Verbeterplan KPI 2021 GR

MEMO -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Aan

Gemeenteraad

Van

College van B&W

Onderwerp

Verbeterplan KPI rapportage gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en GR ABG-organisatie ter uitvoering van de Archiefwet 1995 op grond van de VNG archief KPI’s

Datum

24 augustus 2021

Zaak Green Valley

347394

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------De KPI rapportage geeft een actueel beeld van de mate waarin het informatie- en archiefbeheer bij de gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en GR ABG-organisatie voldoet aan de archiefwetgeving: de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling. Ze is opgesteld aan de hand van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) en is bedoeld voor: 1. De horizontale verantwoording van het college aan de raad; 2. De verticale informatievoorziening ten behoeve van toezichthouder provincie Noord-Brabant. Digitale ontwikkelingen en nieuwe wetgeving volgen elkaar snel op en vragen in hoge mate om “Archivering by Design”: het vooraf duurzaam toegankelijk inrichten van informatieprocessen, zodat toegankelijkheid en behoud van informatie gewaarborgd wordt, op korte en lange termijn. Van belang is dat de overheidsinformatie is gestructureerd en de kwaliteit van de informatie is geborgd. Op deze manier helpen we de burger, bestuur en ambtenaar om over de juiste informatie te beschikken. Van de overheid wordt verwacht dat zij haar samenleving bedient met tijdige, betrouwbare en volledige informatie.

Een goed ingerichte informatiehuishouding levert een belangrijke bijdrage aan het verbinden van mensen, werkprocessen en partners van een gemeente. Wanneer de documenten en data het bedrijfsproces ondersteunen en er voldoende regels en afspraken in dit proces zijn gemaakt, leidt dit ertoe dat eenieder weet, waar zijn documenten en data moet worden opgeslagen en terug te vinden is. Het inrichten van de informatiehuishouding vraagt om samenwerking tussen verschillende disciplines en de medewerking van alle medewerkers. De KPI-verslagen en voortgangsrapportages bevatten actie- en aandachtspunten. Hiervoor is dit verbeterplan opgesteld. Het verbeterplan kent geen statisch stappenplan, maar is eerder een bewustwordingsdocument. Het monitoren van projecten, actiepunten en dagelijkse taken gebeurt door middel van de Demingcirkel methode:

In dit verbeterplan wordt aangegeven welke verbeteringen sinds vorig jaar zijn doorgevoerd en welke constateringen in de KPI rapportage actie- en verbetering vragen. Het verbeterplan richt zich op het onderdeel ‘Wat kan beter’ in de KPI rapportage. Bij het onderstaand kopje ‘Wat gaat goed” zijn veel aandachtspunten uit de voorgaande rapportages opgenomen.

Wat gaat goed? • • • • • • • • • • •

• • • •

Colleges van B&W van ABG-gemeenten hebben de gemeente Tilburg mandaat verleend om het informatiebeheer van uitbestede processen in het Zaaksysteem van Tilburg uit te voeren (paragraaf 2.1). De Archiefverordeningen, beheerregelingen Informatiebeheer en aanwijzingsbesluiten zijn vernieuwd en bestuurlijk vastgesteld (paragraaf 2.1). De nieuwe I-visie 2030 is vastgesteld (paragraaf 2.1). ABG-gemeenten investeren in verdergaande digitalisering (paragraaf 2.2). In het systeem Notubiz wordt sinds kort gewerkt met de elektronische handtekening (paragraaf 2.3). De koelcel en het dak bij het Regionaal Archief Tilburg zijn gerepareerd (paragraaf 2.3). Kwaliteitscontroles zijn ingericht voor het DMS en Zaaksysteem (paragraaf 2.4). Het schepenbankarchief van Alphen en Chaam is gedigitaliseerd (paragraaf 2.5). De bouwvergunningen van Gilze en Rijen 1905-2010 zijn te raadplegen via een nieuwe online raadpleegfunctie van het Regionaal Archief Tilburg (paragraaf 2.5). Het Handboek Vervanging voor de vier organisatieonderdelen is geactualiseerd (paragraaf 2.6). De achterstanden met betrekking tot de semi-statische analoge archieven zijn weggewerkt. De dossiers zijn in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht en geschoond. Te vernietigen dossiers zijn opgenomen in de vernietigingsserie en zijn binnen de wettelijke termijnen vernietigd.

Te bewaren dossiers worden op termijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (paragraaf 2.6). Het Document Management Systeem Alfresco beschikt sinds december 2020 over voldoende vernietigingsfunctionaliteiten. De vernietigingsachterstand is begin 2021 ingelopen (paragraaf 2.6). Hotspots zijn vastgesteld en er zijn maatregelen genomen om die blijvend te bewaren (paragraaf 2.6). ABG-organisatie kent geen achterstanden op het gebied van overbrenging naar de archiefbewaarplaats en bereidt de overbrenging voor van de digitale documenten van de bouw- en milieuvergunningen naar het e-Depot van het Regionaal Archief (paragraaf 2.7). Voor de scanning on demand service aan burgers en gemeenten worden sinds november 2020 geen kosten meer in rekening gebracht door het Regionaal Archief Tilburg (paragraaf 2.8).

Wat kan beter? In dit verbeterplan zijn een aantal verbeterpunten aangegeven. Hieronder volgt een toelichting van de huidige stand van zaken. Afspraken maken over de verantwoordelijkheden met betrekking tot de informatiebeheer bij uitbesteding taken. (Paragraaf 2.1) Risico Bij uitbesteding van taken moeten goede afspraken gemaakt worden over verantwoordelijkheden met betrekking op informatiebeheer. Indien dat niet gebeurt, ontstaan er risico ‘s. Bijvoorbeeld wordt informatie niet vernietigd en blijft achter in systemen van andere organisaties óf kan geen verantwoording worden afgelegd over taken die we als gemeente uitvoeren. Huidige stand van zaken Met betrekking tot dit specifieke onderwerp van het proces handhaving fraudebestrijding is er contact met de gemeente Tilburg om de informatiebeheer goed te borgen. Bij toekomstige uitbesteding van taken moeten afspraken gemaakt worden omtrent informatiebeheer. Planning Dit jaar zal op managementniveau hiervoor aandacht gevraagd worden.

Data Governance moet worden ingericht voor het beheer van data. (Paragraaf 2.1, 2.5) Risico De gemeenten en ABG-organisatie moeten grip en controle houden op de eigen data. De data moet betrouwbaar, volledig en juist zijn, zodat data ons helpt bij het maken van de juiste beleidskeuzes. Hierbij hoort een Governance structuur die ons helpt de juiste keuzes te maken voor onze inwoners en bedrijven. Als we ons niet organiseren rondom data, is maatwerk niet mogelijk en lopen we het risico op basis van de verkeerde aannames keuzes te maken. Huidige stand van zaken Op 8 april 2021 is aan het Tactisch Overleg van de deelnemende gemeenten van Equalit het projectplan gepresenteerd hoe Equalit de inrichting en het beheer van het datafundament, d.w.z. techniek en datakwaliteit vorm gaat geven. De datagovernance moet nader vorm worden gegeven op grond van de ervaringen met dit pilotproject. Een advies hiertoe aan de ABG gemeenten, dat zich richt op rollen, verantwoordelijkheden en dashboards, is op 27 januari 2021 aangeboden aan de stuurgroep van het project. Dit advies bevat 3 te volgen scenario’s met een planning van 3, 5 of 7 jaar waaruit een keuze gemaakt moet worden. De ABG-Organisatie heeft sinds 2020 een afdeling gegevensmanagement die zich richt op de vraag naar datagestuurd en datagedreven werken.

Inmiddels zijn de 1e dashboards opgeleverd en zijn we op zoek naar de invulling van ontbrekende rollen binnen de afdeling om gegevensmanagement verder te professionaliseren. In de Equalit samenwerking wordt gewerkt aan de Governance en het opzetten van een Datafundament als werkomgeving voor gegevensmanagement. In de meerjarenbegroting zijn jaarlijks middelen beschikbaar gemaakt voor het inzetten van consultancy. Planning Dit jaar wordt de Data Governance vastgesteld en een start gemaakt met de implementatie van het Datafundament. Er is nog geen lange termijn oplossing voor het beheer van de digitale documenten in Corsa. (Paragraaf 2.3) Risico Corsa bevat (digitale) informatie van ons gemeentelijk handelen vanaf 1997 t/m heden. Deze informatie moet worden beheerd voor langere termijn. Huidige stand van zaken Eind 2021 zijn de laatste eindgebruikers uit Corsa en werken in het zaaksysteem. Op dit moment zijn we al bezig met de voorbereidingen voor uitfasering van Corsa. Aan blijvend te bewaren informatie worden metadata toegekend die bij overgang naar een e-depot noodzakelijk zijn. Aan vernietigbare zaken wordt een juist vernietigingsjaar toegekend. De bouw-, milieu en omgevingsvergunningen worden gescand en overgedragen naar een e-depot.

Planning Eind 2021 wordt de Corsa database gemigreerd naar MyLex Legacy en wordt informatiebeheer (selectie en vernietiging, overbrenging en informatieverstrekking) vanuit MyLex Legacy gedaan.

De duurzame toegankelijkheid van audio- en videotulen blijft een aandachtspunt. (Paragraaf 2.5) Risico Complexe bestanden, zoals audio- en videotulen lopen sneller de kans in de toekomst niet meer raadpleegbaar te zijn. Daarom is het noodzakelijk ze opgeslagen te hebben in een betrouwbaar en archiefwaardig systeem. Stand van zaken Het contract met Notubiz dat zorgdraagt voor het raadsinformatiesysteem en de audio- en videotulen van de raadszittingen loopt af op 31 december 2021. In najaar 2021 komt er meer duidelijkheid over de toekomstige systeemkeuze.

De landelijke ontwikkelingen m.b.t. de duurzame opslag van video- en audiotulen worden nauwlettend gevolgd. Wanneer de keuze valt op een nieuw raadsinformatiesysteem, maken wij afspraken met de leverancier over duurzame archivering van dit systeem, inclusief de audio- of videotulen. Voorts loopt bij het Regionaal Archief Tilburg de oriëntatie over de mogelijkheid van opname van deze bestanden in het e-Depot. Planning Uiterlijk eind december 2021 zijn er afspraken gemaakt met de nieuwe leverancier of start het overleg met het Regionaal Archief Tilburg voor eventuele opname e-Depot.

Er is onvoldoende controle op daadwerkelijke vernietiging uit netwerkschijven, vak applicaties, e-mails, servers. Documenten op de netwerkschijven en in e-mailboxen van medewerkers onttrekken zich aan de vernietigingsprocedures, omdat hier geen regie op is. (Paragraaf 2.6) Risico Er ontstaat een grote hoeveelheid informatie, vaak met persoonsgegevens, die allang vernietigd hadden moeten zijn, wat indruist tegen zowel de AVG als de Archiefwet. Huidige stand van zaken Vanuit Corsa en zaaksysteem Green Valley/Alfresco wordt jaarlijks vernietigd. Vanuit architectuurprincipes borgen we dat documenten in het DMS worden opgeslagen. Er blijft echter in (cloud)- applicaties veelal ook (proces)informatie achter, die moet worden vernietigd. Van e-mails is de afspraak dat deze, indien relevant, worden gearchiveerd bij de betreffende zaak in zaaksysteem. De e-mailboxen van medewerkers nemen in omvang toe en daarop moeten beheerregels voor worden gesteld. Voor de i-schijven gelden dezelfde afspraken, ook deze nemen in omvang toe. Ook hier moeten beheerregels voor worden gemaakt. Planning Bewaring van e-mails is onderwerp van gesprek in SIO van 2021. Hierop zal regelgeving worden geformuleerd. In dit spectrum zal ook vernietiging van bestanden op I-schijf en informatie uit vakapplicaties worden meegenomen.