wethouder Vermorken geeft aan dat dit vanuit het verleden niet kan worden aangegeven. - blz. 3, punt 6: raadsvoorstel vaststellen burgeragendering en burgerinitiatief: de heer Van Vugt informeert wat het college al heeft opgepakt op het gebied van burgerparticipatie; conform de eerdere toezegging. De burgemeester meldt dat op dit gebied nog geen stappen zijn gezet. Actielijst: -ap 282: n.a.v. motie 2021-36, aanleg regenboogpaden: de griffier licht toe waarom niet is gekozen voor een vergaderdatum, maar de laatste werkdag van 2021. Alle overige actiepunten zijn geagendeerd of benoemd. 5. Raadsvoorstel standpuntbepaling onderzoek P2.

De fracties wijzen op de redenen voor dit onderzoek. Meerdere fracties kunnen zich vinden in de conclusies van het rapport. Wel is men nieuwsgierig hoe we nu verder gaan in de ABG-samenwerking . Fracties willen blijvend geinformeerd worden over de voortgang. Jammer dat de financiele consequenties van een eventuele opheffing van de samenwerking niet zijn uitgewerkt. Mevrouw Doremalen verwacht dat doorgaan voor de ABG-organisatie (ABG) het beste is. Een bestuurlijke fusie is nu geen reele optie; maar op een later moment kan dit wel worden onderzocht. Zij wil op de hoogte worden gehouden over de personeelswisselingen en financiele situatie. Zij vraagt naar evaluatiemomenten; deze zijn en blijven noodzakelijk. De heer Rops legt de nadruk op het onderlinge vertrouwen, nodig voor een goede samenwerking. Hij heeft twee vragen over het voorstel. Wat is de visie van de wethouder op de noodzaak tot centrale huisvesting voor de doorontwikkeling van de ABG? Waarom is het (onverhoopt) beeindigen van de samenwerking niet meegenomen? De heer Van Dongen merkt op dat doorontwikkelen kansen biedt voor de ABG, maar wat is het beste voor de inwoners van onze gemeente? Met behulp van de onderdelen in het voorstel verduidelijkt hij dat standpunt. Naar zijn mening ontbreekt in de diverse onderzoeken de transparantie in alle kosten.

Ook is de mening van de inwoners naar de behoefte aan de ABG niet gevraagd.

De heer Van Vugt stelt vast dat er nog geen duidelijkheid is over het bestuur, de financien, efficiency, centrale huisvesting en de blijvende samenwerking. Diverse opties zijn niet verder uitgewerkt; bij andere opties zijn toerekeningen onvoldoende. Op vragen licht hij toe dat in omliggende gemeenten ook wordt gekeken naar schaalvergroting; dat is in dit rapport niet meegenomen. Wat als de centralisatie niet doorgaat of de samenwerking stopt? Dan moet er duidelijkheid zijn over de exit-optie (ook financieel). Hij wil de eerdere afspraken handhaven, dus ook de evaluatie in 2023 om alle opties weer eens op een rij te zetten. De heer Manders is positief over de ontwikkelingen en afspraken. Hij zou graag op een later moment willen discussieren over wijze van besluitvorming en de aansturing van de ABG-organisatie. Op vragen geeft hij aan dat hij wil weten of er andere opties zijn voor een betere aansturing voor de organisatie vanuit de ABGdirectie. Wethouder Vermorken legt eerst uit welke taken er liggen binnen de AGB. Er zijn zeker positieve stappen gezet; het personeelsverloop is minder dan in de beginjaren. De samenwerking is zeker verbeterd; en de dienstverlening naar de inwoners is goed. Voor de financien verwijst hij naar de planning en control (P&C)cyclus. Hij vraagt zich af waarvoor nog een evaluatiemoment moet worden ingepland.

De diverse onderzoeken zijn uitgevoerd omdat er op dat moment behoefte aan was. Het college kan zich vinden in de conclusies en onderbouwing van dit rapport. Aansluitend licht hij de huidige bestuurlijke opzet van de ABG-organisatie toe. Op de vraag waarom de einddatum nu toch wordt losgelaten, geeft hij aan dat er sprake is van voortschrijdend inzicht. In deze dus ook het loslaten van de einddatum. Voor nu is de ABG-organisatie naar zijn mening de beste optie voor de inwoners. Als de raad kan instemmen met het voorliggende rapport, zal het college dit rapport bespreken met de andere colleges. Hij ziet geen aanleiding om de aansturing van de ABG-organisatie te bespreken c.q. een governancetraject op te starten. De burgemeester beantwoordt de overige vragen. Een fusie van de ABG-gemeentenis voorlopig niet aan de orde; daar kan bij de evaluatie gebeuren. Het college wil nu eerst een uitspraak van de raad om verder te kunnen gaan met de doorontwikkeling en geen tijd besteden aan allerlei (extra) onderzoeken. Om een exitscenario uit te werken moet duidelijk zijn aan welke voorwaarden dan moet worden voldaan. Vanuit de fracties komen de volgende vragen langs.

Hoe lang wordt bedoeld met voorlopig? Wanneer dan wel en kan dit via de raad bespreekbaar worden gemaakt ? Wat gaan we doen als er een bredere ambtelijke samenwerking langs komt? Hoe zit het met afspraken voor een exit-strategie? Op die vragen meldt de burgemeester dat hij geen datum kan/wil vastleggen; mogelijk past die niet bij de situatie van dat moment. Dus eerst doorontwikkelen, dan evalueren. Op termijn spreken over een fusie is een optie; maar het college wil daar nu geen afspraken over maken. Een verzoek om een breder ambtelijk samenwerkingsverband wil het college best bespreken. Maar vooralsnog handhaaft men de huidige inhoudelijke beleidslijn; we zitten in een ABG-samenwerking. Onze gemeente ligt op het snijvlak van twee regio's; dus een discussie over samenwerking met die twee regio's is logisch. Het college wil geen energie steken in (voorwaarden voor) een exit-scenario. In tweede termijn vragen meerdere fracties opnieuw naar het alsnog opnemen en omschrijven van een exitscenario en het inplannen van evaluatiemomenten. Mevrouw Doremalen wil de mogelijkheid openhouden om zelf een exit-scenario op de agenda te zetten. Zij wil wel een evaluatiemoment; door te kijken naar verbeterpunten op allerlei gebieden word je alleen maar beter. Wel verwacht ze dat bij een evaluatie ook informatie wordt gedeeld over de tevredenheid van de werknemers.

Er volgt een discussie over de mogelijke gevolgen op personeelsgebied bij een exit-scenario. De heer Rops constateert dat de doorontwikkeling, andere scenario's niet uitsluit (zoals herindeling of uitbreiding). Het loslaten van de datum van 2026 is voor hem wel gerelateerd aan een centrale huisvesting. De heer Van Dongen is van mening dat juist als de verstandhouding goed is, er ook over slechtere omstandigheden kan worden gesproken. Hij heeft vragen over de procedures voor het aanbieden van voorstellen vanuit de ABG naar de gemeenteraad en de dubbelfuncties van ABG-bestuursleden. De heer Van Nistelrooij wil geen evaluatie van de gemeenschappelijke regeling of een discussie over een fusie. 2

De heer Van Vugt wil nog graag een antwoord op de schriftelijk gestelde vragen. Hij houdt zijn twijfels over de koppeling met de centrale huisvesting; mogelijk moet dat besluit worden uitgesteld. De heer Manders wil een suggestie doen. Bij een evaluatiemoment kan prima de stand van zaken van de doorontwikkeling worden besproken. Hij wijst op de einddatum in relatie tot doorontwikkelen en centralisatie. De heer Rops wil de datum van 2026 niet loslaten zonder dat er overeenstemming is over centrale huisvesting. Wethouder Vermorken wijst op de afgesproken stappen om te komen tot centrale huisvesting. Als dat in 2025 is geregeld, is een einddatum van 2026 niet logisch. Een mogelijke uittreding uit de samenwerking is niet afhankelijk van de einddatum; dat kan op ieder moment. Hij wil geen evaluatie over het verdergaan met de ABG-samenwerking. Als het om een monitoring van de stand van zaken gaat, ziet hij geen bezwaren. Dit kan tweejaarlijks worden opgepakt. De suggestie om dit via radenbijeenkomsten te doen, neemt hij mee. De diverse kostenstijgingen zijn een gevolg van de nieuwe taken sinds 2014 en de CAO-onderhandelingen voor personeel. Deze zijn niet gerelateerd aan de ABG-organisatie. Er is geen sprake van belangenverstrengeling bij de ABG-bestuursleden; een wethouder van de gemeente zit vaker in het bestuur van gemeenschappelijke regeling.

Wethouders willen altijd het beste doen voor hun inwoners. De heer Van Vugt reageert hiemerkt op dat er veel extra stappen moeten worden gezet omdat een partij zich tegen een besluit keert. Wethouder Vermorken stelt dat het college het met de opsteller van het rapport eens is dat het proces 'an sich' goed is, er is een verschil tussen het proces en de uitvoering. En ook dat de uitkomsten soms reden zijn tot heroverweging. Hij geeft een uitgebreider antwoord op de eerder ingediende schriftelijke vragen over o.a. herindeling, regionale positie, de grootte van een gemeente en harmonisatie. De burgemeester reageert op de vragen over de exit-stragie. Het college wil dit echt ontraden; we moeten nu samen met de andere gemeente stappen zetten. Daar is veel tijd, geld en energie mee gemoeid. Meerdere fracties reageren hierop; met heeft bedoeld om op te nemen hoe een mogelijke exit-strategie kan worden opgepakt. Bij andere gemeenschappelijke regelingen is zo'n onderdeel vast opgenomen. Zij vragen het college dit tijdig op te pakken. De burgemeester blijft van mening dat zoiets tijd, geld en energie kost. Gezien de huidige verhoudingen wil het college daar niet aan beginnen. Kopieren vanuit andere gemeenschappelijke regelingen kan niet zonder meer. Daarnaast is het nu alleen voor Gilze en Rijen een aandachtspunt.

Na een korte schorsing meldt de heer Van Seters dat in de basis van de governance een mogelijkheid tot uittreden is benoemd. De burgemeester herhaalt dat het college adviseert daar nu niet verder op in te gaan. Het voorstel kan worden geagendeerd voor de raadsvergadering van 11 oktober a.s. De heer Manders vraagt zich af of de vergadering voor 22.30 uur kan worden afgesloten. Na een korte ronde langs de fracties wordt besloten ook na 22.30 uur door te gaan. 6. Raadsvoorstel huisvesting ABG-organisatie Meerdere partijen zijn positief over dit voorstel; wel wordt uitgesproken dat de nieuwe locatie voor alle vervoersvormen goed bereikbaar moet zijn. Er zijn daarnaast vragen over de besluitvorming zelf. De heer Rops ziet het voorstel als een extra kans voor de optimalisatie van de samenwerking. Hij vraagt zich wel af of de opgenomen planning realistisch is. De heer Van Dongen hoort graag of de wethouder wil toezeggen dat bij die herijking ook een herverdeling van de kosten wordt uitgezocht? Zijn de kosten voor het verduurzamen van dit gemeentehuis bekend? Er zijn geen financiele cijfers opgenomen; is er voor besluitvorming wel inzicht in (de gevolgen voor) de financien.

De heer Van Nistelrooij vraagt meer informatie over de verdeling van de risico's voor de gemeentehuizen (uitgangspunt 13); kosten voor Baarle-Nassau worden ABG-breed gedragen; die voor Gilze en Rijen zijn voor onze gemeente. Hij hoopt dat blijkt dat de kosten en baten evenredig zijn verdeeld. Hij wijst op het risico van de besluitvorming over stap 3; dat is pas na de gemeenteraadsverkiezingen. De heer Van Vugt spreekt uit dat centralisatie wel moet gebeuren onder acceptabele voorwaarden. De kosten (o.a. bouw/verbouwing/onderhoud) moeten beheersbaar zijn; per saldo mag het niet duurder zijn dan nu het 3

geval is (ook niet voor de burger. Qua procesgang lopen we achter; in de begroting 2022 kan hier dus geen rekening mee worden gehouden. Waarom die vertraging? De heer Manders consteert dat de evaluatie over de voortgang van de ABG gaat vervallen; die is echter wel gewenst. het voorstel voorStap 3; de concentratie- en realisatiefase roept wel vragen op. De besluitvorming wordt uitgesteld tot na de verkiezingen; wordt zo recht ook gedaan aan het voorstel en de nieuwe raad? Mevrouw Doremalen vindt een zorgvuldige voorbereiding nodig; wel wil ze het vervolgtraject zo snel mogelijk voorzetten. Wat is daarbij realiteit? Wethouder Vermorken legt uit dat de kosten voor de verduurzaming van het gemeentehuis en alle overige financiele kosten in stap 3 aan de orde komen. Hij geeft meer informatie over uitgangspunt 13; het is mede afhankelijk van de keuzes van de individuele gemeenten om onderdelen in gemeenschappelijkheid op te pakken. Het ABG-bestuur is van mening dat alle drie de gemeenten dezelfde kansen moeten krijgen. Voor ligt de meest ideale situatie. De opdracht wordt pas na accordering van stap 2 door de drie raden uitgezet. Hij licht het tijdpad uitgebreid toe; het onderzoek wordt besproken in de ABG-directie, de drie colleges en aansluitend ter besluitvorming naar de afzonderlijke raden.

Uitgangspunt van het ABG-bestuur is echter dat de beeldvorming voorafgaand aan het besluit bij dezelfde raadsleden hoort te liggen. Vandaar het voorstel om dit na de verkiezingen op te pakken. De heer Manders wijst op eerdere afspraken: als een stap is afgesloten, komt men hierop niet meer terug. Wethouder Vermorken licht toe dat dit ook niet de bedoeling is; eerst moeten de uitgangspunten worden vastgesteld. De uitkomsten zijn op dit moment niet bekend. Hij geeft mee dat uit de onderzoeken ook kan komen dat de raden een andere keuze dan centralisatie maken. De financiele consequenties zijn pas bekend bij de volgende stap; ook met die stap moeten de drie raden akkoord gaan. Er is een risico om dit pas na de verkiezingen op te pakken, maar zorgvuldigheid gaat voor snelheid. Uit de volgende stap blijkt ook of de kosten niet verder toenemen. Een evaluatie in de vorm van monitoring na 2 jaar kan hij ondersteunen. In tweede termijn wijst de heer Van Nistelrooij op de mogelijkheid dat stap 3 mogelijk niet leidt tot een besluit. De heer Van Vugt vraagt zich af waarom dan besluitvorming over het voorstel over het onderzoek van P2 niet na de verkiezingen plaatsvindt. De financiele kosten zijn niet bekend; maar na de verkiezingen is dat wel van belang bij de coalitievorming. Bij stap 3 kan ook duidelijk worden dat er financieel gezien problemen ontstaan.

De heer Manders is van mening dat met het afsluiten van stap 2, we door moeten met naar stap 3. Voorkomen moet worden dat, door een nieuwe raad een en ander ter discussie komt te staan. Hij wil niet terug naar een eerdere stap en opnieuw de discussie aangaan. De heer van Vugt geeft daarop aan dat een raad wel vaker terugkomt op eerdere besluitvorming; kijk maar naar agendapunt 5. Mevrouw Doremalen verwacht dat na besluitvorming op stap 2 de eerdere uitgangspunten wel blijven staan. Wethouder Vermorken geeft aan dat de uitgangspunten blijven staan; maar bij elke stap moeten de drie raden akkoord gaan. Wat stap 3 gaat opleveren is nu nog niet bekend. Het gaat om een ingewikkeld proces. Het rapport van de heer Van Mourik is duidelijk; dit is vertaald in dit voorstel. Het raadsvoorstel wordt doorgeleid naar de raadsvergadering van 11 oktober a.s. 7. Informatie van de portefeuillehouder(s) over/uit de gemeenschappelijke regelingen. Er zijn geen specifieke zaken die moeten worden toegelicht. 8. Ter kennisname stukken. a. RIB (raadsinformatiebrief) jaarverslag commissie bezwaarschriften ABG-organisatie Mevrouw Frankemölle ziet de meerwaarde van het formuleren van een projectopdracht niet altijd in.

Mogelijk kan dit worden toegelicht? De heer Van Seters vraagt zich af of de inhoudelijke behandelaar altijd iemand van de juridische afdeling is? De heer Schelfhorst wil meer uitleg over het cluster Algemeen juridische zaken (AJZ). Mevrouw Krol hoort graag wanneer de formatie wel weer op orde is. 4

De burgemeester licht toe dat een projectopdracht minder zwaar is dan het klinkt; het is vooral belangrijk hoe je de afspraken borgt. Het cluster AJZ is een groep medewekers die zich met algemene en juridische zaken bezig houdt. Wanneer de formatie weer op orde is, kan hij op dit moment niet aangeven. Hij komt op een ander moment terug op de vraag van de heer Van Seters. b. RIB medewerkersbelevingsonderzoek 2018 Enkele fracties constateren dat er ruimte voor verbetering is; zij informeren wanneer dit onderzoek opnieuw plaatsvindt. Hoe vindt de monitoring nu plaats? Mevrouow Krol merkt daarnaast op dat het jammer is dat de raad niet automatisch wordt ingelicht over zo'n rapport. Zij heeft nog een viertal vragen. Staat het college achter het besluit van de ABG-directie? Gaat het college aandringen op een nieuw onderzoek? Ze informeert naar het personeelsverloop; wat is het percentage van het verloop van beleids- en projectmedewerkers.. Wethouder Vermorken licht de gevolgde procedure toe. Er is nagegaan of de informatie kon worden verstrekt en aansluitend of een eventueel WOB (wet openbaarheid bestuur) moet worden verleend. Mevrouw Krol stelt dat ze geen personeelsgegevens, maar slechts een percentage, wil weten. De heer Van Dongen vraagt waarom pas na 4 jaar weer een onderzoek plaatsvindt.

Wethouder Vermorken laat weten dat in het 1e kwartaal van 2022 een nieuw onderzoek wordt uitgezet. c. RIB start programma dienstverlening GR Mevrouw Frankemölle vraagt aandacht voor de telefonische afhandeling van overlastmeldingen. De heer Van Vugt hoopt niet dat de afspraken over de servicenormen zijn vermeld bij de derde bullet van het onderdeel programma dienstverlening 2022-2023 (pag 2). Wethouder Vermorken is van mening dat er voldoende aandacht is voor de telefonische afhandeling van klachten en de herijking van de servicenormen. Over 2021 wordt gerapporteerd via het dashboard van de MVVB. Daar zijn we niet tevreden over. In 2022 komt er een nieuw dashboard met nieuwe normen; hij verwacht dat daarmee goede metingen kunnen plaatsvinden. f. RIB beoordeling VTH documenten 2021 Mevrouw Krol informeert waarom niet eerder is gestart met het systeem om de verbeterslag te maken. De burgemeester geeft aan die vraag niet te kunnen beantwoorden. g. RIB Ontwikkelingen AZC De heer Van Seters vraagt naar de veiligheid op het AZC. De heer Machielsen ziet graag in de komende RIB ook een update over de verbouwing opgenomen. Mevrouw Krol wijst op de extra (138) plaatsen; zijn de bovenverdiepingen inmiddels volwaardig ingericht? Zo nee, gebeurt dit alsnog? Wat is de laatste stand van zaken rondom de antenne-installatie.

De burgemeester licht toe dat er een beoordeling, volledig gericht op veiligheid, heeft plaatsgevonden. De units op de bovenverdiepingen zijn niet zelfstandig bewoonbaar; daarom worden de toiletunits bijgeplaatst. De laatste ontwikkelingen rondom de antenne-inrichting gaat hij na. Hij zegt toe in de RIB een update van de verbouwing mee te nemen. 9. Rondvraag en sluiting. - Mevrouw Frankemölle heeft signalen gekregen dat er bij de ingang naar het parkeerkdek van het winkelcentrum problemen zijn door de aanwezige drempel. Kan de gemeente hier iets in betekenen? Wethouder Vermorken legt uit dat het om privaat terrein gaat; de eigenaar is hiervoor verantwoordelijk. Hij zal de melding laten doorgeven aan de eigenaar. - De heer Van Vugt komt nog terug op het traject van de (brede) burgerparticpatie. Waarom is nog geen actie ondernomen? Wanneer gebeurt dit wel en wordt iets voorgelegd aan de commissie en raad? De burgemeester meldt dat het college hier nog mee aan de slag gaat. Niets meer aan de orde zijnde, sluit de voorzitter de vergadering om 23.03 uur. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 2 november 2021. , voorzitter , griffier 5

Actielijst Middelen Rood = deadline bereikt Groen = afgehandeld Geel = volgende commissie vergadering Nr. Vergadering d.d. 181 10-09-2014 25-06-2020 275 02-11-2020 (raad) 277 31-05-2021

280 12-07-2021 (raad)

281 12-07-2021 (raad)

282 19-07-2021 (raad)

283 28-06-2021

284 19-07-2021 (raad)

Actiepunt s.v.z. AZC (elk kwartaal) + plan herbestemming officierswoningen Evaluatie vergunningverlening huisvesting arbeidsmigranten Dashboard NVVB Dienstverlening Gilze en Rijen Dit lopende jaar werken we nog met het Dashboard NVVB, daarmee verschijnt begin volgend jaar een soortgelijke rapportage over 2021. Hiermee hebben we een beeld over drie jaar tijd via dezelfde methodiek. BOA team formeren (Hoe kunnen we het BOA team formeren zodat we de beleidsdoelstellingen behalen? (Motie 2021-14) (Voor kaders ABG begroting 2023, meer kwalitatief dan kwantitatief) n.a.v. motie 2021-15 (ingetrokken) invoeren app omgevingsalert. Informeren s.v.z. n.a.v. motie 2021-36 Aanleg regenboogpaden (aangenomen) Brainstormavond (Wat kunnen we als gemeente doen voor deze gemeenschap?) besluitvorming in de gemeenten Alphen-Chaam en Baarle-Nassau en de ABG inzake inkoop- en aanbestedingsbeleid ABG organisatie terugkoppelen

Brede evaluatie op aanbestedinginkoopbeleid in 2024 Vorm bepalen in november 2023

6

Actie door Alssema

In Commissie 17-01-2022

College

31-10-2022

Vermorken

21-04-2022

Alssema

11-07-2022

Vermorken

30-11-2021

Alssema

23-12-2021

Vermorken

Vermorken

16-12-2021 (presidium 4 nov bepalen) 30-09-2021 (wordt i.v.m. besluitvorming Baarle-Nassau op de 29-092021 verschoven naar 01-11-2021) November 2023