Verbeterplanvoortgangsrapportage2022

Verbeterplan 2022 behorende bij de voortgangsrapportage 2022 gemeentearchivaris over de uitvoering van de archiefwet door ABG-gemeenten en ABG-organisatie De nrs. 2.1.10, 2.3.8, 2.3.11, 2.3.14 en 2.6.11 verwijzen naar de nummering voortgangsrapportage 2022. 2.1.10 Met de gemeente Tilburg zijn nog geen afspraken gemaakt over de verantwoordelijkheden met betrekking tot de archivering van het proces handhaving fraudebestrijding. Medewerkers van de gemeente Tilburg voeren werkzaamheden uit voor de ABG organisatie. Hierbij wordt informatie van de ABG organisatie geregistreerd in de applicatie van de gemeente Tilburg. In de overeenkomst moeten ook archiveringsafspraken worden opgenomen. Risico Niet compliant aan AVG en Archiefwet. Colleges van B&W van de ABG organisatie hebben besloten om handhavers van Team Fraudebestrijding van de gemeente Tilburg enkele bevoegdheden toe te kennen bij de handhaving in het kader van de Participatiewet. Archivering is geen onderdeel van de gesloten dienstverleningsovereenkomsten. Er blijven gegevens van ABG organisatie achter in Tilburgse applicaties. Opslag en verwijdering van gegevens moeten nu dus achteraf geregeld worden. Stand van zaken Met gemeente Tilburg zijn besprekingen gestart om te komen tot archiveringsafspraken op dit gebied. Planning Uiterlijk Q1 2023 moet alle archiveringsafspraken zijn bestendigd.

Geplande realisatie activiteit 2023 Q1

2.3.8

Er is nog geen besluit genomen om de applicatie Notubiz te vervangen. De duurzame toegankelijkheid van audio- en videotulen blijft een aandachtspunt. In 2021 is de audio- visuele apparatuur voor de raads- en commissievergaderingen bij de gemeente Gilze en Rijen vervangen. In 2022 is dit ook in Baarle-Nassau gebeurd. 1 . Daarnaast is geconstateerd dat de Pdf bestanden van Notubiz niet digitaal toegankelijk zijn conform de eisen van de Wet digitale overheid.

Risico Audio- en videotulen zijn blijvend te bewaren, en veel geraadpleegde, archiefbronnen. Deze digitale bestanden komen voor duurzame digitale opslag in aanmerking en mogen niet verloren gaan. In diverse landelijke en regionale samenwerkingsverbanden wordt gekeken naar de mogelijkheden van duurzame digitale opslag van audio- en videotulen. Stand van zaken Op dit moment worden videotulen opgeslagen en beheerd in Politiek Portaal van NotuBiz. Komende tijd wordt gekeken naar opslag in nieuw zaaksysteem of e-Depot en/of eventuele aanschaf RM-tool NotuBiz. Planning Uiterlijk 2023 Q2 moet besluit zijn genomen welke stappen worden genomen. Geplande realisatie activiteit 2023 Q2

1

RAADSVOORSTEL gemeente Gilze en Rijen d.d. 21 februari 2021. Raadsbesluit gemeente Baarle-Nassau d.d. 9 februari 2022

2.3.11 Data Governance moet worden ingericht voor het beheer van data en algoritmes. Risico De vraag naar beleid en inzichten op basis van data neemt substantieel toe. Algoritmes worden niet gearchiveerd en daardoor wordt niet voldaan aan wetgeving Stand van zaken In april 2022 is de Data Governance vastgesteld. Er is een start gemaakt met de implementatie van het Datafundament. ABG-gemeenten moeten intern investeren in kennis over algoritmen en de bewustwording van het gebruik van algoritmen en de daarbij behorende risico’s. Planning In Q4 worden de procesafspraken verder uitgewerkt die vallen onder de afspraken in de Data Governance. Het Datafundament wordt gevuld met de 1e datasets vanuit het gegevensmagazijn of door een frequente veilige datadump “klaar te zetten” op het netwerk van Equalit. De doorontwikkeling van het datafundament vindt multidisciplinair plaats onder leiding van Data Governance. O.a. door advies en toetsing door Informatievoorziening, Privacy, Archiveren. Geplande realisatie activiteit Q4 2022 2.3.14 Er is nog geen definitieve lange termijn oplossing voor het beheer van de digitale documenten in Corsa . Met de komst van het nieuwe zaaksysteem vormt migratie een belangrijk agendapunt. Naast Alfresco (gekoppeld aan oude Zaaksysteem GreenValley) migratie is ook Corsa hierbij onderwerp van gesprek.

De ABG organisatie werkt sinds 2016 digitaal en een groot deel van deze bestanden zitten in Corsa. Risico Corsa bevat (digitale) informatie van ons gemeentelijk handelen vanaf 1997 t/m heden. Deze informatie moet worden beheerd voor langere termijn. Stand van zaken In Q3 2022 is de migratie strategie bepaald in implementatietraject nieuw Zaaksysteem. Corsa migratie vindt plaats in Q2 2023. Eerst zal migratie GreenValley/Alfresco gebeuren. Planning In Q2 2023 zal Corsa migratie plaatsvinden. Geplande realisatie activiteit Q2 2023

2.5.4

De huidige metadataset2 is bestuurlijk nog steeds niet vastgelegd en de nieuwe landelijke metadataset MDTO3 is niet getoetst.

Risico Dit kan ertoe leiden dat bij aanschaf van nieuwe systemen minder rekening wordt gehouden met de landelijke TMLO-metadataset. De kans op gebruik van verkeerde metadata ligt dan op de loer. Hierdoor kan toekomstige migratie van digitale archiefbescheiden naar een ander beheersysteem of opname in een e-Depot onnodig moeizaam gaan verlopen. Stand van zaken Voor de opname van de digitale bouwarchieven in het e-Depot van het Regionaal Archief Tilburg is en wordt de TMLO-metadataset4 gehanteerd. De huidige metadataset is bestuurlijk nog steeds niet vastgelegd en de nieuwe landelijke metadataset MDTO is nog niet getoetst. Op dit moment passen leveranciers en gemeenten het MDTO niet toe, omdat het nog niet tot standaard is verklaard. De verwachting is dat dit besluit om een metadataset niet in juni 2022 genomen zal worden binnen het Equalit verband. Het besluit hangt samen met het in gebruik nemen van het nieuwe Zaaksysteem. Vanwege de vernieuwing van de huidige landelijke TMLO-standaard gaan we die echter voorlopig niet bestuurlijk vaststellen. We wachten de landelijke vaststelling van de nieuwe MDTO 5-standaard af. Die

2

Metadata zijn registratiegegevens zoals Onderwerp en Datum van een document

3 Metagegevens Duurzame Toegankelijke Overheidsinformatie, de beoogde opvolger van het TMLO. 4 Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden. Dit is een landelijk model voor metadata. Dit is de huidige standaard. 5 Metagegevens Duurzame Toegankelijke Overheidsinformatie, de beoogde opvolger van het TMLO.

vaststelling wordt op zijn vroegst in eind 2022. De vaststelling is ook afhankelijk van de keuze voor de vervanger van het huidige Zaaksysteem. Planning De planning dat uiterlijk eind juni 2022 in Equalit verband de meta standaard zou worden vastgesteld, is bijgesteld tot januari 2023. Enerzijds heeft dat te maken met de implementatie van het nieuwe Zaaksysteem anderzijds met de onduidelijkheid rondom de nieuwe standaard MDTO en het feit dat leveranciers deze standaard (nog) niet ondersteunen. Geplande realisatie activiteit 2023 Q1 2.6.11 Er is onvoldoende controle op daadwerkelijke vernietiging uit netwerkschijven, taak specifieke applicaties, e-mails, servers. Documenten op de netwerkschijven en in e-mailboxen van medewerkers onttrekken zich aan de vernietigingsprocedures, omdat hier geen regie op is. Risico Er ontstaat een grote hoeveelheid informatie, vaak met persoonsgegevens, die allang vernietigd hadden moeten zijn, wat indruist tegen zowel de AVG als de Archiefwet. Stand van zaken De uitfasering van de netwerkschijven is nog “working in progress” . Een traject is gestart om deze digitale bestanden geleidelijk te vervangen door inzet Alfresco Share. Alfresco Share werkt met slimme zaken, die in Alfresco gesynchroniseerd worden. Op deze manier is de hoop langzaam het issue van de i-schijven op te lossen.

Met invoering nieuw zaaksysteem wordt dit punt betrokken in implementatietraject. Planning In 2022 zal project met Alfresco Share worden vervolgd. Bij implementatie van nieuwe zaaksysteem zal nieuwe samenwerkomgeving ook op agenda staan en zal het verdere invulling krijgen. Geplande realisatie activiteit Q3 2023